Pravidlá auditu a certifikácie DQS

1. Auditné a certifikačné služby

1.1 Rozsah a použiteľnosť

Tieto predpisy spoločnosti DQS týkajúce sa auditu a certifikácie (ďalej len „predpisy“) sa vzťahujú na všetky ponuky a/alebo služby a na všetky z nich vyplývajúce zmluvné vzťahy medzi spoločnosťou DQS Holding GmbH, všetkými jej pridruženými spoločnosťami alebo ich príslušnými zástupcami (ďalej jednotlivo „DQS“, spoločne „skupina DQS“) a organizáciami/fyzickými osobami, ktoré si vyžiadajú alebo využívajú služby v oblasti auditu a certifikácie.

Aktuálny zoznam všetkých členov Skupiny DQS je dostupný na https://www.dqsglobal.com/en/about.

Tieto predpisy sa vzťahujú na všetky druhy certifikácie systémov v súlade s medzinárodnými a národnými normami, vrátane súkromných kódexov správania, certifikáciu výrobkov v súlade so smernicami EÚ alebo vnútroštátnymi právnymi predpismi, ako aj certifikáciu výrobkov a služieb v súlade s neregulátorskými kódexmi správania, špecifikáciami, požiadavkami alebo technickými predpismi.

Pokiaľ nie je výslovne písomne dohodnuté inak alebo pokiaľ tomu nebránia protichodné zákonné ustanovenia, tieto pravidlá sa vzťahujú na všetky fázy procesu auditu a certifikácie, vrátane, ale nie výlučne, ponúk služieb a cenových ponúk, zmlúv, objednávok a/alebo pracovných príkazov, harmonogramov a doplňujúcich dohôd uzavretých medzi spoločnosťou DQS a klientom.

Tieto pravidlá auditu a certifikácie nadobúdajú platnosť okamžite po uverejnení a zostávajú v platnosti až do uverejnenia novej verzie.

Aktuálna verzia týchto pravidiel a doplnkové požiadavky programu sú k dispozícii v angličtine alebo v preloženej verzii na stránke https://www.dqsglobal.com/en/about/accreditation-and-notification/dqs-auditing-and-certification-rules a je možné si ich vyžiadať v akejkoľvek pobočke spoločnosti DQS. V prípade akýchkoľvek nezrovnalostí medzi preloženou verziou a anglickou verziou má vždy prednosť anglická verzia. 

Pri vydávaní certifikátu klientovi poskytuje DQS služby s náležitou starostlivosťou a odbornými znalosťami v danom odvetví a v súlade s platným Kódexom správania skupiny DQS. Tento Kódex správania DQS a všetky jeho prípadné zmeny a doplnenia vydané v priebehu času budú klientovi sprístupnené certifikačným orgánom DQS na začiatku poskytovania služieb.

1.2 Definície pojmov

• „Klienti“ sú zákazníci a akékoľvek organizácie/osoby, ktoré žiadajú o audítorské a certifikačné služby spoločnosti DQS alebo ich využívajú, vrátane ich zástupcov konajúcich v ich mene. 
• „DQS“ označuje všetkých členov medzinárodnej skupiny DQS, vrátane jej dcérskych spoločností, pridružených spoločností a partnerov, alebo ich zástupcov, ktorí ponúkajú a/alebo poskytujú audítorské a certifikačné služby vo vlastnom mene alebo v mene iného certifikačného orgánu DQS.
• „Certifikačný orgán DQS“ označuje spoločnosť DQS, ktorá disponuje akreditáciou alebo oprávnením na vydávanie príslušných certifikátov.
• „Kódexy praxe“ znamenajú kódexy vydané certifikačným orgánom DQS pre príslušný certifikačný program. 
• „Akreditačný orgán“ je súhrnný pojem pre organizáciu (súkromnú alebo verejnú), ktorá je oprávnená akreditovať a dohliadať na certifikačné orgány.
• „Audity“ sú systematické postupy vykonávané spoločnosťou DQS s cieľom objektívne posúdiť, do akej miery sú splnené definované kritériá a či sú k dispozícii príslušné dôkazy. Audity sa môžu označovať aj ako „posudzovania“.
• „Audítori“ je súhrnný pojem pre posudzovateľov, audítorov a expertov, ktorých skupina DQS poverila vykonaním auditu.

1.3 Auditné a certifikačné služby

Audit a certifikácia systému riadenia, procesu alebo výrobku nezávislou treťou stranou, akou je DQS, prispieva k tvorbe hodnoty pre klienta. Certifikát DQS a/alebo správa z auditu slúžia ako dôkaz o vhodnosti a účinnosti systému riadenia, procesu alebo o súlade výrobku so schopnosťou trvalo spĺňať očakávania zákazníkov v súlade s príslušnými požiadavkami.

Počas auditu kvalifikovaní a skúsení audítori posudzujú systém riadenia, jeho procesy a/alebo produkty z hľadiska ich trvalej vhodnosti a účinnosti, pričom zohľadňujú meniace sa trhy a vplyvy v súlade so zadanou normou, zvyčajne formou náhodnej kontroly. Identifikáciou oblastí, ktoré je potrebné zlepšiť, pomáhajú audítori organizácii dosiahnuť dohodnuté ciele a zámery, čím umožňujú dlhodobý úspech klienta. Prostredníctvom certifikátu DQS alebo inej formy certifikácie si klient získava dôveru svojich obchodných partnerov vďaka svojmu systému riadenia, procesu alebo produktu, ktorý bol auditovaný a certifikovaný v súlade s uznávanými normami a špecifikáciami.

