Gestione della qualità nelle strutture educative con la ISO 21001

Sviluppo della gestione della qualità nelle strutture educative

I fornitori di servizi educativi si trovano ad affrontare una concorrenza agguerrita. Questo non vale più solo per le organizzazioni del settore privato. Anche le strutture del settore pubblico devono affrontare le pressioni della concorrenza. Concentrandosi sulle reali esigenze di apprendimento di un gruppo target, sullo sviluppo di corsi adeguati e sulla valutazione dei risultati dell'apprendimento, la ISO 21001 è uno standard all'avanguardia che fornisce la prova della competenza e della qualità.

A livello internazionale, la gestione della qualità nel settore dell'istruzione ha acquisito un notevole slancio. Lo standard ISO 29990, pubblicato nel 2010, è stato ritirato. Gli standard successivi sono due serie di norme con obiettivi diversi:

In quanto norma sui sistemi di gestione, la ISO 21001 è strutturata come la norma sulla qualità ISO 9001, ma con contenuti specifici per il settore. Lo standard si concentra specificamente sulla progettazione dei processi educativi. Questo vale indipendentemente dal tipo di organizzazione formativa, che si tratti di un'università, di un istituto di formazione continua o di un dipartimento di formazione interno.

Un'organizzazione educativa che voglia mettere in evidenza un prodotto specifico, ad esempio, può farlo certificare in conformità alla ISO 29993 senza includere il proprio sistema di gestione. D'altra parte, le aziende con un portafoglio di prodotti più ampio saranno più preoccupate di essere resistenti alle crisi e di allineare il proprio sistema di gestione alla ISO 21001.

Per quali organizzazioni educative è interessante la ISO 21001?

Tutti i fornitori traggono lo stesso vantaggio da una gestione speciale della qualità nel settore dell'istruzione. Implementando i requisiti della norma, la qualità dei servizi educativi viene sistematicamente migliorata, la competitività aumenta in modo sostenibile e gli studenti ricevono servizi di apprendimento trasparenti. In Germania, ci sono fornitori privati in tutti i settori dell'istruzione che possono beneficiare del nuovo standard educativo. In linea di principio, questo vale per tutti i settori:

• Istituti di istruzione competitivi e non governativi
• Istituti di formazione continua
• Dipartimenti di formazione continua interni
• Collegi e università
• Scuole professionali
• Accademie educative di associazioni e istituzioni
• Scuole, in particolare scuole indipendenti
• Asili nido

In futuro, le prove di qualità e i certificati saranno di grande importanza nel settore dell'istruzione, ad esempio per l'assegnazione di sussidi pubblici o nell'ambito degli sforzi dell'UE per armonizzare i sistemi educativi.

Quali sono i vantaggi della gestione della qualità nelle organizzazioni educative?

Processi coerenti e strumenti di valutazione basati sui requisiti di un sistema di gestione dell'istruzione (EOMS) aiutano le organizzazioni a dimostrare e aumentare l'efficacia e l'efficienza e a raggiungere i loro obiettivi organizzativi.

Un sistema di gestione dell'istruzione ...

• porta a un apprendimento più personalizzato e a un impegno più efficace con tutti i discenti, ad esempio quelli con esigenze educative speciali o a distanza,
• amplia la partecipazione delle parti interessate e migliora la motivazione e l'impegno dei dipendenti,
• può porre maggiore enfasi sul coinvolgimento e sulla professionalizzazione del personale nello sviluppo della qualità,
• migliora la gestione del rischio attraverso pratiche sostenibili,
• risparmiare sui costi grazie a un uso più responsabile ed efficiente delle risorse.

L'organizzazione educativa può armonizzare standard regionali, nazionali, aperti e proprietari in un quadro internazionale, promuovendo l'eccellenza e l'innovazione.

L'EOMS è la base per tutte le decisioni e i processi strategici necessari, garantendo così il soddisfacimento delle esigenze, dei requisiti e degli obiettivi degli studenti e degli altri beneficiari. Allo stesso tempo, l'interazione tra le parti interessate e l'organizzazione educativa viene portata a un livello vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.

