Pihak yang berkepentingan adalah bagian yang tak terhindarkan dari "konteks" bisnis apa pun. Tidak peduli apa ukuran atau industri perusahaan, selalu ada individu atau kelompok tertentu yang memiliki kepentingan di dalamnya.
Daftar Isi
Apa artinya ketika standar berbicara tentang "pihak yang berkepentingan"?
Pertama-tama, apa itu pihak yang berkepentingan? Standar yang diakui secara global untuk prinsip dan istilah dalam manajemen mutu ISO 9000 memberikan definisi berikut:
"Orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi oleh, atau merasa dipengaruhi oleh keputusan atau kegiatan."
ISO 9000:2015-11 - Quality management systems - Fundamentals and vocabulary
Istilah ini awalnya berasal dari "Panduan untuk Mencapai Kesuksesan Berkelanjutan" ISO 9004, yang secara khusus menyoroti peran dan pentingnya pemangku kepentingan tertentu - pihak yang berkepentingan.
Kapan pihak yang berkepentingan relevan?
Mengapa standar sistem manajemen ISO sangat diminati oleh pihak yang berkepentingan menjadi jelas dalam bab 4.2 dari standar. Ini karena perusahaan tidak perlu mengidentifikasi semua pemangku kepentingan, tetapi hanya yang relevan dengan sistem manajemennya. Selain itu juga perlu memahami kebutuhan dan harapan (requirements) dari sistem manajemen atau perusahaan. Sebenarnya, oleh karena itu, ini bukan masalah pihak-pihak yang berkepentingan, tetapi lebih pada kemungkinan kerugian oleh kelompok-kelompok pemangku kepentingan. Selain relevansi, frekuensi kontak perusahaan dengan pihak yang berkepentingan dapat juga memiliki arti penting.
Siapa pihak berkepentingan yang paling penting?
Daftar pemangku kepentingan sangat panjang. Yang paling penting adalah:
- Pelanggan (termasuk pengguna akhir/konsumen)
- Para karyawan
- Pemilik, mitra, pemegang saham
- Pemasok (penyedia eksternal), mitra bisnis
- Pihak berwajib
- Pesaing
- Serikat pekerja
- Asuransi, asosiasi
- Bank, kreditur
- Pers, media
- Lingkungan
- Inisiatif warga, dll.
Tetapi juga
- Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM)
- Universitas
- Kelompok agama atau gereja
- Masyarakat secara keseluruhan
dapat memiliki relevansi, meskipun relevansinya berbeda, yang tentu saja khusus untuk organisasi. Ini adalah saat mereka memiliki dampak (potensial) "pada kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku" (sumber: ISO 9001).
Cara mengidentifikasi pihak berkepentingan yang relevan
Standar sistem manajemen ISO mengharuskan organisasi Anda untuk memahami kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan potensial. Dan: bahwa itu menentukan hal-hal yang relevan dengan sistem manajemen. Ini adalah proses permanen di perusahaan untuk dapat merasakan perubahan. Namun, standar tidak menentukan bagaimana hal ini harus dilakukan.
"Perusahaan itu sendiri memutuskan relevansi pihak yang berkepentingan dan harapannya."
Penentuan pemangku kepentingan sesuai dengan relevansinya terutama tergantung pada bidang kegiatan perusahaan Anda. Misalnya, perusahaan kimia manufaktur dengan sistem manajemen lingkungan sesuai dengan ISO 14001 sebagian akan menentukan kriteria yang berbeda untuk relevansi pihak yang berkepentingan, misalnya berkaitan dengan lingkungan sekitar atau otoritas yang bertanggung jawab, daripada penyedia layanan parsel yang sistem manajemen kualitasnya mengikuti standar ISO 9001. Di sana, justru klien, pelanggan, dan karyawan yang berada di latar depan.
Pihak yang berkepentingan dalam standar ISO
Dengan perubahan ke struktur dasar umum (Struktur Tingkat Tinggi, HLS) dari 2012, persyaratan untuk berurusan dengan pihak yang berkepentingan secara bertahap menemukan jalan mereka ke semua standar sistem manajemen ISO utama. Paling lambat dengan revisi besar dari standar ISO 9001 dan ISO 14001 pada tahun 2015, istilah tersebut menjadi akrab bagi banyak pengguna.
Catatan tentang dokumentasi
Jika manajer umum operasi kecil tidak memerlukan catatan untuk mengidentifikasi pihak berkepentingan yang relevan, itu dapat dipercaya. Tetapi jika dia memutuskan untuk mengesahkan sistem manajemennya, ada persyaratan dokumentasi. Hal ini terjadi, misalnya, segera setelah pihak yang berkepentingan menemukan jalan mereka ke dalam penilaian manajemen dalam bentuk umpan balik pelanggan.
Jadi tidak hanya untuk perusahaan besar dan korporasi yang masuk akal untuk membuat matriks di mana pihak yang berkepentingan yang diidentifikasi, data kontak mereka, harapan mereka dan relevansi yang diberikan kepada mereka dimasukkan. Standar sistem manajemen mengharuskan informasi ini dipantau dan ditinjau.
Namun, pada prinsipnya, disarankan untuk membuat catatan tertulis, misalnya dengan bantuan matriks, dengan semua informasi yang diperlukan. Khusus untuk pemangku kepentingan yang relevan, hal ini harus dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak terkait yang berkepentingan. Ini biasanya bukan pekerjaan yang sia-sia, karena catatan diperlukan paling lambat sebagai masukan untuk evaluasi manajemen.
Loading...
Kesimpulan
Pihak berkepentingan yang relevan adalah individu atau organisasi yang berada dalam posisi untuk mempengaruhi sistem manajemen perusahaan Anda. Dengan demikian, mereka terkait erat dengan konteks organisasi Anda. Standar sistem manajemen ISO mengharuskan pemangku kepentingan yang relevan diidentifikasi dan informasi tentang mereka ditinjau secara berkala untuk mata uang. Namun, standar tidak mengatakan bagaimana hal ini harus dilakukan, juga berkaitan dengan kemungkinan dokumentasi.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Ute Droege
Ahli DQS untuk sistem manajemen mutu, telah lama menjadi auditor dan trainer berpengalaman untuk ISO 9001.
Loading...