Har du någonsin undrat vad som egentligen händer mellan revisionen och det färdiga certifikatet? Hur fungerar processen, vad görs och vem är inblandad? Låt oss tillsammans ta en titt bakom kulisserna - i DQS svarta låda: certifieringsnämnden.
Endast väldigt få människor vet vad som faktiskt händer mellan revisionen och det färdiga certifikatet. Det är därför dags att undersöka saken! Och vem är bättre lämpad att besvara denna fråga än våra anställda. Marina Schwabauer, Karim Soudani och Manuela Seel, som alla är mångåriga och uppskattade medarbetare i DQS certifieringsnämnd, följer dagligen med i omvandlingen av revisioner till certifikat. De ger oss en inblick i vad som faktiskt händer i certifieringsorganet och vilka utmaningar som följer med jobbet.
"Så säg mig, revisionen är avslutad. Vad händer härnäst?"
Marina Schwabauer: Sedan skickar revisorn ett antal dokument till oss. Förutom revisionsrapporten får vi till exempel också handskrivna anteckningar från revisorn, tidsplanen för revisionen, utkastet till certifikat som undertecknats av kunden, den godkända kalkylen, eventuella avvikelser som upptäckts i företaget, deltagarlistan, uppgifter från kunden och avtalet. Allt detta måste komma in till oss, och alla dessa dokument måste kontrolleras av oss för att säkerställa att de är korrekta. Rapporten är naturligtvis den mest tidskrävande delen, eftersom den innehåller mest information.
Loading...
Karim Soudani: Revisionsrapporten kan jämföras med en patients elektrokardiogram: Den återspeglar exakt vad som produceras i respektive företag och hur det produceras. Följaktligen är rapporten mycket detaljerad. Vi kontrollerar i förväg om revisionens varaktighet överensstämmer med kraven, om grunduppgifterna är korrekta och om åtgärderna har avslutats, innan den skickas vidare till den tekniska granskningen. Det är alltså en dubbel kontrollmetod. När allt har behandlats av oss skickar vi dokumenten till den tekniska granskaren tillsammans med en checklista som vi har fyllt i förväg.
Manuela Seel: Exakt, vi arkiverar det sedan i den så kallade Elze. Detta är en slags elektronisk mapp i vårt system. I den registrerar vi exakt vem som har behandlat vad, vilka dokument som finns tillgängliga och var det fanns frågor. På så sätt kan man mycket exakt spåra vem som gjorde vad och när, och när dokumenten mottogs eller följdes upp. Den elektroniska mappen kan endast ses av anställda som har tillgång till det digitala arkivet.
Marina Schwabauer: Den tekniska granskaren tittar sedan på om alla åtgärder har avslutats och om alla bevis finns tillgängliga. Det har vi naturligtvis redan gjort, men det handlar om dubbelkontroll. Den tekniska granskningen går mycket djupare än vår revision och dessutom granskas allting också på korrekthet. Det tar i genomsnitt 5 till 8 timmar.
Loading...
Manuela Seel: Om det uppstår frågor under den tekniska granskningen skriver den tekniska granskaren direkt till revisorn. Så snart vi fått svaret skickar vi revisorn information om att förfarandet kan återupptas. Detta kan också spåras i systemet.
Marina Schwabauer: Certifieringsbeslutet fattas efter den tekniska granskningen. Så snart allt är i ordning och alla frågor är klargjorda kommer vi tillbaka in i bilden - vi här i bakgrunden, i certifieringsnämnden. Det är då det blir spännande *skrattar* - för då skapar vi certifikaten och rapporten, kontrollerar att de är korrekta och laddar upp alla dokument i portalerna. Sedan kan kunden också gå in och titta på allt.
"Vilka är de största utmaningarna på certifieringskontoret?"
Marina Schwabauer: Varje fall är alltid annorlunda och inget företag är det andra likt. Generellt sett är ett vanligt problem att vi inte får dokumenten i tid. Vad som avses med i tid beror på den aktuella standarden: för BRCGS-certifieringar är tidsfristen 28 dagar efter revisionen. Det innebär att företaget efter 28 dagar har avslutat alla avvikelser, skickar dem till revisorn som i sin tur skickar dem till oss. Som en allmän regel gäller att ju färre förfrågningar och begäran om dokument vi måste hantera, desto snabbare kan vi leverera rapporten till våra kunder.
Det vanligaste problemet som vi måste hantera i certifieringsnämnden är när revisorn inte skickar dokumenten till oss i tid. Då ringer vi och ser vad problemet är. Ibland är personen till exempel sjuk och kan inte komma upp ur sängen för att skriva rapporten, eller så är han eller hon utomlands och reser mycket. Då spelar ibland internetuppkopplingen inte med, vilket är orsaken till att rapporten inte kan laddas upp. Alla vet att revisorer är mycket på resande fot. Så det finns personliga och arbetsrelaterade skäl.
Om alla dokument är tillgängliga är halva arbetet redan gjort. Sedan är det vår tur att behandla dem. Vi har en tidsgräns som innebär att alla dokument måste behandlas inom två dagar, och sedan skickas dokumenten till den tekniska granskningen. Två veckor är avsatta för den tekniska granskningen. Naturligtvis försöker vi på DQS att få den klar snabbare, helst ungefär en vecka, men det kan naturligtvis hända att arbetsrelaterade eller personliga skäl påverkar handläggningstiden.
Manuela Seel: Detta för oss också direkt till den andra stora utmaningen i certifieringsnämnden: tidsfrister. Särskilt när det gäller IFS Food 7 är det mycket viktigt att dokumenten laddas upp i tid, både för revisorerna och för våra kunder och de tekniska revisorerna. Detta beror på att arbetsbördan har ökat betydligt i och med revideringen av standarden. De ytterligare frågorna är mycket tidskrävande för revisorerna, och kunderna tycker också att det är svårt. IFS har redan märkt detta och arbetar därför redan med IFS Food version 8, men vi måste naturligtvis fortfarande hålla tidsfristerna.
Loading...
Marina Schwabauer: Det är precis så det är. Mitt och mina kollegers jobb är att hålla tidsplanen för respektive standarder och få allting klart i tid. Det innebär att ta kontakt med revisorerna och de tekniska granskarna och lyssna på dem. Sedan försöker vi hantera det så att allt blir klart i tid.
Ett stort tack till Manuela Seel, Marina Schwabauer och Karim Soudani för intervjun.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
Loading...