arbeitsschutz-header-blog-dqs-arbeitshelme haengen an spind

ISO 45001 -standardin menestyksekäs käyttöönotto

Altan Dayankac

DQS standard expert for environmental management and occupational safety.
lokak. 23 , 2023
# Työterveys ja -turvallisuus

Ottaako ISO 45001 käyttöön? Tehokkaan työturvallisuuden ja työterveyden hallintajärjestelmän käyttöönotto ja toteuttaminen on aina yrityksen strateginen ja operatiivinen päätös. Kansainvälisesti sovellettava ISO 45001 -standardi tarjoaa tähän asianmukaiset puitteet. Standardin laatijoiden mukaan pelkkä vaatimusten muodollinen toteuttaminen ei kuitenkaan riitä työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon. Pikemminkin on tärkeää suodattaa standardin vaatimuksissa mainitut menestystekijät ja edistää niitä yrityksen kontekstin kannalta.

SISÄLTÖ

ISO 45001 -standardin käyttöönotto: Mikä tekee työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmästä onnistuneen?

ISO 45001 -standardissa on erillinen jakso (0.3) "menestystekijöille", samaan tapaan kuin ympäristöstandardissa ISO 14001. Siinä työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän tehokkuus ja siten kyky saavuttaa halutut tulokset riippuvat ensisijaisesti seuraavista kolmesta avaintekijästä:

  • ylimmän johdon johtajuus
  • ylimmän johdon sitoutuminen, vastuu ja tilivelvollisuus.
  • työntekijöiden osallistuminen kaikilla tasoilla ja kaikissa tehtävissä (kuuleminen).

Ylin johto: Johtajuus ja sitoutuminen ensimmäisenä menestystekijänä

Ylimmällä johdolla on yksiselitteinen velvollisuus osoittaa johtajuutta ja sitoutumista ja toimia esikuvana sille uskotuille työntekijöille. Tältä osin sen on sisäistettävä työterveys- ja työturvallisuusnäkökohtien merkitys ja tuettava aktiivisesti työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmää. Tämä onnistuu vain valvonnan ja henkilökohtaisen sitoutumisen avulla.

Standardissa luetellaan kuitenkin myös muita tekijöitä, jotka ovat välttämättömiä onnistuneen täytäntöönpanon kannalta:

  • Työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka ja työterveystavoitteet: kaikki työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyvät aiheet on sisällytetty yrityksen asiaankuuluviin liiketoimintaprosesseihin.
  • Vaatimustenmukaisuus: lakisääteisiä velvoitteita ja muita vaatimuksia on noudatettava johdonmukaisesti.
  • Sisäinen ja ulkoinen viestintä: Tarvittaessa on ensin luotava tarvittavat rakenteet tätä varten.
  • Riskiperusteinen lähestymistapa: riskien lisäksi on otettava huomioon ja arvioitava myös mahdolliset mahdollisuudet.
  • Prosessilähtöinen lähestymistapa: suunnitellaan tehokkaat prosessit vaarojen tunnistamiseksi, riskien hallitsemiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.
  • Tarpeellisten resurssien tarjoaminen: pätevä henkilöstö, työvälineet, rakennukset, tilat, tietotekniikka ja järjestelmät hätätilanteissa toimimista varten jne.
  • Jatkuva suorituskyvyn arviointi

Periaatteessa kaikki nämä tekijät liittyvät läheisesti ylimmän johdon vastuualueisiin. Näin ollen koko standardien luku 5 "Johtaminen ja työntekijöiden osallistuminen" on avainasemassa työterveyden ja -turvallisuuden hallintajärjestelmän toteuttamisessa.

Johdon aktiivinen rooli tulisi tehdä selväksi ennen kaikkea seuraavalla lähestymistavalla:

  • asianmukaisella viestinnällä työntekijöiden kanssa, avainsana "valmius reagoida ja antaa palautetta" (mm. luku 5.4).
  • tarvittavien resurssien tarjoamisessa, avainsana "työvälineiden, henkilöstön ja infrastruktuurin hankinta" (muun muassa luku 7.1).

Työterveyden ja -turvallisuuden sisäiset auditoinnit ovat yritykselle välttämätön väline. Niiden tavoitteena on kriittinen itsetutkiskelu. Niissä kyseenalaistetaan, onko vaadittu täytäntöönpano tehokasta ja ylläpidetäänkö sitä. Sisäisten tarkastajien saamat tulokset sisällytetään johdon arviointiin. Lisäksi ISO 45001 -standardissa edellytetään, että auditointitulokset raportoidaan myös työntekijöille ja muille asianomaisille osapuolille.

Paras edellytys: Luottamuksen kulttuuri

ISO 45001 -standardin menestyksekäs käyttöönotto edellyttää ennen kaikkea luottamukseen perustuvaa yrityskulttuuria. Sille on ominaista

  • työntekijöiden aktiivinen osallistuminen
  • tehokas yhteistyö ja
  • keskinäiseen luottamukseen perustuva viestintä.

