Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS

1. Servicios de auditoría y certificación

1.1 Alcance y aplicabilidad

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS (las “Reglas”) se aplica a todas las ofertas y/o servicios y a todas las relaciones contractuales derivadas de ellos entre DQS Holding GmbH, todas sus empresas afiliadas o sus respectivos representantes (cada uno, “DQS”, y en conjunto, el “Grupo DQS”) y las organizaciones o personas que soliciten o utilicen servicios de auditoría y certificación.

Hay una lista actualizada de las empresas que integran el Grupo DQS disponible en el sitio web https://www.dqsglobal.com/es/acerca-de.

Este reglamento se aplica a todos los tipos de certificación de sistemas conforme a normas internacionales y nacionales, incluidos los códigos de práctica privados; a la certificación de productos conforme a directivas de la UE o a la legislación nacional, y a la certificación de productos y servicios conforme a códigos de práctica, especificaciones, requisitos o reglas técnicas no regulatorios.

Salvo que se acuerde expresamente otra cosa por escrito o que existan disposiciones legales en contrario, estas reglas se aplican a todas las etapas del proceso de auditoría y certificación, incluidas, entre otras, las ofertas de servicios y cotizaciones, los contratos, las órdenes de compra y/o de trabajo, la programación y los acuerdos complementarios celebrados entre DQS y el cliente.

Estas reglas de auditoría y certificación entrarán en vigor de inmediato a partir de su publicación y permanecerán vigentes hasta que se publique una nueva versión.

La versión vigente de estas reglas y sus requisitos adicionales de programa están disponibles en inglés o en versión traducida en https://www.dqsglobal.com/es/acerca-de/acreditacion-e-integridad/acreditacion-y-notificacion/reglas-de-auditoria-y-certificacion-de-dqs-group y pueden solicitarse en cualquier oficina de DQS. En caso de discrepancia entre una versión traducida y la versión en inglés, prevalecerá siempre la versión en inglés.

Cuando se emite un certificado al cliente, DQS presta los servicios con el cuidado y la experiencia propios del sector y de conformidad con el Código de Conducta aplicable del Grupo DQS. El organismo de certificación de DQS pondrá a disposición del cliente este Código de Conducta de DQS y sus modificaciones periódicas al inicio de los servicios.

1.2 Definiciones

• “Clientes”: los clientes y cualquier organización o persona que solicite o reciba servicios de auditoría y certificación de DQS, incluidos sus representantes que actúen en su nombre.
• “DQS”: todos los miembros del Grupo DQS internacional, incluidas sus subsidiarias, empresas afiliadas y socios, o sus representantes, que ofrecen y/o prestan servicios de auditoría y certificación en nombre propio o en nombre de otro organismo de certificación de DQS.
• “Organismo de certificación de DQS”: la empresa de DQS que cuenta con la acreditación o autorización para emitir los certificados correspondientes.
• “Organismo de acreditación”: término genérico para una organización (privada o pública) facultada para acreditar y supervisar a organismos de certificación.
• “Auditorías”: procedimientos sistemáticos que realiza DQS para evaluar de forma objetiva en qué medida se cumplen criterios definidos y si se dispone de la evidencia correspondiente. Las auditorías también pueden denominarse “evaluaciones”.
• “Auditores”: término genérico para evaluadores, auditores y expertos a quienes el Grupo DQS encarga la realización de una auditoría.

1.3 Servicios de auditoría y certificación

La auditoría y certificación de un sistema de gestión, proceso o producto por parte de un tercero independiente como DQS contribuye a la generación de valor para el cliente. Un certificado y/o informe de auditoría de DQS sirve como evidencia de un sistema de gestión o proceso adecuado y eficaz, o de un producto conforme, con la capacidad de satisfacer de manera continua las expectativas de los clientes de acuerdo con los requisitos aplicables.

Durante una auditoría, auditores calificados y con experiencia evalúan la idoneidad y eficacia continuas del sistema de gestión, sus procesos y/o productos, tomando en cuenta la evolución de los mercados y sus influencias, conforme a la norma contratada y, por lo general, mediante muestreo. Al identificar oportunidades de mejora, los auditores ayudan a la organización a alcanzar los objetivos y metas acordados, lo que contribuye al éxito del cliente a largo plazo. Mediante un certificado de DQS u otra forma de certificación, el cliente obtiene la confianza de sus socios comerciales en su sistema de gestión, proceso o producto, auditado y certificado conforme a normas y especificaciones reconocidas.

1.4 El contrato y las condiciones comerciales

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS, junto con la solicitud, la cotización, el pedido y su confirmación, el Código de Conducta de DQS, las condiciones de uso de las marcas de certificación de DQS, así como los Términos y Condiciones Generales locales aplicables y/o un contrato marco correspondiente, constituyen en conjunto el acuerdo íntegro entre el Cliente y DQS. Si una entidad local de DQS presta un servicio dentro del alcance de la autorización o acreditación de otra entidad de DQS, actúa en nombre del organismo autorizado o acreditado correspondiente. Esto se refleja debidamente en el acuerdo y en la denominación. El organismo de certificación de DQS correspondiente se indica en la cotización, y la aceptación y firma de la cotización local constituye un contrato de certificación jurídicamente vinculante entre el cliente y dicho organismo de certificación de DQS. Aunque la entidad local está autorizada, como representante, para facturar directamente al cliente los servicios, la responsabilidad operativa de las actividades de certificación bajo la acreditación correspondiente recae siempre en el organismo de certificación de DQS respectivo.

