آیا تا به حال به این فکر کرده اید که در فاصله زمانی بین ممیزی و گواهی نهایی چه اتفاقی می افتد؟ فرآیند چگونه کار می کند، چه کاری انجام می شود و چه کسانی درگیر هستند؟ بیایید با هم نگاهی به پشت صحنه بیاندازیم - به جعبه سیاه DQS: هیئت گواهینامه.
فقط تعداد کمی از مردم می دانند که بین ممیزی و گواهی نهایی چه اتفاقی می افتد. بنابراین زمان بررسی است! و چه کسی بهتر از کارمندان ما به این سوال پاسخ می دهد. مارینا شوابائر، کریم سودانی و مانوئلا سیل که همگی از کارمندان قدیمی و ارزشمند هیئت گواهینامه DQS هستند، تبدیل ممیزی ها به گواهینامه ها را به صورت روزانه همراهی می کنند. آنها به ما بینشی در مورد آنچه واقعاً در سازمان صدور گواهینامه اتفاق می‌افتد و چالش‌هایی که با این کار پیش می‌آیند به ما می‌دهند.
"حالا به من بگو، ممیزی تکمیل شد. بعد چه اتفاقی می افتد؟"
مارینا شوابائر: سپس ممیز تعدادی سند را برای ما ارسال می کند. علاوه بر گزارش حسابرسی، به عنوان مثال، یادداشت های دست نویس از ممیز نیز دریافت می کنیم. برنامه ممیزی؛ پیش نویس گواهی امضا شده توسط مشتری؛ محاسبه تایید شده؛ هر گونه انحراف که در شرکت پیدا شد؛ لیست شرکت کنندگان؛ داده های مشتری و قرارداد همه اینها باید توسط ما دریافت شود و تمام این اسناد باید از نظر صحت توسط ما بررسی شود. گزارش البته وقت گیرترین بخش است، زیرا حاوی بیشترین اطلاعات است.
Loading...
کریم سودانی: گزارش ممیزی را می توان با نوار قلب بیمار مقایسه کرد: این گزارش دقیقاً نشان می دهد که چه چیزی در شرکت مربوطه تولید می شود و چگونه تولید می شود. بر این اساس، گزارش بسیار مفصل است. قبل از ارسال به بازبینی فنی، از قبل بررسی می‌کنیم که آیا مدت زمان ممیزی با الزامات مطابقت دارد یا خیر، داده‌های اصلی صحیح هستند و اقدامات بسته شده‌اند. بنابراین یک روش کنترل دوگانه است. وقتی همه چیز توسط ما پردازش شد، مدارک را به همراه چک لیستی که از قبل پر کرده ایم به بازرس فنی ارسال می کنیم.
مانوئلا سیل: دقیقاً، ما آن را در به اصطلاح "الزه" بایگانی می کنیم. این یک نوع پوشه الکترونیکی در سیستم ما است. در آن، ما دقیقاً ثبت می کنیم که چه کسی چه چیزی را پردازش کرده است، کدام اسناد در دسترس است و کجا سؤالاتی وجود داشته است. به این ترتیب می توان با دقت بسیار دقیقی ردیابی کرد که چه کسانی چه کاری و در چه زمانی انجام داده اند و چه زمانی مدارک دریافت یا پیگیری شده است. پوشه الکترونیکی فقط برای کارمندانی قابل مشاهده است که به آرشیو دیجیتال دسترسی دارند.
مارینا شوابائر: بازبین فنی پس از آن نگاه می کند تا ببیند آیا تمام اقدامات بسته شده اند و همه شواهد موجود است یا خیر. البته ما قبلاً این کار را انجام داده ایم، اما بحث کنترل دوگانه است. بررسی فنی بسیار عمیق تر از ممیزی ما است و علاوه بر این، همه چیز از نظر صحت نیز بررسی می شود. به طور متوسط 5 تا 8 ساعت طول می کشد.
Loading...
مانوئلا سیل: اگر در حین بررسی فنی سؤالاتی مطرح شود، بازرس فنی مستقیماً به ممیز نامه می نویسد. به محض دریافت پاسخ، اطلاعاتی مبنی بر از سرگیری روش کار را برای ممیز ارسال می کنیم. این را نیز می توان در سیستم ردیابی کرد.
