Регламент аудитів та сертифікації
 

1. Послуги з аудиту та сертифікації

1.1 Сфера застосування

Цей Регламент проведення аудиту та сертифікації DQS («Регламент») застосовується до всіх пропозицій та/або послуг, а також до всіх договірних відносин, що виникають між DQS Holding GmbH, усіма її афілійованими компаніями або їхніми відповідними представниками (кожна з яких іменується «DQS», а разом — «Група DQS») та організаціями/фізичними особами, які замовляють або користуються послугами з аудиту та сертифікації.

Дійсний перелік членів DQS Group доступний на вебсайті https://www.dqsglobal.com/en/about.

Цей Регламент застосовується до всіх видів сертифікації систем відповідно до міжнародних та національних стандартів, включаючи приватні кодекси практики, сертифікацію продукції відповідно до директив ЄС або національного законодавства, а також сертифікацію продукції та послуг відповідно до ненормативних кодексів практики, специфікацій, вимог або технічних правил.

Якщо інше прямо не погоджено в письмовій формі або якщо це не суперечить нормам законодавства, цей Регламент застосовується до всіх етапів процесу аудиту та сертифікації, включаючи, серед іншого, пропозиції щодо надання послуг та кошториси, договори, замовлення на купівлю та/або робочі замовлення, графіки виконання робіт та додаткові угоди, укладені між DQS та клієнтом.

Цей Регламент проведення аудиту та сертифікації набирає чинності негайно після опублікування та залишаються чинним до опублікування нової версії.

Актуальну версію цього Регламенту та додаткові вимоги до програм можна переглянути за посиланням англійською мовою або у перекладеній версії за посиланням https://www.dqsglobal.com/en/about/accreditation-and-notification/dqs-auditing-certification-rules, а також отримати у будь-якому офісі DQS. У разі розбіжностей між перекладеною версією та англійською версією перевага надається англійській версії.

Під час видачі сертифіката клієнту компанія DQS надає послуги з належною ретельністю та професійним підходом, що відповідає вимогам галузі, а також згідно з чинним Кодексом поведінки групи DQS. Цей Кодекс поведінки DQS та будь-які поправки до нього, що періодично вносяться, повинні бути надані клієнту сертифікаційним органом DQS на початку надання послуг.

1.2 Визначення термінів

• «Клієнти» — це замовники та будь-які організації/особи, які запитують або отримують послуги DQS з аудиту та сертифікації, включаючи їхніх представників, що діють від їхнього імені.
• «DQS» — це всі члени міжнародної групи DQS, включаючи їхні дочірні компанії, афілійовані компанії та партнерів, або їхніх представників, які пропонують та/або надають послуги з аудиту та сертифікації від свого імені або від імені іншого органу сертифікації DQS.
• «Орган сертифікації DQS» — це компанія DQS, яка має акредитацію або дозвіл на видачу відповідних сертифікатів.
• «Орган з акредитації» — це збірний термін для позначення організації (приватної або державної), яка уповноважена акредитувати та здійснювати нагляд за органами сертифікації.
• «Аудити» — це систематичні процедури, що проводяться DQS з метою об’єктивної оцінки ступеня дотримання визначених критеріїв та наявності відповідних доказів. Аудити також можуть називатися «оцінками».
• «Аудитори» — це збірний термін для позначення оцінювачів, аудиторів та експертів, яким Група DQS доручає проведення аудиту.

1.3. Послуги з аудиту та сертифікації

Аудит та сертифікація системи управління, процесу або продукту незалежною третьою стороною, такою як DQS, сприяють створенню доданої вартості для клієнта. Сертифікат DQS та/або звіт про аудит слугуватимуть підтвердженням наявності належної та ефективної системи управління, процесу або продукту, що відповідає вимогам, здатного постійно задовольняти очікування клієнтів відповідно до відповідних вимог.

Під час аудиту кваліфіковані та досвідчені аудитори оцінюють систему управління, її процеси та/або продукцію на предмет постійної відповідності та ефективності, з урахуванням змін на ринках та зовнішніх факторів, відповідно до стандарту, за яким проведено аудит, зазвичай у формі вибіркової перевірки. Виявляючи сфери, що потребують вдосконалення, аудитори допомагають організації досягти узгоджених цілей та завдань, тим самим забезпечуючи довгостроковий успіх клієнта. Завдяки сертифікату DQS або іншій формі сертифікації клієнт здобуває довіру своїх ділових партнерів завдяки своїй системі управління, процесу або продукту, які пройшли аудит та сертифікацію відповідно до визнаних стандартів і специфікацій.

1.4 Договір та умови

Цей Регламент проведення аудиту та сертифікації DQS разом із заявою, комерційною пропозицією, замовленням та підтвердженням замовлення, Кодексом поведінки DQS, умовами використання знаків сертифікації DQS, а також чинними місцевими Загальними умовами та/або відповідною рамковою угодою в сукупності становлять повну угоду між Клієнтом та DQS. Якщо місцевий орган DQS надає послугу в межах повноважень або акредитації іншого органу DQS, він діє від імені відповідного уповноваженого/акредитованого органу. Це відповідно відображається в угоді та назві. Відповідний орган сертифікації DQS зазначений у комерційній пропозиції, а прийняття та підписання місцевої комерційної пропозиції є юридично зобов’язуючим договором про сертифікацію між клієнтом та цим органом сертифікації DQS. Хоча місцевий орган уповноважений як представник безпосередньо виставляти клієнту рахунки за послуги, оперативна відповідальність за діяльність з сертифікації в рамках відповідної акредитації завжди залишається за відповідним органом сертифікації DQS.