El organismo de certificación de DQS tiene la responsabilidad y la autoridad exclusivas sobre todas las decisiones de certificación, incluidos el otorgamiento, la denegación, el mantenimiento, la renovación, la suspensión, el restablecimiento tras una suspensión, el retiro o la cancelación de la certificación, así como la ampliación o reducción del alcance de la certificación correspondiente.

Los términos y condiciones locales pueden contener cláusulas sobre jurisdicción, responsabilidad, impuestos, condiciones de pago y otros acuerdos complementarios; por lo general, toman en cuenta la legislación nacional aplicable. El contrato también puede celebrarse mediante un acuerdo individual entre DQS y el cliente (el llamado contrato marco), que deberá incluir obligatoriamente estas reglas de auditoría y certificación de DQS, ya sea incorporándolas al texto del contrato o mediante una referencia directa.

2. El proceso de certificación

DQS audita el sistema de gestión, los procesos o los productos del cliente, o partes de ellos, con el fin de determinar su conformidad con requisitos acordados o reconocidos, como normas internacionales, nacionales o específicas del sector. El proceso de certificación correspondiente puede comprender una o varias etapas dentro de un ciclo definido y, por lo general, concluye con un informe de auditoría que documenta los resultados de las etapas de auditoría. En el caso de los servicios de certificación, y siempre que se cumplan todos los requisitos aplicables, el organismo de certificación de DQS correspondiente emite un certificado específico para el cliente que confirma la conformidad con los requisitos pertinentes.

Si durante la auditoría se identifican no conformidades con los requisitos de la norma correspondiente, el cliente deberá planificar acciones correctivas e implementarlas dentro de un plazo determinado. Los certificados solo se emiten una vez que se haya demostrado la implementación eficaz de las acciones correctivas adecuadas y se haya tomado una decisión de certificación favorable. El alcance y la vigencia se indican en el certificado.

La mayoría de los hallazgos se basan en un proceso de muestreo cuyo objetivo es obtener evidencia confiable de la implementación eficaz y la conformidad del sistema de gestión, proceso o producto. Puede haber otros aspectos del negocio, positivos o negativos, que el equipo auditor no haya examinado. Es responsabilidad exclusiva de la organización investigar y evaluar las posibles implicaciones y el alcance de los hallazgos a fin de garantizar la plena conformidad con las normas aplicables. DQS no será responsable por incumplimientos.

DQS y el cliente acuerdan que la evaluación y/o certificación del sistema de gestión, proceso o producto se realizará conforme a la normativa aplicable, a los requisitos específicos del sector (cuando corresponda) y a los acuerdos contractuales celebrados, incluidas estas reglas de auditoría y certificación u otros complementos.

DQS es independiente, neutral y objetiva en sus auditorías y certificaciones. Por regla general, las auditorías se realizan siempre en las instalaciones del cliente (in situ), aunque también pueden llevarse a cabo parcialmente, sustituirse o complementarse mediante auditorías remotas (a distancia). Las partes acordarán por separado la naturaleza, el alcance y el calendario del procedimiento. DQS procura reducir al mínimo las interrupciones de las operaciones del negocio al realizar auditorías en las instalaciones del cliente. El proceso de certificación de sistemas de gestión comprende, por lo general, los pasos que se describen a continuación.

Por lo general, el proceso de certificación incluye los siguientes pasos:

2.1 El proceso comienza con las necesidades y expectativas del cliente. DQS busca conocer la organización del cliente y su sistema de gestión, su tamaño y sus tipos de operación. Ambas partes definen conjuntamente los objetivos de las auditorías y/o de la certificación, incluidas las normas y especificaciones aplicables.

2.2 Con base en la información necesaria, DQS realiza una revisión de la solicitud y, posteriormente, elabora una oferta detallada para la evaluación/auditoría y certificación, adaptada a las necesidades particulares del cliente. Todos los servicios pertinentes y los criterios de auditoría y certificación aplicables se especifican y acuerdan en un contrato por escrito.

2.3 Auditoría de etapa 1: El proceso de certificación propiamente dicho comienza con el análisis y la evaluación de la documentación del sistema, los objetivos, los resultados de la revisión por la dirección y las auditorías internas. Con ello se determina si el sistema de gestión del cliente está lo suficientemente desarrollado y listo para la certificación. El auditor explica los hallazgos y acuerda los siguientes pasos para preparar la auditoría de etapa 2. Por lo general, la auditoría de etapa 1 no aplica a la certificación de procesos o productos.

2.4 Auditoría de etapa 2: El equipo auditor asignado audita el sistema de gestión, los procesos o los productos en el sitio de producción o de prestación de servicios del cliente, o mediante técnicas de auditoría remota. Aplicando las normas y especificaciones para sistemas de gestión, el equipo auditor evaluará la eficacia de todas las áreas funcionales y de los procesos del sistema de gestión con base en sus observaciones, verificaciones, entrevistas, revisiones de la documentación pertinente y otras técnicas de auditoría. Los resultados de la auditoría, incluida la recomendación de certificación y todos los hallazgos, se presentarán al cliente en la reunión de cierre y se incluirán en el informe de auditoría. Cuando sea necesario, se acordarán planes de acción.

2.5 Evaluación del sistema y decisión de certificación: La auditoría y sus resultados son evaluados por personal independiente del organismo de certificación de DQS correspondiente, que toma la decisión de certificación con base en evidencia objetiva. La responsabilidad de la decisión de certificación recae siempre en el organismo de certificación de DQS; la recomendación del equipo auditor documentada en el informe no es vinculante para dicho organismo. El cliente recibe el informe de auditoría, que documenta los resultados de la auditoría y, siempre que se cumplan todos los requisitos aplicables, también el certificado.

