Řízení kvality ve vzdělávacích organizacích podle ISO 21001

Rozvoj řízení kvality ve vzdělávacích organizacích

Poskytovatelé vzdělávání čelí tvrdé konkurenci. To se již netýká pouze organizací v soukromém sektoru. Konkurenčním tlakům musí čelit i organizace ve veřejném sektoru. Norma ISO 21001 je díky svému zaměření na skutečné vzdělávací potřeby cílové skupiny, vývoj vhodných kurzů a hodnocení výsledků vzdělávání průkopnickou normou, která poskytuje důkaz o způsobilosti a kvalitě.

Na mezinárodní úrovni získalo řízení kvality ve vzdělávacím sektoru nyní značnou dynamiku. Norma ISO 29990 vydaná v roce 2010 byla stažena. Nástupnické normy představují dva soubory pravidel s odlišnými cíli:

Norma ISO 21001 je jako norma systému managementu strukturována stejně jako norma kvality ISO 9001, ale s obsahem specifickým pro dané odvětví. Norma se zaměřuje konkrétně na návrh vzdělávacích procesů. Platí bez ohledu na typ vzdělávací organizace, ať už se jedná o univerzitu, poskytovatele dalšího vzdělávání nebo interní vzdělávací oddělení.

Vzdělávací organizace, která chce například vyzdvihnout určitý produkt, si jej může nechat certifikovat podle normy ISO 29993, aniž by zahrnovala vlastní systém řízení. Na druhou stranu společnosti s větším portfoliem produktů budou mít větší zájem na tom, aby byly odolné vůči krizím a sladily svůj systém řízení s normou ISO 21001.

Pro které vzdělávací organizace je norma ISO 21001 zajímavá?

Ze speciálního systému řízení kvality ve vzdělávacím sektoru mají stejný prospěch všichni poskytovatelé. Zavedením požadavků normy se systematicky zlepšuje kvalita vzdělávacích služeb, trvale se zvyšuje konkurenceschopnost a účastníci vzdělávání získávají transparentní vzdělávací služby. V Německu existují soukromí poskytovatelé ve všech vzdělávacích odvětvích, kteří mohou z nové vzdělávací normy těžit. V zásadě se to týká všech oblastí:

• Konkurenceschopné, nevládní vzdělávací instituce
• Instituty dalšího vzdělávání
• Interní oddělení dalšího vzdělávání
• Vysoké školy a univerzity
• Odborné vysoké školy
• Vzdělávací akademie sdružení a institucí
• Školy, zejména nezávislé školy
• Mateřské školy

V budoucnu budou mít doklady o kvalitě a certifikáty v oblasti vzdělávání velký význam, například při udělování veřejných dotací nebo v rámci snah EU o harmonizaci vzdělávacích systémů.

Jaké jsou výhody řízení kvality ve vzdělávacích organizacích?

Konzistentní procesy a nástroje hodnocení založené na požadavcích na systém řízení kvality ve vzdělávání (EOMS) pomáhají organizacím prokázat a zvýšit efektivitu a účinnost a dosáhnout cílů organizace.

Systém EOMS je schopen zajistit, aby se v praxi uplatňoval i v případě, že se jedná o ...

• vede k personalizovanějšímu vzdělávání a efektivnějšímu zapojení všech studentů, například studentů se speciálními vzdělávacími potřebami nebo studentů na dálku,
• rozšiřuje účast zainteresovaných stran a zvyšuje motivaci a angažovanost zaměstnanců,
• může klást větší důraz na zapojení a profesionalizaci zaměstnanců do rozvoje kvality,
• zlepšuje řízení rizik prostřednictvím udržitelných postupů,
• šetří náklady díky odpovědnějšímu a efektivnějšímu využívání zdrojů.

Vzdělávací organizace může harmonizovat regionální, národní, otevřené a vlastní standardy v mezinárodním rámci, podporovat excelenci a inovace.

EOMS je základem pro všechna potřebná strategická rozhodnutí a procesy, čímž zajišťuje naplnění potřeb, požadavků a cílů studujících a dalších příjemců. Současně se interakce mezi zainteresovanými stranami a vzdělávací organizací pozvedá na úroveň, která je přínosná pro všechny zúčastněné.