1.4 Zmluva a obchodné podmienky

Tieto predpisy DQS pre audit a certifikáciu spolu s žiadosťou, cenovou ponukou, objednávkou a potvrdením objednávky, Kódexom správania DQS, podmienkami používania certifikačných značiek DQS, ako aj platnými miestnymi Všeobecnými obchodnými podmienkami a/alebo príslušnou rámcovou zmluvou tvoria v súhrne celú dohodu medzi klientom a spoločnosťou DQS. Ak miestny orgán DQS poskytuje službu v rámci oprávnenia alebo akreditácie iného orgánu DQS, koná v mene príslušného oprávneného/akreditovaného orgánu. Toto je zodpovedajúcim spôsobom uvedené v dohode a v názve. Príslušný certifikačný orgán DQS je uvedený v ponuke a prijatie a podpísanie miestnej ponuky predstavuje právne záväznú certifikačnú zmluvu medzi klientom a týmto certifikačným orgánom DQS. Hoci je miestny orgán oprávnený ako zástupca priamo fakturovať klientovi za služby, prevádzková zodpovednosť za certifikačné činnosti v rámci príslušnej akreditácie vždy zostáva na príslušnom certifikačnom orgáne DQS.

Certifikačný orgán DQS nesie výhradnú zodpovednosť a má výhradnú právomoc pri všetkých rozhodnutiach týkajúcich sa certifikácie, vrátane udelenia, zamietnutia, zachovania, obnovenia, pozastavenia, obnovenia po pozastavení, odňatia alebo zrušenia certifikácie, ako aj rozšírenia alebo obmedzenia rozsahu príslušnej certifikácie.

Miestne zmluvné podmienky môžu obsahovať ustanovenia týkajúce sa jurisdikcie, zodpovednosti, daní, platobných podmienok a ďalších doplnkových dohôd; zvyčajne zohľadňujú príslušné vnútroštátne právo. Zmluva môže byť uzavretá aj prostredníctvom individuálnej dohody medzi spoločnosťou DQS a klientom (tzv. rámcová zmluva), ktorá musí bezpodmienečne obsahovať tieto pravidlá auditu a certifikácie spoločnosti DQS, a to buď ich začlenením do textu zmluvy, alebo priamym odkazom. 

2. Proces certifikácie

Spoločnosť DQS vykonáva audity systému riadenia, procesov alebo výrobkov klienta, prípadne ich častí, s cieľom overiť súlad s dohodnutými alebo uznávanými požiadavkami, ako sú medzinárodné, národné alebo odvetvové normy. Príslušný certifikačný proces môže zahŕňať jednu alebo viacero fáz v rámci definovaného cyklu a zvyčajne končí audítorskou správou, ktorá dokumentuje výsledky jednotlivých fáz auditu. V prípade certifikačných služieb, za predpokladu splnenia všetkých platných požiadaviek, príslušný certifikačný orgán DQS vydá certifikát špecifický pre daného klienta, ktorý potvrdzuje súlad s príslušnými požiadavkami. 

Ak sa počas auditu zistia nezrovnalosti s požiadavkami príslušnej normy, klient musí naplánovať nápravné opatrenia a zrealizovať ich v stanovenom termíne. Certifikáty sa vydávajú až po preukázaní účinného vykonania príslušných nápravných opatrení a po prijatí kladného certifikačného rozhodnutia. Rozsah a platnosť sú uvedené na certifikáte. 

Väčšina zistení vychádza z výberového procesu, ktorého cieľom je získať spoľahlivé dôkazy o účinnom zavedení a súlade systému riadenia, procesu alebo výrobku. Môžu existovať aj iné obchodné aspekty, či už pozitívne alebo negatívne, ktoré audítorský tím nepreskúmal. Za prešetrenie a posúdenie potenciálnych dôsledkov a rozsahu zistení s cieľom zabezpečiť plnú zhodu s platnými normami nesie výhradnú zodpovednosť organizácia. Spoločnosť DQS nezodpovedá za prípadnú nezhodu. 

Spoločnosť DQS a klient sa dohodli, že posudzovanie a/alebo certifikácia systému riadenia, procesu alebo výrobku sa uskutoční v súlade s platnými predpismi, odvetvovými požiadavkami (ak existujú) a uzatvorenými zmluvnými podmienkami, vrátane týchto pravidiel auditu a certifikácie alebo iných dodatkov. 

Spoločnosť DQS je pri vykonávaní auditov a certifikácií nezávislá, nestranná a objektívna. Audity sa spravidla vykonávajú vždy v priestoroch klienta (na mieste), môžu však byť čiastočne realizované, nahradené alebo doplnené diaľkovými auditmi (mimo miesta). Charakter, rozsah a harmonogram postupu si strany dohodnú osobitne. Spoločnosť DQS sa pri vykonávaní auditov v priestoroch klienta snaží minimalizovať narušenie prevádzky. Proces certifikácie systémov riadenia sa zvyčajne skladá z krokov uvedených nižšie.

DQS Proces certifikácie systémov riadenia

2.1 Proces začína zistením potrieb a očakávaní klienta. Spoločnosť DQS sa chce oboznámiť s organizáciou klienta, jej systémom riadenia, veľkosťou a typmi činností. Obidve strany spoločne definujú ciele auditov a/alebo certifikácie, vrátane príslušných noriem a špecifikácií.

2.2 Na základe potrebných informácií DQS vykoná posúdenie žiadosti a následne pripraví podrobnú ponuku na posúdenie/audit a certifikáciu, prispôsobenú individuálnym potrebám klienta. Všetky relevantné služby a príslušné kritériá auditu a certifikácie sú špecifikované a dohodnuté v písomnej zmluve.

2.3 Audit 1. fázy: Samotný certifikačný proces začína analýzou a posúdením dokumentácie systému, cieľov, výsledkov manažérskeho preskúmania a interných auditov. Na základe toho sa určí, či je systém riadenia klienta dostatočne rozvinutý a pripravený na certifikáciu. Auditor vysvetlí zistenia a dohodne ďalšie kroky na prípravu na audit 2. fázy. Audit 1. fázy sa spravidla nevzťahuje na certifikáciu procesov alebo výrobkov. 