2.6 Auditorías de vigilancia: Con miras a la mejora continua y a la eficacia permanente del sistema, los componentes clave del sistema de gestión se auditan cada seis meses o, como mínimo, una vez al año, y en cada ocasión se identifican nuevamente oportunidades de mejora. En el caso de la certificación de productos, la auditoría de vigilancia suele sustituirse por una recertificación anual.

2.7 Recertificación: Un certificado tiene una vigencia limitada, por lo general de un máximo de tres años. Al final de este ciclo, se realiza una recertificación integral para asegurar la conformidad continua con los requisitos aplicables. Si estos se cumplen, se emite un nuevo certificado.

En el caso de normas específicas del sector o de certificaciones de procesos o productos, el proceso de certificación descrito puede variar.

3. Derechos y obligaciones del cliente

3.1 Mantenimiento del sistema de gestión / conformidad de procesos y productos

Para obtener y conservar un certificado, el cliente debe implementar y mantener un sistema de gestión documentado y adecuado que cumpla los requisitos de las normas o especificaciones aplicables. En el contexto de la certificación de procesos o productos, el cliente es responsable de asegurar la conformidad continua. Para ello, el cliente debe aportar evidencia de la conformidad y eficacia de su sistema de gestión, proceso o producto, la cual podrá ser verificada en cualquier momento por el equipo auditor designado. Esto incluye proporcionar información y acceso a sitios de terceros (p. ej., subcontratistas críticos o proveedores), o facilitar el acceso a ellos, en la medida en que sean relevantes para el alcance de la certificación. Además, el cliente deberá asegurarse de que se tomen todas las medidas necesarias para mantener el sistema de gestión y/o el producto de manera continua.

Cuando se identifiquen cambios en el programa de certificación, el cliente deberá asegurarse de que, cuando la certificación aplique a una producción en curso, el producto certificado siga cumpliendo los requisitos del sistema o del producto. DQS verificará la implementación de los cambios por parte de sus clientes y tomará las medidas necesarias dentro del proceso de certificación.

3.2 Deber de información / acceso a la información

El cliente tomará todas las previsiones necesarias para que DQS tenga acceso a la información necesaria (documentos y registros), al personal (interno y externo) y a las instalaciones requeridas (equipos, sitio(s) y área(s) pertinentes) para llevar a cabo las tareas de auditoría y evaluación, incluida la investigación de quejas. Con el fin de obtener evidencia objetiva suficiente para la decisión de certificación o para sus tareas de evaluación, DQS tiene derecho, dentro del alcance de las auditorías, a acceder a todas las instalaciones, procesos, productos y servicios del cliente, a revisarlos, a entrevistar al personal y a los representantes autorizados, a examinar documentos y registros, y a recabar información mediante otros métodos y técnicas de auditoría.

El cliente se compromete a proporcionar a sus representantes y empleados información oportuna, veraz y completa, y a darles acceso a la información que pueda ser relevante para la auditoría y la evaluación. Esta obligación aplica a todas las fases de la certificación y sirve para aportar a terceros autorizados (p. ej., el organismo de acreditación) evidencia y justificación de la certificación. El cliente acepta que la evidencia objetiva verificada que se recabe pueda copiarse y/o registrarse; esto incluye la elaboración y entrega de copias de cualquier evidencia objetiva que se anexe a la documentación de la auditoría y se archive con ella. En el contexto de sistemas de gestión, procesos y/o productos certificados, todos los registros de quejas y sus acciones correctivas deberán presentarse a DQS cuando esta lo solicite.

3.3 Notificación de cambios e incidentes especiales

El cliente está obligado a informar a DQS de inmediato sobre cualquier cambio que pueda afectar al sistema de gestión certificado, a los procesos o a los productos certificados. Esto aplica en particular a la compra o venta de partes del negocio, cambios en la propiedad, reubicaciones, cambios importantes en el alcance de las actividades, cambios fundamentales en los procesos, incidentes como un accidente grave o una infracción grave de normas o disposiciones legales que requiera la intervención de la autoridad reguladora competente, incidentes graves u otros eventos que deban notificarse, así como al inicio de procedimientos de quiebra, concurso mercantil o convenio con acreedores. En tales casos, DQS evaluará, en consulta con el cliente, cómo puede mantenerse el certificado.

En caso de retiro de un producto del mercado, el cliente está obligado a informar a DQS de inmediato. Los distintos esquemas de certificación y sus requisitos establecen plazos diferentes. Estos requisitos pueden consultarse en las normas correspondientes y en su normativa.

3.4 Contribución a la imparcialidad de la auditoría

El cliente está obligado a abstenerse de cualquier acción que pueda comprometer la imparcialidad del personal y de los auditores de DQS. Esto aplica en particular a servicios de consultoría, empleo y contratos por cuenta propia, acuerdos de honorarios por separado u otros beneficios monetarios. Asimismo, el cliente se compromete a cooperar activamente para garantizar dicha imparcialidad, p. ej., identificando riesgos o amenazas a la imparcialidad.

3.5 Recusación del auditor

Antes de que se confirme la fecha de auditoría, el cliente tiene derecho a revisar a los auditores asignados y, si existen motivos objetivamente justificados, como una amenaza a la imparcialidad, a recusarlos. DQS designará un sustituto adecuado para el auditor recusado, siempre que los requisitos de acreditación lo permitan.

3.6 Derechos de autor de DQS

Con una certificación vigente de DQS, el cliente tiene derecho a utilizar el certificado y sus marcas de certificación correspondientes (y, en algunos casos, también las marcas de acreditación) publicadas en el sitio web de DQS con fines publicitarios o para generar confianza con sus socios comerciales. Cuando se revisa una norma y se define su periodo de transición correspondiente, la certificación ya no podrá utilizarse ni mencionarse.

