Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì thực sự xảy ra trong khoảng thời gian từ khi đánh giá đến khi hoàn thành chứng chỉ? Quy trình hoạt động như thế nào, những gì được thực hiện và những ai tham gia? Chúng ta hãy cùng nhau nhìn lại toàn bộ sâu hơn - vào hộp đen của DQS: hội đồng chứng nhận.
Chỉ có rất ít người biết điều gì thực sự xảy ra giữa cuộc đánh giá và chứng chỉ đã hoàn thành. Do đó, đã đến lúc phải điều tra! Và ai tốt hơn để trả lời câu hỏi này hơn nhân viên của chúng tôi. Marina Schwabauer, Karim Soudani và Manuela Seel, tất cả đều là những nhân viên lâu năm của hội đồng chứng nhận DQS, đồng hành cùng việc chuyển đổi các cuộc đánh giá thành chứng chỉ hàng ngày. Họ cung cấp cho chúng tôi cái nhìn sâu sắc về những gì thực sự xảy ra trong tổ chức chứng nhận và những thách thức đi kèm với công việc.
"Vậy hãy nói cho tôi biết, cuộc đánh giá đã hoàn thành. Điều gì xảy ra tiếp theo?"
Marina Schwabauer: Sau đó, đánh giá viên gửi cho chúng tôi một số tài liệu. Ngoài báo cáo đánh giá, chúng tôi cũng nhận được, ví dụ, các ghi chú viết tay từ đánh giá viên; lịch trình của cuộc đánh giá ; giấy chứng nhận dự thảo có chữ ký của khách hàng; tính toán đã được phê duyệt; điểm không phù hợp nào được tìm thấy trong công ty; danh sách những người tham gia; dữ liệu từ khách hàng và hợp đồng. Tất cả những điều này phải được chúng tôi tiếp nhận và tất cả những tài liệu này phải được chúng tôi kiểm tra độ chính xác. Báo cáo tất nhiên là phần tốn nhiều thời gian nhất, vì nó chứa nhiều thông tin nhất.
Loading...
Karim Soudani: Báo cáo đánh giá có thể được so sánh với điện tâm đồ của bệnh nhân: Nó phản ánh chính xác những gì được sản xuất tại công ty tương ứng và cách thức sản xuất. Theo đó, báo cáo rất chi tiết. Chúng tôi kiểm tra trước xem thời lượng đánh giá có tuân thủ các yêu cầu, dữ liệu cơ bản là chính xác và các điểm không phù hợp có được đóng hay chưa , trước khi nó được chuyển đến đánh giá kỹ thuật. Vì vậy, đó là một phương pháp kiểm soát kép. Khi mọi thứ đã được chúng tôi xử lý, chúng tôi gửi tài liệu cho người đánh giá kỹ thuật, cùng với danh sách kiểm tra mà chúng tôi đã điền trước.
Manuela Seel: Chính xác, sau đó chúng tôi lưu trữ nó trong cái gọi là "Elze". Đây là một loại thư mục điện tử trong hệ thống của chúng tôi. Trong đó, chúng tôi ghi lại chính xác ai đã xử lý những gì, tài liệu nào có sẵn và nơi có các truy vấn. Bằng cách này, có thể theo dõi rất chính xác ai đã làm gì và khi nào, và khi nào các tài liệu được nhận hoặc theo dõi. Chỉ những nhân viên có quyền truy cập vào kho lưu trữ kỹ thuật số mới có thể xem được thư mục điện tử.
Marina Schwabauer: Người đánh giá kỹ thuật sau đó sẽ xem xét toàn bộ và tất cả các bằng chứng có sẵn hay không. Tất nhiên, chúng tôi đã làm điều đó rồi, nhưng đó là vấn đề kiểm soát kép. Đánh giá kỹ thuật đi sâu hơn nhiều so với đánh giá của chúng tôi và ngoài ra, mọi thứ cũng được kiểm tra tính đúng đắn. Trung bình mất từ 5 đến 8 giờ.
Loading...
Manuela Seel: Nếu có thắc mắc phát sinh trong quá trình xem xét kỹ thuật, người soát xét kỹ thuật sẽ viết thư trực tiếp cho đánh giá viên. Ngay sau khi nhận được câu trả lời, chúng tôi sẽ gửi cho đánh giá viên thông tin rằng quy trình có thể được tiếp tục. Điều này cũng có thể được theo dõi trong hệ thống.
