Έχετε αναρωτηθεί ποτέ τι πραγματικά συμβαίνει στο διάστημα μεταξύ του ελέγχου και του τελικού πιστοποιητικού; Πώς λειτουργεί η διαδικασία, τι γίνεται και ποιοι εμπλέκονται; Ας ρίξουμε μαζί μια ματιά στα παρασκήνια - στο μαύρο κουτί της DQS: την επιτροπή πιστοποίησης.
Πολύ λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν τι πραγματικά συμβαίνει μεταξύ του ελέγχου και του τελικού πιστοποιητικού. Είναι λοιπόν καιρός να το ερευνήσετε! Και ποιος θα μπορούσε να απαντήσει καλύτερα σε αυτό το ερώτημα από τους υπαλλήλους μας. Η Marina Schwabauer, ο Karim Soudani και η Manuela Seel, όλοι τους μακροχρόνιοι και πολύτιμοι υπάλληλοι του συμβουλίου πιστοποίησης της DQS, συνοδεύουν καθημερινά τη μετατροπή των ελέγχων σε πιστοποιητικά. Μας δίνουν μια εικόνα για το τι πραγματικά συμβαίνει στον οργανισμό πιστοποίησης και ποιες προκλήσεις συνοδεύουν τη δουλειά.
"Πείτε μου λοιπόν, ο έλεγχος έχει ολοκληρωθεί. Τι συμβαίνει στη συνέχεια;"
Marina Schwabauer: Στη συνέχεια ο ελεγκτής μας στέλνει μια σειρά από έγγραφα. Εκτός από την έκθεση ελέγχου, λαμβάνουμε επίσης, για παράδειγμα, χειρόγραφες σημειώσεις από τον ελεγκτή, το χρονοδιάγραμμα του ελέγχου, το σχέδιο πιστοποιητικού υπογεγραμμένο από τον πελάτη, τον εγκεκριμένο υπολογισμό, τυχόν αποκλίσεις που διαπιστώθηκαν στην εταιρεία, τον κατάλογο των συμμετεχόντων, τα στοιχεία από τον πελάτη και τη σύμβαση. Όλα αυτά πρέπει να παραληφθούν από εμάς και όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ελεγχθούν από εμάς για την ακρίβειά τους. Η έκθεση είναι φυσικά το πιο χρονοβόρο μέρος, επειδή περιέχει τις περισσότερες πληροφορίες.
Loading...
Karim Soudani: Η έκθεση ελέγχου μπορεί να συγκριθεί με το ηλεκτροκαρδιογράφημα ενός ασθενούς: Αντικατοπτρίζει ακριβώς τι παράγεται στην εκάστοτε εταιρεία και πώς παράγεται. Κατά συνέπεια, η έκθεση είναι πολύ λεπτομερής. Ελέγχουμε εκ των προτέρων αν η διάρκεια του ελέγχου είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις, αν τα βασικά δεδομένα είναι σωστά και αν έχουν κλείσει τα μέτρα, πριν προωθηθεί στην τεχνική επιθεώρηση. Επομένως, πρόκειται για μια διπλή μέθοδο ελέγχου. Όταν όλα έχουν επεξεργαστεί από εμάς, στέλνουμε τα έγγραφα στον τεχνικό επιθεωρητή, μαζί με έναν κατάλογο ελέγχου που έχουμε συμπληρώσει εκ των προτέρων.
Manuela Seel: Ακριβώς, στη συνέχεια το αρχειοθετούμε στο λεγόμενο "Elze". Πρόκειται για ένα είδος ηλεκτρονικού φακέλου στο σύστημά μας. Σε αυτόν καταγράφουμε ακριβώς ποιος έχει επεξεργαστεί τι, ποια έγγραφα είναι διαθέσιμα και πού υπήρξαν ερωτήματα. Με αυτόν τον τρόπο, είναι δυνατόν να παρακολουθούμε με μεγάλη ακρίβεια ποιος έκανε τι και πότε, και πότε παραλήφθηκαν τα έγγραφα ή δόθηκε συνέχεια. Ο ηλεκτρονικός φάκελος μπορεί να προβληθεί μόνο από υπαλλήλους που έχουν πρόσβαση στο ψηφιακό αρχείο.
Marina Schwabauer: Στη συνέχεια, ο τεχνικός επιθεωρητής εξετάζει αν έχουν κλείσει όλα τα μέτρα και αν είναι διαθέσιμα όλα τα αποδεικτικά στοιχεία. Φυσικά, αυτό το έχουμε ήδη κάνει, αλλά είναι θέμα διπλού ελέγχου. Ο τεχνικός έλεγχος προχωράει πολύ βαθύτερα από τον έλεγχό μας και επιπλέον, όλα εξετάζονται και ως προς την ορθότητά τους. Διαρκεί 5 έως 8 ώρες κατά μέσο όρο.
Loading...
Manuela Seel: Εάν προκύψουν ερωτήσεις κατά την τεχνική επιθεώρηση, ο τεχνικός επιθεωρητής απευθύνεται απευθείας στον ελεγκτή. Μόλις λάβουμε την απάντηση, στέλνουμε στον ελεγκτή την πληροφορία ότι η διαδικασία μπορεί να συνεχιστεί. Αυτό μπορεί επίσης να παρακολουθείται στο σύστημα.
