ISO 45001 erfolgreich einführen

INHALT

• ISO 45001 einführen: Was macht ein SGA-Managementsystem erfolgreich?
• Oberste Leitung: Führung und Verpflichtung als erster Erfolgsfaktor
• Beste Voraussetzung: eine Kultur des Vertrauens
• SGA-Politik und SGA-Ziele im Einklang mit der Unternehmensstrategie
• Compliance: Ein Muss für nachhaltigen Erfolg
• ISO 45001 erfolgreich einführen mit der richtigen Kommunikation
• Wichtiger Hinweis: ISO 45001 löst BS OHSAS 18001 ab
• ISO 45001 einführen: Fazit
• Expertise und Vertrauen

ISO 45001 einführen: Was macht ein SGA-Managementsystem erfolgreich?

ISO 45001 widmet dem Thema „Erfolgsfaktoren“, ähnlich wie die Umweltnorm ISO 14001, einen eigenen Abschnitt (0.3). Dort werden die Wirksamkeit und damit die Fähigkeit, die beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems zu erreichen, in erster Linie von folgenden drei Schlüsselfaktoren abhängig gemacht:

• Führungsfunktion der obersten Unternehmensleitung
• Verpflichtung, Verantwortung und Rechenschaftspflicht der obersten Leitung
• Beteiligung von Beschäftigten sämtlicher Ebenen und Funktionen (Konsultation)

Aber die Norm nennt noch weitere Faktoren, die für eine erfolgreiche Einführung erforderlich sind:

• SGA-Politik und SGA-Ziele: sämtliche Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz sind in die entsprechenden Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert
• Compliance: rechtliche Verpflichtungen und sonstige Anforderungen müssen konsequent eingehalten werden
• interne und externe Kommunikation: ggf. müssen dafür die benötigten Strukturen erst geschaffen werden
• risikobasierter Ansatz: neben Risiken sind auch mögliche Chancen zu betrachten und zu bewerten
• prozessorientierter Ansatz: wirksame Prozesse gestalten, um Gefährdungen zu ermitteln, Risiken zu kontrollieren und Chancen nutzen zu können  
• Bereitstellung notwendiger Ressourcen: kompetentes Personal, Arbeitsmittel, Gebäude, Anlagen, Informationstechnik und Systeme zur Notfallbeherrschung etc.
• fortlaufende Leistungsbewertung

Im Prinzip sind all diese Faktoren eng mit der Führungsverantwortung der obersten Leitung verknüpft. Damit kommt dem gesamten Normkapitel 5 „Führung und Beteiligung der Beschäftigten“ bei der Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems eine Schlüsselrolle zu.

Oberste Leitung: Führung und Verpflichtung als erster Erfolgsfaktor

Die oberste Unternehmensleitung ist unmissverständlich in der Pflicht, Sie muss Führung und Verpflichtung zeigen und ihrer Vorbildfunktion für die anvertrauten Mitarbeiter nachkommen. Insoweit muss sie die Bedeutung der SGA-Aspekte verinnerlicht haben und das SGA-Managementsystem aktiv unterstützen. Das kann nur durch Steuerung und persönlichen Einsatz erfolgen.

Die aktive Rolle der Unternehmensleitung sollte vor allem durch folgendes Vorgehen deutlich werden:

• durch eine angemessene Kommunikation mit den Beschäftigten, Stichwort „Bereitschaft zu Ansprechbarkeit und Rückmeldung“ (unter anderem Kap. 5.4)
• in der Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, Stichwort „Beschaffung von Arbeitsmitteln, Personal und Infrastruktur“ (unter anderem Kap. 7.1)

Dabei sind interne Audits im Arbeits- und Gesundheitsschutz für ein Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug. Sie haben das Ziel einer kritischen Selbstprüfung. Sie hinterfragen, ob die geforderte Umsetzung wirksam ist und aufrechterhalten wird. Die durch interne Auditoren gewonnenen Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein. Zudem fordert ISO 45001, dass die Auditergebnisse auch den Beschäftigten und anderen relevanten interessierten Parteien berichtet werden.