El uso autorizado de la DQS Certified Management System Mark®, protegida por derechos de autor, y de otros símbolos de certificación o acreditación tiene como finalidad aumentar la confianza de los clientes en el sistema de gestión certificado y en su desempeño. Estas marcas se utilizan con frecuencia en papelería membretada, folletos, internet, exposiciones, vehículos o anuncios. Los certificados y las marcas de certificación solo pueden utilizarse de conformidad con este reglamento de auditoría y certificación. El uso de certificados y marcas de certificación se limita al alcance y a la vigencia de la certificación y está sujeto a la aprobación/acreditación subyacente de DQS; no deben colocarse en un producto ni en su empaque, ni utilizarse de cualquier otra forma que pueda interpretarse como indicación de la conformidad del producto. Cualquier notificación de DQS sobre la descontinuación de una marca de certificación deberá atenderse sin demora.

Los documentos que DQS proporciona al cliente y los documentos de certificación, incluidas las marcas de certificación de DQS, están protegidos por derechos de autor. El cliente reconoce expresamente que todos los informes y documentos que DQS le entregue o ponga a su disposición para consulta siguen siendo propiedad de DQS, y se compromete a utilizarlos únicamente de forma interna, a no ponerlos a disposición de terceros y a no utilizarlos para fines distintos de los acordados. Ningún documento, registro y/o certificado entregado o puesto a disposición en virtud de este contrato podrá modificarse, complementarse, abreviarse ni manipularse de ninguna otra forma, ni en su contenido ni en su presentación. Esto aplica independientemente de que la modificación se realice en formato digital o físico. Queda prohibida cualquier modificación, salvo que DQS la haya aprobado expresamente y por escrito con antelación. El Cliente tiene derecho a divulgar el informe de auditoría en su totalidad. No se permite divulgar extractos.

En caso de uso indebido grave, DQS se reserva el derecho de tomar las medidas adecuadas, que pueden llegar hasta la rescisión inmediata sin previo aviso.

3.7 Quejas

Todo cliente de DQS tiene derecho a que los servicios se presten dentro del marco acordado, de modo que se cumplan sus expectativas y necesidades razonables. En caso de incumplimiento, el cliente tiene derecho a presentar la queja correspondiente ante la oficina de DQS respectiva. DQS solicitará la información necesaria para el análisis y la mejora.

3.8 Apelaciones

Si el cliente no está de acuerdo con una decisión de certificación específica, podrá presentar una apelación por escrito y solicitar la revisión de la decisión. Un revisor técnico independiente e imparcial del organismo de certificación de DQS correspondiente, que no haya participado en la realización de la auditoría ni en la decisión inicial, llevará a cabo la revisión final y resolverá la apelación. La dirección de la oficina acreditada de DQS se mantiene informada en todo momento sobre el estado del proceso de apelación.

4. Derechos y obligaciones de DQS

4.1 Auditoría de sistemas de gestión

DQS verifica de manera imparcial la conformidad y eficacia del sistema de gestión, proceso o producto del cliente mediante auditorías periódicas (por lo general, anuales o semestrales). DQS puede prestar sus servicios, total o parcialmente, a través de representantes o subcontratistas; el cliente está obligado a darles acceso a la información.

Si DQS recibe información que ponga en duda la conformidad o eficacia de un sistema de gestión, proceso o producto certificado por DQS, DQS tiene derecho, previa consulta con el cliente, a realizar investigaciones al respecto, p. ej., en forma de auditorías extraordinarias adicionales. En los ámbitos regulados por ley, DQS tiene derecho, en casos justificados, a realizar auditorías adicionales sin previo aviso.

Cuando el esquema de certificación introduzca requisitos nuevos o revisados que afecten al cliente, DQS se asegurará de comunicar estos cambios a todos los clientes. DQS verificará la implementación de los cambios por parte de sus clientes y tomará las acciones que exija el esquema.

4.2 Acreditación y autorización

Los organismos de certificación de DQS correspondientes están autorizados por diversos organismos de acreditación y otras autoridades gubernamentales y no gubernamentales o propietarios de programas para emitir informes de auditoría y certificados conforme a numerosos marcos normativos. DQS está obligada a permitir que empleados o agentes de estos organismos participen en las auditorías. Les concede acceso a sus propios documentos y a datos relacionados con el cliente, tomando en cuenta los aspectos de confidencialidad descritos en estas reglas, en la medida en que sea necesario conforme a las reglas de acreditación y certificación aplicables. Cuando una norma lo exija expresamente, los datos relacionados con el cliente y los resultados de auditoría se transmitirán a estos organismos. Al aceptar estas reglas de auditoría y certificación, el cliente reconoce la versión vigente de la normativa de acreditación y autorización (p. ej., ISO/IEC 17021-1 o ISO/IEC 17065), incluida la mencionada anteriormente.

Los organismos de certificación de DQS tienen derecho a delegar la prestación de los servicios, o parte de ellos, con excepción de cualquier decisión de certificación, a otras oficinas, representantes o subcontratistas de DQS. Siempre que los certificados sean emitidos por un organismo de certificación de DQS que no sea el socio contractual local directo del cliente, todos los derechos y obligaciones aquí descritos aplicarán tanto al organismo de certificación de DQS como a la oficina local de DQS que realice el trabajo.

DQS proporcionará información adecuada y oportuna sobre los cambios relevantes relacionados con la suspensión, restricción o retiro de aprobaciones/acreditaciones.

