Alguma vez se interrogou sobre o que realmente acontece no tempo entre a auditoria e a emissão do certificado? Como é que o processo funciona, o que é feito e quem está envolvido? Vamos dar uma vista de olhos juntos nos bastidores - para a caixa negra da DQS: o conselho de certificação.
Muito poucas pessoas sabem o que realmente acontece entre a auditoria e a emissão do certificado. Chegou, portanto, o momento de investigar! E quem melhor para responder a esta pergunta do que os nossos funcionários. Marina Schwabauer, Karim Soudani e Manuela Seel, todos eles funcionários de longa data e valorizados do conselho de certificação DQS, acompanham diariamente a transformação das auditorias em certificados. Eles dão-nos uma visão do que realmente acontece no organismo de certificação e dos desafios que o trabalho comporta.
"Portanto, digam-me, a auditoria está concluída. O que acontece a seguir?"
Marina Schwabauer: Então o auditor envia-nos uma série de documentos. Além do relatório de auditoria, recebemos também, por exemplo, notas manuscritas do auditor; o calendário da auditoria; o projecto de certificado assinado pelo cliente; o cálculo aprovado; quaisquer desvios encontrados na empresa; a lista de participantes; os dados do cliente e o contracto. Tudo isto deve ser recebido por nós, e todos estes documentos devem ser verificados por nós para verificação da sua exactidão. O relatório é, evidentemente, a parte mais demorada, porque contém a maioria das informações.
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Karim Soudani: O relatório de auditoria pode ser comparado ao electrocardiograma de um paciente: Reflecte exactamente o que é produzido na respectiva empresa, e como é produzido. Consequentemente, o relatório é muito detalhado. Verificamos antecipadamente se a duração da auditoria cumpre os requisitos, se os dados básicos estão correctos e se as medidas foram encerradas, antes de ser encaminhado para a revisão técnica. Portanto, é um método de controlo duplo. Quando tudo tiver sido processado por nós, enviamos os documentos para o revisor técnico, juntamente com uma lista de verificação que preenchemos previamente.
Manuela Seel: Exactamente, arquivamos então isso no chamado "Elze". Esta é uma espécie de pasta electrónica no nosso sistema. Nela, registamos exactamente quem processou o quê, que documentos estão disponíveis e onde houve consultas. Desta forma, é possível localizar com muita precisão quem fez o quê e quando, e quando os documentos foram recebidos ou acompanhados. A pasta electrónica só pode ser visualizada por funcionários que tenham acesso ao arquivo digital.
Marina Schwabauer: O revisor técnico procura então ver se todas as medidas foram encerradas e se todas as provas estão disponíveis. É claro que já o fizemos, mas é uma questão de duplo controlo. A revisão técnica vai muito mais fundo do que a nossa auditoria e, além disso, tudo é examinado para verificar se está correcto, também. Leva em média 5 a 8 horas.
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Manuela Seel: Se surgirem questões durante a revisão técnica, o revisor técnico escreve directamente ao auditor. Assim que a resposta for recebida, enviamos ao auditor a informação de que o procedimento pode ser retomado. Isto também pode ser rastreado no sistema.
Marina Schwabauer: A decisão de certificação é tomada após a revisão técnica. Assim que tudo estiver em ordem e todas as questões forem esclarecidas, voltamos ao jogo - nós aqui no fundo, no conselho de certificação. É aí que se torna excitante *aquisições* - porque depois criamos os certificados e o relatório, verificamos a sua exactidão e carregamos todos os documentos nos portais. Depois o cliente também pode entrar e olhar para tudo.
"Quais são os maiores desafios no gabinete de certificação"?
Marina Schwabauer: Cada caso é sempre diferente e não há duas empresas iguais. Geralmente, uma questão comum é que não recebemos documentos em tempo útil. O que é que significa atempadamente depende da norma específica: para as certificações BRCGS, o prazo é de 28 dias após a auditoria. Isto significa que após 28 dias a empresa encerrou todas as discrepâncias, envia-as ao auditor, que por sua vez as reencaminha para nós. Como regra geral, quanto menos consultas e pedidos de documentos tivermos de tratar, tanto mais rapidamente poderemos entregar o relatório aos nossos clientes.
O problema mais frequente com que temos de lidar no conselho de certificação é quando o auditor não nos envia os documentos a tempo e horas. Depois telefonamos e vemos qual é o problema. Por vezes, por exemplo, a pessoa está doente e não consegue sair da cama para escrever o relatório, ou está no estrangeiro e viaja muito. É quando, por vezes, a ligação à Internet não funciona, e é por isso que o relatório não pode ser carregado. Toda a gente sabe que os auditores estão muito em viagem. Por isso, há razões pessoais e relacionadas com o trabalho.
Se todos os documentos estiverem disponíveis, então metade do trabalho já está feito. Então é a nossa vez de os processar. Temos um limite de tempo que todos os documentos têm de ser processados no prazo de dois dias, e depois os documentos são enviados para a revisão técnica. São atribuídas duas semanas para a revisão técnica. Claro que nós na DQS tentamos fazê-lo mais rapidamente, idealmente cerca de uma semana, mas é claro que pode acontecer que razões de trabalho ou pessoais influenciem o tempo de processamento.
Manuela Seel: Isto também nos leva directamente ao segundo grande desafio no conselho de certificação: os prazos. Particularmente com IFS Food 7, o carregamento atempado de documentos é um assunto muito crítico, tanto para os auditores como para os nossos clientes e os auditores técnicos. Isto deve-se ao facto de a carga de trabalho ter aumentado significativamente com a revisão da norma. As consultas adicionais são muito demoradas para os auditores, e os clientes também têm dificuldade em fazê-lo. A IFS já se apercebeu disto e por isso já está a trabalhar na versão 8 da IFS Food, mas é claro que ainda temos de cumprir os prazos.
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Marina Schwabauer: É exactamente assim que as coisas são. O meu trabalho e o dos meus colegas é cumprir a cronologia das respectivas normas e conseguir que tudo seja feito a tempo. Isso implica entrar em contacto com os auditores e os revisores técnicos e ouvi-los. E depois tentamos geri-la de modo a que tudo seja feito a tempo.
Muito obrigado a Manuela Seel, Marina Schwabauer e Karim Soudani pela entrevista.
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Autor
Constanze Illner
Constanze Illner é responsável pela pesquisa e comunicação na área de sustentabilidade e segurança alimentar. Neste cargo, mantém-se a par de todos os desenvolvimentos importantes neste contexto e informa os nossos clientes através de uma newsletter mensal. Esta é também moderadora da conferência anual de Heróis da Sustentabilidade.
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