Орган сертифікації DQS несе виключну відповідальність та має виключні повноваження щодо всіх рішень з сертифікації, включаючи видачу, відмову, підтримку чинності, поновлення, призупинення, відновлення після призупинення, відкликання або анулювання сертифіката, а також розширення або обмеження сфери застосування відповідної сертифікації.

Місцеві умови можуть містити положення щодо юрисдикції, відповідальності, податків, умов оплати та інших додаткових домовленостей; зазвичай вони враховують відповідне національне законодавство. Договір також може бути укладений у формі індивідуальної угоди між DQS та клієнтом (так звана рамкова угода), яка обов’язково має містити цей Регламент аудиту та сертифікації DQS шляхом його включення до тексту договору або шляхом прямого посилання.
 

2. Процес сертифікації

DQS проводить аудит системи управління, процесів або продукції клієнта, а також їхніх окремих частин, з метою визначення відповідності узгодженим або визнаним вимогам, таким як міжнародні, національні або галузеві стандарти. Відповідний процес сертифікації може складатися з одного або декількох етапів протягом визначеного циклу і, як правило, завершується складанням аудиторського звіту, в якому зафіксовані результати етапів аудиту. У разі надання послуг з сертифікації, за умови виконання всіх відповідних вимог, відповідний орган сертифікації DQS видає клієнту індивідуальний сертифікат, що підтверджує відповідність відповідним вимогам.

Якщо під час аудиту виявлено невідповідності вимогам відповідного стандарту, клієнт повинен спланувати коригувальні дії та впровадити їх у визначений термін. Сертифікати видаються лише після підтвердження ефективного впровадження відповідних коригувальних дій та ухвалення позитивного рішення щодо сертифікації. Сфера застосування та термін дії зазначаються у сертифікаті.

Більшість висновків ґрунтуються на процесі вибіркової перевірки, спрямованому на отримання надійних доказів ефективної реалізації та відповідності системи управління, процесу або продукту. Можуть існувати інші аспекти діяльності, як позитивні, так і негативні, які не були перевірені аудиторською групою. Лише організація несе відповідальність за вивчення та оцінку потенційних наслідків і масштабів виявлених невідповідностей з метою забезпечення повної відповідності чинним стандартам. DQS не несе відповідальності за невідповідність вимогам.

Компанія DQS та замовник домовляються, що оцінка та/або сертифікація системи управління, процесу або продукту має здійснюватися відповідно до чинних нормативних актів, галузевих вимог (за наявності) та укладених договірних домовленостей, включаючи цей Регламент проведення аудиту та сертифікації або інші доповнення.

DQS є незалежною, нейтральною та об’єктивною організацією у проведенні аудитів та сертифікації. Як правило, аудити завжди проводяться на території клієнта (на місці), але можуть також частково здійснюватися, замінюватися або доповнюватися дистанційними аудитами (за межами об’єкта). Характер, обсяг та графік процедури узгоджуються сторонами окремо. DQS докладає зусиль, щоб мінімізувати перебої в діловій діяльності під час проведення аудитів на території клієнта. Процес сертифікації систем управління, як правило, складається з етапів, описаних нижче.
 

Процес сертифікації систем управління DQS

2.1 Процес починається з потреб та очікувань клієнта. DQS прагне дізнатися про організацію клієнта та її систему управління, розмір та види діяльності. Обидві сторони спільно визначають цілі аудитів та/або сертифікації, включаючи відповідні стандарти та технічні умови.

2.2 На основі необхідної інформації компанія DQS проводить розгляд заявки, а потім готує детальну пропозицію щодо оцінки/аудиту та сертифікації, адаптовану до індивідуальних потреб клієнта. Усі відповідні послуги та критерії аудиту й сертифікації зазначаються та узгоджуються у письмовому договорі. 

2.3 Аудит етапу 1: Сам процес сертифікації розпочинається з аналізу та оцінки документації системи, цілей, результатів аналізу керівництва та внутрішніх аудитів. Це дозволяє визначити, чи є система управління клієнта достатньо розвиненою та готовою до сертифікації. Аудитор пояснює отримані результати та узгоджує наступні кроки для підготовки до аудиту етапу 2. Аудит етапу 1, як правило, не застосовується для сертифікації процесів або продукції.

2.4 Аудит 2-го етапу: Призначена аудиторська група проводить аудит системи управління, процесів або продукції на виробничому об’єкті чи в місці надання послуг клієнта, або з використанням методів дистанційного аудиту. Застосовуючи стандарти та технічні умови для систем управління, аудиторська група оцінює ефективність усіх функціональних напрямків та процесів системи управління на основі своїх спостережень, перевірок, опитувань, аналізу відповідної документації та інших аудиторських методів. Результати аудиту, включаючи рекомендацію щодо сертифікації та всі висновки, будуть представлені клієнту під час заключного засідання та включені до аудиторського звіту. У разі необхідності будуть узгоджені плани дій.

2.5 Оцінка системи та рішення про сертифікацію: Аудит та його результати оцінюються незалежними фахівцями відповідного органу сертифікації DQS, який приймає рішення про сертифікацію на основі об’єктивних доказів. Відповідальність за рішення про сертифікацію завжди покладається на орган сертифікації DQS; рекомендації аудиторської групи, зафіксовані у звіті, не є для нього обов’язковими. Клієнт отримує звіт про аудит, у якому зафіксовані результати аудиту, а також, за умови дотримання всіх відповідних вимог, — сертифікат.

