Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe réellement entre l'audit et la délivrance du certificat ? Comment le processus fonctionne-t-il, que fait-on et qui est impliqué ? Jetons ensemble un coup d'œil dans les coulisses - dans la boîte noire de DQS : le comité de certification.
Peu de gens savent ce qui se passe réellement entre l'audit et le certificat final. Il est donc temps d'enquêter ! Et qui de mieux pour répondre à cette question que nos collaborateurs. Marina Schwabauer, Karim Soudani et Manuela Seel, tous collaborateurs de longue date et appréciés de l'organisme de certification DQS, accompagnent au quotidien la transformation des audits en certificats. Ils nous donnent un aperçu de ce qui se passe réellement au sein de l'organisme de certification et des défis que cela implique.
"Alors dites-moi, l'audit est terminé. Que se passe-t-il ensuite ?"
Marina Schwabauer: Ensuite, l'auditeur nous envoie un certain nombre de documents. En plus du rapport d'audit, nous recevons par exemple des notes manuscrites de l'auditeur, le calendrier de l'audit, le projet de certificat signé par le client, le calcul approuvé, les écarts constatés dans l'entreprise, la liste des participants, les données du client et le contrat. Tous ces documents doivent nous parvenir et nous devons en vérifier l'exactitude. Le rapport est bien sûr la partie qui prend le plus de temps, car c'est celle qui contient le plus d'informations.
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Karim Soudani: Le rapport d'audit peut être comparé à l'électrocardiogramme d'un patient : Il reflète exactement ce qui est produit dans l'entreprise concernée, et comment cela est produit. Par conséquent, le rapport est très détaillé. Nous vérifions au préalable si la durée de l'audit est conforme aux exigences, si les données de base sont correctes et si les mesures ont été clôturées, avant de le transmettre à l'examen technique. Il s'agit donc d'une méthode de double contrôle. Lorsque tout a été traité par nos soins, nous envoyons les documents au réviseur technique, accompagnés d'une liste de contrôle que nous avons remplie au préalable.
Manuela Seel: Exactement, nous archivons ensuite le tout dans ce que l'on appelle "Elze". Il s'agit d'une sorte de dossier électronique dans notre système. Nous y enregistrons exactement qui a traité quoi, quels documents sont disponibles et où il y a eu des questions. De cette manière, il est possible de savoir très précisément qui a fait quoi et quand, et quand les documents ont été reçus ou suivis. Le dossier électronique ne peut être consulté que par les employés qui ont accès aux archives numériques.
Marina Schwabauer: Le réviseur technique vérifie ensuite si toutes les mesures ont été clôturées et si toutes les preuves sont disponibles. Bien sûr, nous l'avons déjà fait, mais il s'agit d'un double contrôle. L'examen technique va beaucoup plus loin que notre audit et, en outre, tout est examiné pour en vérifier l'exactitude. Cela prend 5 à 8 heures en moyenne.
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Manuela Seel: Si des questions surgissent au cours de l'examen technique, le réviseur technique écrit directement à l'auditeur. Dès que la réponse est reçue, nous envoyons à l'auditeur l'information selon laquelle la procédure peut être reprise. Cela peut également être suivi dans le système.
Marina Schwabauer: La décision de certification est prise après la revue technique. Dès que tout est en ordre et que toutes les questions sont clarifiées, nous rentrons en jeu - nous, ici, en arrière-plan, dans le conseil de certification. C'est là que ça devient passionnant *rires* - parce qu'alors nous créons les certificats et le rapport, nous en vérifions l'exactitude et nous téléchargeons tous les documents sur les portails. Ensuite, le client peut aussi y aller et tout regarder.
"Quels sont les plus grands défis dans l'office de certification ?"
Marina Schwabauer: Chaque cas est toujours différent et aucune entreprise ne se ressemble. En général, un problème commun est que nous ne recevons pas les documents en temps voulu. Ce que signifie "en temps voulu" dépend de la norme particulière : pour les certifications BRCGS, le délai est de 28 jours après l'audit. Cela signifie qu'au bout de 28 jours, l'entreprise a clos tous les écarts, les envoie à l'auditeur, qui nous les transmet à son tour. En règle générale, moins nous avons de questions et de demandes de documents à traiter, plus vite nous pouvons remettre le rapport à nos clients.
Le problème le plus fréquent auquel nous sommes confrontés au sein du conseil de certification est que l'auditeur ne nous envoie pas les documents à temps. Nous téléphonons alors pour voir quel est le problème. Parfois, par exemple, la personne est malade et ne peut se lever de son lit pour rédiger le rapport, ou bien elle est à l'étranger et voyage beaucoup. Il arrive alors que la connexion Internet ne joue pas le jeu, et c'est pourquoi le rapport ne peut pas être téléchargé. Tout le monde le sait, les auditeurs sont souvent sur la route. Il y a donc des raisons personnelles et des raisons liées au travail.
Si tous les documents sont disponibles, la moitié du travail est déjà faite. Ensuite, c'est à nous de les traiter. Nous avons un délai : tous les documents doivent être traités dans les deux jours, puis les documents sont envoyés à l'examen technique. Deux semaines sont allouées pour l'examen technique. Bien sûr, à la DQS, nous essayons de le faire plus rapidement, idéalement en une semaine, mais il peut arriver que des raisons professionnelles ou personnelles influencent le temps de traitement.
Manuela Seel: Cela nous amène aussi directement au deuxième défi majeur du conseil de certification : les délais. Dans le cas de l'IFS Food 7 en particulier, le téléchargement des documents dans les délais est une question très importante, tant pour les auditeurs que pour nos clients et les auditeurs techniques. Cela est dû au fait que la charge de travail a considérablement augmenté avec la révision du référentiel. Les questions supplémentaires prennent beaucoup de temps aux auditeurs, et les clients ont également des difficultés. L'IFS l'a déjà remarqué et travaille donc déjà sur l'IFS Food Version 8, mais nous devons bien sûr respecter les délais.
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Marina Schwabauer: C'est exactement comme ça. Mon travail et celui de mes collègues consiste à respecter le calendrier des normes respectives et à tout faire à temps. Cela implique d'entrer en contact avec les auditeurs et les réviseurs techniques et de les écouter. Ensuite, nous essayons de gérer le tout de manière à ce que tout soit fait à temps.
Merci à Manuela Seel, Marina Schwabauer et Karim Soudani pour l'interview.
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Auteur
Constanze Illner
Constanze Illner (elle/il) est responsable de la recherche et de la communication dans le domaine de la durabilité et de la sécurité alimentaire. À ce titre, elle suit tous les développements importants dans ce contexte et informe notre clientèle dans une newsletter mensuelle. Elle anime également la conférence annuelle Sustainability Heroes.
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