2.4 Audit 2. fázy: Poverený audítorský tím vykonáva audit systému riadenia, procesov alebo výrobkov priamo vo výrobnom alebo servisnom zariadení klienta, prípadne s využitím techník diaľkového auditu. Na základe uplatnenia noriem a špecifikácií pre systémy riadenia audítorský tím posúdi účinnosť všetkých funkčných oblastí a procesov systému riadenia na základe svojich pozorovaní, kontrol, rozhovorov, preskúmania príslušnej dokumentácie a ďalších audítorských techník. Výsledky auditu, vrátane odporúčania na certifikáciu a všetkých zistení, budú klientovi predložené počas záverečnej porady a zahrnuté do audítorskej správy. V prípade potreby budú dohodnuté akčné plány.

2.5 Hodnotenie systému a rozhodnutie o certifikácii: Audit a jeho výsledky posudzujú nezávislí pracovníci príslušného certifikačného orgánu DQS, ktorí na základe objektívnych dôkazov prijmú rozhodnutie o certifikácii. Zodpovednosť za rozhodnutie o certifikácii vždy nesie certifikačný orgán DQS; odporúčanie audítorského tímu zdokumentované v správe nie je pre tento orgán záväzné. Zákazník obdrží audítorskú správu, v ktorej sú zdokumentované výsledky auditu, a ak sú splnené všetky príslušné požiadavky, aj certifikát.

2.6 Následné audity: S cieľom zabezpečiť neustále zlepšovanie a trvalú účinnosť systému sa kľúčové zložky systému riadenia podrobujú auditu každých šesť mesiacov alebo aspoň raz ročne, pričom sa opätovne identifikujú možnosti zlepšenia. V prípade certifikácie výrobkov sa následný audit zvyčajne nahrádza ročnou recertifikáciou. 

2.7 Obnova certifikácie: Certifikát je platný po obmedzenú dobu, zvyčajne najviac tri roky. Na konci tohto cyklu sa vykonáva komplexná obnova certifikácie s cieľom zabezpečiť trvalú zhodu s príslušnými požiadavkami. Ak sú tieto požiadavky splnené, vydá sa nový certifikát. 

V prípade odvetvových noriem, certifikácií procesov alebo výrobkov sa môže opísaný certifikačný proces líšiť.

3. Práva a povinnosti Klienta

3.1 Udržiavanie systému riadenia / zhoda procesov a výrobkov

Na získanie a udržanie certifikátu musí klient zaviesť a udržiavať vhodný zdokumentovaný systém riadenia, ktorý spĺňa požiadavky príslušných noriem alebo špecifikácií. V kontexte certifikácie procesov/výrobkov je klient zodpovedný za zabezpečenie trvalej zhody. Na tento účel musí klient predložiť dôkazy o zhode a účinnosti svojho systému riadenia, procesu alebo výrobku, ktoré môže kedykoľvek overiť vymenovaný audítorský tím. To zahŕňa poskytnutie informácií a prístup k nim, ako aj k zariadeniam tretích strán (napr. kľúčových subdodávateľov, dodávateľov), pokiaľ sú relevantné pre rozsah certifikácie. Okrem toho klient zabezpečí, aby boli prijaté všetky potrebné opatrenia na priebežné udržiavanie systému riadenia a/alebo výrobku. 

Ak sa zistia zmeny v certifikačnom programe, klient musí zabezpečiť, aby v prípadoch, keď sa certifikácia vzťahuje na prebiehajúcu výrobu, certifikovaný výrobok naďalej spĺňal systémové alebo výrobkové požiadavky. Spoločnosť DQS overí, či klienti tieto zmeny implementovali, a v rámci certifikačného procesu prijme všetky potrebné opatrenia.

3.2 Povinnosť poskytovať informácie / Prístup k informáciám

Klient je povinný prijať všetky potrebné opatrenia, aby zabezpečil spoločnosti DQS prístup k potrebným informáciám (dokumentom a záznamom), personálu (internému aj externému) a potrebným priestorom (príslušnému vybaveniu, prevádzkam, priestorom) na vykonanie auditu a hodnotiacich úloh, vrátane prešetrovania sťažností. S cieľom získať dostatočné objektívne dôkazy pre rozhodnutie o certifikácii alebo pre svoje hodnotiace úlohy má spoločnosť DQS v rámci auditov právo na prístup do všetkých priestorov klienta, k jeho procesom a výrobkom, na kontrolu, na rozhovory so zamestnancami a splnomocnenými zástupcami, na kontrolu dokumentov a záznamov a na zhromažďovanie informácií pomocou iných audítorských metód a techník.

Klient sa zaväzuje poskytovať svojim zástupcom a zamestnancom včasné, pravdivé a úplné informácie a umožniť im prístup k informáciám, ktoré môžu byť relevantné pre audit a posúdenie. Táto povinnosť sa vzťahuje na všetky fázy certifikácie a slúži na poskytovanie dôkazov a odôvodnenie certifikácie oprávneným tretím stranám (napr. akreditačnému orgánu). Klient súhlasí s tým, že overené objektívne dôkazy môžu byť zhromažďované a/alebo zaznamenávané; to zahŕňa vytvorenie a poskytnutie kópií akýchkoľvek objektívnych dôkazov priložených k audítorskej dokumentácii a archivovaných v nej. V kontexte certifikovaných systémov riadenia, procesov a/alebo produktov musia byť všetky záznamy o sťažnostiach a nápravných opatreniach na požiadanie predložené spoločnosti DQS.

3.3 Oznámenie zmien a mimoriadnych udalostí

Klient je povinný bezodkladne informovať spoločnosť DQS o akýchkoľvek zmenách, ktoré môžu mať vplyv na certifikovaný systém riadenia, procesy alebo certifikované výrobky. To platí najmä v prípade kúpy/predaja častí podniku, zmien vlastníctva, presťahovania, zásadných zmien v rozsahu činností, zásadných zmien procesov, incidentov, ako sú vážne nehody alebo závažné porušenie noriem či právnych predpisov vyžadujúce zásah príslušného regulačného orgánu, závažných incidentov alebo iných udalostí podliehajúcich oznamovacej povinnosti, alebo v prípade začatia konkurzného alebo vyrovnávacieho konania. Spoločnosť DQS po konzultácii s klientom posúdi, ako je možné v takýchto prípadoch certifikát zachovať.