Odolnost vůči krizím prostřednictvím integrovaného systému řízení vzdělávání

Systém řízení kvality, který je uplatňován na všech úrovních vzdělávací společnosti, se ukazuje jako pevný základ, zejména v krizových situacích, jako byla například pandemie koronaviru. Má to svůj důvod, protože předpokládá myšlení a jednání založené na rizicích, které se promítá do všech procesů. Díky tomu je organizace mnohem méně náchylná k náhlým vnitřním nebo vnějším výzvám.

Příklad poskytovatelů dalšího vzdělávání souvisejících s podnikáním a také univerzit ukazuje, že při aktivním řízení kvality ve vzdělávacím sektoru je dokonce možné krizové situace proměnit v úspěch:

• Důsledným zaměřením na jednotlivé (klíčové) procesy lze pružně provádět změny. Jste vybaveni pro plán B nebo C. Například proces pokus-omyl může pomoci rychle najít správnou cestu vpřed.
• Formáty jsou přizpůsobeny a žáci jsou podchyceni tam, kde se nacházejí - například digitálně v domácí kanceláři. Zároveň se posiluje inovační síla organizace a nový vývoj lze snáze implementovat - krok za krokem.

S EOMS založeným na ISO 21001 si vzdělávací organizace zajistí výrazně vyšší odolnost vůči krizím. Důležitým předpokladem je ochota vrcholového vedení vnímat sebe sama jako součást celkového procesu a vystupovat jako vzor.

Jaké jsou hlavní rozdíly mezi normami ISO 21001 a ISO 9001?

Mnoho vzdělávacích organizací si nechalo certifikovat řízení kvality podle normy ISO 9001. Tato norma - jakkoli je důležitá pro certifikaci systému řízení - však často vede ve vzdělávacích organizacích ke zmatkům a potížím ve fázi zavádění. Mezinárodní norma používá obecnou terminologii, která ve vzdělávací praxi často vede ke zmatkům.

S normou ISO 21001 je nyní k dispozici norma pro oblast vzdělávání, která se zaměřuje na základní procesy učení a jednání se studenty a učiteli. Integrovaný přístup k řízení zohledňuje skutečnost, že učící se osoba jako (koncový) zákazník je uprostřed procesu poskytování služeb a neustále jej ovlivňuje a mění. Na rozdíl od jiných standardů systému řízení zde hraje ústřední roli "lidský faktor" - bez ohledu na to, zda se jedná o studujícího, lektora, administrátora nebo externí stranu.

Klíčovou výhodou normy ISO 21001 je její soulad s ostatními normami systému řízení ISO. Stejně jako ony má takzvanou "strukturu vysoké úrovně". HLS byla vyvinuta organizací ISO v roce 2012 s cílem vytvořit jednotnou strukturální normu pro všechny budoucí normy systému řízení, které podporují integrovaný systém řízení. Termín HLS byl v roce 2021 nahrazen termínem "harmonizovaná struktura" (HS).

Norma se řídí zastřešující strukturou HS, přičemž oddíly 4 až 10 (kontext organizace, vedení, plánování, podpora, provoz, hodnocení výkonnosti a zlepšování) představují požadavky na řízení kvality ve vzdělávání. Vztahuje se tedy na všechny vzájemně propojené nebo vzájemně se ovlivňující prvky organizace s cílem stanovit politiky a cíle a procesy k dosažení těchto cílů.

Řízení rizik ve vzdělávacím procesu

Pro funkční, procesně orientovaný systém řízení je nutné navrhnout provoz ke spokojenosti všech zúčastněných a dlouhodobě jej garantovat. K tomu patří i zvážení možných rizik a příležitostí, které mohou vzniknout při plnění stanovených cílů (kapitola 6.1). Mezi základní součásti fungujícího systému řízení rizik patří např.

• Identifikace a hodnocení rizik a kontrolních mechanismů
• dokumentace rizik v registru rizik (nebo v rovnocenném dokumentu)
• zavedení opatření a postupů k řízení identifikovaných rizik
• monitorování rizik, včetně pravidelného přezkumu strategického plánu a registrů rizik
• podávání zpráv o rizicích

V prvním kroku lze hodnocení rizik provést podle dvou kategorií

• Dopad/rozsah rizika a
• Pravděpodobnost výskytu rizika

Preventivní opatření, jako je školení zúčastněných osob, změny v průběhu procesu a úprava odpovědnosti pracovníků, lze zaznamenat do hodnocení rizik, přinejmenším pro kritické oblasti a oblasti náchylné k chybám, a v pravidelných intervalech je přezkoumávat. Matice rizik je užitečným nástrojem pro hodnocení těchto procesů a jejich sledování.

