Denetim ve sertifika arasındaki sürede gerçekte ne olduğunu hiç merak ettiniz mi? Süreç nasıl işliyor, neler yapılıyor ve kimler dahil oluyor? Gelin birlikte perde arkasına bir göz atalım - DQS'in kara kutusuna: Sertifika kuruluna.
Denetim ve yayınlanan sertifika arasında gerçekte ne olduğunu yalnızca çok az kişi bilir. Şimdi araştırma zamanı! Ve bu soruyu çalışanlarımızdan daha iyi kim yanıtlayabilir? DQS sertifikasyon kurulunun uzun süreli ve değerli çalışanları Marina Schwabauer, Karim Soudani ve Manuela Seel, her gün denetimlerin sertifikaya dönüşmesine eşlik ediyor. Belgelendirme kuruluşunda gerçekte neler olduğu ve işle ilgili hangi zorluklarla karşılaşıldığı konusunda bize bir fikir veriyorlar.
"Denetim tamamlandı. Peki sonra ne olacak?"
Marina Schwabauer: Ardından denetçi bize bir dizi döküman gönderir. Denetim raporuna ek olarak, örneğin denetçiden el yazısıyla yazılmış notlar da alırız, denetim programı, müşteri tarafından imzalanmış taslak sertifika, onaylanan denetim süresi hesaplaması, şirkette bulunan herhangi bir sapma, katılımcı listesi, müşteriden ve sözleşmeden gelen veriler. Bütün bunlar tarafımızca alınmalı ve tüm bu dökümanların doğruluğu tarafımızca kontrol edilmelidir. Rapor elbette en çok zaman alan kısımdır, çünkü en fazla bilgiyi içerir.
Loading...
Karim Soudani: Denetim raporu bir hastanın elektrokardiyogramıyla karşılaştırılabilir: İlgili şirkette tam olarak ne üretildiğini ve nasıl üretildiğini yansıtır. Buna göre, rapor çok ayrıntılıdır. Teknik incelemeye iletilmeden önce denetim süresinin gereksinimlere uygun olup olmadığını, temel verilerin doğru olup olmadığını ve uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığını önceden kontrol ederiz. Yani bu bir ikili kontrol yöntemidir. Her şey tarafımızca işlendiğinde dökümanları, önceden doldurduğumuz bir kontrol listesi ile birlikte teknik inceleme görevlisine gönderiyoruz.
Manuela Seel: Aynen, daha sonra bunu "Elze"de arşivliyoruz. Bu, sistemimizdeki bir tür elektronik klasördür. İçinde tam olarak kimin neyi işlediğini, hangi dökümanların mevcut olduğunu ve nerede sorular olduğunu kaydederiz. Bu sayede evrakların kim tarafından, ne zaman, nasıl teslim alındığı veya takip edildiği çok hassas bir şekilde takip edilebilmektedir. Elektronik klasör sadece dijital arşive erişimi olan çalışanlar tarafından görüntülenebilir.
Marina Schwabauer: Teknik gözden geçiren daha sonra tüm uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığına ve tüm kanıtların mevcut olup olmadığına bakar. Tabii ki, bunu zaten yaptık, ancak bu ikili kontrol meselesi. Teknik inceleme, denetimimizden çok daha derine iner ve ayrıca her şeyin doğruluğu da incelenir. Ortalama 5 ila 8 saat sürer.
Loading...
Manuela Seel: Teknik inceleme sırasında sorular ortaya çıkarsa, teknik incelemeyi yapan kişi doğrudan denetçiye yazar. Cevap alınır alınmaz denetçiye prosedürün devam ettirilebileceği bilgisini göndeririz. Bu da sistemden takip edilebilir.
Marina Schwabauer: Belgelendirme kararı teknik incelemeden sonra verilir. Her şey yoluna girer girmez ve tüm sorular netleştiğinde, oyuna geri dönüyoruz, biz burada arka planda, sertifikasyon kurulundayız. İşte o zaman heyecan başlıyor. *gülüyor* Çünkü daha sonra sertifikaları ve raporu oluşturuyoruz, doğruluğunu kontrol ediyoruz ve tüm belgeleri portallara yüklüyoruz. Daha sonra müşteri de içeri girip her şeye bakabiliyor.