2.6 Наглядові аудити: З метою постійного вдосконалення та забезпечення безперервної ефективності системи кожні шість місяців або принаймні раз на рік проводяться аудити ключових компонентів системи управління, під час яких знову визначаються можливості для вдосконалення. У разі сертифікації продукції наглядовий аудит зазвичай замінюється щорічною повторною сертифікацією.

2.7 Ресертифікація: Сертифікат дійсний протягом обмеженого періоду, зазвичай не більше трьох років. Наприкінці цього циклу проводиться комплексна повторна сертифікація для забезпечення постійної відповідності чинним вимогам. Якщо ці вимоги дотримано, видається новий сертифікат.

Для галузевих стандартів, сертифікації процесів або продукції описаний процес сертифікації може відрізнятися.

3. Права та обов’язки замовника

3.1 Обслуговування системи управління / відповідність процесів та продукції

Для отримання та збереження сертифіката замовник повинен впровадити та підтримувати відповідну задокументовану систему управління, яка відповідає вимогам чинних стандартів або технічних умов. У контексті сертифікації процесів/продуктів замовник несе відповідальність за забезпечення постійної відповідності. З цією метою замовник повинен надати докази відповідності та ефективності своєї системи управління, процесу або продукту, які можуть бути перевірені в будь-який час призначеною аудиторською групою. Це включає надання інформації або забезпечення доступу до неї, а також до об’єктів третіх сторін (наприклад, ключових субпідрядників, постачальників), у тому обсязі, у якому вони мають відношення до сфери сертифікації. Крім того, клієнт повинен забезпечити вжиття всіх необхідних заходів для постійного підтримання системи управління та/або продукції у належному стані.

У разі виявлення змін у програмі сертифікації клієнт повинен забезпечити, щоб у випадках, коли сертифікація стосується поточного виробництва, сертифікована продукція й надалі відповідала вимогам до системи або продукції. Компанія DQS перевірить впровадження змін своїми клієнтами та вживе необхідних заходів у рамках процесу сертифікації.

3.2 Обов’язок розкриття інформації / Доступ до інформації

Клієнт повинен вжити всіх необхідних заходів для забезпечення того, щоб DQS мала доступ до необхідної інформації (документів та записів), персоналу (внутрішнього та зовнішнього) та необхідних об’єктів (відповідного обладнання, майданчиків, зон) для виконання завдань з аудиту та оцінки, включаючи розслідування скарг. З метою отримання достатніх об’єктивних доказів для прийняття рішення щодо сертифікації або виконання завдань з оцінки DQS має право в рамках аудитів отримувати доступ до всіх приміщень, процесів та продукції клієнта, а також проводити огляди, опитувати співробітників та уповноважених представників, перевіряти документи та записи, а також збирати інформацію за допомогою інших методів та технік аудиту.

Клієнт погоджується надавати своїм представникам та співробітникам своєчасну, правдиву та повну інформацію, а також надавати їм доступ до такої інформації, яка може мати значення для аудиту та оцінки. Це зобов’язання поширюється на всі етапи сертифікації та слугує для надання доказів та обґрунтування сертифікації уповноваженим третім сторонам (наприклад, органу з акредитації). Клієнт погоджується з тим, що зібрані перевірені об’єктивні докази можуть бути зафіксовані та/або записані; це включає створення та надання копій будь-яких об’єктивних доказів, що додаються до аудиторської документації та архівуються разом з нею. У контексті сертифікованих систем управління, процесів та/або продукції всі записи щодо скарг та відповідних коригувальних дій повинні бути надані DQS на запит.

3.3 Повідомлення про зміни та особливі випадки

Клієнт зобов’язаний негайно повідомляти DQS про будь-які зміни, що можуть вплинути на сертифіковану систему управління, процеси або сертифіковану продукцію. Це, зокрема, стосується купівлі/продажу частин бізнесу, зміни власника, переїзду, істотних змін у сфері діяльності, фундаментальних змін у процесах, інцидентів, таких як серйозна аварія або серйозне порушення стандартів чи законодавчих норм, що вимагають втручання компетентного регулюючого органу, серйозних інцидентів або інших подій, про які необхідно повідомляти, а також початку процедури банкрутства або укладення мирової угоди. DQS, після консультації з клієнтом, оцінить, як у таких випадках можна зберегти сертифікат.

У разі відкликання продукції клієнт зобов’язаний негайно повідомити про це DQS. До різних стандартів сертифікації та їхніх вимог застосовуються різні терміни. Ці вимоги наведено у відповідних стандартах та їхніх нормативних документах.

3.4 Сприяння неупередженості аудиту

Клієнт зобов’язаний утримуватися від будь-яких дій, які можуть поставити під загрозу неупередженість співробітників та аудиторів DQS. Це, зокрема, стосується консультаційних послуг, працевлаштування та укладення договорів на власний рахунок, окремих домовленостей щодо гонорарів або інших грошових вигод. Клієнт також зобов’язується активно співпрацювати у забезпеченні цієї неупередженості, наприклад, шляхом виявлення ризиків або загроз для неупередженості.

3.5 Відмова від аудитора

До підтвердження дати проведення аудиту клієнт має право ознайомитися з призначеним(-и) аудитором(-ами) і, якщо є об’єктивно обґрунтовані підстави для їх відхилення, наприклад, загроза неупередженості, відхилити їх. DQS призначить відповідну заміну відхиленому аудитору, за умови, що це дозволено згідно з вимогами акредитації.