V prípade stiahnutia výrobku z trhu je klient povinný o tom bezodkladne informovať spoločnosť DQS. Na rôzne certifikačné normy a ich požiadavky sa vzťahujú rôzne časové rámce. Tieto požiadavky sú uvedené v príslušných normách a ich predpisoch.

3.4 Nezávislosť auditu

Klient je povinný zdržiavať sa akýchkoľvek činností, ktoré by mohli ohroziť nestrannosť zamestnancov a audítorov spoločnosti DQS. To platí najmä pre poradenské služby, zamestnanie a zmluvy na vlastný účet, osobitné dohody o odmenách alebo iné finančné výhody. Klient sa zároveň zaväzuje aktívne spolupracovať pri zabezpečovaní tejto nestrannosti, napríklad identifikovaním rizík alebo hrozieb pre nestrannosť.

3.5 Právo odmietnuť audítora

Pred potvrdením termínu auditu má klient právo oboznámiť sa s menami pridelených audítorov a v prípade, že existujú objektívne odôvodnené dôvody na ich odmietnutie, napríklad ohrozenie nestrannosti, má právo ich odmietnuť. Spoločnosť DQS vymenuje vhodného náhradníka za odmietnutého audítora, pokiaľ to akreditačné požiadavky dovoľujú.

3.6 Autorské práva DQS

Na základe platného certifikátu DQS je klient oprávnený používať certifikát a príslušné certifikačné značky (a v niektorých prípadoch aj akreditačné značky) uverejnené na webovej stránke DQS na reklamné účely alebo na budovanie dôvery u obchodných partnerov. Ak dôjde k revízii normy a bude stanovené príslušné prechodné obdobie, certifikát sa už nesmie používať ani uvádzať.

Oprávnené používanie znaku DQS Certified Management System Mark® chráneného autorskými právami a ďalších certifikačných alebo akreditačných symbolov má za cieľ posilniť dôveru zákazníkov v certifikovaný systém riadenia a jeho príslušnú výkonnosť. Tieto znaky sa často používajú na hlavičkovom papieri spoločnosti, v brožúrach, na internete, na výstavách, na vozidlách alebo v reklamách. Certifikáty a certifikačné znaky sa smú používať výlučne v súlade s týmito predpismi o audite a certifikácii. Používanie certifikátov a certifikačných značiek je obmedzené na rozsah a trvanie certifikácie a podlieha príslušnému schváleniu/akreditácii zo strany DQS; nesmú sa umiestňovať na výrobok, obal výrobku ani používať akýmkoľvek iným spôsobom, ktorý by mohol byť vykladaný ako označenie zhody výrobku. Akékoľvek oznámenie zo strany DQS týkajúce sa zrušenia certifikačnej značky je potrebné bezodkladne riešiť.

Dokumenty poskytnuté klientovi spoločnosťou DQS a certifikačné dokumenty, vrátane certifikačných značiek DQS, sú chránené autorskými právami. Klient výslovne berie na vedomie, že všetky správy a dokumenty, ktoré mu spoločnosť DQS odovzdala alebo sprístupnila na nahliadnutie, zostávajú vlastníctvom spoločnosti DQS, a zaväzuje sa, že ich bude používať výlučne na vnútropodnikové účely, nebude ich sprístupňovať tretím stranám ani ich používať na iné účely, ako bolo dohodnuté. Všetky dokumenty, záznamy a/alebo certifikáty odovzdané alebo sprístupnené na základe tejto zmluvy nesmú byť zmenené, doplnené, skrátené ani inak upravované, a to ani z hľadiska obsahu, ani vzhľadu. To platí bez ohľadu na to, či je zmena vykonaná digitálne alebo vo fyzickej forme. Akákoľvek zmena je zakázaná, pokiaľ nebola vopred výslovne písomne schválená spoločnosťou DQS. Klient je oprávnený zverejniť audítorskú správu v plnom znení. Zverejňovanie výňatkov nie je povolené.

V prípade závažného zneužitia si spoločnosť DQS vyhradzuje právo prijať primerané opatrenia, a to až po okamžité ukončenie zmluvy bez predchádzajúceho upozornenia.

3.7 Sťažnosti

Každý klient spoločnosti DQS má nárok na služby poskytované v dohodnutom rozsahu tak, aby boli splnené jeho primerané očakávania a potreby. V prípade nedodržania týchto podmienok má klient právo podať príslušnú sťažnosť na príslušnú pobočku spoločnosti DQS. Spoločnosť DQS si vyžiada informácie potrebné na analýzu a zlepšenie. 

3.8 Odvolania

V prípade, že klient nesúhlasí s konkrétnym certifikačným rozhodnutím, môže podať písomné odvolanie a požiadať o preskúmanie tohto rozhodnutia. Konečné preskúmanie a rozhodnutie o odvolaní vykoná samostatný, nestranný technický revízor z príslušného certifikačného orgánu DQS, ktorý sa nezúčastnil na vykonaní auditu ani na prijatí pôvodného rozhodnutia. Vedenie akreditovanej pobočky DQS je priebežne informované o stave odvolacieho konania.

4. Práva a povinnosti DQS

4.1 Vykonávanie auditov 

Spoločnosť DQS nestranne overuje zhodu a účinnosť systému riadenia, procesu alebo výrobku klienta prostredníctvom pravidelných auditov (zvyčajne raz ročne alebo raz za pol roka). Spoločnosť DQS môže svoje služby poskytovať čiastočne alebo v plnom rozsahu prostredníctvom zástupcov alebo subdodávateľov; klient je povinný poskytnúť prístup k informáciám.

