Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang sebenarnya terjadi dalam waktu antara audit dan sertifikat yang telah selesai? Bagaimana prosesnya, apa yang dilakukan dan siapa yang terlibat? Mari kita lihat di balik layar bersama - ke dalam kotak hitam DQS: dewan sertifikasi.
Hanya sedikit orang yang tahu apa yang sebenarnya terjadi antara audit dan sertifikat yang sudah jadi. Karena itu, inilah saatnya untuk menyelidiki! Dan siapa yang lebih baik menjawab pertanyaan ini selain karyawan kami. Marina Schwabauer, Karim Soudani dan Manuela Seel, semuanya adalah karyawan lama dan berharga dari dewan sertifikasi DQS, menemani transformasi audit menjadi sertifikat setiap hari. Mereka memberi kita wawasan tentang apa yang sebenarnya terjadi di lembaga sertifikasi dan tantangan apa yang datang dengan pekerjaan itu.
"Jadi beritahu saya, audit sudah selesai. Apa yang terjadi selanjutnya?"
Marina Schwabauer: Kemudian auditor mengirimkan sejumlah dokumen kepada kami. Selain laporan audit, kami juga menerima, misalnya, catatan tulisan tangan dari auditor; jadwal audit; draft sertifikat yang ditandatangani oleh pelanggan; perhitungan yang disetujui; setiap penyimpangan yang ditemukan di perusahaan; daftar peserta; data dari pelanggan dan kontrak. Semua ini harus kami terima, dan semua dokumen ini harus diperiksa keakuratannya oleh kami. Laporan tentu saja merupakan bagian yang paling memakan waktu, karena memuat informasi paling banyak.
Loading...
Karim Soudani: Laporan audit dapat dibandingkan dengan elektrokardiogram pasien: Ini mencerminkan secara tepat apa yang diproduksi di masing-masing perusahaan, dan bagaimana diproduksi. Karena itu, laporannya sangat rinci. Kami memeriksa terlebih dahulu apakah durasi audit sesuai dengan persyaratan, data dasar benar dan tindakan telah ditutup, sebelum diteruskan ke tinjauan teknis. Jadi ini adalah metode kontrol ganda. Ketika semuanya sudah kami proses, kami kirimkan dokumen ke technical reviewer, bersama dengan checklist yang sudah kami isi terlebih dahulu.
Manuela Seel: Tepatnya, kami kemudian mengarsipkannya dalam apa yang disebut "Elze". Ini adalah semacam folder elektronik di sistem kami. Di dalamnya, kami mencatat dengan tepat siapa yang telah memproses apa, dokumen mana yang tersedia dan di mana ada pertanyaan. Dengan cara ini, dimungkinkan untuk melacak dengan sangat tepat siapa yang melakukan apa dan kapan, dan kapan dokumen tersebut diterima atau ditindaklanjuti. Folder elektronik hanya dapat dilihat oleh karyawan yang memiliki akses ke arsip digital.
Marina Schwabauer: Peninjau teknis kemudian melihat apakah semua tindakan telah ditutup dan semua bukti tersedia. Tentu saja, kami telah melakukan itu, tetapi ini adalah masalah kontrol ganda. Tinjauan teknis berjalan jauh lebih dalam daripada audit kami dan selain itu, semuanya juga diperiksa kebenarannya. Dibutuhkan rata-rata 5 hingga 8 jam.
Loading...
Manuela Seel: Jika pertanyaan muncul selama tinjauan teknis, peninjau teknis menulis kepada auditor secara langsung. Segera setelah jawaban diterima, kami mengirimkan informasi kepada auditor bahwa prosedur dapat dilanjutkan. Ini juga dapat dilacak dalam sistem.