3.6 Авторські права DQS

Маючи чинний сертифікат DQS, клієнт має право використовувати сертифікат та відповідні знаки сертифікації (а в окремих випадках — також знаки акредитації), опубліковані на вебсайті DQS, у рекламних цілях або для зміцнення довіри з боку ділових партнерів. У разі перегляду стандарту та визначення відповідного перехідного періоду сертифікат більше не можна використовувати чи згадувати.

Дозволене використання захищеного авторським правом знака «DQS Certified Management System Mark®» та інших символів сертифікації або акредитації має на меті підвищити довіру клієнтів до сертифікованої системи управління та її відповідної ефективності. Ці знаки часто використовуються на фірмових бланках, у брошурах, в Інтернеті, на виставках, на транспортних засобах або в рекламних матеріалах. Сертифікати та знаки сертифікації можуть використовуватися виключно відповідно до цього Регламенту проведення аудиту та сертифікації. Використання сертифікатів та знаків сертифікації обмежується сферою застосування та терміном дії сертифікації і залежить від відповідного схвалення/акредитації DQS; їх не можна наносити на продукт, упаковку продукту або використовувати будь-яким іншим чином, який може бути розтлумачений як вказівка на відповідність продукту вимогам. На будь-яке повідомлення від DQS щодо припинення дії знака сертифікації необхідно негайно реагувати.

Документи, надані клієнту компанією DQS, а також сертифікаційні документи, включаючи сертифікаційні знаки DQS, захищені авторським правом. Клієнт прямо визнає, що всі звіти та документи, передані йому компанією DQS або надані для ознайомлення, залишаються власністю DQS, і зобов’язується використовувати їх виключно для внутрішніх потреб, не надавати їх третім особам та не використовувати їх для цілей, відмінних від узгоджених. Усі документи, записи та/або сертифікати, передані або надані для ознайомлення відповідно до цього договору, не можуть бути змінені, доповнені, скорочені або іншим чином змінені, як за змістом, так і за формою. Це застосовується незалежно від того, чи зміна здійснюється в цифровій, чи у фізичній формі. Будь-які зміни заборонені, якщо вони не були заздалегідь прямо схвалені DQS у письмовій формі. Клієнт має право оприлюднити звіт про аудит у повному обсязі. Оприлюднення витягів не дозволяється.

У разі серйозного порушення умов використання компанія DQS залишає за собою право вжити відповідних заходів, аж до негайного припинення дії угоди без попереднього повідомлення.

3.7 Скарги

Кожен клієнт DQS має право на отримання послуг у межах домовлених умов таким чином, щоб його обґрунтовані очікування та потреби були задоволені. У разі недотримання цих умов клієнт має право подати відповідну скаргу до відповідного представництва DQS. DQS запросить інформацію, необхідну для аналізу та вдосконалення.

3.8 Оскарження

У разі, якщо клієнт не згоден з конкретним рішенням щодо сертифікації, він може подати письмову апеляцію та вимагати перегляду рішення. Остаточний перегляд та рішення щодо апеляції здійснюватиме окремий, неупереджений технічний експерт з відповідного органу сертифікації DQS, який не брав участі у проведенні аудиту або у прийнятті початкового рішення. Керівництво акредитованого представництва DQS постійно інформується про стан процесу розгляду апеляції.
 

4. Права та обов’язки DQS

4.1 Аудит систем управління

DQS неупереджено перевіряє відповідність та ефективність системи управління, процесу або продукту клієнта шляхом проведення регулярних аудитів (зазвичай щорічних або піврічних). DQS може надавати свої послуги частково або повністю через представників або субпідрядників; клієнт зобов’язаний надати доступ до інформації.

У разі отримання DQS будь-якої інформації, що ставить під сумнів відповідність або ефективність системи управління, процесу або продукту, сертифікованих DQS, DQS має право, після консультації з клієнтом, провести розслідування з цього приводу, наприклад, у формі додаткових позапланових аудитів. У сферах, що регулюються законодавством, DQS має право в обґрунтованих випадках проводити додаткові, позапланові аудити.

У разі введення системою сертифікації нових або переглянутих вимог, що стосуються клієнта, DQS зобов’язана забезпечити інформування всіх клієнтів про ці зміни. DQS зобов’язана перевірити впровадження цих змін своїми клієнтами та вжити заходів, передбачених системою.

4.2 Акредитація та авторизація

Відповідні органи сертифікації DQS уповноважені різними органами акредитації та іншими урядовими й неурядовими органами або власниками програм видавати звіти про аудит та сертифікати відповідно до численних нормативних вимог. DQS зобов’язана надавати можливість співробітникам або представникам цих органів брати участь в аудитах. Вона надає їм доступ до своїх документів та даних, пов’язаних із клієнтами, з урахуванням аспектів конфіденційності, описаних у цьому Регламенті, у тій мірі, в якій це необхідно згідно з чинними регламентами акредитації та сертифікації. У випадках, коли окремі стандарти прямо цього вимагають, дані, що стосуються клієнтів, та результати аудитів мають бути передані цим органам. Приймаючи цей Регламент аудиту та сертифікації, клієнт визнає чинну версію положень щодо акредитації та авторизації (наприклад, ISO/IEC 17021-1 або ISO/IEC 17065), включаючи ті, що згадані вище.

Органи сертифікації DQS мають право делегувати надання послуг або їх частини, за винятком будь-яких рішень щодо сертифікації, іншим представництвам DQS, представникам або субпідрядникам. У випадках, коли сертифікати видаються органом сертифікації DQS, який не є безпосереднім місцевим договірним партнером клієнта, усі права та обов’язки, описані в цьому документі, поширюються як на орган сертифікації DQS, так і на місцеве представництво DQS, яке виконує відповідну роботу.