Ak spoločnosť DQS získa akékoľvek informácie, ktoré vyvolávajú pochybnosti o zhode alebo účinnosti systému riadenia, procesu alebo výrobku certifikovaného spoločnosťou DQS, je oprávnená po konzultácii so zákazníkom vykonať v tejto súvislosti vyšetrovanie, napr. formou dodatočných mimoriadnych auditov. V oblastiach upravených zákonom je spoločnosť DQS oprávnená v odôvodnených prípadoch vykonať dodatočné neohlásené audity.

Ak certifikačný systém zavedie nové alebo revidované požiadavky, ktoré majú vplyv na klienta, DQS zabezpečí, aby boli tieto zmeny oznámené všetkým klientom. DQS overí implementáciu zmien zo strany svojich klientov a prijme opatrenia vyžadované systémom.

4.2 Akreditácia a oprávnenie

Príslušné certifikačné orgány DQS sú oprávnené rôznymi akreditačnými orgánmi a ďalšími vládnymi a mimovládnymi orgánmi alebo vlastníkom programu vydávať audítorské správy a certifikáty v súlade s mnohými súbormi predpisov. Spoločnosť DQS je povinná umožniť zamestnancom alebo zástupcom týchto orgánov účasť na auditoch. Poskytuje im prístup k svojim vlastným dokumentom a údajom týkajúcim sa klientov, pričom zohľadňuje aspekty dôvernosti opísané v týchto pravidlách, pokiaľ je to nevyhnutné podľa platných pravidiel akreditácie a certifikácie. Ak to jednotlivé normy výslovne vyžadujú, údaje týkajúce sa zákazníkov a výsledky auditov sa postúpia týmto orgánom. Prijatím týchto pravidiel auditu a certifikácie klient berie na vedomie aktuálnu verziu predpisov o akreditácii a autorizácii (napr. ISO/IEC 17021-1 alebo ISO/IEC 17065), vrátane tých, ktoré sú uvedené vyššie. 

Certifikačné orgány DQS sú oprávnené delegovať poskytovanie služieb alebo ich častí, s výnimkou akýchkoľvek certifikačných rozhodnutí, na iné pobočky DQS, zástupcov alebo subdodávateľov. V prípade, že certifikáty vydáva certifikačný orgán DQS, ktorý nie je priamym miestnym zmluvným partnerom klienta, všetky práva a povinnosti uvedené v tomto dokumente sa vzťahujú tak na certifikačný orgán DQS, ako aj na miestnu pobočku DQS, ktorá prácu vykonáva.

Spoločnosť DQS poskytne primerané a včasné informácie o relevantných zmenách týkajúcich sa pozastavenia, obmedzenia alebo odňatia schválení/akreditácií. 

4.3 Priradenie audítorov 

Za vymenovanie kompetentných audítorov nesie výhradnú zodpovednosť spoločnosť DQS. Spoločnosť DQS sa zaväzuje nasadzovať iba takých audítorov, ktorí sú na základe svojej odbornej kvalifikácie, skúseností a osobných schopností vhodní na túto úlohu. Audítori musia byť vymenovaní pre príslušnú normu (príslušné normy) a musia mať primerané skúsenosti v oblasti činnosti klienta, ako aj skúsenosti s riadením a auditovaním. Spoločnosť DQS často vymenuje tím dvoch alebo viacerých audítorov na konkrétny audit alebo certifikačný proces. Na požiadanie poskytne spoločnosť DQS klientovi stručný životopis audítorov. Spoločnosť DQS je oprávnená podľa vlastného uváženia doplniť audítorský tím o technických expertov, svedkov audítorov, prekladateľov, pozorovateľov alebo stážistov; zároveň spoločnosť DQS zabezpečí, aby tieto osoby podliehali rovnakým povinnostiam mlčanlivosti.

Ak sa audítor nemôže zúčastniť auditu bezprostredne pred ním alebo počas neho, DQS zabezpečí – pokiaľ je to možné – vhodnú náhradu.

4.4 Plánovanie auditov 

Spoločnosť DQS je oprávnená a povinná naplánovať audity systému riadenia, procesu alebo výrobku klienta. Termíny auditov by mali byť dohodnuté na základe vzájomnej dohody oboch strán s ohľadom na platné predpisy. Termíny auditov sa dohodnú písomne. Po potvrdení sú tieto termíny auditov záväzné. Ak sa na audite zúčastňujú certifikačné alebo akreditačné orgány (tzv. audity za prítomnosti svedkov), klient je v každom prípade povinný to akceptovať a uľahčiť ich prácu.

V závislosti od normy môže certifikácia zahŕňať aj neohlásené audity, ktoré môžu byť buď úplne neohlásené, alebo ohlásené s krátkou lehotou. Ak sa neohlásený audit nemôže uskutočniť z dôvodov, za ktoré zodpovedá klient (odmietnutie prístupu), spoločnosť DQS môže klientovi vyúčtovať náklady, ktoré skutočne vznikli pri príprave na neohlásený audit. Certifikované pracovisko musí prijať potrebné opatrenia, aby v prípade neohláseného auditu bol audítorovi umožnený prístup.  

4.5 Vydávanie správ certifikátov 

Akonáhle klient splní všetky certifikačné požiadavky a zmluvné záväzky, spoločnosť DQS vypracuje správu z auditu a vydá klientovi certifikát DQS (ďalej len „certifikát“). Rozhodnutie o certifikácii je výhradnou zodpovednosťou príslušného certifikačného orgánu DQS a vychádza z odporúčania na certifikáciu a výsledku auditu, ako je zaznamenané v správe z auditu alebo na ktoré sa v nej odkazuje; odporúčanie audítorského tímu zdokumentované v správe nie je pre certifikačný orgán DQS záväzné. 

