Чи замислювалися ви коли-небудь про те, що насправді відбувається між аудитом і готовим сертифікатом? Як відбувається процес, що робиться і хто бере участь? Давайте разом зазирнемо за лаштунки — у чорну скриньку DQS: раду з сертифікації.
Лише мало хто знає, що насправді відбувається між аудитом і готовим сертифікатом. Тому настав час розслідувати! І хто краще відповість на це питання, як не наші співробітники. Марина Швабауер, Карім Судані та Мануела Зель, усі вони давні та цінні співробітники сертифікаційної ради DQS, щодня супроводжують перетворення аудитів на сертифікати. Вони дають нам уявлення про те, що насправді відбувається в органі сертифікації та про те, які виклики пов’язані з їх роботою.
«Тож скажіть, аудит завершено. Що буде далі?»
Марина Швабауер: Потім аудитор надсилає нам низку документів. Окрім аудиторського звіту, ми також отримуємо, наприклад, рукописні нотатки від аудитора; графік проведення аудиту; підписаний замовником проект довідки; затверджену калькуляцію; будь-які відхилення, які були виявлені в компанії; список учасників; дані замовника та договір. Все це має бути отримано нами, і всі ці документи повинні бути перевірені нами на правильність. Звіт, звичайно, є найбільш трудомісткою частиною, оскільки містить найбільше інформації.
Loading...
Карім Судані: Аудиторський звіт можна порівняти з електрокардіограмою пацієнта: він точно відображає те, що виробляється у відповідній компанії та як це виробляється. Відповідно, звіт дуже детальний. Ми заздалегідь перевіряємо, чи відповідає тривалість аудиту вимогам, чи правильні основні дані та чи заходи закриті, перш ніж передати його на технічну перевірку. Отже, це подвійний метод контролю. Коли нами все оброблено, ми відправляємо документи технічному рецензенту разом із контрольним списком, який ми заповнили заздалегідь.
Мануела Зель: Точно, ми потім архівуємо це в так звану «Ельзе». Це свого роду електронна папка в нашій системі. У ньому ми точно фіксуємо, хто що обробляв, які документи є і куди були запити. Таким чином можна дуже точно відстежити, хто що робив і коли, а також коли документи були отримані або перевірені. Електронну папку можуть переглядати лише працівники, які мають доступ до цифрового архіву.
Марина Швабауер: Потім технічний рецензент перевіряє, чи всі заходи були закриті та всі докази доступні. Звичайно, ми це вже зробили, але це питання подвійного контролю. Технічна перевірка набагато глибша, ніж наш аудит, і, крім того, все перевіряється на правильність. В середньому це займає від 5 до 8 годин.
Loading...
Мануела Зель: Якщо під час технічного огляду виникають запитання, технічний рецензент пише безпосередньо аудитору. Після отримання відповіді ми надсилаємо аудитору інформацію про можливість відновлення процедури. Це також можна відстежити в системі.
Марина Швабауер: Рішення про сертифікацію приймається після технічного огляду. Як тільки все в порядку і всі питання з'ясовані, ми повертаємося в гру - ми тут, на задньому плані, в атестаційній комісії. Тоді це стає захоплююче *сміється* - адже тоді ми створюємо сертифікати та звіт, перевіряємо його на правильність і завантажуємо всі документи на портали. Потім клієнт також може зайти і все подивитися.
«Які найбільші труднощі в офісі сертифікації?»
Марина Швабауер:
Кожен випадок завжди різний, і немає двох однакових компаній. Як правило, поширеною проблемою є те, що ми не отримуємо документи вчасно. Що означає своєчасність, залежить від конкретного стандарту: для сертифікації BRCGS кінцевий термін становить 28 днів після аудиту. Це означає, що через 28 днів компанія закрила всі невідповідності, відправила їх аудитору, який, у свою чергу, передає їх нам. Як правило, чим менше запитів і запитів на документи з якими ми маємо справу, тим швидше ми можемо надати звіт нашим клієнтам.
Найчастіша проблема, з якою нам доводиться стикатися в сертифікаційній комісії, це коли аудитор не надсилає нам документи вчасно. Потім дзвонимо і дивимося, в чому проблема. Іноді, наприклад, людина хвора і не може встати з ліжка, щоб написати звіт, або вона перебуває за кордоном і багато подорожує. Саме тоді іноді не працює з’єднання з Інтернетом, через що не вдається завантажити звіт. Всім відомо, що аудитори часто бувають у дорозі. Отже, є особисті та службові причини.
Якщо всі документи є, то половина справи вже зроблена. Потім наша черга їх обробити. У нас є обмеження в тому, що всі документи повинні бути оброблені протягом двох днів, а потім документи відправляються на технічну експертизу. На технічний огляд відводиться два тижні. Звичайно, ми в DQS намагаємося зробити це швидше, в ідеалі близько тижня, але, звичайно, може статися, що пов’язані з роботою чи особисті причини впливають на час обробки.
Мануела Зель: Це також підводить нас безпосередньо до другого головного виклику в сертифікаційній раді: терміни. Особливо з IFS Food 7 своєчасне завантаження документів є дуже важливим питанням як для аудиторів, так і для наших клієнтів і технічних аудиторів. Це пов’язано з тим, що з переглядом стандарту значно зросло навантаження. Додаткові запити забирають багато часу для аудиторів, а також для клієнтів це важко. IFS уже помітила це і тому вже працює над IFS Food версії 8, але, звичайно, ми все ще повинні вкластися в терміни.
Loading...
Марина Швабауер: Це саме так. Моє завдання та завдання моїх колег – дотримуватись відповідних стандартів і все робити вчасно. Це передбачає встановлення зв’язку з аудиторами та технічними рецензентами та вислуховування їх. А потім намагаємося впоратися, щоб все було зроблено вчасно.
Велика подяка Мануелі Зель, Марині Швабауер і Каріму Судані за інтерв’ю.
Інформаційний бюлетень DQS
Будьте в курсі та підпишіться на нашу розсилку!
Автор
Констанца Іллнер
Констанца Іллнер
Loading...