DQS зобов’язується надавати відповідну та своєчасну інформацію щодо відповідних змін, пов’язаних із призупиненням, обмеженням або відкликанням дозволів/акредитацій.

4.3 Призначення аудиторів

Призначення компетентних аудиторів є виключною відповідальністю DQS. DQS зобов’язується залучати лише тих аудиторів, які відповідають вимогам відповідного завдання з огляду на їхню професійну кваліфікацію, досвід та особисті здібності. Аудитори повинні бути призначені відповідно до відповідного стандарту (стандартів) та мати відповідний досвід у сфері діяльності клієнта, а також досвід управління та аудиту. DQS часто призначає команду з двох або більше аудиторів для проведення конкретного аудиту або процесу сертифікації. За запитом DQS надасть клієнту коротку біографію аудиторів. DQS має право, на власний розсуд, доповнити аудиторську команду технічними експертами, аудиторами-свідками, перекладачами, спостерігачами або стажерами; при цьому DQS гарантує, що ці особи несуть ті самі зобов’язання щодо конфіденційності.

У разі, якщо аудитор не зможе взяти участь в аудиті безпосередньо перед його початком або під час його проведення, DQS, наскільки це можливо, забезпечить відповідну заміну.

4.4 Планування аудитів

DQS має право та зобов’язана призначати дати проведення аудитів системи управління, процесу або продукції клієнта. Дати аудитів повинні узгоджуватися за взаємною згодою обох сторін з урахуванням чинного Регламенту. Дати аудитів узгоджуються в письмовій формі. Після підтвердження ці дати аудитів є обов’язковими до виконання. Якщо органи сертифікації або акредитації спостерігають за аудитом (так званий «аудит у присутності свідків»), клієнт у будь-якому випадку повинен це допустити та сприяти проведенню такого аудиту.

Залежно від стандарту сертифікація може також передбачати неанонсовані аудити, які можуть бути або повністю неанонсованими, або анонсованими за короткий термін. Якщо неанонсований аудит не може бути проведений з причин, за які відповідає клієнт (відмова у доступі), DQS може виставити клієнту рахунок за фактично понесені витрати на підготовку до неанонсованого аудиту. Сертифікований об’єкт повинен вжити необхідних заходів для забезпечення доступу аудитора у разі проведення неанонсованого аудиту.

4.5 Видача звітів та сертифікатів

Після того як клієнт виконає всі вимоги щодо сертифікації та договірні зобов’язання, DQS готує звіт про аудит і видає клієнту сертифікат DQS (далі — «сертифікат»). Рішення щодо сертифікації приймається виключно відповідним органом сертифікації DQS на підставі рекомендацій щодо сертифікації та результатів аудиту, зафіксованих або зазначених у звіті про аудит; рекомендація аудиторської групи, задокументована у звіті, не є обов’язковою для органу сертифікації DQS.

4.6 Розкриття інформації третім особам

DQS має право вести та публікувати довідник усіх клієнтів, які мають чинний сертифікат DQS. Ця публікація містить назву та адресу сертифікованої організації, а також сферу застосування, відповідний стандарт та статус сертифікації. Вважається, що клієнт надав свою згоду на це, а також на публікацію тієї самої інформації в обов’язкових національних або міжнародних базах даних, які ведуть державні органи, органи акредитації або власники програм.

У деяких галузевих програмах сертифікації частина результатів аудиту та даних клієнта обов’язково реєструється в додатках або зовнішніх базах даних, що надаються власником стандарту (наприклад, у програмах для автомобільної, авіакосмічної та харчової галузей). Приймаючи пропозицію щодо цих стандартів, клієнт погоджується з цим, зокрема з тим, що ці дані можуть зберігатися у відповідних базах даних, а треті сторони можуть отримувати до них доступ та переглядати їх.

Дані про сертифікацію передаються до бази даних IAF CertSearch в обсязі, передбаченому чинними вимогами щодо акредитації.

У разі сертифікатів, виданих DQS за акредитацією DAkkS, дані передаються до IAF CertSearch лише за попередньою явною згодою клієнта. Ця згода отримується шляхом двоступеневого процесу реєстрації. Надаючи згоду, клієнт погоджується на те, що контактні дані, пов’язані з компанією, можуть оброблятися та передаватися до бази даних IAF CertSearch з метою реєстрації та оприлюднення інформації про сертифікацію, у тій мірі, в якій це необхідно для досягнення вищезазначених цілей. Згоду можна відкликати в будь-який час із набранням чинності в майбутньому.

За потреби надана клієнтом інформація передається органам сертифікації або органам акредитації для підтвердження рішення про сертифікацію та перевірки статусу сертифікації або в рамках проведення офісних аудитів та аудитів у присутності свідків.

Якщо нормативними положеннями не передбачено інше, записи, що стосуються процесу аудиту та сертифікації, зберігаються органом сертифікації DQS протягом щонайменше двох циклів сертифікації (зазвичай зберігаються шість років); при цьому повністю враховуються відповідні національні або міжнародні правові положення (наприклад, згідно з GDPR). Після закінчення мінімального строку зберігання DQS зберігає або знищує документи на власний розсуд, якщо клієнт не дав інших вказівок; витрати, понесені у зв’язку з виконанням таких вказівок, виставляються клієнту у рахунку-фактурі.