Beste Voraussetzung: Eine Kultur des Vertrauens

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, bedarf es vor allem einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur. Sie ist gekennzeichnet durch

• die aktive Beteiligung der Mitarbeiter,
• die wirksame Zusammenarbeit und
• auf gegenseitigem Vertrauen beruhender Kommunikation.

Eine derartige Unternehmenskultur ist ein besonderer Erfolgsfaktor. Sie ermöglicht es den Beschäftigten überhaupt erst, sich am SGA-Managementsystem aktiv zu beteiligen. Und kaum eine Person kann das Gefährdungspotenzial im direkten Arbeitsumfeld besser einschätzen respektive erkennen als derjenige, der durch seine tägliche Arbeit mit der Situation vor Ort vertraut ist. Auf diese Weise kann das SGA-Managementsystem maßgeblich unterstützt werden. Gleichzeitig erhöht sich seine Akzeptanz erheblich.

Für die oberste Unternehmensleitung heißt das, entsprechende Voraussetzungen zu schaffen und geeignete Instrumente zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen die

• Vertretung der Beschäftigten als Instrument für Beteiligung und Konsultation
• Sensibilisierung der Mitarbeiter, z.B. durch geeignete Schulung
• Identifikation von Gefährdungspotenzial im unmittelbaren Arbeitsumfeld
• Ermutigung der Beschäftigten, Vorfälle und Gefährdungen zu melden, und zwar ohne dass sie Repressalien oder sonstige Nachteile befürchten müssen. In Kapitel 5.4 c) wird dies ausdrücklich als Beispiel für Barrieren für die Beteiligung bezeichnet. Diese müssen bestimmt und beseitigt werden. Sofern eine Beseitigung nicht möglich ist, müssen die Barrieren auf ein Mindestmaß beschränkt werden.

SGA-Politik und SGA-Ziele im Einklang mit der Unternehmensstrategie

Ein weiterer, wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Einführung von DIN ISO 45001 ist, dass die SGA-Politik und die SGA-Ziele im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Die SGA-Politik sollte auf die Verpflichtung der Unternehmensleitung gerichtet sein, die SGA-Leistung zu unterstützen und langfristig zu verbessern. So entsteht ein geeigneter Rahmen für Maßnahmen, die das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems sicherstellen.

Nur mit der vollständigen Integration aller Themen rund um die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in das bestehende Managementsystem bzw. in die Geschäftsprozesse kann diese Voraussetzung geschaffen werden. Hier unterstützt die gemeinsame Grundstruktur aller modernen ISO-Managementsystemnormen wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 oder ISO 50001, die sogenannte High Level Structure (HLS). Sie erleichtert die Integration in ein bestehendes Managementsystem erheblich.

Compliance: ein Muss für nachhaltigen Erfolg

Compliance ist für jedes Unternehmen ein zentrales Thema. Sie spielt auch für die Wirksamkeit eines SGA-Managementsystems eine wesentliche Rolle (Kap. 6.1.3). Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen müssen auf jeden Fall eingehalten werden. Sie stellen ein nicht unerhebliches Risikopotenzial für die Organisation dar. Beispielsweise durch (unbeabsichtigtes) Nichteinhalten rechtlicher Verpflichtungen, z.B. in Form von Verträgen, oder durch Nichterfüllung sonstiger Vereinbarungen, die das Unternehmen aus freien Stücken eingegangen ist.

Unser Tipp: Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag Arbeitsschutz und Compliance: Lücken schließen

Während die Normanforderungen von DIN ISO 45001 internationale Gültigkeit besitzen, unterscheidet sich die Rechtslage beim Arbeits- und Gesundheitsschutz von Land zu Land. Das kann, je nach Standort, dazu führen, dass die Norm über die rechtlichen Verpflichtungen eines Landes hinausgeht. Oder auch umgekehrt. Dennoch gilt Compliance für ein SGA-Managementsystem uneingeschränkt als Erfolgsfaktor. 

ISO 45001 erfolgreich einführen mit der richtigen Kommunikation

ISO 45001 legt viel Wert auf umfassende Kommunikation über alle Ebenen hinweg (Kap. 7.4). Damit dies sichergestellt ist, muss das Unternehmen einen Prozess etablieren und folgendes festlegen:

• worüber,
• wann,
• mit wem und
• wie kommuniziert werden muss.

