Qualitätsmanagement in Bildungseinrichtungen mit ISO 21001

Entwicklung des Qualitätsmanagements in Bildungsorganisationen 

Bildungsanbieter stehen in einem scharfen Wettbewerb. Das gilt längst nicht mehr nur für die Organisationen der freien Wirtschaft. Auch Einrichtungen im öffentlichen Sektor müssen sich diesem Vergleich stellen. Mit ihrem Fokus auf den tatsächlichen Lernbedarf einer Zielgruppe, dem Erarbeiten geeigneter Angebote und der Evaluation von Lernergebnissen ist ISO 21001 ein richtungweisender Standard, der den Nachweis von Kompetenz und Qualität erlaubt. 

Auf internationaler Ebene hat das Qualitätsmanagement im Bildungsbereich inzwischen eine beträchtliche Dynamik erfahren. Die im Jahr 2010 veröffentlichte Norm ISO 29990 wurde zurückgezogen. Als Nachfolge-Normen gelten zwei Regelwerke mit unterschiedlichen Zielsetzungen:

ISO 21001 ist als Managementsystemnorm in gleicher Weise aufgebaut wie die Qualitätsnorm ISO 9001, jedoch mit branchenspezifisch angepassten Inhalten. Die Norm richtet den Fokus speziell auf die Gestaltung von Bildungsprozessen. Das gilt unabhängig von jeder Form der Bildungseinrichtung, unabhängig, ob es sich um eine Hochschule, einen Weiterbildungsträger oder eine firmeninterne Trainingsabteilung handelt. 

Eine Bildungsorganisation, die zum Beispiel ein spezifisches Produkt besonders herausheben möchte, kann dieses nach ISO 29993 zertifizieren lassen, ohne das eigene Managementsystem einzubeziehen. Dagegen werden Unternehmen mit einem größeren Produkt-Portfolio eher darauf bedacht sein, sich krisenresistent aufzustellen und ihr Managementsystem gemäß ISO 21001 ausrichten.

Für welche Bildungseinrichtungen ist ISO 21001 interessant?

Von einem speziellen Qualitätsmanagement im Bildungswesen profitieren alle Anbieter gleichermaßen. Die Qualität der Bildungsangebote wird durch die Umsetzung der Normanforderungen systematisch weiterentwickelt, die Wettbewerbsfähigkeit wird nachhaltig gesteigert und die Lernenden erhalten transparente Lerndienstleitungen. In Deutschland gibt es in allen Bildungssektoren private Anbieter, die von der neuen Bildungsnorm profitieren können. Grundsätzlich gilt das für alle Bereiche:

• Wettbewerbsorientierte, nicht-staatliche Bildungseinrichtungen 
• Weiterbildungsinstitute
• Unternehmensinterne Weiterbildungsabteilungen
• Hochschulen und Universitäten
• Berufskollegs
• Bildungsakademien von Verbänden und Institutionen
• Schulen, insbesondere Schulen in freier Trägerschaft
• Kindergärten

Zukünftig werden Qualitätsnachweise und Zertifikate im Bildungsbereich eine große Bedeutung haben, zum Beispiel bei der Vergabe von öffentlichen Zuschüssen oder im Rahmen der Bemühungen der EU zur Harmonisierung der Bildungssysteme. 

Was sind die Vorteile vom Qualitätsmanagement in Bildungseinrichtungen?

Konsistente Prozesse und Evaluierungsinstrumente, die auf den Anforderungen für ein Bildungsmanagementsystem (MSBO) basieren, helfen den Organisationen, Effektivität und Effizienz nachzuweisen und zu steigern und ihre organisatorischen Ziele zu erreichen.

Ein MSBO ... 

• führt zu mehr personalisiertem Lernen und effektiverem Eingehen auf alle Lernenden, zum Beispiel für Lernende mit besonderen Bildungsbedürfnissen oder Fernlernende, 
• erweitert die Beteiligung interessierter Parteien und verbessert die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden,
• kann bei der Qualitätsentwicklung stärkere Akzente auf die Einbindung und Professionalisierung des Personals legen, 
• verbessert das Risikomanagement durch nachhaltige Praktiken, 
• spart Kosten durch einen verantwortungsvolleren und den effizienteren Einsatz von Ressourcen.

Die Bildungsorganisation kann regionale, nationale, offene und proprietäre Standards in einem internationalen Rahmen harmonisieren und so Exzellenz und Innovation fördern.

Das MSBO ist die Basis für alle erforderlichen strategischen Entscheidungen und Prozesse und stellt somit sicher, dass die Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele der Lernenden und anderer Nutznießer erfüllt werden. Gleichzeitig wird die Interaktion zwischen den interessierten Parteien und der Bildungseinrichtung auf ein für alle Beteiligten vorteilhaftes Niveau gehoben.

Krisenresistenz durch ein integriertes Bildungsmanagementsystem

Ein Qualitätsmanagementsystem, das auf allen Ebenen eines Bildungsunternehmens gelebt wird, erweist sich gerade in Zeiten der Krise, wie zum Beispiel während der Corona-Pandemie, als solide Grundlage. Das hat seinen Grund, denn es impliziert das risikobasierte Denken und Handeln, das sich in allen Prozessabläufen widerspiegelt. Damit ist eine Organisation weit weniger anfällig für plötzliche interne oder externe Herausforderungen.

