Da li ste se ikada zapitali šta se zapravo dešava u vremenu između audita i završenog certifikata? Kako funkcioniše proces, šta se radi i ko je uključen? Zavirimo zajedno iza kulisa - u crnu kutiju DQS-a: certifikacijski odbor.
Samo mali broj ljudi zna šta se zapravo dešava između audita i gotovog certifikata. Stoga je vrijeme za istragu! I ko će bolje odgovoriti na ovo pitanje od naših zaposlenih. Marina Schwabauer, Karim Soudani i Manuela Seel, svi oni dugogodišnji i cijenjeni zaposlenici DQS certifikacijskog odbora, svakodnevno prate transformaciju audita u certifikate. Oni nam daju uvid u to šta se zapravo dešava u certifikacijskom tijelu i koji izazovi dolaze sa poslom.
"Recite mi, audit je završen. Šta se dalje dešava?"
Marina Schwabauer: Zatim nam auditor šalje niz dokumenata. Pored audit izvještaja, također primamo, na primjer, rukom pisane bilješke od auditora; plan audita; nacrt certifikata potpisan od strane kupca; odobrenu kalkulaciju; sva odstupanja koja su uočena u kompaniji; spisak učesnika; podatke od kupca i ugovor. Sve ovo moramo primiti kod nas, a sva ta dokumenta moramo provjeriti za tačnost. Izvještaj je, naravno, dio koji oduzima najviše vremena, jer sadrži najviše informacija.
Loading...
Karim Soudani: Izveštaj audita se može uporediti sa pacijentovim elektrokardiogramom: on tačno odražava šta se proizvodi u odgovarajućoj kompaniji i kako se proizvodi. Shodno tome, izvještaj je vrlo detaljan. Unaprijed provjeravamo da li je trajanje audita u skladu sa zahtjevima, da li su osnovni podaci tačni i mjere zatvorene, prije nego što se proslijedi na tehnički pregled. Dakle, to je dvostruka metoda kontrole. Kada sve obradimo, šaljemo dokumente tehničkom recezentu, zajedno sa kontrolnom listom koju smo unaprijed popunili.
Manuela Seel: Tačno, to onda arhiviramo u tzv. "Elze". Ovo je vrsta elektronske fascikle u našem sistemu. U njemu tačno bilježimo ko je šta obradio, koji dokumenti su dostupni i gdje je bilo upita. Na ovaj način je moguće vrlo precizno pratiti ko je šta i kada uradio i kada su dokumenti primljeni ili praćeni. Elektronski folder mogu pregledati samo zaposleni koji imaju pristup digitalnoj arhivi.
Marina Schwabauer: Tehnički recezent tada gleda da li su sve mjere zatvorene i da li su svi dokazi dostupni. Naravno, to smo već uradili, ali to je pitanje dvostruke kontrole. Tehnički pregled ide mnogo dublje od našeg audita, a osim toga, sve se ispituje i za ispravnost. U prosjeku je potrebno 5 do 8 sati.
Loading...
Manuela Seel: Ako se tokom tehničkog pregleda pojave pitanja, tehnički recenzent piše direktno auditoru. Čim dobijemo odgovor, šaljemo auditoru informaciju da se postupak može nastaviti. Ovo se također može pratiti u sistemu.
Marina Schwabauer: Odluka o certifikaciji se donosi nakon tehničkog pregleda. Čim sve bude u redu i sva pitanja razjašnjena, vraćamo se u igru - mi smo ovdje u pozadini, u certifikacijskom odboru. Tada postaje uzbudljivo *smijeh* - jer tada kreiramo certifikate i izvještaj, provjeravamo ispravnost i postavljamo sve dokumente na portale. Tada i kupac može ući i pogledati sve.
"Koji su najveći izazovi u certifikacijskom uredu?"
Marina Schwabauer: Svaki slučaj je uvijek drugačiji i ne postoje dvije iste kompanije. Općenito, čest problem je da dokumente ne dobijemo na vrijeme. Ono što pravovremeno znači zavisi od konkretnog standarda: za BRCGS certifikate, rok je 28 dana nakon audita. To znači da nakon 28 dana kompanija zatvara sve nedostatke, šalje ih auditoru, a on ih prosljeđuje nama. Općenito je pravilo da što manje upita i zahtjeva za dokumentima imamo da radimo, to brže možemo dostaviti izvještaj našim klijentima.
Najčešći problem s kojim se suočavamo u certifikacijskom odboru je kada nam auditor ne pošalje dokumente na vrijeme. Onda zovemo i vidimo u čemu je problem. Ponekad je, na primjer, osoba bolesna i ne može ustati iz kreveta da napiše izvještaj, ili je u inostranstvu i puno putuje. Tada ponekad internetska veza ne radi, zbog čega se izvještaj ne može učitati. Svi znaju, auditori su često na putu. Dakle, postoje lični i poslovni razlozi.
Ako su svi dokumenti dostupni, pola posla je već obavljeno. Onda je naš red da ih obradimo. Imamo rok da se sva dokumenta obradi u roku od dva dana, a zatim se dokumenti šalju na tehnički pregled. Za tehnički pregled su predviđene dvije sedmice. Naravno, mi u DQS-u se trudimo da to obavimo brže, idealno oko nedelju dana, ali naravno može se desiti da na vrijeme obrade utiču razlozi vezani za posao ili lični razlozi.
Manuela Seel: Ovo nas također direktno dovodi do drugog velikog izazova u certifikacijskom odboru: rokova. Posebno sa IFS Food 7, pravovremeno učitavanje dokumenata je vrlo kritična stvar, kako za auditore, tako i za naše kupce i tehničke recezente. To je zbog činjenice da se radno opterećenje značajno povećalo revizijom standarda. Dodatni upiti auditorima oduzimaju mnogo vremena, a i kupcima je teško. IFS je to već primijetio i stoga već radi na verziji IFS Food 8, ali naravno još uvijek moramo ispoštovati rokove.
Loading...
Marina Schwabauer: To je upravo tako. Moj posao i posao mojih kolega je da se pridržavamo vremenskog okvira odgovarajućih standarda i da sve obavimo na vrijeme. To uključuje uspostavljanje kontakta sa auditorima i tehničkim recenzentima i njihovo slušanje. A onda se trudimo da time upravljamo tako da sve bude urađeno na vrijeme.
Veliko hvala Manueli Seel, Marini Schwabauer i Karimu Soudaniju na intervjuu.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner (ona) je službenica za istraživanje i komunikacije u oblasti održivosti i sigurnosti hrane. Na ovoj poziciji prati sva bitna dešavanja u ovom kontekstu i obavještava našu klijentelu u mjesečnom biltenu. Ona također moderira godišnju konferenciju Heroji održivosti.
Loading...