Gestión de la calidad en organizaciones educativas con ISO 21001

Desarrollo de la gestión de la calidad en las organizaciones educativas.

Los proveedores de educación se enfrentan a una competencia feroz. Esto ya no se aplica sólo a las organizaciones del sector privado. Las organizaciones del sector público también deben hacer frente a presiones competitivas. Centrándose en las necesidades reales de aprendizaje de un grupo objetivo, el desarrollo de cursos adecuados y la evaluación de los resultados del aprendizaje,  ISO 21001 es un estándar pionero que demuestra competencia y calidad.

A nivel internacional, la gestión de la calidad en el sector educativo ha cobrado un impulso considerable. La norma ISO 29990 publicada en 2010 ha sido retirada. Las normas sucesoras son dos conjuntos de reglas con objetivos diferentes:

Como norma de sistema de gestión, la ISO 21001 está estructurada de la misma manera que la norma de calidad.  ISO 9001 , pero con contenido específico de la industria. La norma se centra específicamente en el diseño de procesos educativos. Esto se aplica independientemente del tipo de organización educativa, ya sea una universidad, una institución de educación superior o un departamento de formación interno.

Una organización educativa que quiera destacar un producto específico, por ejemplo, puede certificarlo según la norma ISO 29993 sin incluir el suyo propio  sistema de gestión . Por otro lado, las empresas con una cartera de productos más amplia estarán más preocupadas por ser resistentes a las crisis y alinear su sistema de gestión con la norma ISO 21001.

¿Para qué organizaciones educativas es de interés la ISO 21001?

Todos los proveedores se benefician por igual de una gestión de calidad especial en el sector educativo. Al implementar los requisitos de la norma, la calidad de los servicios educativos mejora sistemáticamente, la competitividad aumenta de manera sostenible y los estudiantes reciben servicios de aprendizaje transparentes. En Alemania hay proveedores privados en todos los sectores educativos que pueden beneficiarse del nuevo estándar educativo. En principio, esto se aplica a todos los ámbitos:

• Instituciones educativas no gubernamentales competitivas
• Institutos de educación superior
• Departamentos internos de educación continua
• Colegios y universidades
• colegios vocacionales
• Academias educativas de asociaciones e instituciones.
• Escuelas, especialmente escuelas independientes.
• jardines de infancia

En el futuro, las pruebas de calidad y los certificados tendrán gran importancia en el sector educativo, por ejemplo a la hora de conceder subvenciones públicas o como parte de los esfuerzos de la UE para armonizar los sistemas educativos.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de la calidad en las organizaciones educativas?

Los procesos coherentes y las herramientas de evaluación basados en los requisitos de un sistema de gestión educativa (EOMS) ayudan a las organizaciones a demostrar y aumentar  eficacia y eficiencia y lograr sus objetivos organizacionales.

Un EOMS...

• conduce a un aprendizaje más personalizado y a una participación más efectiva de todos los alumnos, por ejemplo, los alumnos con necesidades educativas especiales o los alumnos a distancia,
• amplía la participación de las partes interesadas y mejora la motivación y el compromiso de los empleados,
• puede poner mayor énfasis en la participación y profesionalización del personal en el desarrollo de la calidad,
• mejora la gestión de riesgos a través de prácticas sostenibles,
• Ahorra costes mediante un uso más responsable y eficiente de los recursos.

La organización educativa puede armonizar estándares regionales, nacionales, abiertos y propietarios en un marco internacional, promoviendo la excelencia y la innovación.

El EOMS es la base para todos los procesos y decisiones estratégicos necesarios, garantizando así que se cumplan las necesidades, requisitos y objetivos de los estudiantes y otros beneficiarios. Al mismo tiempo, la interacción entre las  partes interesadas y la organización educativa se eleva a un nivel que sea beneficioso para todos los involucrados.

Resistencia a las crisis a través de un sistema integrado de gestión educativa

Un sistema de gestión de calidad que se practica en todos los niveles de una empresa educativa demuestra ser una base sólida, especialmente en tiempos de crisis, como durante la pandemia de coronavirus. Hay una razón para esto, ya que implica  pensamiento basado en riesgos y acción, que se refleja en todos los procesos. Esto hace que una organización sea mucho menos susceptible a desafíos internos o externos repentinos.

