Vi siete mai chiesti cosa succede nel periodo che intercorre tra l'audit e il certificato finito? Come funziona il processo, cosa viene fatto e chi è coinvolto? Diamo insieme uno sguardo dietro le quinte, nella scatola nera di DQS: la commissione di certificazione.
Solo pochissime persone sanno cosa succede effettivamente tra l'audit e il certificato finito. È quindi giunto il momento di indagare! E chi meglio dei nostri collaboratori può rispondere a questa domanda? Marina Schwabauer, Karim Soudani e Manuela Seel, tutti dipendenti di lunga data e di grande valore della commissione di certificazione DQS, accompagnano quotidianamente la trasformazione degli audit in certificati. Ci danno un'idea di ciò che accade realmente all'interno dell'ente di certificazione e di quali sfide comporta il lavoro.
"Allora, ditemi, l'audit è stato completato. Cosa succede dopo?"
Marina Schwabauer: L'auditor ci invia una serie di documenti. Oltre al rapporto di audit, riceviamo, ad esempio, anche le note scritte a mano dall'auditor, il programma dell'audit, la bozza di certificato firmata dal cliente, il calcolo approvato, le eventuali deviazioni riscontrate nell'azienda, l'elenco dei partecipanti, i dati del cliente e il contratto. Tutto questo deve pervenirci e tutti questi documenti devono essere da noi controllati per verificarne l'accuratezza. La relazione è ovviamente la parte che richiede più tempo, perché contiene il maggior numero di informazioni.
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Karim Soudani: Il rapporto di audit può essere paragonato all'elettrocardiogramma di un paziente: Riflette esattamente ciò che viene prodotto nella rispettiva azienda e come viene prodotto. Di conseguenza, il rapporto è molto dettagliato. Controlliamo in anticipo se la durata dell'audit è conforme ai requisiti, se i dati di base sono corretti e se le misure sono state chiuse, prima di trasmetterlo alla revisione tecnica. Si tratta quindi di un metodo di controllo duplice. Quando tutto è stato elaborato da noi, inviamo i documenti al revisore tecnico, insieme a una lista di controllo che abbiamo compilato in anticipo.
Manuela Seel: Esattamente, poi li archiviamo nella cosiddetta "Elze". Si tratta di una sorta di cartella elettronica del nostro sistema. In essa registriamo esattamente chi ha elaborato cosa, quali documenti sono disponibili e dove ci sono state richieste. In questo modo, è possibile tracciare con precisione chi ha fatto cosa e quando, e quando i documenti sono stati ricevuti o seguiti. La cartella elettronica può essere visualizzata solo dai dipendenti che hanno accesso all'archivio digitale.
Marina Schwabauer: Il revisore tecnico verifica poi se tutte le misure sono state chiuse e se tutte le prove sono disponibili. Naturalmente lo abbiamo già fatto, ma è una questione di doppio controllo. La revisione tecnica va molto più a fondo del nostro audit e, inoltre, tutto viene esaminato per verificarne la correttezza. In media ci vogliono dalle 5 alle 8 ore.
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Manuela Seel: Se durante la revisione tecnica sorgono domande, il revisore tecnico scrive direttamente all'auditor. Non appena riceve la risposta, invia all'auditor l'informazione che la procedura può essere ripresa. Anche questo può essere monitorato nel sistema.
Marina Schwabauer: La decisione sulla certificazione viene presa dopo la revisione tecnica. Non appena tutto è in ordine e tutte le domande sono state chiarite, torniamo in gioco - noi qui in background, nella commissione di certificazione. È a questo punto che la cosa si fa eccitante *risate*, perché poi creiamo i certificati e il rapporto, ne verifichiamo la correttezza e carichiamo tutti i documenti nei portali. A quel punto anche il cliente può entrare e dare un'occhiata a tutto.
"Quali sono le sfide più grandi nell'ufficio di certificazione?".
Marina Schwabauer: Ogni caso è sempre diverso e non esistono due aziende uguali. In generale, un problema comune è che non riceviamo i documenti in modo tempestivo. Che cosa significhi tempestivo dipende dallo standard specifico: per le certificazioni BRCGS, la scadenza è di 28 giorni dopo l'audit. Ciò significa che dopo 28 giorni l'azienda ha chiuso tutte le discrepanze e le invia all'auditor, che a sua volta le trasmette a noi. Come regola generale, meno domande e richieste di documenti dobbiamo affrontare, più velocemente possiamo consegnare il rapporto ai nostri clienti.
Il problema più frequente che dobbiamo affrontare nella commissione di certificazione è quando l'auditor non ci invia i documenti in tempo. A quel punto chiamiamo e vediamo qual è il problema. A volte, ad esempio, la persona è malata e non riesce ad alzarsi dal letto per scrivere il rapporto, oppure è all'estero e viaggia molto. A volte la connessione a Internet non funziona, per cui il rapporto non può essere caricato. Tutti sanno che i revisori sono spesso in viaggio. Ci sono quindi motivi personali e di lavoro.
Se tutti i documenti sono disponibili, metà del lavoro è già stato fatto. Poi tocca a noi elaborarli. Abbiamo un limite di tempo per cui tutti i documenti devono essere elaborati entro due giorni e poi vengono inviati alla revisione tecnica. Per la revisione tecnica sono previste due settimane. Naturalmente noi del DQS cerchiamo di fare più in fretta, idealmente in una settimana, ma può capitare che motivi di lavoro o personali influenzino i tempi di elaborazione.
Manuela Seel: Questo ci porta direttamente alla seconda grande sfida della certificazione: le scadenze. In particolare con IFS Food 7, il caricamento tempestivo dei documenti è una questione molto critica, sia per gli auditor che per i nostri clienti e gli auditor tecnici. Ciò è dovuto al fatto che il carico di lavoro è aumentato notevolmente con la revisione dello standard. Le domande aggiuntive richiedono molto tempo agli auditor e anche i clienti trovano difficoltà. IFS se n'è già accorta e sta quindi lavorando alla versione 8 di IFS Food, ma naturalmente dobbiamo ancora rispettare le scadenze.
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Marina Schwabauer: È esattamente così. Il mio lavoro e quello dei miei colleghi consiste nel rispettare le scadenze dei rispettivi standard e nel fare tutto in tempo. Questo implica entrare in contatto con i revisori e i revisori tecnici e ascoltarli. E poi cerchiamo di gestire il tutto in modo che tutto venga fatto in tempo.
Si ringraziano Manuela Seel, Marina Schwabauer e Karim Soudani per l'intervista.
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Autore
Constanze Illner
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