審査から証明書が発行されるまでの間に、実際に何が起きているのか気になったことはありませんか？そのプロセスはどのように行われ、何が行われ、誰が関わっているのでしょうか。DQSのブラックボックスである認証委員会の舞台裏を一緒に見てみましょう。
審査から認証書完成までの間に実際に何が行われているかを知っている人は、ごくわずかです。そこで、今こそ調査するときです。この質問に答えるのに、DQSの従業員以上の適任者はいないでしょう。Marina Schwabauer、Karim Soudani、Manuela Seelは、DQS認証委員会に長年勤務する貴重な社員で、審査から認証書への変換に日々立ち会っています。彼らは、認証機関で実際に何が行われているのか、そしてその仕事にはどんな困難が伴うのかを教えてくれます。
「審査が終了したら、次は何をするのですか？次に何が起こるのでしょうか。
Marina Schwabauer: その後、審査員からさまざまな文書が送られてきます。監査報告書に加えて、例えば、監査人の手書きのメモ、監査のスケジュール、顧客の署名入り証明書案、承認された計算、会社で見つかった逸脱事項、参加者のリスト、顧客からのデータ、契約書などを受け取ります。これらはすべて弊社が受領し、これらの書類がすべて正確かどうかを弊社がチェックしなければなりません。もちろん、報告書は最も多くの情報を含んでいるため、最も時間のかかる部分です。
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カリム・スーダニ：監査報告書は、患者さんの心電図に例えることができます。それぞれの会社で何がどのように生産されているのかが、正確に反映されています。そのため、報告書は非常に詳細です。監査期間が要求事項を満たしているか、基礎データが正しいか、対策が終了しているかを事前にチェックし、技術審査に回す。つまり、二重の管理方法です。そして、私たちの作業がすべて完了したら、事前に記入したチェックリストとともに、技術審査員に書類を送ります。
Manuela Seel:その通りです。そして、それをいわゆる「エルゼ」にアーカイブします。これは、私たちのシステムにおける電子フォルダーのようなものです。誰が何を処理したのか、どの書類があるのか、どこに問い合わせがあったのかを正確に記録しています。こうすることで、誰がいつ何をしたのか、いつ書類を受け取ったのか、いつフォローアップを受けたのか、非常に正確に追跡することができます。電子フォルダは、デジタルアーカイブにアクセスできる社員だけが見ることができます。
Marina Schwabauer：次に、技術審査担当者は、すべての措置が終了しているか、すべての証拠が揃っているかを確認します。もちろん、それはすでに行っているのですが、二重管理の問題なのです。技術審査は、私たちの監査よりもはるかに深く、さらに、すべてが正しいかどうかも審査されます。平均して5〜8時間かかります。
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マニュエラ・シール技術審査の過程で疑問が生じた場合、技術審査員は審査員に直接手紙を書きます。その回答が届き次第、手続きを再開できる旨の情報を審査員に送ります。これは、システムで追跡することも可能です。
Marina Schwabauer：認証の決定は、技術審査の後に行われます。すべてが順調に進み、疑問点が解消されると、私たちは再び認証委員会に戻ってきます。認証書と報告書を作成し、その内容が正しいかどうかをチェックし、すべての書類をポータルにアップロードするのです。そうすると、お客さまもそこにアクセスして、すべてを見ることができるのです。
「認証局での最大の課題は何ですか？
Marina Schwabauer：すべてのケースは常に異なり、同じ会社は2つとありません。一般的に、よくある問題は、書類がタイムリーに届かないことです。BRCGS認証の場合、期限は審査から28日後です。つまり、28日後に会社はすべての不一致を解決して審査員に送り、審査員がそれを私たちに転送することになります。一般的に、問い合わせや資料請求が少なければ少ないほど、より早くお客様に報告書をお届けすることができます。
認証機関において最も頻繁に発生する問題は、審査員が期限内に書類を送ってこない場合です。その時は、電話で問題点を確認します。例えば、本人が病気でレポートを書くためにベッドから起き上がれないとか、海外にいて出張が多いとか、そういうこともあります。そんな時、時々インターネット接続がうまくいかず、報告書がアップロードできないことがあるのです。誰もが知っていることですが、監査役は出張が多いのです。だから、個人的な理由と仕事上の理由があるのです。
すべての書類が揃っていれば、仕事の半分は終わったようなものです。あとは、私たちが書類を処理する番です。2日以内にすべての書類を処理し、技術審査に回すというタイムリミットがあるのです。技術審査には2週間が割り当てられている。もちろん、DQSではもっと早く、理想的には1週間程度で終わらせるようにしていますが、もちろん、仕事の関係や個人的な理由で処理時間に影響が出ることもありえます。
Manuela Seel:このことは、認証委員会の2つ目の大きな課題である「納期」にも直結しています。特にIFS Food 7では、書類のタイムリーなアップロードは、審査員にとっても、顧客や技術審査員にとっても、非常に重要な問題です。これは、規格の改訂に伴い、作業量が大幅に増加したことが原因です。追加された問い合わせは、審査員にとって非常に時間のかかるものであり、また、お客様も大変な思いをされています。IFSはこのことに既に気づいており、そのためIFS Foodバージョン8の開発をすでに進めていますが、もちろんまだ納期を守らなくてはなりません。
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Marina Schwabauer：まさにその通りです。私や同僚の仕事は、それぞれの規格のスケジュールを守り、すべてを期限内に終わらせることです。そのためには、審査員や技術審査員と連絡を取り合い、彼らの話を聞くことです。そして、すべてが時間通りに終わるように管理するのです。
Manuela Seel、Marina Schwabauer、Karim Soudaniに感謝します。
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著者名
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
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