Tällainen yrityskulttuuri on erityinen menestystekijä. Sen ansiosta työntekijät ylipäätään osallistuvat aktiivisesti työsuojelun hallintajärjestelmään. Ja tuskin kukaan pystyy arvioimaan tai tunnistamaan välittömän työympäristön vaarapotentiaalia paremmin kuin henkilö, joka tuntee tilanteen työmaalla päivittäisen työnsä kautta. Näin voidaan merkittävästi tukea työturvallisuuden ja työterveyden hallintajärjestelmää. Samalla sen hyväksyttävyys lisääntyy huomattavasti.

"Pelkkä ISO 45001 -standardin vaatimusten muodollinen toteuttaminen ei riitä onnistuneeseen käyttöönottoon. Lopputulos riippuu todellisista menestystekijöistä."

Ylimmälle johdolle tämä tarkoittaa sopivien olosuhteiden luomista ja sopivien välineiden tarjoamista. Näihin kuuluvat

  • työntekijöiden edustus osallistumisen ja kuulemisen välineenä
  • työntekijöiden tietoisuuden lisääminen esimerkiksi asianmukaisen koulutuksen avulla.
  • Mahdollisten vaarojen tunnistaminen välittömässä työympäristössä.
  • kannustetaan työntekijöitä ilmoittamaan vaaratilanteista ja vaaroista ilman pelkoa kostotoimista tai muista haitoista. Luvussa 5.4 c) mainitaan tämä nimenomaisesti esimerkkinä osallistumisen esteistä. Nämä esteet on tunnistettava ja poistettava. Jos esteiden poistaminen ei ole mahdollista, ne on minimoitava.

Työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka ja työterveys- ja työturvallisuustavoitteet ovat linjassa yritysstrategian kanssa.

Toinen keskeinen menestystekijä ISO 45001 -standardin menestyksekkäässä käyttöönotossa on se, että työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka ja työterveys- ja työturvallisuustavoitteet ovat sopusoinnussa yrityksen yleisen strategian kanssa. Työterveys- ja työturvallisuuspolitiikassa olisi keskityttävä johdon sitoutumiseen työterveys- ja työturvallisuussuorituskyvyn tukemiseen ja parantamiseen pitkällä aikavälillä. Tämä luo asianmukaiset puitteet toimille, joilla varmistetaan, että työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmällä tavoitellut tulokset saavutetaan.

Tämä edellytys voidaan luoda vain, jos kaikki työturvallisuuteen ja -terveyteen liittyvät aiheet sisällytetään kokonaan nykyiseen johtamisjärjestelmään tai liiketoimintaprosesseihin. Kaikkien nykyaikaisten ISO-johtamisjärjestelmästandardien, kuten ISO 9001:n, ISO 14001:n, ISO 27001:n tai ISO 50001:n, yhteinen perusrakenne, niin sanottu korkean tason rakenne (High Level Structure, HLS), tarjoaa tässä tukea. Se helpottaa huomattavasti integrointia olemassa olevaan johtamisjärjestelmään.

Vaatimustenmukaisuus: Kestävän menestyksen edellytys

Vaatimustenmukaisuus on keskeinen kysymys jokaiselle yritykselle. Sillä on myös keskeinen merkitys työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän tehokkuuden kannalta (6.1.3 kohta). Lakisääteisiä velvoitteita ja muita vaatimuksia on joka tapauksessa noudatettava. Ne merkitsevät organisaatiolle huomattavaa riskipotentiaalia. Esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden (tahattomasta) noudattamatta jättämisestä esim. sopimusten muodossa tai muiden yrityksen omasta tahdostaan tekemien sopimusten noudattamatta jättämisestä.

Vaikka ISO 45001 -standardin vaatimukset ovat kansainvälisesti voimassa, työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyvä oikeudellinen tilanne vaihtelee maittain. Sijainnista riippuen tämä voi tarkoittaa sitä, että standardi menee maan lakisääteisiä velvoitteita pidemmälle. Tai päinvastoin. Työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän osalta vaatimustenmukaisuutta pidetään kuitenkin ehdottomana menestystekijänä.

ISO 45001 -standardin menestyksekäs käyttöönotto oikealla viestinnällä

ISO 45001:ssä painotetaan paljon kattavaa viestintää kaikilla tasoilla (luku 7.4). Tämän varmistamiseksi yrityksen on luotava prosessi ja määriteltävä seuraavat asiat:

  • Mistä
  • Milloin
  • Kenen kanssa
  • Miten viestinnän on tapahduttava

Vaikka se ei olekaan nimenomainen standardivaatimus, yritysten tulisi määritellä, kuka viestii - erityisesti ulkoisesti. Tämä pätee erityisesti silloin, kun on tapahtunut hätätilanteita ja ulkoisille tahoille on ilmoitettava. Viestintäprosessin tulisi soveltua sekä tiedon keräämiseen että levittämiseen. Sen on myös varmistettava, että kaikki asiaankuuluvat työntekijät ja asianomaiset osapuolet saavat ja ymmärtävät asianmukaiset tiedot. Tämä on työturvallisuuden hallintajärjestelmän vaatimus. Sisäinen ja ulkoinen viestintä on erotettava toisistaan.