4.6 Poskytovanie informácií tretím stranám

Spoločnosť DQS je oprávnená viesť a zverejňovať zoznam všetkých klientov s platnou certifikáciou DQS. Tento zoznam obsahuje názov a adresu certifikovanej organizácie, ako aj rozsah certifikácie, príslušnú normu a stav certifikácie. Súhlas klienta sa v tomto prípade považuje za udelený, a to aj v súvislosti so zverejnením tých istých informácií v povinných národných alebo medzinárodných databázach, ktoré spravujú vládne orgány, akreditačné orgány alebo vlastníci programov. 

V niektorých odvetvovo špecifických certifikačných programoch sa časť auditu a údajov klienta povinne zaznamenáva do aplikácií alebo externých databáz poskytovaných vlastníkom normy (napr. v automobilovom, leteckom a potravinárskom priemysle). Prijatím ponuky týkajúcej sa týchto noriem s tým klient súhlasí, a to najmä s tým, že tieto údaje môžu byť uložené v príslušných databázach a že k nim môžu mať prístup a môžu si ich prezerať tretie strany. 

Certifikačné údaje sa prenášajú do databázy IAF CertSearch v rozsahu vyžadovanom platnými akreditačnými požiadavkami.

V prípade certifikátov vydaných spoločnosťou DQS na základe akreditácie DAkkS sa údaje odosielajú do databázy IAF CertSearch iba s predchádzajúcim výslovným súhlasom zákazníka. Tento súhlas sa získava prostredníctvom dvojstupňového registračného procesu. Udelením súhlasu zákazník súhlasí s tým, že kontaktné údaje týkajúce sa spoločnosti môžu byť spracované a odoslané do databázy IAF CertSearch na účely registrácie a zverejnenia informácií o certifikácii, pokiaľ je to potrebné na dosiahnutie uvedených účelov. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti.

V prípade potreby sa informácie poskytnuté klientom odovzdávajú certifikačným alebo akreditačným orgánom na účely podloženia rozhodnutia o certifikácii a overenia platnosti certifikátu alebo v rámci vykonávania administratívnych a svedeckých auditov.

Pokiaľ právne predpisy nestanovujú inak, záznamy týkajúce sa procesu auditu a certifikácie uchováva certifikačný orgán DQS minimálne počas dvoch certifikačných cyklov (zvyčajne sa uchovávajú šesť rokov); príslušné vnútroštátne alebo medzinárodné právne predpisy (napr. podľa GDPR) sa plne zohľadňujú. Po uplynutí minimálnej doby uchovávania DQS záznamy uchová alebo zlikviduje podľa vlastného uváženia, pokiaľ klient neurčil inak; náklady vzniknuté pri vykonávaní takýchto pokynov budú fakturované klientovi.

4.7 Nestrannosť

Spoločnosť DQS sa zaväzuje zachovávať nestrannosť pri poskytovaní služieb v súlade s príslušnými normatívnymi predpismi (štandard úrovne 3, napr. ISO/IEC 17021-1). 

5. Certifikáty a certifikačné systémy

5.1 Vydanie a používanie 

Za predpokladu, že klient počas certifikačného procesu preukázal splnenie všetkých príslušných požiadaviek, certifikačný orgán DQS vydáva certifikačné dokumenty potvrdzujúce zhodu systému riadenia, procesu alebo výrobku klienta s vybranými národnými alebo medzinárodnými normami alebo uznávanými požiadavkami špecifickými pre dané odvetvie či sektor. Certifikáty pre systémy riadenia nepotvrdzujú súlad s právnymi požiadavkami. Certifikáty sú platné po obmedzenú dobu, zvyčajne maximálne tri roky, počnúc dňom vydania certifikačného rozhodnutia.

Po vydaní certifikátu sa začínajú činnosti zamerané na monitorovanie trvalej zhody certifikovaného systému riadenia, procesu alebo výrobku. Udelenie a zachovanie certifikácie sú podmienené dodržiavaním všetkých zmluvných dohôd a podmienok zo strany klienta. 

Ak existujú náznaky, že systém riadenia, procesy, výrobky alebo služby klienta nespĺňajú certifikačné požiadavky, regulačné a/alebo zákonné ustanovenia alebo iné platné požiadavky, klient súhlasí so spoluprácou so spoločnosťou DQS na objasnení skutočností. To zahŕňa informácie týkajúce sa nahlásenej nezhody, ako aj informácie o potrebných a vykonaných nápravných opatreniach. 

Klient berie na vedomie, že kontrolné činnosti, ako sú kontrolné/propagačné audity a akékoľvek mimoriadne dodatočné audity, slúžia výlučne na overenie súladu systému riadenia, procesu alebo výrobku s certifikačnými požiadavkami a v žiadnom prípade nezbavujú klienta zodpovednosti za jeho systém riadenia, procesy, výrobky a služby. 

Certifikáty a certifikačné značky nie je možné previesť na právnych nástupcov alebo iné organizácie. Po uplynutí platnosti alebo v prípade pozastavenia, odňatia alebo zrušenia certifikácie musí klient ukončiť všetku reklamu súvisiacu s certifikáciou. Klient sa zaväzuje vrátiť fyzicky vydané certifikáty po ich odňatí alebo zrušení; právo na zadržanie je vylúčené. 

5.2 Nevydanie certifikátu 

Certifikačný orgán DQS môže vydávať certifikáty len vtedy, ak sa overilo, že v rámci počiatočnej certifikácie alebo recertifikácie boli v súlade so súčasným stavom techniky splnené všetky požiadavky vybraných noriem, špecifikácií a zmlúv. V prípade nezhody audítor zdokumentuje nezhody v správe o nezhode alebo špecifikuje podmienky, ktoré musia byť splnené, aby mohol byť certifikát vydaný.

Všetky nezhody alebo podmienky musia byť odstránené alebo splnené pred vydaním certifikátu DQS. V prípade potreby DQS zopakuje audit v celom rozsahu alebo čiastočne. Ak nezhody neboli odstránené alebo požiadavky na vydanie certifikátu neboli splnené ani po následnom alebo mimoriadnom audite, certifikačný proces bude ukončený správou bez certifikátu.