Resistenza alle crisi grazie a un sistema integrato di gestione dell'istruzione

Un sistema di gestione della qualità praticato a tutti i livelli di un'azienda educativa si rivela una base solida, soprattutto in tempi di crisi, come durante la pandemia di coronavirus. Il motivo è che implica una riflessione e un'azione basata sul rischio, che si riflette in tutti i processi. Ciò rende un'organizzazione molto meno suscettibile a sfide improvvise interne o esterne.

L'esempio dei centri di formazione professionale e delle università dimostra che, con una gestione attiva della qualità nel settore dell'istruzione, è possibile trasformare le situazioni di crisi in successi:

• Concentrandosi costantemente sui singoli processi (fondamentali), è possibile apportare modifiche in modo flessibile. Si è attrezzati per il piano B o C. Ad esempio, un processo di prova ed errore può aiutare a trovare rapidamente la strada giusta da seguire.
• I formati vengono adattati e i discenti vengono ripresi dove si trovano, ad esempio in formato digitale nell'ufficio di casa. Allo stesso tempo, la forza innovativa dell'organizzazione viene rafforzata e i nuovi sviluppi possono essere implementati più facilmente, passo dopo passo.

Con un sistema EOMS basato sulla ISO 21001, un'organizzazione educativa si rende significativamente più resistente alle crisi. Un importante prerequisito è la volontà del top management di considerarsi parte del processo complessivo e di agire come modello.

Quali sono le principali differenze tra la ISO 21001 e la ISO 9001?

Molte organizzazioni educative hanno fatto certificare la loro gestione della qualità secondo la norma ISO 9001. Tuttavia, lo standard - per quanto importante per la certificazione di un sistema di gestione - spesso genera confusione e difficoltà nella fase di implementazione nelle organizzazioni educative. Lo standard internazionale utilizza una terminologia generale che spesso genera confusione nella pratica educativa.

Con la ISO 21001, esiste ora uno standard per il settore dell'istruzione che si concentra sui processi fondamentali dell'apprendimento e del rapporto con studenti e insegnanti. L'approccio di gestione integrata tiene conto del fatto che il discente come cliente (finale) è al centro del processo di servizio e lo influenza e lo modifica costantemente. A differenza di altri standard di sistema di gestione, il "fattore umano" svolge un ruolo centrale, indipendentemente dal fatto che si tratti di un discente, di un docente, di un amministratore o di un soggetto esterno.

Un vantaggio fondamentale della ISO 21001 è la sua conformità con le altre norme ISO sui sistemi di gestione. Come questi, ha la cosiddetta "Struttura di alto livello". La HLS è stata sviluppata dall'ISO nel 2012 per creare uno standard strutturale uniforme per tutte le future norme sui sistemi di gestione che supportano un sistema di gestione integrato. Il termine HLS è stato sostituito dal termine "Struttura armonizzata" (HS) nel 2021.

Lo standard segue la struttura generale HS, con le sezioni da 4 a 10 (contesto dell'organizzazione, leadership, pianificazione, supporto, funzionamento, valutazione delle prestazioni e miglioramento) che rappresentano i requisiti per la gestione della qualità nell'istruzione. Si applica quindi a tutti gli elementi interconnessi o interagenti di un'organizzazione per stabilire politiche e obiettivi e processi per raggiungere tali obiettivi.

Gestione del rischio nel processo educativo

Per un sistema di gestione funzionale e orientato ai processi, è necessario progettare il funzionamento in modo da soddisfare tutti i soggetti coinvolti e garantirlo a lungo termine. Ciò include la considerazione dei possibili rischi e opportunità che possono sorgere nel perseguimento degli obiettivi prefissati (capitolo 6.1). Le componenti fondamentali di un sistema di gestione del rischio funzionante comprendono, ad esempio

• l'identificazione e la valutazione dei rischi e dei controlli
• documentazione dei rischi in un registro dei rischi (o equivalente)
• l'attuazione di misure e trattamenti per gestire i rischi identificati
• monitoraggio dei rischi, compresa la revisione periodica del piano strategico e dei registri dei rischi
• Rendicontazione dei rischi