Sisäinen viestintä

Tässä yhteydessä on ratkaisevan tärkeää, että työturvallisuuden hallintajärjestelmän kannalta merkityksellistä tietoa vaihdetaan kaikkien asiaankuuluvien tasojen ja toimintojen välillä, esimerkiksi muutoksia tehtäessä. Tämä johtuu siitä, että työntekijät voivat osallistua jatkuvaan parantamiseen vain, jos he osallistuvat prosessiin.

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen viestintä liittyy olennaisesti sitovien velvoitteiden noudattamiseen, ja se koskee usein vaaratilanteita. Tällöin on sisällön lisäksi erityisen tärkeää, että viestintäkanavia voidaan käyttää viipymättä. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi päivittämällä yhteyshenkilöiden tiedot säännöllisesti.

Tärkeä huomautus: ISO 45001 korvasi BS OHSAS 18001 -standardin.

ISO 45001 korvaa 30. syyskuuta 2021 brittiläisen standardin, joka on ollut merkityksellinen työterveyden ja -turvallisuuden hallinnan kannalta yli 20 vuotta.

Yritykset, joilla on sertifioitu laatu- ja/tai ympäristöjärjestelmä, tuntevat yleensä menettelyn ja kansainvälisen akkreditointifoorumin (IAF) asettamat siirtymäajat. Kahden ISO-standardin tarkistuksen tapaan siirtymiselle on asetettu kolmen vuoden siirtymäaika. Sen oli alun perin määrä päättyä 11. maaliskuuta 2021, mutta IAF pidensi sitä kuudella kuukaudella Covid 19 -kriisin vuoksi. Nyt kaikki BS OHSAS 18001 -sertifikaatit ovat menettäneet voimassaolonsa. Vanha standardi on korvattu.

Periaatteessa DQS oli vielä viime vuonna suorittanut vanhan standardin mukaisia sertifiointeja - mutta vain 30. syyskuuta 2020 asti. Sen jälkeen sertifioinnin taloudelliset kustannukset eivät enää olleet perusteltuja.

ISO 45001 -standardin käyttöönotto: johtopäätös

ISO 45001 -standardin onnistunut käyttöönotto edellyttää useiden eri tekijöiden huomioon ottamista. Niiden huomioiminen on ratkaisevan tärkeää työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän onnistumisen ja suorituskyvyn parantamisen kannalta. Standardissa niitä kutsutaankin menestystekijöiksi.

"Tehokkaan työturvallisuuden ja työterveyden (OHS) hallintajärjestelmän käyttöönotto on aina strateginen päätös yritykselle."

Näiden läheisesti toisiinsa liittyvien tekijöiden laatu riippuu suoraan siitä, missä määrin ylin johto osoittaa johtajuutta ja sitoutumista. Standardi "ISO 45001:2018-06 Työturvallisuuden ja työterveyden johtamisjärjestelmät - Vaatimukset ja soveltamisohjeet" on saatavissa ISOsta.

Asiantuntemus ja luottamus

Auditointimme tuovat sinulle selkeyttä. Kokeneiden auditoijiemme kokonaisvaltainen, neutraali näkemys ihmisistä, prosesseista, järjestelmistä ja tuloksista osoittaa, miten tehokas johtamisjärjestelmäsi on, miten se on toteutettu ja hallussa. Meille on tärkeää, ettet koe sertifiointia testinä vaan johtamisjärjestelmäsi rikastuttamisena. Vaatimuksemme alkaa aina siitä, mihin auditointitarkastuslistat päättyvät.

Auditoinnissa kysymme nimenomaan "miksi", koska haluamme ymmärtää motiivit, jotka saivat teidät valitsemaan tietyn toteutustavan. Keskitymme parannusmahdollisuuksiin ja kannustamme näkökulman muutokseen. Näin voit tunnistaa toimintavaihtoehtoja, joiden avulla voit jatkuvasti parantaa johtamisjärjestelmääsi. Usko meitä sanoihimme.

Do you have questions?

Ota yhteyttä.
Maksutta ja sitoumuksetta.

Send inquiry now

Huomaa: Artikkeleidemme kirjoittajina toimivat yksinomaan johtamisjärjestelmien standardien asiantuntijamme ja pitkäaikaiset auditoijamme. Jos sinulla on kysyttävää työterveyden ja -turvallisuuden hallintajärjestelmistä kirjoittajalle, ota yhteyttä. Odotamme innolla keskustelua kanssasi.

Kirjoittaja
Altan Dayankac

Global Program Manager and Senior Sustainability Manager of DQS Group and international expert on numerous sustainability, climate, environmental, and occupational safety topics. Altan Dayankac also contributes his expertise as an author and moderator to HSE and sustainability committees and events.

 

Onko kysyttävää?

Olemme täällä sinua varten.
Ota yhteyttä