مارینا شوابائر: تصمیم گیری برای صدور گواهینامه پس از بررسی فنی گرفته می شود. به محض اینکه همه چیز مرتب شد و همه سؤالات روشن شد، ما دوباره وارد بازی می شویم - ما اینجا در پس زمینه، در هیئت گواهینامه. آن وقت است که *خنده*های هیجان انگیز می شود - زیرا پس از آن گواهی ها و گزارش را ایجاد می کنیم، صحت آن را بررسی می کنیم و تمام اسناد را در پورتال ها آپلود می کنیم. سپس مشتری نیز می تواند وارد شود و همه چیز را ببیند.
"بزرگترین چالش ها در دفتر صدور گواهینامه چیست؟"
مارینا شوابائر: هر موردی همیشه متفاوت است و هیچ دو شرکتی شبیه هم نیستند. به طور کلی، یک مسئله رایج این است که ما اسناد را به موقع دریافت نمی کنیم. معنای به موقع بستگی به استاندارد خاص دارد: برای گواهینامه های BRCGS، مهلت 28 روز پس از ممیزی است. یعنی شرکت پس از 28 روز تمام مغایرت ها را بسته، آنها را برای ممیز ارسال می کند و او نیز به نوبه خود آنها را برای ما ارسال می کند. به عنوان یک قاعده کلی، هر چه تعداد پرس و جوها و درخواست های کمتری برای اسناد و مدارک با آنها سر و کار داشته باشیم، سریعتر می توانیم گزارش را به مشتریان خود تحویل دهیم.
متداول‌ترین مشکلی که در هیئت گواهینامه با آن روبرو هستیم، زمانی است که ممیز اسناد را به موقع برای ما ارسال نمی‌کند. بعد زنگ میزنیم ببینیم مشکل چیه مثلاً گاهی اوقات فرد بیمار است و نمی تواند برای نوشتن گزارش از رختخواب بلند شود یا در خارج از کشور است و زیاد مسافرت می کند. این زمانی است که گاهی اوقات اتصال به اینترنت پخش نمی شود، به همین دلیل است که گزارش نمی تواند بارگذاری شود. همه می دانند، ممیزان زیاد در راه هستند. بنابراین دلایل شخصی و کاری وجود دارد.
اگر تمام اسناد موجود باشد، نیمی از کار از قبل انجام شده است. سپس نوبت ماست که آنها را پردازش کنیم. ما محدودیت زمانی داریم که تمام مدارک باید ظرف دو روز رسیدگی شود و سپس مدارک برای بررسی فنی ارسال شود. دو هفته برای بررسی فنی در نظر گرفته شده است. البته، ما در DQS سعی می کنیم آن را سریعتر انجام دهیم، در حالت ایده آل حدود یک هفته، اما البته ممکن است این اتفاق بیفتد که دلایل مربوط به کار یا شخصی بر زمان پردازش تأثیر بگذارد.
Manuela Seel: این ما را مستقیماً به دومین چالش اصلی در هیئت صدور گواهینامه می رساند: ضرب الاجل ها. به خصوص در مورد IFS Food 7، آپلود به موقع اسناد یک موضوع بسیار مهم است، هم برای ممیزان و هم برای مشتریان ما و ممیزان فنی. این امر به این دلیل است که با بازنگری استاندارد، حجم کار به میزان قابل توجهی افزایش یافته است. پرس و جوهای اضافی برای ممیزان بسیار وقت گیر است و مشتریان نیز آن را دشوار می دانند. IFS قبلاً متوجه این موضوع شده است و بنابراین در حال حاضر روی IFS Food نسخه 8 کار می کند، اما البته هنوز باید ضرب الاجل ها را رعایت کنیم.
Loading...
مارینا شوابائر: دقیقاً همین طور است. وظیفه من و همکارانم رعایت جدول زمانی استانداردهای مربوطه و انجام همه کارها به موقع است. این شامل تماس با ممیزان و بازبینان فنی و گوش دادن به آنها است. و سپس سعی می کنیم آن را مدیریت کنیم تا همه چیز به موقع انجام شود.
Many thanks to Manuela Seel, Marina Schwabauer and Karim Soudani for the interview.
DQS خبرنامه
مطلع باشید و در خبرنامه ما مشترک شوید!
نویسنده
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
Loading...