¿Se ha preguntado alguna vez qué ocurre realmente entre la auditoría y el certificado final? ¿Cómo funciona el proceso, qué se hace y quién participa? Echemos juntos un vistazo entre bastidores, a la caja negra de DQS: la junta de certificación.
Muy poca gente sabe lo que realmente ocurre entre la auditoría y el certificado terminado. Por lo tanto, ¡es hora de investigar! Y quién mejor para responder a esta pregunta que nuestros empleados. Marina Schwabauer, Karim Soudani y Manuela Seel, todos ellos antiguos y valiosos empleados de la junta de certificación DQS, acompañan a diario la transformación de las auditorías en certificados. Nos dan una idea de lo que realmente ocurre en el organismo de certificación y de los retos que conlleva el trabajo.
"Dígame, la auditoría ha terminado. ¿Qué pasa después?"
Marina Schwabauer: A continuación, el auditor nos envía una serie de documentos. Además del informe de la auditoría, también recibimos, por ejemplo, notas manuscritas del auditor; el calendario de la auditoría; el borrador del certificado firmado por el cliente; el cálculo aprobado; las desviaciones que se hayan encontrado en la empresa; la lista de participantes; los datos del cliente y el contrato. Todo esto debe ser recibido por nosotros, y debemos comprobar la exactitud de todos estos documentos. El informe es, por supuesto, la parte que más tiempo lleva, porque es la que más información contiene.
Loading...
Karim Soudani: El informe de auditoría puede compararse con el electrocardiograma de un paciente: Refleja exactamente lo que se produce en la empresa correspondiente y cómo se produce. Por ello, el informe es muy detallado. Comprobamos de antemano si la duración de la auditoría cumple los requisitos, los datos básicos son correctos y las medidas se han cerrado, antes de remitirlo a la revisión técnica. Así que es un método de control doble. Cuando todo ha sido procesado por nosotros, enviamos los documentos al revisor técnico, junto con una lista de comprobación que hemos rellenado de antemano.
Manuela Seel: Exactamente, luego lo archivamos en el llamado "Elze". Se trata de una especie de carpeta electrónica en nuestro sistema. En ella, registramos exactamente quién ha tramitado qué, qué documentos están disponibles y dónde hubo consultas. De este modo, es posible hacer un seguimiento muy preciso de quién hizo qué y cuándo, y de cuándo se recibieron los documentos o se hizo un seguimiento de los mismos. La carpeta electrónica sólo puede ser vista por los empleados que tienen acceso al archivo digital.
Marina Schwabauer: A continuación, el revisor técnico comprueba si se han cerrado todas las medidas y se dispone de todas las pruebas. Por supuesto, ya lo hemos hecho, pero es una cuestión de doble control. La revisión técnica es mucho más profunda que nuestra auditoría y, además, se examina todo para ver si es correcto. Se tarda entre 5 y 8 horas de media.
Loading...
Manuela Seel: Si surgen preguntas durante la revisión técnica, el revisor técnico escribe directamente al auditor. En cuanto se recibe la respuesta, enviamos al auditor la información de que el procedimiento puede reanudarse. Esto también puede seguirse en el sistema.
Marina Schwabauer: La decisión de certificación se toma después de la revisión técnica. En cuanto todo está en orden y se aclaran todas las cuestiones, volvemos a entrar en juego, nosotros aquí en el fondo, en la junta de certificación. Es entonces cuando la cosa se pone emocionante *risas*, porque entonces creamos los certificados y el informe, comprobamos que sean correctos y cargamos todos los documentos en los portales. Entonces el cliente también puede entrar y mirarlo todo.
"¿Cuáles son los mayores retos en la oficina de certificación?"
Marina Schwabauer: Cada caso es siempre diferente y no hay dos empresas iguales. Por lo general, un problema común es que no recibimos los documentos a tiempo. Lo que significa puntualidad depende de la norma concreta: para las certificaciones BRCGS, el plazo es de 28 días después de la auditoría. Esto significa que, transcurridos 28 días, la empresa ha cerrado todas las discrepancias y las envía al auditor, que a su vez nos las remite a nosotros. Por regla general, cuantas menos consultas y solicitudes de documentos tengamos que atender, más rápido podremos entregar el informe a nuestros clientes.
El problema más frecuente que tenemos que tratar en la junta de certificación es cuando el auditor no nos envía los documentos a tiempo. Entonces llamamos y vemos cuál es el problema. A veces, por ejemplo, la persona está enferma y no puede levantarse de la cama para escribir el informe, o está en el extranjero y viaja mucho. Es entonces cuando a veces la conexión a Internet no acompaña, y por eso no se puede subir el informe. Todo el mundo sabe que los auditores viajan mucho. Así que hay razones personales y laborales.
Si todos los documentos están disponibles, la mitad del trabajo ya está hecho. Entonces nos toca procesarlos. Tenemos un plazo de dos días para procesar todos los documentos y luego los enviamos a la revisión técnica. Se asignan dos semanas para la revisión técnica. Por supuesto, en DQS intentamos que se haga más rápido, idealmente en una semana, pero por supuesto puede ocurrir que razones laborales o personales influyan en el tiempo de tramitación.
Manuela Seel: Esto también nos lleva directamente al segundo gran reto de la junta de certificación: los plazos. Especialmente en el caso del IFS Food 7, la carga puntual de los documentos es una cuestión muy crítica, tanto para los auditores como para nuestros clientes y los auditores técnicos. Esto se debe a que la carga de trabajo ha aumentado considerablemente con la revisión de la norma. Las consultas adicionales consumen mucho tiempo a los auditores, y a los clientes también les resulta difícil. IFS ya se ha dado cuenta de ello y, por lo tanto, ya está trabajando en la versión 8 de IFS Food, pero, por supuesto, todavía tenemos que cumplir los plazos.
Loading...
Marina Schwabauer: Así es exactamente. Mi trabajo y el de mis compañeros consiste en cumplir los plazos de las normas respectivas y hacer todo a tiempo. Eso implica ponerse en contacto con los auditores y los revisores técnicos y escucharlos. Y luego intentamos gestionarlo para que todo se haga a tiempo.
Muchas gracias a Manuela Seel, Marina Schwabauer y Karim Soudani por la entrevista.
Newsletter de DQS
Manténgase informado suscribiéndose a nuestro newsletter.
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner
Loading...