Jeste li se ikada zapitali što se zapravo događa u vremenu između audita i gotovog certifikata? Kako izgleda proces, što se radi i tko je uključen? Pogledajmo zajedno iza kulisa - u crnu kutiju DQS-a: certifikacijski odbor.
Malo ljudi zna što se zapravo događa između audita i gotovog certifikata. Stoga je vrijeme za istraživanje! A tko bi bolje odgovorio na to pitanje od naših zaposlenika. Marina Schwabauer, Karim Soudani i Manuela Seel, dugogodišnji i cijenjeni zaposlenici certifikacijskog odbora DQS-a, svakodnevno prate transformaciju audita u certifikate. Daju nam uvid u što se zapravo događa u certifikacijskom tijelu i koji izazovi prate taj posao.
"Audit je završen. Recite nam što sada slijedi."
Marina Schwabauer: Sada nam auditor dostavlja niz dokumenata. Uz izvještaj o auditu dobivamo, na primjer, rukom pisane bilješke auditora; plan audita; nacrt certifikata koji je potpisao i klijent; odobreni izračun broja dana audita; popis svih odstupanja koja su zabilježena u organizaciji; popis sudionika; podatke o klijentu i ugovoru. Moramo zaprimiti sve te dokumente i provjeriti ih. Za izvještaj naravno treba najviše vremena jer sadrži najviše informacija.
Loading...
Karim Soudani: Izvještaj o auditu može se usporediti s elektrokardiogramom pacijenta: pokazuje točno što i kako se proizvodi u određenoj organizaciji. Zato je izvještaj vrlo detaljan. Unaprijed provjeravamo odgovara li trajanje audita zahtjevima, jesu li osnovni podaci točni i mjere zatvorene, prije nego ga proslijedimo na tehnički pregled. To je dakle dvostruka kontrola. Nakon što smo mi sve obradili, dokumente šaljemo na tehnički pregled, zajedno s unaprijed ispunjenom kontrolnom listom.
Manuela Seel: Tako je. Nakon toga sve arhiviramo u tzv. "Elze". To je svojevrsna elektronička mapa u našem sustavu. Tu bilježimo točno tko je što obradio, koji su dokumenti dostupni i gdje je bilo upita. Na taj je način moguće precizno pratiti tko je što napravio i kada, i kada su dokumenti zaprimljeni ili naknadno dostavljeni. Elektroničku mapu mogu vidjeti samo zaposlenici s pristupom digitalnom arhivu.
Marina Schwabauer: Tehnički ocjenitelj onda provjerava jesu li sve mjere zatvorene i svi dokazi dostupni. To smo naravno i mi napravili, ali radi se o dvostrukoj kontroli. Tehnički pregled ide mnogo dublje od našeg audita i dodatno provjerava i ispravnost svega. To u prosjeku traje 5 do 8 sati.
Loading...
Manuela Seel: Ako se za vrijeme tehničkog pregleda pojave pitanja, tehnički ocjenitelj piše izravno auditoru. Čim zaprimimo odgovor, mi auditora obavještavamo da se postupak može nastaviti. To se može pratiti i u sustavu.
Marina Schwabauer: Odluka o certifikaciji se donosi nakon tehničkog pregleda. Čim je sve potvrđeno i sva su pitanja razjašnjenja, opet smo mi na redu - mi ovdje u pozadini, u certifikacijskom odboru. Sada postaje uzbudljivo *smije se* - jer sada pripremamo certifikate i izvještaj, provjeravamo ispravnost podataka i učitavamo sve na portale. Nakon toga i klijent može sam sve pogledati.
"Koji su najveći izazovi rada u certifikacijskom uredu?"
Marina Schwabauer: Svaki je slučaj uvijek drugačiji i nema dvije iste organizacije. Općenito je učestali problem pravovremena dostava dokumenata. Pravovremenost ovisi o pojedinačnim normama: za certifikacije prema BRCGS normama rok je 28 dana nakon audita. To znači da je nakon 28 dana organizacija zatvorila sve nedostatke, poslala dokaze auditoru, a on ih dostavio nama. U pravilu, što manje pitanja i zahtjeva imamo oko dokumenata, to brže možemo dostaviti izvještaj klijentu.
Najučestaliji problem s kojim se susrećemo u certifikacijskom odboru je kada nam auditor ne dostavi dokumente na vrijeme. Tada zovemo da vidimo gdje je problem. Ponekad je osoba, na primjer, bolesna i ne može ustati iz kreveta da napiše izvještaj, ili je u inozemstvu i puno putuje pa zbog problema s internetskom vezom ne može učitati izvještaj. Svi znamo da auditori puno putuju. Tako da postoje osobni i poslovni razlozi.
Ako su dostupni svi dokumenti, pola je posla već obavljeno. Na nama je onda da ih obradimo. Za to imamo vremensko ograničenje od dva dana, nakon čega se dokumenti šalju na tehnički pregled, za koji su predviđena dva tjedna. Mi u DQS-u se naravno trudimo napraviti to i brže, idealno u roku od tjedan dana, ali naravno može se dogoditi da poslovni li osobni razlozi utječu na vrijeme obrade.
Manuela Seel: To nas dovodi i do drugog velikog izazova u certifikacijskom odboru: rokova. Posebice za normu IFS Food 7, pravovremeno učitavanje dokumenata je kritična stvar, i za auditore i za naše klijente i za tehničke ocjenjivače. To je zato što se revizijom norme obujam posla značajno povećao. Dodatna pitanja auditorima oduzimaju jako puno vremena, a i klijentima su naporna. IFS je to već primijetio i zato već radi na izdanju IFS Food 8, ali mi naravno još uvijek moramo poštivati rokove.
Loading...
Marina Schwabauer: Da, to je točno tako. Moj posao i posao mojih kolega je da se pridržavamo rokova odgovarajućih normi i sve napravimo na vrijeme. To uključuje kontaktiranje i slušanje auditora i tehničkih ocjenjivača. A onda se trudimo svime upravljati da sve bude gotovo na vrijeme.
Hvala Manueli Seel, Marini Schwabauer i Karimu Soudaniju na razgovoru.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner
Loading...