Marina Schwabauer: Keputusan sertifikasi dibuat setelah tinjauan teknis. Segera setelah semuanya beres dan semua pertanyaan diklarifikasi, kami kembali bermain - kami di sini di latar belakang, di dewan sertifikasi. Saat itulah menjadi menarik *tertawa* - karena kemudian kami membuat sertifikat dan laporan, memeriksa kebenarannya dan mengunggah semua dokumen di portal. Kemudian pelanggan juga bisa masuk dan melihat semuanya.
"Apa tantangan terbesar di kantor sertifikasi?"
Marina Schwabauer: Setiap kasus selalu berbeda dan tidak ada dua perusahaan yang sama. Umumnya, masalah umum adalah bahwa kami tidak menerima dokumen pada waktu yang tepat. Apa artinya tepat waktu tergantung pada standar tertentu: untuk sertifikasi BRCGS, batas waktunya adalah 28 hari setelah audit. Ini berarti bahwa setelah 28 hari perusahaan telah menutup semua perbedaan, mengirimkannya ke auditor, yang pada gilirannya meneruskannya kepada kami. Sebagai aturan umum, semakin sedikit kueri dan permintaan dokumen yang harus kami tangani, semakin cepat kami dapat mengirimkan laporan kepada klien kami.
Masalah yang paling sering kami hadapi di lembaga sertifikasi adalah ketika auditor gagal mengirimkan dokumen kepada kami tepat waktu. Kemudian kami menelepon dan melihat apa masalahnya. Kadang-kadang, misalnya, orang tersebut sakit dan tidak bisa bangun dari tempat tidur untuk menulis laporan, atau dia berada di luar negeri dan sering bepergian. Saat itulah terkadang koneksi internet tidak jalan, makanya laporan tidak bisa diunggah. Semua orang tahu, auditor sering bepergian. Jadi ada alasan pribadi dan terkait pekerjaan.
Jika semua dokumen tersedia, maka setengah dari pekerjaan sudah selesai. Kemudian giliran kita untuk memprosesnya. Kami memiliki batas waktu bahwa semua dokumen harus diproses dalam waktu dua hari, dan kemudian dokumen dikirim ke tinjauan teknis. Dua minggu dialokasikan untuk tinjauan teknis. Tentu saja kami di DQS berusaha untuk menyelesaikannya lebih cepat, idealnya sekitar seminggu, tetapi tentu saja bisa terjadi bahwa alasan terkait pekerjaan atau pribadi mempengaruhi waktu pemrosesan.
Manuela Seel: Ini juga membawa kita langsung ke tantangan besar kedua di dewan sertifikasi: tenggat waktu. Khususnya dengan IFS Food 7, pengunggahan dokumen yang tepat waktu adalah hal yang sangat kritis, baik bagi auditor maupun pelanggan kami dan auditor teknis. Hal ini disebabkan oleh kenyataan bahwa beban kerja telah meningkat secara signifikan dengan revisi standar. Permintaan tambahan sangat memakan waktu bagi auditor, dan pelanggan juga merasa sulit. IFS telah memperhatikan hal ini dan oleh karena itu sudah mengerjakan IFS Food Versi 8, tetapi tentu saja kami masih harus memenuhi tenggat waktu.
Loading...
Marina Schwabauer: Begitulah adanya. Pekerjaan saya dan rekan-rekan saya adalah untuk menjaga garis waktu dari standar masing-masing dan menyelesaikan semuanya tepat waktu. Itu melibatkan berhubungan dengan auditor dan peninjau teknis dan mendengarkan mereka. Dan kemudian kami mencoba mengelolanya agar semuanya selesai tepat waktu.
Terima kasih banyak kepada Manuela Seel, Marina Schwabauer dan Karim Soudani untuk wawancaranya.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) adalah Petugas Penelitian dan Komunikasi di bidang keberlanjutan dan keamanan pangan. Dalam posisi ini, dia mengawasi semua perkembangan penting dalam konteks ini dan memberi tahu klien kami dalam buletin bulanan. Dia juga menjadi moderator konferensi tahunan Sustainability Heroes.
Loading...