5.3 Pozastavenie, odňatie a zrušenie certifikátu

5.3.1 Pozastavenie

Certifikačný orgán DQS je oprávnený na obmedzenú dobu pozastaviť platnosť vydaného certifikátu, ak klient preukázateľne poruší certifikačné pravidlá alebo zmluvné či finančné záväzky voči spoločnosti DQS, najmä ak

• je zrejmé, že nápravné opatrenia neboli účinne vykonané v dohodnutých lehotách,
• termíny auditov navrhnuté spoločnosťou DQS na účely zachovania certifikácie neboli dodržané alebo nebolo možné uskutočniť plánované audity, čím došlo k prekročeniu stanovenej lehoty od posledného auditu,
• spoločnosť DQS nebola včas informovaná o plánovaných zmenách v systéme riadenia alebo o konkrétnych incidentoch, stiahnutiach výrobkov z trhu (pozri bod 3.3) či iných zmenách, ktoré ovplyvňujú súlad s požiadavkami, na ktorých je certifikácia založená,
• certifikované pracovisko bolo presťahované bez predchádzajúceho oznámenia spoločnosti DQS,
• certifikát alebo symbol certifikátu spoločnosti DQS bol použitý zavádzajúcim spôsobom,
• platby za audítorské a certifikačné služby neboli uhradené včas aj napriek aspoň jednej upomienke,
• ak po uplynutí primeraného prechodného obdobia (max. tri roky) norma, špecifikácia alebo iný dokument s požiadavkami, na ktorých je certifikácia založená, už nezodpovedá najnovšiemu stavu techniky na úrovniach 4 a 5. 

Ak sa po vydaní certifikačného rozhodnutia zistia závažné porušenia akreditačných pravidiel, certifikačný orgán DQS je oprávnený certifikát pozastaviť. To isté platí v prípade vyššej moci (pozri bod 6.6).

DQS najskôr písomne upozorní na možné pozastavenie. Ak dôvody pozastavenia nebudú odstránené do dvoch týždňov, DQS písomne informuje klienta o pozastavení certifikácie a uvedie dôvody a opatrenia potrebné na obnovenie certifikácie. 

Pozastavenie certifikácie je dočasné (zvyčajne maximálne na 90 dní). Ak sa preukáže, že požadované opatrenia boli v stanovenom termíne účinne vykonané, pozastavenie certifikácie sa zruší. Ak požadované opatrenia nebudú vykonané v stanovenom termíne, certifikačný orgán DQS môže certifikát odňať, ako je uvedené nižšie.

5.3.2 Odobratie certifikátu

Certifikačný orgán DQS je oprávnený odňať certifikáty alebo vyhlásiť ich za neplatné po písomnom oznámení klientovi, ak:

• uplynula lehota na pozastavenie certifikácie,
• nie je zaručená zhoda systému riadenia, procesu alebo výrobku s príslušnými predpismi, alebo ak klient nie je ochotný alebo schopný odstrániť nezhody,
• klient naďalej propaguje certifikáciu po pozastavení platnosti certifikátu alebo ju používa akýmkoľvek iným zavádzajúcim spôsobom,
• klient používa svoju certifikáciu spôsobom, ktorý poškodzuje dobré meno certifikačného orgánu DQS alebo spoločnosti DQS,
• podmienky, ktoré viedli k udeleniu certifikátu, už nie sú splnené,
• klient podá návrh na vyhlásenie konkurzu, či už úmyselne alebo neúmyselne,
• klient fakticky ukončí zmluvný vzťah so spoločnosťou DQS,
• bola pozastavená, obmedzená alebo odňatá príslušná akreditácia DQS a vyhlásenie o zhode zahŕňa priebežný dohľad,
• vykonávanie potrebných a primeraných certifikačných, audítorských alebo dohľadových služieb sa stalo úplne alebo čiastočne nemožným, a to buď de facto, alebo de jure.

5.3.3 Zrušenie

Certifikačný orgán DQS je oprávnený zrušiť certifikáty alebo ich nechať vyhlásiť za neplatné so spätnou platnosťou, ak

• sa dodatočne zistí, že podmienky potrebné na vydanie certifikátu neboli splnené,
•  zákazník neprimerane ovplyvnil certifikačný proces takým spôsobom, že je spochybnená objektívnosť, nestrannosť alebo nezávislosť výsledku auditu

5.4 Prenos certifikátov

V prípade žiadosti o prenos certifikátu certifikačný orgán DQS posúdi, či a do akej miery sú splnené regulačné požiadavky na prenos. Ak certifikačný orgán DQS prenos zamietne, postup sa bude riadiť pravidlami pre počiatočnú certifikáciu. 
Po úspešnom prevode certifikát vydá certifikačný orgán DQS s platnosťou stanovenou prevádzajúcim certifikačným orgánom a môže sa začať pravidelný dohľad. Špecifické požiadavky alebo podmienky týkajúce sa prevodu certifikátov môžu byť upravené v špecifických požiadavkách programu.

V prípade prevodu certifikačného konania na prijímajúci orgán je certifikačný orgán DQS oprávnený aj po ukončení zmluvného vzťahu plniť regulačné úlohy a povinnosti a poskytovať prijímajúcemu orgánu potrebné informácie (správy, certifikáty a ďalšie informácie súvisiace s konaním) od klienta, ktoré sa týkajú predchádzajúcej certifikácie.

6. Rôzne ustanovenia

6.1 Žiadne partnerstvo ani zastúpenie

Zmluvné strany berú na vedomie, že DQS poskytuje služby klientovi ako nezávislý dodávateľ a že zmluva nevytvára žiadny vzťah partnerstva, zastúpenia, pracovného pomeru ani dôverného (fiduciárneho) vzťahu medzi DQS a klientom.