Marina Schwabauer: Quyết định chứng nhận được đưa ra sau khi xem xét kỹ thuật. Ngay sau khi mọi thứ đi vào nề nếp và tất cả các câu hỏi được làm rõ, chúng tôi sẽ trở lại - chúng tôi ở đây với nền tảng, trong hội đồng chứng nhận. Sau đó bạn có thể mỉm cười - bởi vì sau đó chúng tôi cấp chứng chỉ và báo cáo, kiểm tra xem nó có đúng không và tải lên tất cả các tài liệu trong cổng thông tin. Sau đó, khách hàng cũng có thể vào và xem xét mọi thứ.
"Những thách thức lớn nhất trong văn phòng chứng nhận là gì?"
Marina Schwabauer: Mọi trường hợp luôn khác nhau và không có hai công ty nào giống nhau. Nói chung, một vấn đề phổ biến là chúng tôi không nhận được tài liệu kịp thời. Phương tiện kịp thời phụ thuộc vào tiêu chuẩn cụ thể: đối với chứng nhận BRCGS, thời hạn là 28 ngày sau khi đánh giá. Điều này có nghĩa là sau 28 ngày, công ty đóng tất cả các điểm không phù hợp và gửi chúng cho đánh giá viên, đánh giá viên sẽ chuyển chúng cho chúng tôi. Theo nguyên tắc chung, chúng tôi phải xử lý càng ít truy vấn và yêu cầu tài liệu, thì chúng tôi càng có thể gửi báo cáo cho khách hàng nhanh hơn.
Vấn đề thường xuyên nhất mà chúng tôi phải giải quyết trong hội đồng chứng nhận là khi đánh giá viên không gửi tài liệu cho chúng tôi đúng hạn. Sau đó, chúng tôi gọi và xem vấn đề là gì. Đôi khi, chẳng hạn, người đó bị ốm và không thể ra khỏi giường để viết báo cáo, hoặc người đó đang ở nước ngoài và đi du lịch nhiều. Đó là khi đôi khi kết nối internet không hoạt động, đó là lý do tại sao báo cáo không thể được tải lên. Chúng ta cũng biết đánh giá viên thường phải đi lại rất nhiều. Vì vậy, có những lý do cá nhân và liên quan đến công việc.
Nếu tất cả các tài liệu đã có sẵn, thì một nửa công việc đã được thực hiện. Sau đó, đến lượt chúng tôi xử lý chúng. Chúng tôi có giới hạn thời gian mà tất cả các tài liệu phải được xử lý trong vòng hai ngày, và sau đó các tài liệu sẽ được gửi đi xem xét kỹ thuật. Hai tuần được phân bổ cho việc xem xét kỹ thuật. Tất nhiên, chúng tôi tại DQS cố gắng hoàn thành công việc nhanh hơn, lý tưởng nhất là khoảng một tuần, nhưng tất nhiên có thể xảy ra trường hợp liên quan đến công việc hoặc lý do cá nhân ảnh hưởng đến thời gian xử lý.
Manuela Seel: Điều này cũng đưa chúng tôi trực tiếp đến thách thức lớn thứ hai trong hội đồng chứng nhận: thời hạn. Riêng với IFS Food 7, việc tải lên tài liệu kịp thời là một vấn đề rất quan trọng, đối với cả đánh giá viên, khách hàng và các đánh giá viên kỹ thuật của chúng tôi. Điều này là do khối lượng công việc đã tăng lên đáng kể với việc sửa đổi tiêu chuẩn. Các truy vấn bổ sung rất mất thời gian cho đánh giá viên và khách hàng cũng cảm thấy khó khăn. IFS đã nhận thấy điều này và do đó đã làm việc trên IFS Food Phiên bản 8, nhưng tất nhiên chúng tôi vẫn phải đáp ứng thời hạn.
Loading...
Marina Schwabauer: Đó chính xác là nó là như vậy. Công việc của tôi và các đồng nghiệp của tôi là tuân theo tiến trình của các tiêu chuẩn tương ứng và hoàn thành mọi việc đúng thời hạn. Điều đó liên quan đến việc liên hệ với các đánh giá viên và người đánh giá kỹ thuật và lắng nghe họ. Và sau đó chúng tôi cố gắng quản lý nó để mọi thứ được hoàn thành đúng thời gian.
Xin cảm ơn Manuela Seel, Marina Schwabauer và Karim Soudani rất nhiều cho cuộc phỏng vấn.
Bản tin DQS
Luôn cập nhật thông tin và đăng ký nhận bản tin của chúng tôi!
Tác giả
Constanze Illner
Constanze Illner (cô ấy) là Cán bộ Nghiên cứu và Truyền thông trong lĩnh vực bền vững và an toàn thực phẩm. Ở vị trí này, cô ấy theo dõi tất cả những phát triển quan trọng và thông báo cho nhóm khách hàng của chúng tôi trong một bản tin hàng tháng. Cô cũng điều hành hội nghị Sustainability Heroes hàng năm.
Loading...