Klíčem k úspěchu je neustálé zlepšování

Rostoucí význam udržitelných opatření a transformace výuky v důsledku digitálních formátů výuky a učení vyžadují neustálou otevřenost vůči inovacím a schopnost rychle reagovat. To také znamená neustále zlepšovat výkonnost a efektivitu EOMS, protože změna je nedílnou součástí DNA dalšího vzdělávání. Povinnost péče o studující a další zainteresované strany proto musí procházet neustálým procesem přizpůsobování a zlepšování.

Neustálé zlepšování je trvalý a dlouhodobý přístup ke zlepšování procesů, produktů a služeb. Zahrnuje mimo jiné hledání slabých míst a vývoj a implementaci řešení v rámci stávajících procesů. Proces zlepšování probíhá postupně a je úspěšný tehdy, když se neustálé zlepšování stane pro všechny zaměstnance "běžnou praxí".

Pokud se mění potřeby cílových skupin, na trhu obstojí ty organizace, které jsou schopny v co nejkratší době komplexně přizpůsobit formy, struktury a obsah výuky. Náhlé změny, jako je přechod na digitální formáty výuky, lze vstřebat, pokud si organizace již ve své struktuře vytvořila prostor pro experimentování a inovace.

Základní kameny zlepšování založeného na důkazech

Na základě analýz a generování nápadů definuje strategie zlepšování založená na důkazech jasné kroky s měřitelnými cíli, úkoly a měřeními. Plány zlepšování by měly poskytnout odpovědi na následující otázky:

• Jak lze řešit problémy identifikované v analýze potřeb?
• Jaká existují měřítka, která naznačují optimalizaci klíčových ukazatelů výkonnosti?
• Jaké ukazatele a důkazy jsou k dispozici pro stanovení priorit konkrétní strategie zlepšování?
• Jaké zdroje jsou potřebné k realizaci strategie, například strategicky složené týmy (podle funkcí a odbornosti), časové intervaly pro schůzky týmů, potřebná školení, databáze, IT podpora a rozpočet?
• Jaké specifikace je třeba provést, pokud jde o směry činnosti, odpovědnost za procesy a požadované kompetence?
• Jakým způsobem se informuje o pokroku (vhodná komunikace a dokumentace milníků)?
  

Proč má certifikace ISO 21001 smysl?

Certifikace zajišťuje důvěryhodnost systému řízení vzdělávací organizace (EOMS), zajišťuje lepší soulad cílů a činností s politikou kvality a umožňuje organizaci posílit její společenskou odpovědnost poskytováním inkluzivního a spravedlivého kvalitního vzdělávání pro všechny.

Zavedení a aktivní utváření systému řízení je skutečným a nepostradatelným úspěchem organizace. Nezávislá certifikace systému řízení kvality je pro příslušné zainteresované strany z řad veřejnosti uznávaným důkazem způsobilosti a kvality.

DQS je již řadu let uznávaným a ceněným partnerem pro posuzování a certifikaci vzdělávacích organizací. Poraďte se s námi, jak můžete aktivně utvářet výzvy a změny ve vašem oboru zavedením normy ISO 21001 a příslušné certifikace.

Řízení kvality ve vzdělávacích organizacích - závěr

Nová norma ISO 21001 poskytuje návod na společný nástroj řízení pro organizace, které nabízejí vzdělávací produkty a služby a chtějí vyhovět potřebám a požadavkům účastníků vzdělávání a dalších zainteresovaných stran. Zohledněny jsou i cílové skupiny (studující a další příjemci) se zvláštními potřebami.

Na rozdíl od normy ISO 29993, která se týká konkrétních produktů, se norma ISO 21001 řídí harmonizovanou strukturou (HS), což je společná základní struktura moderních norem systému řízení ISO. Tato mezinárodní norma je na trhu od roku 2018 a získala si vynikající pověst celosvětově uznávaného udržitelného základu pro řízení vzdělávání. Nabízí novou perspektivu, jak se prosadit na trhu vzdělávání a připojit se k mezinárodnímu trendu.

Odbornost a důvěra

Upozornění: Naše články, příručky pro audit a další obsah jsou psány výhradně našimi interními odborníky na systémy řízení a dlouholetými auditory. Pokud máte na naše autory jakékoli dotazy k obsahu, kontaktujte nás. Těšíme se na rozhovor s vámi.