In­ter­es­sier­te Parteien

Was bedeutet es, wenn eine Norm von „interessierte Parteien“ spricht?

Zunächst einmal: Was ist eine interessierte Partei? Die weltweit anerkannte Norm für Grundlagen und Begriffe im Qualitätsmanagement ISO 9000 liefert folgende Definition:

Der Begriff entstammt ursprünglich dem Leitfaden zum Erreichen eines nachhaltigen Erfolgs DIN EN ISO 9004. Dabei beleuchtet der Leitfaden besonders die Rolle und Bedeutung bestimmter Anspruchsgruppen – den interessierten Parteien.

Wann ist eine interessierte Partei relevant?

Warum sich die ISO-Managementsystemnormen so intensiv für Interessensgruppen interessieren, wird in Kapitel 4.2 der Normen deutlich. Denn ein Unternehmen muss nicht alle, sondern nur die für sein Managementsystem relevanten Interessensgruppen ermitteln. Außerdem muss es ihre Bedürfnisse und Erwartungen (Anforderungen) an das Managementsystem bzw. das Unternehmen verstehen. Es geht also genau genommen nicht um die interessierten Parteien, sondern vielmehr um mögliche Beeinträchtigungen durch die Anspruchsgruppen. Neben der Relevanz kann auch die Häufigkeit, mit der das Unternehmen Kontakt zu einer interessierten Partei hat, eine gewisse Bedeutung haben.

Was sind die wichtigsten interessierten Parteien?

Die Liste der Interessensgruppen ist lang. Die wichtigsten sind:

• Kunden (einschl. Endkunden / Verbraucher)
• Mitarbeitende
• Eigentümer, Teilhaber, Aktionäre
• Lieferanten (externe Anbieter), Geschäftspartner
• Behörden
• Wettbewerber
• Gewerkschaften
• Versicherungen, Verbände
• Banken, Gläubiger
• Presse, Medien
• Nachbarschaft
• Bürgerinitiativen etc.

aber auch

• Nichtregierungsorganisationen (NGOs)
• Universitäten
• Kirchen oder
• die Gesellschaft als Ganzes

Diese Interessengruppen haben zwar eine unterschiedliche, aber durchaus unternehmensspezifische Relevanz. Und zwar immer dann, wenn sie eine (mögliche) Auswirkung „auf die Fähigkeit der Organisation zur beständigen Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen (haben), die die Anforderungen der Kunden und die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen“ (Quelle: ISO 9001).

Wie werden relevante interessierte Parteien ermittelt?

ISO-Managementsystemnormen fordern von Ihrem Unternehmen, dass es die Erfordernisse und Erwartungen möglicher Interessensgruppen versteht. Und: Das es jene bestimmt, die für das Managementsystem relevant sind. Dies ist ein permanenter Prozess im Unternehmen, um Veränderungen wahrnehmen zu können. Wie dies zu erfolgen hat, dazu machen die Normen aber keine Vorgaben.

Die Zuordnung der Anspruchsgruppen nach ihrer Relevanz hängt vor allem vom Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens ab. So wird ein produzierendes Chemieunternehmen mit einem Umweltmanagementsystem gemäß DIN EN ISO 14001 in Teilen andere Kriterien für die Relevanz der interessierten Parteien festlegen, zum Beispiel mit Blick auf Nachbarn oder zuständige Behörden, als ein Paketdienstleister, dessen Qualitätsmanagementsystem der Norm DIN EN ISO 9001 folgt. Da sind es eher Auftraggeber, Kunden und Mitarbeiter, die im Vordergrund stehen.

Interessierte Parteien in ISO-Normen

Mit der Umstellung auf die gemeinsame Grundstruktur (Harmonized Structure / High Level Structure) ab dem Jahr 2012 haben Anforderungen zum Umgang mit interessierten Parteien nach und nach Eingang in alle großen ISO-Managementsystemnormen gefunden. Spätestens mit der großen Revision der Normen ISO 9001 und ISO 14001 im Jahr 2015 wurde der Begriff einem breiten Anwenderkreis bekannt.

Hinweise zur Dokumentation

Wenn der Geschäftsführer eines kleinen Betriebs keine Aufzeichnungen für die Ermittlung seiner relevanten interessierten Parteien benötigt, ist das glaubhaft. Doch wenn er sich zur Zertifizierung seines Managementsystems entscheidet, besteht Dokumentationspflicht. Dies ist beispielsweise der Fall, sobald interessierte Parteien in Form von Kundenrückmeldungen Eingang in die Managementbewertung finden.

Es bietet sich also nicht nur für Großbetriebe und Konzerne an, eine Matrix zu erstellen, in der die ermittelten interessierten Parteien, ihre Kontaktdaten, ihre Erwartungen und die ihnen zugeordnete Relevanz eingetragen sind. Die Managementsystemnormen fordern, dass diese Informationen überwacht und überprüft werden.

Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch, schriftliche Aufzeichnungen mit allen notwendigen Angaben zu erstellen. Bei besonders relevanten Anspruchsgruppen sollte dies unter Einbeziehung der jeweiligen interessierten Parteien erfolgen. Unnütze Arbeit ist das nicht: Denn die Aufzeichnungen werden spätestens als Eingabe für die Managementbewertung ohnehin benötigt.

Interessierte Parteien - Fazit 

Eine interessierte Partei im Sinne von ISO-Managementsystemnormen (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001) ist jede Person oder Organisation, die ein berechtigtes Interesse an den Leistungen, Entscheidungen oder Ergebnissen eines Unternehmens hat – sei es direkt oder indirekt. Besonders relevant sind dabei jene Interessierten, die in der Lage sind, das Managementsystem eines Unternehmens maßgeblich zu beeinflussen. Sie sind somit untrennbar mit dem Kontext der Organisation verknüpft. 

Die Normen fordern, dass diese relevanten Anspruchsgruppen systematisch ermittelt und ihre Erwartungen und Anforderungen verstanden werden. Ebenso ist vorgesehen, diese Informationen regelmäßig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Dabei handelt es sich um eine kontinuierliche Beobachtung und Bewertung im Rahmen der Kontextanalyse. 

Konkrete Vorgaben, wie diese Analyse zu erfolgen hat oder wie die Informationen zu dokumentieren sind, machen die Normen jedoch nicht – es liegt im Ermessen der Organisation, eine für sie geeignete und sinnvolle Methode zu wählen. In jedem Fall ist die Auseinandersetzung mit interessierten Parteien keine rein formale Übung, sondern ein wesentlicher Schritt, um strategisch relevante Einflüsse und Risiken zu erkennen und das Managementsystem wirkungsvoll auszurichten – mit dem Ziel, Vertrauen zu schaffen, die Zielerreichung zu sichern und langfristige Unternehmensresilienz zu fördern.