4.3 Asignación de auditores

La asignación de auditores competentes es responsabilidad exclusiva de DQS. DQS se compromete a asignar únicamente auditores idóneos para esta tarea por su formación profesional, experiencia y aptitudes personales. Los auditores deben estar calificados para la(s) norma(s) correspondiente(s) y contar con experiencia adecuada en el ámbito de actividad del cliente, así como experiencia en gestión y en auditoría. Con frecuencia, DQS designa un equipo de dos o más auditores para una auditoría específica o para el proceso de certificación. A solicitud del cliente, DQS le proporcionará una breve semblanza de los auditores. DQS tiene derecho, a su discreción, a complementar el equipo auditor con expertos técnicos, auditores testigo, traductores, observadores o personas en formación; en tal caso, DQS se asegura de que estas personas estén sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad.

Si un auditor no puede asistir inmediatamente antes de la auditoría o durante ella, DQS proporcionará, siempre que sea posible, un sustituto adecuado.

4.4 Programación de auditorías

DQS tiene el derecho y la obligación de programar las auditorías del sistema de gestión, proceso o producto del cliente. Las fechas de auditoría deberán acordarse de común acuerdo entre ambas partes, tomando en cuenta las reglas aplicables. Las fechas de auditoría se acordarán por escrito. Una vez confirmadas, estas fechas son vinculantes. Si los organismos de certificación o de acreditación observan una auditoría (la llamada auditoría testigo), el cliente deberá, en todos los casos, permitirlo y facilitarlo.

Según la norma, la certificación también puede incluir auditorías no anunciadas, que pueden realizarse sin aviso alguno o anunciarse con poca antelación. Si una auditoría no anunciada no puede llevarse a cabo por causas imputables al cliente (negativa de acceso), DQS podrá facturar al cliente los costos efectivamente incurridos en la preparación de dicha auditoría. El sitio certificado deberá tomar las medidas necesarias para garantizar que se conceda acceso al auditor en caso de una auditoría no anunciada.

4.5 Emisión de informes y certificados

Una vez que el cliente haya cumplido todos los requisitos de certificación y sus obligaciones contractuales, DQS elaborará un informe de auditoría y emitirá un certificado de DQS (en lo sucesivo, el “certificado”) a favor del cliente. La decisión sobre la certificación es responsabilidad exclusiva del organismo de certificación de DQS correspondiente y se basa en la recomendación de certificación y en el resultado de la auditoría, tal como constan o se referencian en el informe de auditoría; la recomendación del equipo auditor documentada en el informe no es vinculante para el organismo de certificación de DQS.

4.6 Divulgación de información a terceros

DQS tiene derecho a mantener y publicar un directorio de todos los clientes con certificación vigente de DQS. Esta publicación incluye el nombre y la dirección de la organización certificada, así como el alcance, la norma aplicable y el estado de la certificación. Se considera que el cliente otorga su consentimiento para ello y para la publicación de la misma información en bases de datos nacionales o internacionales obligatorias administradas por entidades gubernamentales, organismos de acreditación o propietarios de programas.

En algunos programas de certificación específicos del sector, una parte de la auditoría y de los datos del cliente se registra obligatoriamente en aplicaciones o bases de datos externas proporcionadas por el propietario de la norma (p. ej., en los programas automotrices, aeroespaciales y de alimentos). Al aceptar la oferta para estas normas, el cliente otorga su consentimiento, en particular para que estos datos puedan almacenarse en las bases de datos correspondientes y que terceros puedan acceder a ellos y consultarlos.

Los datos de certificación se transmiten a la base de datos IAF CertSearch en la medida en que lo exijan los requisitos de acreditación aplicables.

En el caso de las certificaciones emitidas por DQS bajo la acreditación de la DAkkS, los datos se transmiten a IAF CertSearch únicamente con el consentimiento previo y expreso del cliente. Este consentimiento se obtiene mediante un proceso de registro en dos etapas. Al otorgar su consentimiento, el cliente acepta que los datos de contacto relacionados con la empresa puedan tratarse y transmitirse a la base de datos IAF CertSearch con el fin de registrar y publicar la información de certificación, en la medida en que sea necesario para alcanzar dichos fines. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento con efectos a futuro.

Cuando sea necesario, la información proporcionada por el cliente se transmite a organismos de certificación u organismos de acreditación para respaldar la decisión de certificación y verificar el estado de la certificación, o en el contexto de auditorías de oficina y auditorías testigo.

Salvo que las disposiciones regulatorias exijan otra cosa, el organismo de certificación de DQS conserva los registros relacionados con el proceso de auditoría y certificación durante al menos dos ciclos de certificación (por lo general, seis años); se toman plenamente en cuenta las disposiciones legales nacionales o internacionales aplicables (p. ej., el RGPD). Al vencer el periodo mínimo de conservación, DQS conservará o eliminará los registros a su discreción, salvo que el cliente haya dado instrucciones distintas; los costos derivados de cumplir dichas instrucciones se facturarán al cliente.

4.7 Imparcialidad

DQS se compromete a mantener la imparcialidad en la prestación de sus servicios de conformidad con la base normativa correspondiente (norma de nivel 3, p. ej., ISO/IEC 17021-1).

5. Certificados y marcas

5.1 Emisión y uso

Siempre que el cliente haya demostrado durante un proceso de certificación que se cumplen todos los requisitos aplicables, el organismo de certificación de DQS emite documentos de certificación que confirman la conformidad del sistema de gestión, proceso o producto del cliente con determinadas normas nacionales o internacionales o con requisitos reconocidos específicos del sector o la industria. Los certificados de sistemas de gestión no confirman el cumplimiento de requisitos legales. Los certificados tienen una vigencia limitada, por lo general de un máximo de tres años, contados a partir de la decisión de certificación.