4.7 Неупередженість

DQS зобов’язується дотримуватися неупередженості під час надання послуг відповідно до відповідної нормативної бази (стандарт рівня 3, наприклад, ISO/IEC 17021-1).
 

5. Сертифікати та символи сертифікатів

5.1 Видача та використання

За умови, що під час процесу сертифікації клієнт довів дотримання всіх відповідних вимог, орган сертифікації DQS видає сертифікаційні документи, що підтверджують відповідність системи управління, процесу або продукту клієнта обраним національним чи міжнародним стандартам або визнаним галузевим чи секторальним вимогам. Сертифікати на системи управління не підтверджують відповідність законодавчим вимогам. Сертифікати дійсні протягом обмеженого періоду, зазвичай не більше трьох років, починаючи з дати прийняття рішення про сертифікацію.

Після видачі сертифіката розпочинаються заходи з моніторингу постійної відповідності сертифікованої системи управління, процесу або продукту. Надання та підтримка сертифікації залежать від дотримання клієнтом усіх договірних домовленостей та умов.

У разі виявлення ознак того, що система управління, процеси, продукція або послуги клієнта не відповідають вимогам сертифікації, нормативно-правовим та/або законодавчим положенням або іншим чинним вимогам, клієнт зобов’язується співпрацювати з DQS з метою з’ясування обставин. Це включає інформацію щодо виявленої невідповідності, а також інформацію про необхідні та вжиті коригувальні заходи.

Клієнт визнає, що заходи з нагляду, такі як наглядові/інспекційні аудити та будь-які позапланові додаткові аудити, слугують виключно для перевірки відповідності системи управління, процесу або продукту вимогам сертифікації та жодним чином не звільняють клієнта від власної відповідальності за його систему управління, процеси, продукти та послуги.

Сертифікати та знаки сертифікації не можуть бути передані правонаступникам або іншим організаціям. Після закінчення терміну дії або у разі призупинення, відкликання чи анулювання сертифікації клієнт повинен припинити будь-яку рекламу, пов’язану з сертифікацією. Клієнт зобов’язується повернути фізично видані сертифікати після відкликання або анулювання; право утримання виключається.

5.2 Відмова у видачі сертифіката

Орган сертифікації DQS може видавати сертифікати лише в тому випадку, якщо було перевірено, що в ході первинної сертифікації або поновлення сертифікації, відповідно до сучасного стану техніки, були виконані всі вимоги обраних стандартів, технічних умов та договорів. У разі виявлення невідповідностей аудитор повинен задокументувати їх у звіті про невідповідності або вказати умови, які необхідно виконати для видачі сертифіката.

Усі невідповідності або умови повинні бути усунені або виконані до видачі сертифіката DQS. За необхідності DQS повторить аудит повністю або частково. Якщо невідповідності не були усунені або вимоги щодо видачі сертифіката не були виконані навіть після повторного або спеціального аудиту, процес сертифікації завершиться складанням звіту без видачі сертифіката.

5.3 Призупинення дії, відкликання та анулювання сертифіката

5.3.1 Призупинення дії

Орган сертифікації DQS має право призупинити дію виданого сертифіката на обмежений термін, якщо клієнт доведено порушує Регламент сертифікації або договірні чи фінансові зобов’язання перед DQS, зокрема якщо

• можна довести, що коригувальні заходи не були ефективно впроваджені у погоджені терміни,
• терміни аудитів, запропоновані DQS для підтримання сертифікації, не були дотримані або заплановані аудити не могли бути проведені, що призвело до перевищення встановленого терміну від дати останнього аудиту,
• DQS не було своєчасно поінформовано про заплановані зміни в системі управління або про конкретні інциденти, відкликання продукції (див. 3.3) чи інші зміни, що впливають на відповідність вимогам, на яких ґрунтується сертифікація,
• сертифікований об’єкт було перенесено без попереднього повідомлення DQS,
• сертифікат DQS або символ сертифіката було використано в оманливий спосіб,
• платежі за послуги з аудиту та сертифікації не були здійснені вчасно після отримання принаймні одного нагадування про необхідність оплати,
• якщо після закінчення розумного перехідного періоду (максимум три роки) стандарт, специфікація або інший документ з вимогами, на якому ґрунтується сертифікація, більше не відповідає сучасному рівню розвитку техніки на рівнях 4 та 5.

У разі виявлення істотних порушень правил акредитації після прийняття рішення про сертифікацію орган сертифікації DQS також має право призупинити дію сертифіката. Те саме стосується випадків форс-мажорних обставин (див. 6.6).

DQS спочатку надсилає письмове повідомлення про можливе призупинення. Якщо причини призупинення не будуть усунені протягом двох тижнів (14 днів), DQS письмово повідомляє клієнта про призупинення сертифікації та вказує причини й необхідні заходи для відновлення сертифікації.

Призупинення сертифікації є тимчасовим (зазвичай на строк до 90 днів). Якщо буде доведено, що необхідні заходи були ефективно вжиті протягом зазначеного періоду, призупинення сертифікації буде скасовано. Якщо необхідні заходи не будуть вжиті до закінчення встановленого терміну, орган сертифікації DQS може анулювати сертифікат, як описано нижче.

