Heeft u zich ooit afgevraagd wat er eigenlijk gebeurt in de tijd tussen de audit en het uiteindelijke certificaat? Hoe werkt het proces, wat wordt er gedaan en wie zijn er bij betrokken? Laten we samen eens een kijkje achter de schermen nemen - in de zwarte doos van DQS: de certificeringsraad.
Slechts weinig mensen weten wat er eigenlijk gebeurt tussen de audit en het afgewerkte certificaat. Het is dus tijd om op onderzoek uit te gaan! En wie kan deze vraag beter beantwoorden dan onze medewerkers. Marina Schwabauer, Karim Soudani en Manuela Seel, allen al lange tijd en gewaardeerde medewerkers van de DQS certificeringsraad, begeleiden dagelijks de omzetting van audits in certificaten. Zij geven ons een inkijkje in wat er eigenlijk gebeurt bij de certificatie-instelling en welke uitdagingen er bij de job komen kijken.
"Dus vertel me, de audit is voltooid. Wat gebeurt er dan?"
Marina Schwabauer: Dan stuurt de auditor ons een aantal documenten. Naast het auditrapport ontvangen wij bijvoorbeeld ook handgeschreven notities van de auditor; de planning van de audit; het door de klant ondertekende ontwerpcertificaat; de goedgekeurde berekening; eventuele afwijkingen die in het bedrijf zijn geconstateerd; de deelnemerslijst; de gegevens van de klant en het contract. Dit alles moet door ons worden ontvangen, en al deze documenten moeten door ons op juistheid worden gecontroleerd. Het rapport is natuurlijk het meest tijdrovende deel, omdat het de meeste informatie bevat.
Loading...
Karim Soudani: Het auditrapport kan worden vergeleken met het elektrocardiogram van een patiënt: Het geeft precies weer wat er in het betreffende bedrijf wordt geproduceerd, en hoe dat gebeurt. Het verslag is dan ook zeer gedetailleerd. Wij controleren vooraf of de duur van de audit aan de eisen voldoet, of de basisgegevens juist zijn en of de maatregelen zijn afgesloten, voordat het naar de technische evaluatie wordt doorgestuurd. Het is dus een dubbele controlemethode. Als alles door ons is verwerkt, sturen we de documenten naar de technische revisor, samen met een checklist die we van tevoren hebben ingevuld.
Manuela Seel: Precies, dat archiveren we dan in de zogenaamde "Elze". Dat is een soort elektronische map in ons systeem. Daarin leggen we precies vast wie wat verwerkt heeft, welke documenten beschikbaar zijn en waar er vragen waren. Op die manier kan heel precies worden nagegaan wie wat wanneer heeft gedaan en wanneer de documenten zijn ontvangen of opgevolgd. De elektronische map kan alleen worden ingezien door medewerkers die toegang hebben tot het digitale archief.
Marina Schwabauer: De technische revisor gaat dan na of alle maatregelen zijn afgesloten en alle bewijsstukken beschikbaar zijn. Dat hebben wij natuurlijk al gedaan, maar het is een kwestie van dubbele controle. De technische review gaat veel dieper dan onze audit en daarnaast wordt ook alles op juistheid onderzocht. Het duurt gemiddeld 5 tot 8 uur.
Loading...
Manuela Seel: ,,Als er tijdens de technische review vragen ontstaan, schrijft de technische reviewer direct naar de auditor. Zodra het antwoord binnen is, sturen we de auditor de informatie dat de procedure kan worden hervat. Dit kan ook worden bijgehouden in het systeem.
Marina Schwabauer: Het certificeringsbesluit wordt genomen na de technische beoordeling. Zodra alles in orde is en alle vragen zijn opgehelderd, komen wij weer in het spel - wij hier op de achtergrond, in de certificeringscommissie. Dan wordt het spannend *lacht* - want dan maken we de certificaten en het rapport, controleren we het op juistheid en uploaden we alle documenten in de portals. Dan kan de klant ook naar binnen gaan en alles bekijken.
"Wat zijn de grootste uitdagingen in het certificeringsbureau?"
Marina Schwabauer: Elk geval is altijd anders en geen twee bedrijven zijn hetzelfde. Over het algemeen is een veel voorkomend probleem dat we documenten niet op tijd ontvangen. Wat tijdig betekent, hangt af van de specifieke norm: voor BRCGS-certificeringen is de deadline 28 dagen na de audit. Dit betekent dat het bedrijf na 28 dagen alle discrepanties heeft gesloten, ze naar de auditor stuurt, die ze op zijn beurt naar ons doorstuurt. In het algemeen geldt: hoe minder vragen en verzoeken om documenten wij moeten behandelen, hoe sneller wij het rapport aan onze klanten kunnen leveren.
Het meest voorkomende probleem waarmee wij in de certificeringscommissie te maken krijgen, is wanneer de auditor de documenten niet op tijd naar ons opstuurt. Dan bellen we om te zien wat het probleem is. Soms is de persoon bijvoorbeeld ziek en kan hij of zij niet uit bed komen om het rapport te schrijven, of is hij of zij in het buitenland en veel op reis. Dan speelt de internetverbinding soms niet mee, waardoor het rapport niet kan worden geüpload. Iedereen weet dat auditors veel onderweg zijn. Er zijn dus persoonlijke en werkgerelateerde redenen.
Als alle documenten beschikbaar zijn, dan is de helft van het werk al gedaan. Dan is het onze beurt om ze te verwerken. We hebben een tijdslimiet dat alle documenten binnen twee dagen verwerkt moeten zijn, en dan worden de documenten naar de technische evaluatie gestuurd. Voor de technische evaluatie zijn twee weken uitgetrokken. Natuurlijk proberen we het bij DQS sneller te doen, idealiter ongeveer een week, maar het kan natuurlijk gebeuren dat werkgerelateerde of persoonlijke redenen de verwerkingstijd beïnvloeden.
Manuela Seel: Dit brengt ons ook direct bij de tweede grote uitdaging in de certificeringsraad: deadlines. Vooral bij IFS Food 7 is het tijdig uploaden van documenten een zeer kritieke zaak, zowel voor de auditoren als voor onze klanten en de technische auditoren. Dit is te wijten aan het feit dat de werklast aanzienlijk is toegenomen met de herziening van de norm. De bijkomende vragen zijn zeer tijdrovend voor de controleurs, en ook de klanten hebben er moeite mee. IFS heeft dit al gemerkt en werkt daarom al aan IFS Food Versie 8, maar we moeten natuurlijk nog wel de deadlines halen.
Loading...
Marina Schwabauer: Dat is precies hoe het is. Het is mijn taak en die van mijn collega's om ons aan de tijdschema's van de respectieve normen te houden en alles op tijd af te krijgen. Dat houdt in dat we contact opnemen met de auditors en de technische reviewers en naar hen luisteren. En dan proberen we het zo te regelen dat alles op tijd klaar is.
Hartelijk dank aan Manuela Seel, Marina Schwabauer en Karim Soudani voor het interview.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Constanze Illner
Constanze Illner is onderzoeks- en communicatiemedewerker op het gebied van duurzaamheid en voedselveiligheid. In deze functie houdt zij alle belangrijke ontwikkelingen op dit gebied in de gaten en informeert zij onze klanten via een maandelijkse nieuwsbrief. Ook modereert zij de jaarlijkse Sustainability Heroes conferentie.
Loading...