El ejemplo de los proveedores de educación superior relacionados con las empresas, así como de las universidades, muestra que con una gestión activa de la calidad en el sector educativo, incluso es posible convertir situaciones de crisis en éxitos:

• Al centrarse constantemente en los procesos individuales (centrales), se pueden realizar cambios de manera flexible. Está preparado para el plan B o C. Por ejemplo, un proceso de prueba y error puede ayudarle a encontrar rápidamente el camino correcto a seguir.
• Los formatos se adaptan y los alumnos son recogidos donde están, por ejemplo, digitalmente en la oficina central. Al mismo tiempo, se fortalece la fuerza innovadora de la organización y los nuevos desarrollos se pueden implementar más fácilmente, paso a paso.

Con un EOMS basado en  ISO 21001 , una organización educativa se vuelve mucho más resistente a las crisis. Un requisito previo importante es la voluntad de  alta gerencia verse a sí mismo como parte del proceso global y actuar como modelo a seguir.

¿Cuáles son las principales diferencias entre ISO 21001 e ISO 9001?

Muchas organizaciones educativas han tenido su gestión de calidad  certificado de acuerdo con  ISO 9001. Sin embargo, la norma, por importante que sea para la certificación de un sistema de gestión, genera a menudo confusión y dificultades en la fase de implementación en las organizaciones educativas. La norma internacional utiliza terminología general que a menudo genera confusión en la práctica educativa.

Con ISO 21001, ahora existe un estándar para el sector educativo que se centra en los procesos centrales de aprendizaje y trato con alumnos y profesores. El enfoque de gestión integrada tiene en cuenta el hecho de que el alumno, como cliente (final), se encuentra en medio del proceso de servicio y lo influye y lo modifica constantemente. A diferencia de otros estándares de sistemas de gestión, el "factor humano" juega aquí un papel central, independientemente de si se trata de un alumno, un profesor, un administrador o una persona externa.

Una ventaja clave de ISO 21001 es su conformidad con otras normas de sistemas de gestión ISO. Como estos, tiene los llamados  "Estructura de alto nivel ". El HLS fue desarrollado por ISO en 2012 para crear un estándar estructural uniforme para todos los futuros estándares de sistemas de gestión que respalden un  sistema de manejo integrado . El término HLS fue reemplazado por el término "Estructura Armonizada" (HS) en 2021.

El estándar sigue la estructura general del HS, con las secciones 4 a 10 (contexto de la organización, liderazgo, planificación, apoyo, operación, evaluación del desempeño y mejora) que representan los requisitos para la gestión de la calidad en la educación. Por lo tanto, se aplica a todos los elementos interrelacionados o que interactúan de una organización para establecer políticas y objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Gestión de riesgos en el proceso educativo

Para que un sistema de gestión sea funcional y orientado a procesos, es necesario diseñar el funcionamiento a satisfacción de todos los implicados y garantizarlo a largo plazo. Esto incluye la consideración de los posibles riesgos y oportunidades que puedan surgir en la consecución de los objetivos establecidos (capítulo 6.1). Los componentes fundamentales de un sistema de gestión de riesgos que funcione incluyen, por ejemplo

• Identificación y evaluación de riesgos y controles.
• Documentación de riesgos en un registro de riesgos (o equivalente)
• Implementación de medidas y tratamientos para gestionar los riesgos identificados.
• Seguimiento de los riesgos, incluida la revisión periódica del plan estratégico y los registros de riesgos.
• Informar sobre riesgos

En un primer paso, la evaluación de riesgos se puede realizar según las dos categorías.

• Impacto/alcance del riesgo y
• Probabilidad de ocurrencia del riesgo

Las medidas preventivas, como la formación de los implicados, los cambios en el flujo de procesos y el ajuste de las responsabilidades del personal, pueden registrarse en una evaluación de riesgos, al menos para las áreas críticas y propensas a errores, y revisarse a intervalos regulares. La matriz de riesgos es una herramienta útil para evaluar estos procesos y vigilarlos.

