심사와 완성된 인증서 사이에 실제로 어떤 일이 일어나는지 궁금한 적이 있습니까? 프로세스는 어떻게 작동하며 무엇을 수행하며 누가 관련되어 있습니까? DQS의 블랙박스인 인증 게시판에 대해 함께 살펴보겠습니다.
심사와 완성된 인증서 사이에 실제로 무슨 일이 일어나는지 아는 사람은 극소수에 불과합니다. 따라서 조사할 시간입니다! 그리고 우리 직원보다 누가 이 질문에 더 잘 대답할 수 있습니까? DQS 인증 위원회의 오랜 직원이자 소중한 직원인 Marina Schwabauer, Karim Soudani 및 Manuela Seel은 매일 심사에서 인증서로의 전환을 동반합니다. 그들은 우리에게 인증 기관에서 실제로 일어나는 일과 그 일에 어떤 어려움이 따르는지에 대한 통찰력을 제공합니다.
"감사합니다. 심사가 완료되었습니다. 다음에는 어떻게 되나요?"
Marina Schwabauer: 그러면 심사관이 우리에게 여러 문서를 보냅니다. 심사 보고서 외에도 심사원으로부터 손으로 쓴 메모도 받습니다. 심사 일정; 고객이 서명한 초안 인증서; 승인된 계산; 회사에서 발견된 모든 편차; 참가자 목록; 고객 및 계약의 데이터. 이 모든 것이 당사에 접수되어야 하며 이 모든 문서의 정확성을 확인해야 합니다. 물론 보고서는 가장 많은 정보를 포함하고 있기 때문에 가장 시간이 많이 걸리는 부분입니다.
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Karim Soudani:심사 보고서는 환자의 심전도와 비교할 수 있습니다. 각 회사에서 생산된 내용과 생산 방식을 정확히 반영합니다. 따라서 보고서는 매우 상세합니다. 기술 검토에 전달되기 전에 심사 기간이 요구 사항을 준수하는지, 기본 데이터가 올바른지, 조치가 종료되었는지 여부를 사전에 확인합니다. 따라서 이중 제어 방식입니다. 모든 처리가 완료되면 사전에 작성한 체크리스트와 함께 문서를 기술 검토자에게 보냅니다.
Manuela Seel: 맞습니다. 그런 다음 소위 "Elze"에 보관합니다. 이것은 우리 시스템의 일종의 전자 폴더입니다. 여기에는 누가 무엇을 처리했는지, 어떤 문서가 사용 가능하며 쿼리가 있었던 위치가 정확히 기록됩니다. 이러한 방식으로 누가 언제 무엇을 했는지, 언제 문서를 받았거나 후속 조치를 취했는지 매우 정확하게 추적할 수 있습니다. 전자 폴더는 디지털 아카이브에 액세스할 수 있는 직원만 볼 수 있습니다.
Marina Schwabauer: 기술 검토자는 모든 조치가 종료되었고 모든 증거가 사용 가능한지 확인합니다. 물론 우리는 이미 그렇게 했지만 이중 통제의 문제입니다. 기술 검토는 심사보다 훨씬 더 깊이 들어가며 모든 것이 정확성에 대해서도 검사됩니다. 평균 5~8시간 소요됩니다.
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Manuela Seel: 기술 검토 중 질문이 발생하면 기술 검토자가 심사원에게 직접 편지를 보냅니다. 답변을 받는 즉시 심사원에게 절차를 재개할 수 있다는 정보를 보냅니다. 이것은 또한 시스템에서 추적할 수 있습니다.
Marina Schwabauer: 기술심사를 거쳐 인증여부를 결정합니다. 모든 것이 정리되고 모든 질문이 명확해지면 우리는 다시 일을 시작합니다. 우리는 여기 배경, 인증 게시판에 있습니다. 그때가 재미있어집니다 *웃음*. 그러면 우리가 인증서와 보고서를 만들고 정확성을 확인하고 포털에 모든 문서를 업로드하기 때문입니다. 그러면 고객도 들어가서 모든 것을 볼 수 있습니다.
"인증 사무소의 가장 큰 어려움은 무엇입니까?"
Marina Schwabauer: 모든 경우는 항상 다르며 같은 회사는 없습니다. 일반적으로 일반적인 문제는 적시에 문서를 받지 못한다는 것입니다. 시기적절한 의미는 특정 표준에 따라 다릅니다. BRCGS 인증의 경우 마감일은 심사 후 28일입니다. 즉, 28일 후에 회사가 모든 불일치를 닫고 심사자에게 보내고 심사자는 차례로 우리에게 전달합니다. 일반적으로 처리해야 하는 문서에 대한 쿼리와 요청이 적을수록 고객에게 보고서를 더 빨리 전달할 수 있습니다.
인증 위원회에서 처리해야 하는 가장 빈번한 문제는 심사관이 문서를 제때에 보내지 못하는 경우입니다. 그런 다음 전화를 걸어 문제가 무엇인지 확인합니다. 예를 들어, 때때로 그 사람이 아파서 보고서를 작성하기 위해 침대에서 일어나지 못하거나 해외에 많이 가서 여행을 하는 경우가 있습니다. 때때로 인터넷 연결이 제대로 작동하지 않아 보고서를 업로드할 수 없는 경우가 있습니다. 모두가 알고 있습니다. 심사관은 많은 일을 하고 있습니다. 따라서 개인 및 업무 관련 이유가 있습니다.
모든 문서를 사용할 수 있으면 작업의 절반이 이미 완료된 것입니다. 그런 다음 처리할 차례입니다. 모든 문서를 2일 이내에 처리해야 하는 시간 제한이 있으며 문서는 기술 검토로 보내집니다. 기술 검토에는 2주가 할당됩니다. 물론 DQS에서는 일주일 정도 더 빠르게 처리하기 위해 노력하지만, 물론 업무 관련 또는 개인적인 이유로 처리 시간에 영향을 미칠 수 있습니다.
Manuela Seel: 이것은 또한 인증 위원회의 두 번째 주요 과제인 마감일에 직접적으로 연결됩니다. 특히 IFS Food 7에서는 문서를 적시에 업로드하는 것이 심사완, 고객 및 기술 심사완 모두에게 매우 중요한 문제입니다. 이는 표준 개정으로 작업량이 크게 증가했기 때문입니다. 추가 쿼리는 심사자에게 매우 많은 시간이 소요되며 고객도 어렵습니다. IFS는 이미 이것을 알아차렸고 따라서 이미 IFS Food Version 8을 작업하고 있지만 물론 우리는 여전히 마감일을 맞춰야 합니다.
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Marina Schwabauer: 그것이 바로 그 방법입니다. 나와 내 동료의 일은 각 표준의 일정을 지키고 모든 것을 정시에 완료하는 것입니다. 여기에는 심사원 및 기술 검토자와 연락하고 그들의 의견을 경청하는 것이 포함됩니다. 그런 다음 모든 것이 제 시간에 완료될 수 있도록 관리하려고 합니다.
인터뷰에 응해주신 Manuela Seel, Marina Schwabauer, Karim Soudani에게 감사드립니다.
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저자
콘스탄체 일너
Constanze Illner/콘스탄체 일너(그녀)는 지속 가능성 및 식품 안전 분야의 연구 및 커뮤니케이션 책임자입니다. 이 직책에서 그녀는 이 맥락에서 모든 중요한 발전을 주시하고 월간 뉴스레터를 통해 고객에게 알립니다. 그녀는 또한 연례 Sustainability Heroes 컨퍼런스를 사회합니다.
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