Задумывались ли вы когда-нибудь, что на самом деле происходит в промежутке между аудитом и получением готового сертификата? Как происходит процесс, что делается и кто в нем участвует? Давайте вместе заглянем за кулисы - в "черный ящик" DQS: сертификационный совет.
Лишь очень немногие знают, что на самом деле происходит между аудитом и готовым сертификатом. Поэтому пришло время провести расследование! И кто может ответить на этот вопрос лучше, чем наши сотрудники. Марина Швабауэр, Карим Соудани и Мануэла Зеель, все они давние и уважаемые сотрудники сертификационного совета DQS, ежедневно сопровождают процесс преобразования аудитов в сертификаты. Они дают нам представление о том, что на самом деле происходит в органе по сертификации и с какими трудностями приходится сталкиваться в работе.
"Итак, скажите мне, аудит завершен. Что происходит дальше?"
Марина Швабауэр: Затем аудитор присылает нам ряд документов. Помимо отчета об аудите, мы получаем, например, рукописные заметки аудитора; график проведения аудита; проект сертификата, подписанный заказчиком; утвержденный расчет; все отклонения, которые были обнаружены в компании; список участников; данные от заказчика и договор. Все это должно быть получено нами, и все эти документы должны быть проверены нами на достоверность. Отчет - это, конечно, самая трудоемкая часть, потому что в нем содержится больше всего информации.
Loading...
Карим Судани: Отчет об аудите можно сравнить с электрокардиограммой пациента: Он отражает, что именно и как производится в соответствующей компании. Соответственно, отчет очень подробный. Мы заранее проверяем, соответствует ли продолжительность аудита требованиям, верны ли основные данные и закрыты ли мероприятия, прежде чем направить его на техническую экспертизу. Таким образом, это двойной метод контроля. Когда все обработано нами, мы отправляем документы техническому эксперту вместе с контрольным списком, который мы заполнили заранее.
Мануэла Сил: Именно так, затем мы архивируем их в так называемой "Elze". Это своего рода электронная папка в нашей системе. В ней мы фиксируем, кто и что обработал, какие документы имеются в наличии и где были запросы. Таким образом, можно очень точно отследить, кто и когда что сделал, а также когда документы были получены или по ним были приняты меры. Электронную папку могут просматривать только те сотрудники, у которых есть доступ к цифровому архиву.
Марина Швабауэр: Затем технический эксперт проверяет, все ли меры были приняты и все ли доказательства имеются в наличии. Конечно, мы это уже сделали, но это вопрос двойного контроля. Технический обзор намного глубже, чем наш аудит, и, кроме того, все проверяется на правильность. В среднем это занимает от 5 до 8 часов.
Loading...
Мануэла Сил: Если в ходе технической проверки возникают вопросы, технический рецензент пишет непосредственно аудитору. Как только ответ получен, мы отправляем аудитору информацию о том, что процедура может быть возобновлена. Это также можно отследить в системе.
Марина Швабауэр: Решение о сертификации принимается после технической экспертизы. Как только все в порядке и все вопросы выяснены, мы возвращаемся в игру - мы здесь, на заднем плане, в сертификационном совете. Именно тогда все становится интересным *смеется* - потому что затем мы создаем сертификаты и отчет, проверяем их на правильность и загружаем все документы на порталы. Тогда клиент тоже может зайти и посмотреть на все.
"Каковы самые большие трудности в работе отдела сертификации?"
Марина Швабауэр: Каждый случай всегда индивидуален, и нет двух одинаковых компаний. Как правило, общая проблема заключается в том, что мы не получаем документы своевременно. Что значит своевременно, зависит от конкретного стандарта: для сертификации BRCGS крайний срок - 28 дней после аудита. Это означает, что по истечении 28 дней компания закрывает все несоответствия, отправляет их аудитору, который, в свою очередь, пересылает их нам. Как правило, чем меньше запросов и просьб о предоставлении документов нам приходится иметь дело, тем быстрее мы можем предоставить отчет нашим клиентам.
Самая частая проблема, с которой нам приходится сталкиваться в сертификационной комиссии, - это когда аудитор не присылает нам документы вовремя. Тогда мы звоним и выясняем, в чем проблема. Иногда, например, человек болен и не может встать с постели, чтобы написать отчет, или он находится за границей и много путешествует. Тогда иногда интернет-подключение не работает, и поэтому отчет не может быть загружен. Всем известно, что аудиторы часто находятся в разъездах. Поэтому есть личные и рабочие причины.
Если все документы доступны, то половина работы уже сделана. Затем наступает наша очередь их обрабатывать. У нас есть ограничение по времени: все документы должны быть обработаны в течение двух дней, после чего документы отправляются на техническую экспертизу. На техническую экспертизу отводится две недели. Конечно, мы в DQS стараемся сделать это быстрее, в идеале - около недели, но, конечно, бывает, что на время обработки влияют рабочие или личные причины.
Мануэла Сил: Это также подводит нас непосредственно ко второй основной проблеме в работе сертификационного совета: срокам. В частности, в IFS Food 7 своевременная загрузка документов является очень важным вопросом, как для аудиторов, так и для наших клиентов и технических аудиторов. Это связано с тем, что с пересмотром стандарта объем работы значительно увеличился. Дополнительные запросы отнимают много времени у аудиторов, и клиенты также испытывают трудности. IFS уже заметила это и поэтому уже работает над IFS Food Version 8, но, конечно, мы все еще должны уложиться в сроки.
Loading...
Марина Швабауэр: Именно так и есть. Моя работа и работа моих коллег заключается в том, чтобы придерживаться сроков соответствующих стандартов и делать все вовремя. Для этого нужно связаться с аудиторами и техническими рецензентами и выслушать их. А затем мы стараемся управлять этим процессом, чтобы все было сделано вовремя.
Большое спасибо Мануэле Зеель, Марине Швабауэр и Кариму Судани за интервью.
Рассылка DQS
Оставайтесь в курсе событий и подпишитесь на нашу рассылку!
Автор
Констанце Иллнер
Констанце Иллнер (она/он) является сотрудником по исследованиям и коммуникациям в области устойчивого развития и безопасности пищевых продуктов. На этой должности она следит за всеми важными событиями в этом контексте и информирует наших клиентов в ежемесячном информационном бюллетене. Она также является модератором ежегодной конференции Sustainability Heroes.
Loading...