Una vez emitido el certificado, comienzan las actividades de seguimiento de la conformidad continua del sistema de gestión, proceso o producto certificado. El otorgamiento y el mantenimiento de la certificación están sujetos a que el cliente cumpla todos los acuerdos contractuales y los términos y condiciones.

Si hubiera indicios de que el sistema de gestión, los procesos, los productos o los servicios del cliente no cumplen los requisitos de certificación, las disposiciones regulatorias y/o legales u otros requisitos aplicables, el cliente se compromete a cooperar con DQS para esclarecer los hechos. Esto incluye información sobre la no conformidad reportada, así como sobre las acciones correctivas necesarias e implementadas.

El cliente reconoce que las actividades de vigilancia, como las auditorías de vigilancia/seguimiento y cualquier auditoría adicional extraordinaria, tienen como único propósito verificar la conformidad del sistema de gestión, proceso o producto con los requisitos de certificación y no eximen en modo alguno al cliente de su propia responsabilidad sobre su sistema de gestión, procesos, productos y servicios.

Los certificados y las marcas de certificación no pueden transferirse a sucesores legales ni a otras organizaciones. Al vencer la vigencia, o en caso de suspensión, retiro o cancelación de una certificación, el cliente deberá suspender toda la publicidad relacionada con la certificación. El cliente se compromete a devolver los certificados emitidos en forma física tras su retiro o cancelación; se excluye cualquier derecho de retención.

5.2 No emisión de certificados

El organismo de certificación de DQS solo podrá emitir certificados si se ha verificado que, en el marco de la certificación inicial o de la recertificación, y de acuerdo con el estado de la técnica, se han cumplido todos los requisitos de las normas, especificaciones y contratos seleccionados. En caso de no conformidad, el auditor documentará las no conformidades en un informe de no conformidades o especificará las condiciones que deben cumplirse para que se emita un certificado.

Todas las no conformidades o condiciones deberán corregirse o cumplirse antes de la emisión del certificado de DQS. De ser necesario, DQS repetirá la auditoría total o parcialmente. Si las no conformidades no se han corregido o no se han cumplido los requisitos para la emisión de un certificado incluso después de una auditoría de seguimiento o especial, el proceso de certificación concluirá con un informe sin certificado.

5.3 Suspensión, retiro y cancelación del certificado

5.3.1 Suspensión

El organismo de certificación de DQS tiene derecho a suspender temporalmente el certificado emitido si el cliente incumple de manera demostrable las reglas de certificación o sus obligaciones contractuales o financieras con DQS, en particular si

• se demuestra que las acciones correctivas no se implementaron eficazmente dentro de los plazos acordados,
• no se respetaron las fechas de auditoría propuestas por DQS para el mantenimiento de la certificación o no pudieron realizarse las auditorías planificadas, con lo que se excedió el plazo establecido desde la última auditoría,
• no se informó oportunamente a DQS sobre cambios planificados en el sistema de gestión o sobre incidentes específicos, retiros de productos del mercado (véase 3.3) u otros cambios que afecten la conformidad con los requisitos en los que se basa la certificación,
• el sitio certificado se reubicó sin notificación previa a DQS,
• se utilizó un certificado o un símbolo de certificación de DQS de manera engañosa,
• no se efectuaron a tiempo los pagos adeudados por servicios de auditoría y certificación tras al menos un recordatorio de pago,
• si, una vez transcurrido un periodo de transición razonable (máximo tres años), la norma, especificación u otro documento de requisitos en el que se basa la certificación ya no corresponde al estado de la técnica en los niveles 4 y 5.
• Si después de la decisión de certificación se detectan incumplimientos significativos de las reglas de acreditación, el organismo de certificación de DQS también tiene derecho a suspender el certificado. Lo mismo aplica en caso de fuerza mayor (véase 6.6).

DQS notificará primero por escrito una posible suspensión. Si las causas de la suspensión no se subsanan en un plazo de dos semanas, DQS informará al cliente por escrito sobre la suspensión de la certificación y especificará los motivos y las medidas necesarias para restablecerla.

La suspensión de la certificación es temporal (por lo general, de un máximo de 90 días). Si puede demostrarse que las medidas requeridas se implementaron eficazmente dentro del plazo establecido, se levantará la suspensión de la certificación. Si las medidas requeridas no se implementan en el plazo establecido, el organismo de certificación de DQS podrá retirar el certificado, como se describe a continuación.

5.3.2 Retiro

El organismo de certificación de DQS tiene derecho a retirar los certificados o declararlos inválidos, previa notificación por escrito al cliente, si

• venció el plazo de la suspensión de la certificación,
• no se garantiza la conformidad del sistema de gestión, proceso o producto con la normativa subyacente, o el cliente no está dispuesto a corregir las no conformidades o no puede hacerlo,
• el cliente sigue publicitando la certificación después de que el certificado haya sido suspendido o la utiliza de cualquier otra forma engañosa,
• el cliente utiliza su certificación de forma que desprestigia al organismo de certificación de DQS o a DQS,
• ya no se cumplen las condiciones que dieron lugar al otorgamiento del certificado,
• el cliente se declara en quiebra o en concurso mercantil, ya sea de forma voluntaria o involuntaria,
• el cliente da por terminada efectivamente la relación contractual con DQS,
• la acreditación subyacente de DQS ha sido suspendida, restringida o retirada, y la declaración de conformidad implica una vigilancia continua,
• la prestación de los servicios de certificación, auditoría o vigilancia necesarios y adecuados se ha vuelto total o parcialmente imposible, de hecho o de derecho.