"Sertifikasyon kurulundaki en büyük zorluklar nelerdir?"
Marina Schwabauer: Her durum her zaman farklıdır ve hiçbir iki şirket birbirine benzemez. Genel olarak ortak bir sorun, dökümanları zamanında alamamamızdır. 'Zamanında'nın ne anlama geldiği belirli standarda bağlıdır: BRCGS sertifikaları için son tarih denetimden 28 gün sonradır. Bu, 28 gün sonra şirketin tüm tutarsızlıkları kapattığı, bunları denetçiye gönderdiği ve o da bize ilettiği anlamına gelir. Genel bir kural olarak, ilgilenmemiz gereken dökümanlar için ne kadar az soru ve talep olursa, raporu müşterilerimize o kadar hızlı teslim edebiliriz.
Sertifikasyon kurulunda en sık karşılaştığımız sorun, denetçinin dökümanları bize zamanında göndermemesidir. Sonra arayıp sorunun ne olduğunu öğreniyoruz. Bazen, örneğin, kişi hastadır ve rapor yazmak için yataktan kalkamaz veya yurt dışındadır ve çok seyahat eder. Bu, bazen internet bağlantısının çalışmadığı zamandır, bu nedenle rapor yüklenemez. Herkes bilir, denetçiler hep yollardadır. Yani kişisel ve işle ilgili sebepler var.
Tüm dökümanlar mevcutsa, işin yarısı zaten yapılmıştır. O zaman onları işleme sırası bizde. Tüm dökümanların iki gün içinde işlenmesi gereken bir süre sınırımız var ve ardından dökümanlar teknik incelemeye gönderiliyor. Teknik inceleme için iki hafta süre verilir. Tabii ki, biz DQS'te daha hızlı, ideal olarak yaklaşık bir haftada bitirmeye çalışıyoruz, ancak elbette işle ilgili veya kişisel nedenlerin işlem süresini etkilemesi söz konusu.
Manuela Seel: Bu aynı zamanda bizi doğrudan sertifikasyon kurulundaki ikinci büyük zorluğa da getiriyor: son teslim tarihleri. Özellikle IFS Food 7 ile, dökümanların zamanında yüklenmesi hem denetçiler hem de müşterilerimiz ve teknik denetçiler için çok kritik bir konudur. Bunun nedeni, standardın revizyonu ile iş yükünün önemli ölçüde artmasıdır. Ek sorgular denetçiler için çok zaman alıcıdır ve müşteriler de bunu zor bulur. IFS bunu zaten fark etti ve bu nedenle şimdiden IFS Food Versiyon 8 üzerinde çalışıyor, ancak elbette hala son teslim tarihlerini karşılamamız gerekiyor.
Loading...
Marina Schwabauer: İşte böyle. Benim ve meslektaşlarımın işi, ilgili standartların zaman çizelgesine uymak ve her şeyi zamanında yapmaktır. Bu, denetçiler ve teknik gözden geçirenlerle temasa geçmeyi ve onları dinlemeyi içerir. Ve sonra her şeyin zamanında yapılması için süreci yönetmeye çalışıyoruz.
Röportaj için Manuela Seel, Marina Schwabauer ve Karim Soudani'ye teşekkürlerimizle.
DQS Haber Bülteni
Güncel haberler için bültene abone olun!
Yazar
Constanze Illner
Constanze Illner sürdürülebilirlik ve gıda güvenliği alanında Araştırma ve İletişim Sorumlusudur. Pozisyonu gereği, bu bağlamdaki tüm önemli gelişmeleri takip eder ve aylık bir bültenle bilgilendirme yapar. Ayrıca, her yıl gerçekleşen küresel Sustainability Heroes (Sürdürülebilirlik Kahramanları) konferansının moderatörlüğünü de üstlenmektedir.
Loading...