Haben Sie sich schon mal gefragt, was eigentlich zwischen dem Audit und dem fertigen Zertifikat passiert? Wie läuft der Prozess ab, was wird da gemacht und wer ist dabei involviert? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick hinter die Kulissen werfen – in die Blackbox der DQS: die Zertifizierungsstelle.
Nur die wenigsten wissen, was zwischen dem Audit und dem fertigen Zertifikat eigentlich alles passiert. Es ist daher an der Zeit, nachzuforschen! Und wer könnte diese Frage besser beantworten als unsere Mitarbeitenden. Marina Schwabauer, Karim Soudani und Manuela Seel begleiten als langjährige und geschätzte Sachbearbeitende in der Zertifizierungsstelle der DQS Tag für Tag die Transformation von Audits in Zertifikate. Sie geben uns einen Einblick darin, was in der Zertifizierungsstelle eigentlich passiert und welche Herausforderungen mit der Aufgabe einhergehen.
„Erzählt mal, das Audit ist abgeschlossen. Was passiert dann?“
Marina Schwabauer: Dann sendet uns der Auditor oder die Auditorin eine Reihe von Dokumenten. Neben dem Auditbericht erhalten wir zum Beispiel auch handgeschriebene Notizen vom Auditor; den Zeitplan des Audits; den Zertifikatsentwurf, der vom Kunden unterschrieben ist; die freigegebene Kalkulation; eventuelle Abweichungen, die im Unternehmen festgestellt wurden; die Teilnehmerliste; die Daten vom Kunden und den Vertrag. Das alles muss bei uns eingehen, und all diese Dokumente müssen auf Richtigkeit von uns geprüft werden. Der Bericht ist dabei natürlich der aufwendigste Part, denn darin stehen die meisten Infos.
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Karim Soudani: Den Auditbericht kann man mit dem EKG eines Patienten vergleichen: Er spiegelt genau wieder, was in dem jeweiligen Unternehmen produziert wird und wie es produziert wird. Der Bericht ist dementsprechend sehr detailliert. Wir prüfen vorab, ob die Auditdauer den Vorgaben entspricht, die Stammdaten stimmen und die Maßnahmen geschlossen wurden, bevor es dann in die fachliche Prüfung geht. Es ist also ein Vier-Augen-Prinzip. Wenn von uns alles bearbeitet ist, schicken wir die Dokumente an den fachlichen Prüfer oder die fachliche Prüferin, zusammen mit einer Checkliste, die wir vorausgefüllt haben.
Manuela Seel: Genau, wir packen dann eine sogenannte Elze. Das ist eine Art elektronische Mappe im System. Darin wird genau eingetragen, wer was bearbeitet hat, welche Dokumente vorhanden sind und wo es Rückfragen gab. So kann man sehr genau nachvollziehen, wer wann was gemacht hat und wann die Dokumente eingegangen oder nachgekommen sind. Die elektronische Mappe können nur Mitarbeitende einsehen, die Zugriff auf das digitale Archiv haben.
Marina Schwabauer: Der fachliche Prüfer oder die fachliche Prüferin schaut dann, ob alle Maßnahmen geschlossen und alle Nachweise vorhanden sind. Das haben wir natürlich schon gemacht, aber es ist ja ein Vier-Augen-Prinzip. Darüber hinaus wird in der fachlichen Prüfung alles auf Richtigkeit untersucht. Die fachliche Prüfung geht viel tiefer als unsere Prüfung. Sie dauert im Schnitt 5 - 8 Stunden.
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Manuela Seel: Wenn in der fachlichen Prüfung Fragen aufkommen, denn schreibt der fachlich Prüfende den Auditor oder die Auditorin direkt an. Sobald die Antwort dann eingegangen ist, schicken wir dem fachlich Prüfenden die Info, dass das Verfahren wiederaufgenommen werden kann. Das kann man im System auch schön nachverfolgen.
Marina Schwabauer: Mit der fachlichen Prüfung passiert dann die Zertifizierungsentscheidung. Sobald alles in Ordnung ist und alle Fragen geklärt sind, kommen wir wieder ins Spiel – der Hintergrund, die Zertifizierungsstelle. Dann wird es spannend *lacht* – denn dann erstellen wir die Zertifikate und den Bericht, prüfen es auf Richtigkeit und laden alle Dokumente in den Portalen hoch. Dann kann auch der Kunde reingehen und sich alles anschauen.