5.3.3 Cancelación

El organismo de certificación de DQS tiene derecho a cancelar los certificados o hacer que se declaren inválidos con efecto retroactivo si

• posteriormente se determina que no se cumplían las condiciones necesarias para la emisión del certificado,
• el cliente ha influido indebidamente en el proceso de certificación de tal manera que se pone en duda la objetividad, neutralidad o independencia del resultado de la auditoría.

En caso de cualquier suspensión, aplazamiento, ajuste o interrupción de los servicios, denegación o retiro de certificados/confirmaciones, o terminación conforme a esta cláusula, DQS tendrá derecho a la remuneración de los servicios prestados hasta la fecha en que surta efecto la medida correspondiente, así como al reembolso de todos los costos, gastos y cargos de terceros en que DQS haya incurrido en relación con la prestación, preparación, conclusión, suspensión, aplazamiento, ajuste o interrupción de los servicios, en la medida en que dichos costos, gastos y cargos se hayan generado de forma razonable. Los importes pagados por anticipado por servicios no prestados solo se reembolsarán en la medida en que correspondan a servicios que definitivamente no se prestarán, y únicamente después de deducir la remuneración y los costos que se adeuden a DQS conforme a este párrafo.

5.4 Transferencia de certificaciones

En caso de una solicitud de transferencia, el organismo de certificación de DQS evaluará si se cumplen los requisitos regulatorios para la transferencia y en qué medida. Si el organismo de certificación de DQS descarta la transferencia, el procedimiento continuará como una certificación inicial.

Tras una transferencia exitosa, el organismo de certificación de DQS emite el certificado con los periodos de vigencia del organismo de certificación cedente, y puede comenzar la vigilancia periódica. Los requisitos o condiciones específicos relativos a la transferencia de certificados pueden regularse en los requisitos específicos de cada programa.

En caso de transferencia de un procedimiento de certificación a un organismo receptor, el organismo de certificación de DQS está facultado, incluso después de terminada la relación contractual, para cumplir las tareas y obligaciones regulatorias y proporcionar al organismo receptor la información necesaria del cliente (informes, certificados y otra información relacionada con el procedimiento) relativa a la certificación anterior.

6. Disposiciones varias

6.1 Inexistencia de sociedad o representación

Las partes reconocen que DQS presta sus servicios al cliente como contratista independiente y que el contrato no establece una relación de sociedad, representación, laboral o fiduciaria entre DQS y el cliente.

El Cliente reconoce que DQS no sustituye al Cliente ni a ningún tercero, no lo exime de sus obligaciones y no asume, renuncia ni se compromete de ninguna otra forma a cumplir obligación alguna del Cliente frente a terceros ni de un tercero.

6.2 Prohibición de cesión y transmisión

Salvo que se disponga expresamente otra cosa o que las partes lo acuerden por escrito, el contrato es de carácter personal para las partes, y ninguna de ellas podrá ceder, transmitir, gravar, dar en prenda, subcontratar ni disponer de cualquier otra forma de sus derechos y obligaciones, en todo o en parte. Cada parte confirma que actúa en nombre propio y no en nombre de otra persona.

Sin perjuicio de lo anterior, DQS podrá ceder, transmitir o subcontratar la totalidad o parte de sus derechos y obligaciones derivados del contrato a una empresa afiliada o socio de DQS o a uno de sus representantes.

6.3 Sanciones, embargos y controles de exportación

Si, como consecuencia o en relación con cualquier ley de sanciones nacional o internacional aplicable, embargos, normas de control de exportaciones, normas antiboicot, leyes de bloqueo o cualquier medida jurídica o gubernamental comparable (en conjunto, “Medidas de Sanción”), la prestación por parte de DQS de cualquier servicio de certificación, auditoría u otro servicio conforme al contrato se vuelve (i) total o parcialmente imposible, (ii) ilícita, (iii) sujeta a una prohibición, restricción o requisito de autorización, (iv) considerablemente más difícil, o (v) comercialmente irrazonable para DQS (incluso debido a requisitos internos de cumplimiento de DQS o a requisitos impuestos por los bancos, aseguradoras, organismos de acreditación u otras contrapartes relevantes de DQS), DQS tendrá derecho, a su discreción razonable, a suspender o aplazar la prestación, a ajustar razonablemente el alcance, la metodología, los plazos y/o los entregables de los servicios correspondientes, o a interrumpir dichos servicios total o parcialmente.

Además, DQS tiene derecho a negarse a emitir, renovar o mantener cualquier certificado, confirmación u otra constancia, así como a suspenderlos o retirarlos, si y en la medida en que ello sea necesario o recomendable para que DQS cumpla con cualquier Medida de Sanción o requisito de cumplimiento relacionado.

DQS tiene derecho a dar por terminado el contrato, total o parcialmente, por causa justificada con efecto inmediato (o, a elección de DQS, mediante notificación por escrito), si, debido a las circunstancias descritas anteriormente, la continuación de la relación contractual resulta irrazonable para DQS o la expondría al riesgo de infringir Medidas de Sanción o requisitos de cumplimiento relacionados. Quedan a salvo los derechos legales o contractuales de DQS, incluidos los derechos de rescisión por causa justificada, por imposibilidad o por frustración del contrato (desaparición de la base del negocio).