5.3.2 Відкликання

Орган із сертифікації DQS має право відкликати сертифікати або визнати їх недійсними після письмового повідомлення клієнта, якщо:

• термін призупинення дії сертифікації закінчився;
• відповідність системи управління, процесу або продукції вимогам базових нормативних документів не забезпечена, або клієнт не бажає чи не спроможний усунути невідповідності;
• клієнт продовжує рекламувати сертифікацію після призупинення дії сертифіката або використовує її будь-яким іншим чином, що вводить в оману;
• клієнт використовує свою сертифікацію у спосіб, який завдає шкоди репутації органу сертифікації DQS або компанії DQS;
• умови, що стали підставою для видачі сертифіката, більше не виконуються;
• клієнт подає заяву про банкрутство, незалежно від того, зроблено це навмисно чи ненавмисно;
• клієнт фактично розриває договірні відносини з DQS;
• відповідну акредитацію DQS було зупинено, обмежено або відкликано, а підтвердження відповідності передбачає здійснення постійного нагляду;
• надання необхідних та належних послуг із сертифікації, аудиту чи нагляду стало повністю або частково неможливим фактично чи юридично (de facto або de jure). 

5.3.3. Анулювання

Орган із сертифікації DQS має право скасувати сертифікати або оголосити їх недійсними зі зворотною силою, якщо:

• згодом з’ясується, що умови, необхідні для видачі сертифіката, не були виконані;
• клієнт неналежним чином вплинув на процес сертифікації таким чином, що об'єктивність, нейтральність або незалежність результатів аудиту поставлені під сумнів.

У разі будь-якого призупинення, відстрочення, коригування, припинення надання послуг, відмови у видачі або відкликання сертифікатів/підтверджень, або припинення дії договору згідно з цим пунктом, DQS має право на винагороду за послуги, надані до дати набрання чинності відповідним заходом, а також на відшкодування всіх витрат, видатків та зборів третіх осіб, понесених DQS у зв'язку з виконанням, підготовкою, завершенням, призупиненням, відстроченням, коригуванням або припиненням надання послуг, у тій мірі, в якій такі витрати, видатки та збори були обґрунтовано понесені. Суми, сплачені авансом за ненадані послуги, повертаються лише в тій мірі, в якій вони стосуються послуг, які остаточно не будуть надані, і лише після вирахування винагороди та витрат, належних DQS відповідно до цього абзацу.

5.4. Передача сертифікатів

У разі надходження запиту на передачу сертифіката орган сертифікації DQS оцінює, чи та в якій мірі дотримано нормативних вимог щодо передачі. У разі якщо орган сертифікації DQS відхиляє передачу, процедура здійснюється як первинна сертифікація.

Після успішного переведення сертифікат видається Органом сертифікації DQS із термінами дії, встановленими органом сертифікації, що здійснює переведення, після чого може розпочатися регулярний нагляд. Конкретні вимоги або умови щодо переведення сертифікатів можуть бути визначені в окремих вимогах до програм.

У разі передачі процедури сертифікації приймаючому органу сертифікаційний орган DQS має право, навіть після припинення договірних відносин, виконувати нормативні завдання та зобов’язання, а також надавати приймаючому органу необхідну інформацію (звіти, сертифікати та іншу інформацію, пов’язану з процедурою) від клієнта щодо попередньої сертифікації.
 

6. Різне

6.1 Відсутність партнерських відносин або агентських відносин

Сторони визнають, що компанія DQS надає свої послуги клієнту як незалежний підрядник і що цей договір не встановлює партнерських, агентських, трудових або довірчих відносин між компанією DQS та клієнтом.

Клієнт визнає, що DQS не замінює Клієнта або будь-яку третю сторону, не звільняє їх від їхніх зобов’язань, а також не бере на себе, не відмовляється від і не зобов’язується виконувати будь-які зобов’язання Клієнта перед третіми сторонами або зобов’язання будь-якої третьої сторони.

6.2 Заборона переуступки та передачі

Якщо інше прямо не передбачено або не погоджено сторонами в письмовій формі, цей договір є особистим для сторін, і жодна зі сторін не має права переуступати, передавати, обтяжувати, закладати, передавати на субпідряд або іншим чином розпоряджатися своїми правами та зобов’язаннями, повністю або частково. Кожна сторона підтверджує, що діє від свого імені, а не від імені будь-якої іншої особи.

Незважаючи на вищезазначене, DQS має право переуступити, передати або передати на субпідряд частину або всі свої права та зобов’язання за договором афілійованій особі або партнеру DQS, або одному зі своїх представників.

6.3 Санкції, ембарго та експортний контроль

Якщо внаслідок або у зв’язку з будь-якими чинними національними чи міжнародними законами про санкції, ембарго, нормами експортного контролю, регламентами проти бойкоту, законами про блокування або будь-якими аналогічними правовими чи урядовими заходами (разом — «Санкційні заходи») надання компанією DQS будь-яких послуг із сертифікації, аудиту чи інших послуг за цією угодою стане (i) неможливим повністю або частково, (ii) незаконним, (iii) підпадає під заборону, обмеження або вимогу щодо отримання дозволу, (iv) істотно ускладнюється або (v) стає комерційно недоцільним для DQS (у тому числі через внутрішні вимоги DQS щодо дотримання нормативних вимог або вимоги, встановлені банками, страховиками, органами акредитації DQS чи іншими відповідними контрагентами), DQS має право, на власний розсуд, призупинити або відкласти виконання, обґрунтовано скоригувати обсяг, методологію, терміни та/або результати відповідних послуг, або припинити надання відповідних послуг повністю або частково.

Крім того, DQS має право відмовити у видачі, поновленні або підтримці, призупинити або відкликати будь-які сертифікати, підтвердження або інші засвідчення, якщо та в тій мірі, в якій це є необхідним або доцільним для того, щоб DQS дотрималася будь-яких санкційних заходів або пов’язаних з ними вимог щодо дотримання нормативних вимог.