Auch wenn es explizit keine Normanforderung ist, sollten Unternehmen festlegen, „wer“ – vor allem nach extern – kommuniziert. Dies gilt besonders dann, wenn sich Notfälle ereignet haben und externe Stellen zu informieren sind. Der Kommunikationsprozess sollte sowohl für das Erfassen als auch für das Verbreiten von Informationen geeignet sein. Er muss zudem sicherstellen, dass sachgerechte Informationen bereitgestellt, erhalten und von allen relevanten Beschäftigten und interessierten Parteien verstanden werden. So lautet die Anforderung an das Managementsystem für Arbeitssicherheit. Dabei ist zwischen interner und externer Kommunikation zu unterscheiden.

Interne Kommunikation

Hier ist entscheidend, dass die für das SGA-Managementsystem relevanten Informationen, z.B. bei vorgenommenen Änderungen, zwischen allen relevanten Ebenen und Funktionen ausgetauscht werden. Denn die Beschäftigten können nur dann zur fortlaufenden Verbesserung beitragen, wenn sie am Prozess teilhaben.

Externe Kommunikation

Die externe Kommunikation ist im Wesentlichen mit der Einhaltung bindender Verpflichtungen verknüpft und betrifft nicht selten Gefahrensituationen. Hier kommt es neben dem Inhalt besonders darauf an, dass die Kommunikationskanäle ohne Verzögerung nutzbar sind. Das geht beispielsweise durch regelmäßiges Aktualisieren der Daten von Kontaktpersonen.

Wichtiger Hinweis: ISO 45001 löst BS OHSAS 18001 ab

Am 30. September 2021 hat ISO 45001 den seit über 20 Jahren für Arbeitsschutzmanagement relevanten britischen Standard abgelöst.

Unternehmen, die über ein zertifiziertes Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsystem verfügen, sind mit dem Vorgehen und den vom International Accreditation Forum (IAF) festgelegten Übergangsfristen in der Regel vertraut. Wie bei der Revision der beiden ISO-Normen wurde auch diesmal eine dreijährige Übergangsfrist für den Umstieg festgelegt. Sie sollte zunächst am 11. März 2021 enden, wurde aber aufgrund der Covid 19-Krise vom IAF um sechs Monate verlängert. Nun haben alle Zertifikate gemäß BS OHSAS 18001 ihre Gültigkeit verloren. Die alte Norm ist abgelöst.

Grundsätzlich hatte die DQS Zertifizierungen nach dem alten Standard im vergangenen Jahr noch durchgeführt – allerdings nur bis 30. September 2020. Nach diesem Zeitpunkt war der finanzielle Aufwand für eine Zertifizierung nicht mehr zu vertreten.

ISO 45001 einführen: Fazit

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, müssen eine Reihe unterschiedlicher Faktoren berücksichtigt werden. Ihre besondere Beachtung ist für das SGA-Managementsystem und die Leistungsverbesserung erfolgsentscheidend. Die Norm bezeichnet sie deshalb als Erfolgsfaktoren.

Die Qualität dieser eng miteinander verknüpften Faktoren hängt unmittelbar davon ab, in welchem Umfang die oberste Unternehmensleitung Führung und Verpflichtung zeigt. Die Norm „DIN ISO 45001:2018-06 Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung“ ist beim Beuth Verlag erhältlich.

Expertise und Vertrauen

Unsere Audits liefern Ihnen Klarheit. Der ganzheitliche, neutrale Blick unserer erfahrenen Auditoren auf Menschen, Prozesse, Systeme und Ergeb­nisse zeigt, wie wirksam Ihr Managementsystem ist, wie es umgesetzt und beherrscht wird. Wir legen Wert darauf, dass Sie die Zertifizierung nicht als Prüfung, sondern als Bereicherung für Ihr Managementsystem wahrnehmen. Dabei beginnt unser Anspruch stets dort, wo Auditchecklisten enden.

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Bitte beachten Sie: Unsere Beiträge werden ausschließlich von unseren Normexperten für Managementsysteme und langjährigen Auditoren verfasst. Sollten Sie Fragen zum Arbeitsschutzmanagementsystem an den Autor haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.