DQS informará al Cliente sobre las circunstancias pertinentes sin demora injustificada, en la medida en que la ley lo permita y siempre que no lo impidan restricciones de confidencialidad o notificación de carácter legal, regulatorio, contractual o impuestas por una autoridad (incluidas las restricciones derivadas de Medidas de Sanción).

En caso de cualquier suspensión, aplazamiento, ajuste o interrupción de los servicios, denegación o retiro de certificados/confirmaciones, o terminación conforme a esta cláusula, DQS tendrá derecho a la remuneración de los servicios prestados hasta la fecha en que surta efecto la medida correspondiente, así como al reembolso de todos los costos, gastos y cargos de terceros en que DQS haya incurrido en relación con la prestación, preparación, conclusión, suspensión, aplazamiento, ajuste o interrupción de los servicios, en la medida en que dichos costos, gastos y cargos se hayan generado de forma razonable. Los importes pagados por anticipado por servicios no prestados solo se reembolsarán en la medida en que correspondan a servicios que definitivamente no se prestarán, y únicamente después de deducir la remuneración y los costos que se adeuden a DQS conforme a este párrafo.

Quedan excluidas, en la máxima medida permitida por la legislación aplicable, todas las reclamaciones del Cliente por daños y perjuicios, daños consecuenciales o indirectos (incluido el lucro cesante) o reembolso de gastos en relación con las medidas adoptadas por DQS conforme a esta cláusula. Lo anterior no aplica en casos de responsabilidad obligatoria, incluida la responsabilidad por dolo o negligencia grave, o por lesiones a la vida, la integridad física o la salud.

Los derechos de DQS conforme a esta cláusula solo aplicarán en la medida y durante el tiempo en que su ejercicio no contravenga el derecho imperativo aplicable a este contrato, incluidas las leyes de bloqueo aplicables u otras prohibiciones obligatorias de acatar determinadas sanciones extraterritoriales; en tal caso, DQS tendrá derecho a adoptar las medidas alternativas que sean admisibles y razonablemente necesarias para hacer frente a las Medidas de Sanción correspondientes y a los riesgos asociados.

6.4 Nulidad parcial

Si alguna disposición de este contrato de certificación es o llegara a ser total o parcialmente inválida o inaplicable, ello no afectará la validez de las demás disposiciones del contrato. Las partes se comprometen a sustituir la disposición inválida o inaplicable por una disposición válida que se aproxime lo más posible a la finalidad del contrato de certificación perseguida por la disposición original y que cumpla con los requisitos regulatorios aplicables.

6.5 Protección de datos

El organismo de certificación de DQS, incluidos los auditores designados, debe cumplir todas las leyes de protección de datos aplicables de conformidad con la legislación aplicable (véase el punto 7) y ofrecer suficiente transparencia sobre el manejo y tratamiento de los datos personales correspondientes.

6.6 Fuerza mayor

Ni DQS ni el cliente incurrirán en incumplimiento de estas reglas ni serán responsables por cualquier falta o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones si la causa de dicha falta o retraso es atribuible a acontecimientos fuera del control de la parte afectada, incluidos, entre otros, guerras, conflictos armados, ataques terroristas, guerras civiles, disturbios, sustancias peligrosas, pandemias, epidemias, desastres naturales, fenómenos meteorológicos extremos, incendios, explosiones, fallas en los servicios públicos, huelgas, fallas de infraestructura, retrasos en el transporte o cualquier restricción pública derivada de los incidentes antes mencionados, o en caso de otros eventos de fuerza mayor.

En caso de un evento de fuerza mayor, la parte afectada deberá notificarlo de inmediato a la otra parte, incluyendo detalles de la situación y su duración prevista. Si el evento de fuerza mayor se prolonga por más de noventa (90) días, cualquiera de las partes tendrá derecho a dar por terminado el contrato con efecto inmediato.

7. Legislación aplicable

Toda relación contractual a la que se apliquen las reglas de auditoría y certificación de DQS se regirá exclusivamente por el derecho sustantivo del país en el que el organismo de certificación de DQS tenga su domicilio social. Se excluye la aplicación del derecho internacional privado y de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

8. Requisitos adicionales de programa

En el caso de algunos servicios de certificación de sistemas de gestión o productos específicos del sector, pueden aplicar requisitos obligatorios adicionales (véase a continuación). Estos “requisitos de programa” están disponibles en el sitio web https://www.dqsglobal.com/es/acerca-de/acreditacion-e-integridad/acreditacion-y-notificacion/reglas-de-auditoria-y-certificacion-de-dqs-group .

Aquí está con todos los enlaces. Los que no tienen página en español apuntan a la versión en inglés:

• Sector automotriz: Anexo Automotriz
• Sector aeroespacial: Anexo Aeroespacial
• DQS GmbH – Sector ferroviario: Anexo IRIS
• DQS GmbH – Seguridad de la información en la industria automotriz: Anexo TISAX
• DQS Inc. – Sector de telecomunicaciones: Anexo TL9000
• Programas de DQS MED: Reglamento de Auditoría y Certificación de
  DQS Medizinprodukte GmbH y sus complementos
• Programas de DQS CFS: Anexo de DQS CFS GmbH: Condiciones especiales para la evaluación de certificaciones de sistemas de gestión y certificaciones de productos en los ámbitos de alimentos, piensos, productos para el hogar y de consumo, y sostenibilidad de la biomasa
• Mercado chino: Condiciones específicas para las actividades en el mercado chino, según lo definido por las autoridades gubernamentales chinas (p. ej., la CNCA)
• Uso de marcas (CF12): Condiciones de uso de las marcas de certificación de DQS y explicación del contenido del certificado.

Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS, versión 009/09.2026, vigente a partir del 1 de octubre de 2026.