DQS має право розірвати договір, повністю або частково, з поважної причини з негайним набранням чинності (або, на розсуд DQS, після письмового повідомлення), якщо через обставини, описані вище, продовження договірних відносин є необґрунтованим для DQS або може наражати DQS на ризик порушення санкційних заходів або пов’язаних з ними вимог щодо дотримання норм. Будь-які передбачені законом або договором права DQS, включаючи права на розірвання договору з поважної причини, через неможливість виконання або через втрату підстави угоди (втрату підстави угоди), залишаються незмінними.

DQS зобов’язується без зайвої затримки повідомити Клієнта про відповідні обставини, у межах, дозволених законом, та за умови, що жодні законодавчі, регуляторні, договірні або встановлені органами влади обмеження щодо конфіденційності чи повідомлення (включно з обмеженнями, передбаченими Санкційними заходами) не перешкоджають такому повідомленню.

У разі будь-якого призупинення, відтермінування, коригування, припинення надання послуг, відмови у видачі або анулювання сертифікатів/підтверджень, а також у разі розірвання договору відповідно до цього пункту, компанія DQS має право на винагороду за послуги, надані до дати набрання чинності відповідного заходу, а також на відшкодування всіх витрат, видатків та платежів третім особам, понесених компанією DQS у зв’язку з виконанням, підготовкою, згортанням, призупиненням, відтермінуванням, коригуванням або припиненням надання послуг, за умови, що такі витрати, видатки та платежі були понесені обґрунтовано. Суми, сплачені авансом за послуги, що не були надані, підлягають поверненню лише в тій мірі, в якій такі суми стосуються послуг, які остаточно не будуть надані, і лише після вирахування винагороди та витрат, належних DQS згідно з цим пунктом.

Будь-які претензії Клієнта щодо відшкодування збитків, наслідкових або непрямих збитків (включаючи упущену вигоду) або відшкодування витрат у зв’язку із заходами, вжитими DQS відповідно до цього пункту, виключаються в максимально дозволеному чинним законодавством обсязі. Це не застосовується у випадках обов’язкової відповідальності, включаючи відповідальність за умисел або грубу недбалість, або за заподіяння шкоди життю, тілесній цілісності чи здоров’ю.

Права DQS згідно з цим пунктом застосовуються лише в тій мірі та протягом того часу, поки їх реалізація не суперечить імперативним нормам права, що застосовуються до цього договору, включаючи будь-які застосовні блокувальні закони або інші імперативні заборони щодо дотримання певних екстериторіальних санкцій; у такому випадку DQS має право вживати таких альтернативних заходів, які є допустимими та обґрунтовано необхідними для усунення відповідних санкційних заходів та пов’язаних з ними ризиків.

6.4 Часткова недійсність

У разі якщо будь-яке положення цього договору про сертифікацію є або стане повністю чи частково недійсним або таким, що не підлягає виконанню, це не вплине на чинність решти положень договору. Сторони зобов’язуються замінити недійсне або таке, що не підлягає виконанню, положення на дійсне положення, яке максимально наближене до мети договору про сертифікацію, передбаченої початковим положенням, та відповідає чинним нормативним вимогам.

6.5 Захист даних

Орган сертифікації DQS, включаючи призначених аудиторів, повинен дотримуватися всіх чинних законів про захист даних відповідно до чинного законодавства (див. п. 7) та забезпечувати достатню прозорість щодо поводження з відповідними персональними даними та їх обробки.

6.6 Форс-мажор

Ні компанія DQS, ні клієнт не вважатимуться такими, що порушили цей Регламент, і не нестимуть відповідальності за невиконання або затримку у виконанні своїх зобов’язань, якщо причина такого невиконання або затримки пов’язана з обставинами, що знаходяться поза контролем відповідної сторони, включаючи, серед іншого, війни, збройні конфлікти, терористичні атаки, громадянські війни, масові заворушення, небезпечні речовини, пандемії, епідемії, стихійні лиха, екстремальні погодні умови, пожежі, вибухи, збій у роботі комунальних служб, страйки, збій інфраструктури, затримки у транспорті або будь-які державні обмеження, що є наслідком вищезазначених подій, або у разі інших обставин непереборної сили.

У разі настання обставин непереборної сили сторона, яка зазнала впливу таких обставин, повинна негайно повідомити про це іншу сторону, зазначивши подробиці ситуації та її очікувану тривалість. Якщо обставини непереборної сили триватимуть понад дев’яносто (90) днів, кожна зі сторін матиме право розірвати договір із негайним набранням чинності.

7. Застосовне право

Будь-які договірні відносини, до яких застосовується Регламент аудиту та сертифікації DQS, регулюються виключно матеріальним правом країни, в якій знаходиться зареєстрована штаб-квартира органу сертифікації DQS. Застосування міжнародного приватного права та Конвенції Організації Об'єднаних Націй про договори міжнародної купівлі-продажу товарів (CISG) виключається.
 

8. Додаткові вимоги до програм

Для деяких галузевих послуг з сертифікації систем управління або продукції можуть застосовуватися додаткові обов’язкові вимоги (див. нижче). Ці «вимоги до програми» доступні на вебсайті https://www.dqsglobal.com/en/about/accreditation-and-notification/dqs-auditing-certification-rules.
 

Кінець документа

Регламент аудиту та сертифікації DQS, версія 009/09.2026 від 1 жовтня 2026 року