Klient berie na vedomie, že spoločnosť DQS nenahrádza klienta ani žiadnu tretiu stranu, nezbavuje ich ich záväzkov, ani inak nepreberá, nezrieka sa ani sa nezaväzuje plniť žiadne záväzky klienta voči tretím stranám alebo záväzky akejkoľvek tretej strany.

6.2 Zákaz postúpenia a prevodu

Pokiaľ nie je výslovne uvedené inak alebo sa strany písomne nedohodli inak, zmluva je viazaná na zmluvné strany a žiadna zo strán nesmie svoje práva a povinnosti, či už v celom rozsahu alebo čiastočne, postúpiť, previesť, zaťažiť, založiť, subdodávať ani s nimi inak nakladať. Každá strana potvrdzuje, že koná vo vlastnom mene a nie v mene akejkoľvek inej osoby.

Bez ohľadu na vyššie uvedené môže spoločnosť DQS postúpiť, previesť alebo subdodávať niektoré alebo všetky svoje práva a povinnosti vyplývajúce zo zmluvy na pridruženú spoločnosť alebo partnera spoločnosti DQS alebo na jedného zo svojich zástupcov.

6.3 Obmedzenia vyplývajúce zo sankčného práva

Ak v dôsledku vnútroštátnych alebo medzinárodných sankčných predpisov, embárg alebo podobných právnych opatrení nebude možné zmluvne dohodnuté certifikačné, audítorské alebo dozorné služby poskytovať vôbec alebo len čiastočne, alebo ak ich poskytovanie bude možné len za podstatne zhoršených podmienok, certifikačný orgán DQS je oprávnený odňať vydaný certifikát.

Certifikačný orgán DQS bezodkladne informuje klienta o príslušných okolnostiach. V tomto prípade nevzniká nárok na náhradu škody ani vrátenie už zaplatených poplatkov, pokiaľ certifikačný orgán DQS nie je zodpovedný za tieto obmedzenia.

6.4 Čiastočná neplatnosť

Ak by sa ktorékoľvek ustanovenie tejto certifikačnej zmluvy stalo úplne alebo čiastočne neplatným alebo nevynútiteľným, nemá to vplyv na platnosť ostatných ustanovení zmluvy. Zmluvné strany sa zaväzujú nahradiť neplatné alebo nevynútiteľné ustanovenie platným ustanovením, ktoré sa čo najviac približuje účelu certifikačnej zmluvy, ako ho zamýšľalo pôvodné ustanovenie, a ktoré je v súlade s platnými regulačnými požiadavkami. 

6.5 Ochrana údajov

Certifikačný orgán DQS, vrátane poverených audítorov, je povinný dodržiavať všetky platné právne predpisy v oblasti ochrany údajov v súlade s platnými právnymi predpismi (pozri bod 7.) a zabezpečiť dostatočnú transparentnosť pri nakladaní s príslušnými osobnými údajmi a ich spracúvaní. 

6.6 Vyššia moc

Spoločnosť DQS ani klient neporušia tieto pravidlá a nenesú zodpovednosť za akékoľvek nesplnenie alebo oneskorenie splnenia svojich záväzkov, ak je príčinou takéhoto nesplnenia alebo oneskorenia udalosť, ktorú dotknutá strana nemôže ovplyvniť, vrátane, ale nie výlučne, vojen, ozbrojených konfliktov, teroristických útokov, občianskych vojen, nepokojov, nebezpečných látok, pandémií, epidémií, prírodných katastrof, extrémneho počasia, požiar, výbuch, výpadok verejných služieb, štrajk, zlyhanie infraštruktúry, meškania v doprave alebo akékoľvek verejné obmedzenia vyplývajúce z vyššie uvedených udalostí alebo v prípade iných udalostí vyššej moci.

V prípade výskytu udalosti vyššej moci je dotknutá strana povinná o tom bezodkladne informovať druhú stranu, pričom uvedie podrobnosti o situácii a jej predpokladanej dĺžke trvania. Ak udalosť vyššej moci trvá dlhšie ako deväťdesiat (90) dní, ktorákoľvek zo strán je oprávnená zmluvu vypovedať s okamžitou platnosťou.

7. Rozhodné právo

Na každý zmluvný vzťah, na ktorý sa vzťahujú pravidlá auditu a certifikácie spoločnosti DQS, sa vzťahuje výlučne hmotné právo krajiny, v ktorej má certifikačný orgán DQS sídlo. Uplatňovanie medzinárodného súkromného práva a Dohovoru Organizácie Spojených národov o zmluvách o medzinárodnom predaji tovaru (CISG) je vylúčené.

8. Dodatočné požiadavky programov

V prípade niektorých odvetvovo špecifických certifikačných služieb pre systémy riadenia alebo výrobky môžu platiť ďalšie povinné požiadavky (pozri nižšie). Tieto „požiadavky programu“ sú k dispozícii na webovej stránke https://www.dqsglobal.com/.

• Automobilový priemysel: Príloha Automotive 
• Letecký priemysel: Príloha Aerospace 
• DQS GmbH – železničný sektor: Príloha IRIS 
• DQS GmbH – informačná bezpečnosť v automobilovom priemysle: Príloha TISAX 
• DQS Inc. – telekomunikačný sektor: Príloha TL9000 
• Programy DQS MED: Pravidlá auditu a certifikácie spoločnosti DQS Medizinprodukte GmbH a ich doplnky 
• Programy DQS CFS: Príloha DQS CFS GmbH pre potraviny, krmivá, produkty pre domácnosť a spotrebiteľské výrobky 
• Čínsky trh: Osobitné podmienky pre činnosti na čínskom trhu podľa definície čínskych vládnych orgánov (napr. CNCA)
• Používanie značiek (CF12):  Podmienky používania certifikačných značiek DQS a vysvetlenie obsahu certifikátu. 

Pravidlá auditu a certifikácie DQS, verzia 008/05.2026, platné od 1. júna 2026