Marina Schwabauer: Η απόφαση πιστοποίησης λαμβάνεται μετά την τεχνική επιθεώρηση. Μόλις όλα είναι εντάξει και όλες οι ερωτήσεις έχουν διευκρινιστεί, επανερχόμαστε στο παιχνίδι - εμείς εδώ στο παρασκήνιο, στο συμβούλιο πιστοποίησης. Τότε είναι που γίνεται συναρπαστικό *γελάει* - γιατί τότε δημιουργούμε τα πιστοποιητικά και την έκθεση, τα ελέγχουμε για την ορθότητά τους και ανεβάζουμε όλα τα έγγραφα στις πύλες. Στη συνέχεια, ο πελάτης μπορεί επίσης να μπει και να δει τα πάντα.
"Ποιες είναι οι μεγαλύτερες προκλήσεις στο γραφείο πιστοποίησης;"
Marina Schwabauer: Κάθε περίπτωση είναι πάντα διαφορετική και καμία εταιρεία δεν είναι ίδια με την άλλη. Γενικά, ένα κοινό πρόβλημα είναι ότι δεν λαμβάνουμε τα έγγραφα εγκαίρως. Το τι σημαίνει έγκαιρα εξαρτάται από το συγκεκριμένο πρότυπο: για τις πιστοποιήσεις BRCGS, η προθεσμία είναι 28 ημέρες μετά τον έλεγχο. Αυτό σημαίνει ότι μετά από 28 ημέρες η εταιρεία έχει κλείσει όλες τις αποκλίσεις, τις στέλνει στον ελεγκτή, ο οποίος με τη σειρά του τις προωθεί σε εμάς. Κατά γενικό κανόνα, όσο λιγότερα ερωτήματα και αιτήματα για έγγραφα έχουμε να αντιμετωπίσουμε, τόσο πιο γρήγορα μπορούμε να παραδώσουμε την έκθεση στους πελάτες μας.
Το πιο συχνό πρόβλημα που έχουμε να αντιμετωπίσουμε στην επιτροπή πιστοποίησης είναι όταν ο ελεγκτής δεν μας αποστέλλει εγκαίρως τα έγγραφα. Τότε τηλεφωνούμε και βλέπουμε ποιο είναι το πρόβλημα. Μερικές φορές, για παράδειγμα, το άτομο είναι άρρωστο και δεν μπορεί να σηκωθεί από το κρεβάτι για να γράψει την έκθεση ή βρίσκεται στο εξωτερικό και ταξιδεύει πολύ. Τότε είναι που μερικές φορές η σύνδεση στο διαδίκτυο δεν παίζει μαζί του, και γι' αυτό δεν μπορεί να ανέβει η έκθεση. Όλοι γνωρίζουν ότι οι ελεγκτές βρίσκονται συχνά στο δρόμο. Υπάρχουν λοιπόν προσωπικοί και εργασιακοί λόγοι.
Αν όλα τα έγγραφα είναι διαθέσιμα, τότε η μισή δουλειά έχει ήδη γίνει. Τότε είναι η σειρά μας να τα επεξεργαστούμε. Έχουμε μια προθεσμία που προβλέπει ότι όλα τα έγγραφα πρέπει να έχουν επεξεργαστεί εντός δύο ημερών, και στη συνέχεια τα έγγραφα αποστέλλονται στην τεχνική επιθεώρηση. Για την τεχνική αξιολόγηση διατίθενται δύο εβδομάδες. Φυσικά, εμείς στην DQS προσπαθούμε να το κάνουμε πιο γρήγορα, ιδανικά περίπου σε μια εβδομάδα, αλλά φυσικά μπορεί να συμβεί ότι λόγοι που σχετίζονται με την εργασία ή προσωπικοί λόγοι επηρεάζουν τον χρόνο επεξεργασίας.
Manuela Seel: Αυτό μας φέρνει επίσης κατευθείαν στη δεύτερη μεγάλη πρόκληση στο συμβούλιο πιστοποίησης: τις προθεσμίες. Ιδιαίτερα με το IFS Food 7, η έγκαιρη μεταφόρτωση των εγγράφων είναι ένα πολύ κρίσιμο ζήτημα, τόσο για τους ελεγκτές όσο και για τους πελάτες μας και τους τεχνικούς ελεγκτές. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο φόρτος εργασίας έχει αυξηθεί σημαντικά με την αναθεώρηση του προτύπου. Τα πρόσθετα ερωτήματα είναι πολύ χρονοβόρα για τους ελεγκτές, ενώ και οι πελάτες δυσκολεύονται. Η IFS το έχει ήδη παρατηρήσει αυτό και, ως εκ τούτου, εργάζεται ήδη στην έκδοση 8 του IFS Food, αλλά φυσικά πρέπει να τηρήσουμε τις προθεσμίες.
Loading...
Marina Schwabauer: Ακριβώς έτσι έχουν τα πράγματα. Η δουλειά μου και των συναδέλφων μου είναι να τηρούμε το χρονοδιάγραμμα των αντίστοιχων προτύπων και να τα κάνουμε όλα εγκαίρως. Αυτό περιλαμβάνει την επαφή με τους ελεγκτές και τους τεχνικούς επιθεωρητές και την ακρόασή τους. Και στη συνέχεια προσπαθούμε να το διαχειριστούμε έτσι ώστε όλα να γίνουν εγκαίρως.
Πολλές ευχαριστίες στις Manuela Seel, Marina Schwabauer και Karim Soudani για τη συνέντευξη.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Constanze Illner
Η Constanze Illner (she/her) είναι υπεύθυνη έρευνας και επικοινωνίας στον τομέα της βιωσιμότητας και της ασφάλειας των τροφίμων. Σε αυτή τη θέση, παρακολουθεί όλες τις σημαντικές εξελίξεις σε αυτό το πλαίσιο και ενημερώνει την πελατεία μας με ένα μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο. Συντονίζει επίσης το ετήσιο συνέδριο Sustainability Heroes.
Loading...