La mejora continua es la clave del éxito.

La creciente importancia de la acción sostenible y la transformación del aprendizaje debido a los formatos digitales de enseñanza y aprendizaje requieren una apertura constante a la innovación y la capacidad de reaccionar rápidamente. Esto también significa mejorar continuamente el desempeño y la eficacia del EOMS, porque el cambio es una parte integral del ADN de la educación continua. El deber de cuidado hacia los estudiantes y otras  partes interesadas Por ello, debe someterse a un proceso constante de adaptación y mejora.

Mejora continua es un enfoque constante y a largo plazo para mejorar los procesos, productos y servicios. Entre otras cosas, implica encontrar puntos débiles y desarrollar e implementar soluciones dentro de los procesos existentes. El proceso de mejora es gradual y tiene éxito cuando la mejora continua se convierte en "lo habitual" para todos los empleados.

Si las necesidades de los grupos destinatarios cambian, aquellas organizaciones que sean capaces de adaptar sus formatos, estructuras y contenidos de enseñanza de manera integral en el menor tiempo posible podrán sobrevivir en el mercado. Los cambios repentinos, como el cambio a formatos de aprendizaje digital, pueden absorberse si la organización ya ha creado un margen para la experimentación y la innovación en su estructura.

Piedras angulares de la mejora basada en la evidencia

A partir de los análisis y la generación de ideas, una estrategia de mejora basada en evidencia define pasos claros con objetivos, tareas y mediciones mensurables. Los planes de mejora deben dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se pueden abordar los desafíos identificados en el análisis de necesidades?
• ¿Qué puntos de referencia existen que sugieren una optimización de los KPI?
• ¿Qué indicadores y evidencia están disponibles para priorizar una estrategia específica de mejora?
• ¿Qué recursos se necesitan para implementar la estrategia, por ejemplo, equipos compuestos estratégicamente (por función y experiencia), franjas horarias para las reuniones del equipo, capacitación requerida, bases de datos, soporte de TI y presupuesto?
• ¿Qué especificaciones hay que hacer en cuanto a líneas de acción, responsabilidad de procesos y competencias requeridas?
• ¿Cómo se informa el progreso (comunicación adecuada y documentación de los hitos)?

¿Por qué tiene sentido la certificación ISO 21001?

Certificación garantiza la credibilidad del sistema de gestión de una organización educativa (EOMS), garantiza una mejor alineación de los objetivos y actividades con la política de calidad y permite a la organización fortalecer su responsabilidad social proporcionando educación de calidad inclusiva y equitativa para todos.

Implementar y dar forma activamente a un  sistema de gestión es el logro real e indispensable de una organización. La certificación independiente del sistema de gestión de calidad es una prueba reconocida de competencia y calidad para las partes interesadas públicas relevantes.

DQS ha sido un socio de evaluación y certificación reconocido y valorado para organizaciones educativas durante muchos años. Hable con nosotros sobre cómo puede dar forma activamente a los desafíos y cambios en su industria con la introducción de la norma ISO 21001 y la certificación adecuada.

Gestión de la calidad en organizaciones educativas - conclusión

La nueva ISO 21001 proporciona una guía para una herramienta de gestión común para organizaciones que ofrecen productos y servicios educativos y desean satisfacer las necesidades y requisitos de los estudiantes y otras partes interesadas. También se tienen en cuenta los grupos destinatarios (estudiantes y otros beneficiarios) con necesidades especiales.

A diferencia de la norma específica de producto ISO 29993, ISO 21001 sigue la  Estructura armonizada (HS), la estructura básica común de las normas modernas de sistemas de gestión ISO. El estándar internacional ha estado en el mercado desde 2018 y ha ganado una excelente reputación como base sostenible reconocida a nivel mundial para la gestión educativa. Ofrece una nueva perspectiva para posicionarse en el mercado educativo y sumarse a la tendencia internacional.

Experiencia y confianza

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