„Was sind die größten Herausforderungen in der Zertifizierungsstelle?“
Marina Schwabauer: Jeder Fall ist immer anders und kein Unternehmen gleicht dem anderen. Generell ein häufiges Thema ist, dass wir Dokumente nicht rechtzeitig erhalten. Was rechtzeitig bedeutet, hängt von dem jeweiligen Standard ab: Für BRCGS-Zertifizierungen gilt eine Frist von 28 Tagen nach dem Audit. Das bedeutet, dass das Unternehmen nach 28 Tagen alle Abweichungen geschlossen hat, diese an den Auditor oder Auditorin schickt, welche diese wiederum an uns weiterleitet. Pauschal kann man sagen: Je weniger Rückfragen und Nachforderungen von Dokumenten notwendig sind, desto schneller können wir unserer Kundschaft den Bericht liefern.
Das häufigste Problem, mit dem wir es in der Zertifizierungsstelle zu tun haben, ist, wenn der Auditor oder die Auditorin es nicht schafft, die Dokumente rechtzeitig an uns zu schicken. Dann rufen wir an und schauen, woran es liegt. Manchmal ist es zum Beispiel so, dass die Person krank ist und nicht aus dem Bett kommt, um den Bericht zu schreiben, oder sie ist unterwegs im Ausland und reist viel. Da spielt manchmal die Internetverbindung nicht mit, weshalb der Bericht nicht hochgeladen werden kann. Jeder weiß, Auditoren und Auditorinnen sind sehr viel unterwegs. Es gibt also persönliche und arbeitsbedingte Gründe.
Wenn alle Dokumente vorliegen, dann ist schon die Hälfte der Arbeit erledigt. Dann sind wir mit der Bearbeitung an der Reihe. Wir haben die zeitliche Vorgabe, dass innerhalb von zwei Tagen alle Dokumente angefasst werden müssen, um dann die Dokumente in die fachliche Prüfung zu schicken. Für die fachliche Prüfung sind zwei Wochen Zeit vorgesehen. Natürlich versuchen wir bei der DQS, es schneller zur erledigen, ideal ist etwa eine Woche, aber natürlich kann es auch hier dazu kommen, dass arbeitsbedingte oder persönliche Gründe die Bearbeitungszeit beeinflussen.
Manuela Seel: Das bringt uns auch direkt zu der zweiten großen Herausforderung in der Zertifizierungsstelle: die Fristen. Insbesondere beim IFS Food 7 ist der rechtzeitige Upload der Dokumente sowohl für die Auditorinnen und Auditoren, als auch für unsere Kundschaft und die fachlich Prüfenden zeitlich eine sehr knappe Angelegenheit. Das liegt daran, dass der Aufwand mit der Revision des Standards stark gestiegen ist. Die zusätzlichen Abfragen sind für die Auditoren sehr aufwendig und die Kunden tun sich ebenfalls schwer. Der IFS hat das aber auch schon gemerkt und arbeitet deswegen bereits an IFS Food Version 8. Aber die Fristen müssen wir natürlich trotzdem einhalten.
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Marina Schwabauer: So ist es. Meine Aufgabe und die meiner Kolleginnen und Kollegen ist es, die Timeline der jeweiligen Standards einzuhalten und alles rechtzeitig zu erledigen. Da gehört es dazu, mit den Auditoren und den fachlich Prüfenden in Kontakt zu treten und ihnen zuzuhören. Und dann versuchen wir es so zu lenken, dass alles rechtzeitig erledigt wird.
Vielen Dank an Manuela Seel, Marina Schwabauer und Karim Soudani für das Gespräch.
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Autor
Constanze Illner
Constanze Illner (sie/ihr) ist Research und Kommunikationsbeauftragte im Bereich Nachhaltigkeit und Lebensmittelsicherheit. In dieser Position behält sie alle wichtigen Entwicklungen in diesem Zusammenhang im Auge und informiert unsere Kundschaft in einem monatlichen Newsletter. Außerdem moderiert sie die alljährliche Sustainability Heroes Konferenz.
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