Чудили ли сте се някога какво всъщност се случва във времето между одита и готовия сертификат? Как протича процесът, какво се прави и кой участва в него? Нека заедно да надникнем зад кулисите - в черната кутия на DQS: сертификационния борд.
Само много малко хора знаят какво всъщност се случва между одита и готовия сертификат. Ето защо е време да го проучим! А кой по-добре може да отговори на този въпрос от нашите служители. Марина Швабауер, Карим Судани и Мануела Зеел, всички те дългогодишни и ценени служители на сертификационния борд на DQS, ежедневно съпровождат превръщането на одитите в сертификати. Те ни дават представа за това какво всъщност се случва в сертифициращия орган и какви предизвикателства съпътстват работата.
"И така, кажете ми, че одитът е приключил. Какво се случва след това?"
Марина Швабауер: След това одиторът ни изпраща редица документи. В допълнение към доклада от одита получаваме например и ръкописни бележки от одитора; плана на одита; проекта на сертификат, подписан от клиента; одобрената калкулация на одитните дни; всички несъотвествия, които са били открити в компанията; списъка на участниците; данните от клиента и договора. Всичко това трябва да бъде получено от нас и всички тези документи трябва да бъдат проверени за точност от нас. Докладът, разбира се, е частта, която отнема най-много време, тъй като съдържа най-много информация.
Loading...
Карим Судани: Одитният доклад може да се сравни с електрокардиограмата на пациента: Той отразява точно какво се произвежда в съответната компания и как се произвежда. Съответно докладът е много подробен. Преди да бъде предаден на техническия преглед, ние предварително проверяваме дали продължителността на одита съответства на изискванията, дали основните данни са верни и дали мерките са приключени. Така че това е двоен метод на контрол. Когато всичко е обработено от нас, изпращаме документите на техническия проверител заедно с чеклист, който сме попълнили предварително.
Мануела Зеел: Точно така, след това го архивираме в така наречения "Елзе". Това е един вид електронна папка в нашата система. В нея записваме точно кой какво е обработил, кои документи са налични и къде е имало запитвания. По този начин е възможно да се проследи много точно кой какво е направил и кога, както и кога са получени документите или са последвали действия по тях. Електронната папка може да се разглежда само от служителите, които имат достъп до цифровия архив.
Марина Швабауер: След това техническият проверител проверява дали всички несъответствия са приключени и дали всички доказателства са налични. Разбира се, ние вече сме го направили, но това е въпрос на двоен контрол. Техническият преглед е много по-дълбок от нашия одит и освен това всичко се проверява и за коректност. Той отнема средно от 5 до 8 часа.
Loading...
Мануела Зеел: "В момента, в който е извършен прегледът, е необходимо да се извърши проверка на качеството на продукцията, за да се гарантира, че тя е в съответствие с изискванията на закона: Ако по време на техническия преглед възникнат въпроси, техническият проверител пише директно на одитора. Веднага след като получим отговор, изпращаме на одитора информация, че процедурата може да бъде възобновена. Това също може да бъде проследено в системата.
Марина Швабауер: Решението за сертифициране се взема след техническия преглед. Веднага след като всичко е наред и всички въпроси са изяснени, ние се връщаме в играта - ние тук, на заден план, в сертификационния съвет. Именно тогава става вълнуващо *смее се* - защото тогава създаваме сертификатите и доклада, проверяваме ги за коректност и качваме всички документи в порталите. Тогава клиентът също може да влезе и да разгледа всичко.
"Кои са най-големите предизвикателства в службата за сертифициране?"
Марина Швабауер: Всеки случай винаги е различен и няма две еднакви компании. Като цяло често срещан проблем е, че не получаваме документите навреме. Какво означава своевременно, зависи от конкретния стандарт: за сертифициране по BRCGS крайният срок е 28 дни след одита. Това означава, че след 28 дни компанията е приключила всички несъответствия, изпраща ги на одитора, който от своя страна ги препраща на нас. Като общо правило, колкото по-малко запитвания и искания за документи трябва да разглеждаме, толкова по-бързо можем да предоставим доклада на нашите клиенти.
Най-честият проблем, с който се налага да се справяме в сертификационния съвет, е когато одиторът не успее да ни изпрати документите навреме. Тогава се обаждаме и проверяваме какъв е проблемът. Понякога например лицето е болно и не може да стане от леглото, за да напише доклада, или пък е в чужбина и пътува много. Тогава понякога интернет връзката не играе, поради което отчетът не може да бъде качен. Всеки знае, че одиторите са много на път. Така че има лични и свързани с работата причини.
Ако всички документи са на разположение, тогава половината от работата вече е свършена. След това е наш ред да ги обработим. Имаме срок, според който всички документи трябва да бъдат обработени в рамките на два дни, а след това документите се изпращат на техническия преглед. За техническия преглед са предвидени две седмици. Разбира се, ние в DQS се опитваме да го направим по-бързо, в идеалния случай за около седмица, но, разбира се, може да се случи така, че причини, свързани с работата или лични причини, да повлияят на времето за обработка.
Мануела Зеел: Това ни отвежда директно и към второто голямо предизвикателство в сертификационния съвет: крайните срокове. Особено при IFS Food 7 навременното качване на документи е много важен въпрос както за одиторите, така и за нашите клиенти и техническите одитори. Това се дължи на факта, че работното натоварване се е увеличило значително с преразглеждането на стандарта. Допълнителните запитвания отнемат много време на одиторите, а клиентите също се затрудняват. IFS вече е забелязала това и затова вече работи по версия 8 на IFS Food, но, разбира се, все още трябва да спазваме крайните срокове.
Loading...
Марина Швабауер: Точно така е. Моята работа, както и тази на колегите ми, е да спазваме сроковете на съответните стандарти и да свършим всичко навреме. Това включва установяване на контакт с одиторите и техническите проверители и изслушването им. И след това се опитваме да управляваме така, че всичко да бъде направено навреме.
Много благодаря на Мануела Зеел, Марина Швабауер и Карим Судани за интервюто.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Constanze Illner
Констанце Илнер е служител в областта на научните изследвания и комуникациите в сферата на устойчивостта на храните. На тази позиция тя следи всички важни събития в този контекст и информира клиентите ни в месечен бюлетин. Тя също така модерира годишната конференция "Sustainability Heroes".
Loading...