Gerade am Beispiel wirtschaftsnaher Weiterbildungsanbieter, aber auch Hochschulen, zeigt sich, dass es mit einem aktiven Qualitätsmanagement im Bildungswesen sogar möglich ist, Krisensituationen in Erfolge umzumünzen:

• Durch eine konsequente Orientierung auf einzelne (Kern-)Prozesse können Änderungen flexibel vorgenommen werden. Für Plan B oder C ist man gerüstet. So kann zum Beispiel ein Try-and-Error-Verfahren dabei unterstützen, rasch die richtigen Wege auszuloten.
• Die Formate werden angepasst und die Lernenden dort abgeholt, wo sie gerade sind – zum Beispiel digital im Homeoffice. Gleichzeitig wird die Innovationskraft der Organisation gestärkt, und Neuentwicklungen können einfacher – Schritt für Schritt – in die Umsetzung gebracht werden.

Mit einem MSBO auf der Basis von ISO 21001 kann sich eine Bildungseinrichtung deutlich krisenresistenter aufstellen. Wichtige Voraussetzung ist die Bereitschaft der obersten Leitung, sich selbst als Teil des Gesamtprozesses zu sehen und eine entsprechende Vorbildrolle einzunehmen.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen ISO 21001 und ISO 9001?

Viele Bildungseinrichtungen haben Ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifizieren lassen. Die Norm – so wichtig sie für die Zertifizierung eines Managementsystems ist – führt in Bildungsorganisationen aber häufig zu Verwirrungen und Schwierigkeiten in der Implementierungsphase. Der internationale Standard verwendet allgemeine Terminologien, die in der Bildungspraxis oft zu Unklarheiten führen. 

Mit ISO 21001 gibt es nun einen Standard für den Bildungssektor, der die Kernprozesse des Lernens und des Umgangs mit Lernenden und Lehrenden in den Fokus stellt. Der integrierte Managementansatz berücksichtigt dabei, dass sich der Lernende als (End)Kunde mitten im Dienstleistungsprozess befindet und diesen laufend mit beeinflusst und verändert. Im Gegensatz zu anderen Managementsystemnormen spielt hier der „Faktor Mensch“ eine zentrale Rolle – unabhängig davon, ob damit ein Lernender, ein Dozent, eine Verwaltungskraft oder ein externer Beteiligter gemeint ist. 

Ein wesentlicher Vorteil von ISO 21001 ist ihre Konformität mit anderen ISO-Managementsystemnormen. Ebenso wie diese weist sie die sogenannte "High Level Structure" auf. Die HLS wurde 2012 von der ISO entwickelt, um einen einheitlichen strukturellen Standard für alle zukünftigen Managementsystemnormen zu schaffen, die ein integriertes Managementsystem unterstützen. Der Begriff HLS wurde 2021 durch den Begriff „Harmonized Structure“ (HS) ersetzt.

Die Norm folgt der übergeordneten HS-Struktur, wobei die Abschnitte 4 bis 10 (Kontext der Organisation, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Leistungsbewertung und Verbesserung) die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement in der Bildung darstellen. Sie gilt somit für die Gesamtheit der miteinander verbundenen oder interagierenden Elementen einer Organisation zur Festlegung von Richtlinien und Zielen sowie von Prozessen, um diese Ziele zu erreichen.

Risikomanagement im Bildungsprozess

Für ein funktionales, prozessorientiertes Managementsystem ist es erforderlich, den Betrieb zur Zufriedenheit aller Beteiligten zu gestalten und dauerhaft zu gewährleisten. Dazu gehört die Betrachtung möglicher Risiken und Chancen, die sich bei der Verfolgung der gesetzten Ziele ergeben können (Kapitel 6.1). Grundsätzliche Bestandteile eines funktionierenden Risikomanagements sind zum Beispiel, die

• Identifizierung und Bewertung von Risiken und Kontrollen
• Dokumentation von Risiken in einem Risikoregister (oder einem gleichwertigen)
• Implementierung von Maßnahmen und Behandlungen zum Management identifizierter Risiken
• Überwachung von Risiken, einschließlich regelmäßiger Überprüfung des Strategieplans und der Risikoregister
• Berichterstattung über Risiken

In einem ersten Schritt kann die Risikobewertung nach den beiden Kategorien erfolgen:

• Auswirkung/Tragweite des Risikos und
• Wahrscheinlichkeit des Eintritts des Risikos

Präventive Maßnahmen, wie beispielsweise Schulungen der Beteiligten, Änderungen im Prozessablauf und die Anpassung von personellen Verantwortlichkeiten, können in einer Risikoabschätzung zumindest für kritische und fehleranfällige Bereiche erfasst und in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Die Risikomatrix ist ein hilfreiches Instrument um diese Prozesse zu bewerten und im Blick zu behalten.

Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel für den Erfolg

Die zunehmende Bedeutung nachhaltigen Handelns und die Wandlung des Lernens aufgrund digitaler Lehr- und Lernformate erfordern stetige Offenheit für Neuerungen und rasches Reaktionsvermögen. Das bedeutet gleichermaßen die fortlaufende Verbesserung der Leistung und Wirksamkeit des MSBO, denn Veränderung ist der integrale Part der DNA in der Weiterbildung. Die Sorgfaltspflicht gegenüber den Lernenden und anderen interessierten Parteien muss daher einen stetigen Anpassungs- und Verbesserungsprozess durchlaufen. 

Fortlaufende Verbesserung ist ein stetiger, langfristiger Ansatz zur Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Dabei geht es unter anderem darum, Schwachstellen zu finden und Lösungen innerhalb der bestehenden Prozesse zu entwickeln und umzusetzen. Der Verbesserungsprozess verläuft schrittweise und führt dann zum Erfolg, wenn fortlaufende Verbesserung zum „Business as usual“ für alle Mitarbeitenden wird.

Ändert sich die Bedarfslage der Zielgruppen, so können vor allem die Organisationen auf dem Markt bestehen, die in der Lage sind, sich in kürzester Zeit in Bezug auf Lehrformate, Strukturen und Inhalte umfassend anzupassen. Plötzlich auftretende Veränderungen, wie zum Beispiel die Umstellung auf digitale Lernformate, lassen sich auffangen, wenn die Organisation in ihrer Struktur bereits Freiräume für Experimente und Innovationen geschaffen hat. 

Eckpfeiler einer evidenzbasierten Verbesserung

Auf der Basis der Analysen und Ideengenerierung legt eine evidenzbasierte Verbesserungsstrategie klare Schritte mit messbaren Zielen, Aufgaben und Messungen fest. Aus den Verbesserungsplänen sollten Antworten auf folgende Fragen hervorgehen:

• Wie können die Herausforderungen, die in der Bedarfsanalyse erkannt wurden, angegangen werden?
• Welche Benchmarks existieren, die eine Optimierung der KPIs nahelegen?
• Welche Indikatoren und Nachweise sind vorhanden sind, die eine bestimmte Strategie zur Verbesserung priorisieren?
• Welche Ressourcen werden benötigt, um die Strategie umzusetzen, zum Beispiel strategisch zusammengesetzte Teams (nach Funktionen und Know-how), Zeitfenster für Team-Meetings, erforderliche Schulungen, Datenbasen, IT-Unterstützung und Budget?
• Welche Festlegungen in Bezug auf Handlungsstränge, Prozessverantwortung und erforderliche Kompetenzen müssen getroffen werden?
• Wie erfolgt die Berichterstattung über die Fortschritte (angemessene Kommunikation und Dokumentation von Meilensteinen)?
  
   

Warum eine Zertifizierung nach ISO 21001 sinnvoll ist?

Die Zertifizierung stellt die Glaubwürdigkeit des Managementsystems einer Bildungsorganisation (MSBO) sicher, gewährleistet eine bessere Ausrichtung der Ziele und Aktivitäten an der Qualitätspolitik und ermöglicht es der Organisation, ihre soziale Verantwortung durch die Bereitstellung von inklusiver und gerechter Qualitätsbildung für alle zu stärken.

Das Implementieren und aktive Gestalten eines Managementsystems ist die eigentliche und unverzichtbare Leistung einer Organisation. Die unabhängige Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems ist ein anerkannter Nachweis von Kompetenz und Qualität gegenüber den relevanten Interessengruppen der Öffentlichkeit.

Die DQS ist seit vielen Jahren anerkannter und geschätzter Begutachtungs- und Zertifizierungspartner von Bildungsträgern. Sprechen Sie mit uns über die Möglichkeiten, wie Sie mit der Einführung von DIN ISO 21001 sowie einer entsprechenden Zertifizierung Herausforderungen und Veränderungen in Ihrer Branche aktiv gestalten können.

Qualitätsmanagement in Bildungseinrichtungen – Fazit

Die neue ISO 21001 gibt eine Richtschnur für ein gemeinsames Managementinstrument für Organisationen, die Bildungsprodukte und Bildungsdienstleistungen anbieten und die den Bedürfnissen und Anforderungen der Lernenden und anderer interessierten Parteien gerecht werden wollen. Dabei werden auch Zielgruppen (Lernende und andere Nutznießer) mit besonderen Bedürfnissen bedacht. 

Anders als die produktspezifische Norm ISO 29993 folgt ISO 21001 der Harmonized Structure (HS), der gemeinsamen Grundstruktur moderner ISO-Managementsystemnormen. Die internationale Norm ist seit 2018 auf dem Markt und hat sich als eine weltweit anerkannte nachhaltige Grundlage für Bildungsmanagement einen herausragenden Ruf erworben. Seit 2021 ist sie als DIN-Norm DIN ISO 21001:2021-02 auch auf dem deutschen Markt verfügbar und bietet eine neue Perspektive, sich im Bildungsmarkt zu positionieren und sich dem internationalen Trend anzuschließen.

Expertise und Vertrauen

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Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.