In una prima fase, la valutazione dei rischi può essere effettuata in base a due categorie

• Impatto/portata del rischio e
• Probabilità di accadimento del rischio

Le misure preventive, come la formazione delle persone coinvolte, le modifiche al flusso di processo e l'adeguamento delle responsabilità del personale, possono essere registrate in una valutazione del rischio, almeno per le aree critiche e a rischio di errore, e riviste a intervalli regolari. La matrice dei rischi è uno strumento utile per valutare questi processi e tenerli sotto controllo.

Il miglioramento continuo è la chiave del successo

La crescente importanza dell'azione sostenibile e la trasformazione dell'apprendimento grazie ai formati digitali di insegnamento e apprendimento richiedono una costante apertura all'innovazione e la capacità di reagire rapidamente. Ciò significa anche migliorare continuamente le prestazioni e l'efficacia dell'EOMS, perché il cambiamento è parte integrante del DNA della formazione continua. Il dovere di assistenza nei confronti dei discenti e delle altre parti interessate deve quindi essere sottoposto a un processo costante di adattamento e miglioramento.

Ilmiglioramento continuo è un approccio costante e a lungo termine al miglioramento di processi, prodotti e servizi. Si tratta, tra l'altro, di individuare i punti deboli e di sviluppare e implementare soluzioni nell'ambito dei processi esistenti. Il processo di miglioramento è graduale e ha successo quando il miglioramento continuo diventa "business as usual" per tutti i dipendenti.

Se le esigenze dei gruppi target cambiano, le organizzazioni che sono in grado di adattare in modo completo i formati, le strutture e i contenuti dell'insegnamento nel più breve tempo possibile saranno in grado di sopravvivere sul mercato. I cambiamenti improvvisi, come il passaggio a formati di apprendimento digitali, possono essere assorbiti se l'organizzazione ha già creato un margine di sperimentazione e innovazione nella propria struttura.

I capisaldi del miglioramento basato sull'evidenza

Sulla base delle analisi e della generazione di idee, una strategia di miglioramento basata sull'evidenza definisce fasi chiare con obiettivi, compiti e misurazioni misurabili. I piani di miglioramento devono fornire risposte alle seguenti domande:

• Come si possono affrontare le sfide identificate nell'analisi dei bisogni?
• Quali sono i parametri di riferimento che suggeriscono un'ottimizzazione dei KPI?
• Quali indicatori e prove sono disponibili per dare priorità a una strategia di miglioramento specifica?
• Quali risorse sono necessarie per implementare la strategia, ad esempio team strategicamente composti (per funzione e competenza), fasce orarie per le riunioni dei team, formazione necessaria, database, supporto informatico e budget?
• Quali specifiche devono essere fatte per quanto riguarda le linee d'azione, la responsabilità dei processi e le competenze richieste?
• Come vengono comunicati i progressi (comunicazione adeguata e documentazione delle tappe)?
  

Perché la certificazione ISO 21001 ha senso?

Lacertificazione assicura la credibilità del sistema di gestione di un'organizzazione educativa (EOMS), garantisce un migliore allineamento degli obiettivi e delle attività con la politica della qualità e consente all'organizzazione di rafforzare la propria responsabilità sociale fornendo un'istruzione di qualità inclusiva ed equa per tutti.

L'implementazione e la formazione attiva di un sistema di gestione è la vera e indispensabile conquista di un'organizzazione. La certificazione indipendente del sistema di gestione della qualità è una prova riconosciuta di competenza e qualità per gli stakeholder pubblici interessati.

DQS è da molti anni un partner riconosciuto e apprezzato per la valutazione e la certificazione delle organizzazioni educative. Parlate con noi di come potete dare forma attiva alle sfide e ai cambiamenti del vostro settore con l'introduzione della ISO 21001 e di una certificazione adeguata.

Gestione della qualità nelle organizzazioni educative - conclusione

La nuova ISO 21001 fornisce una linea guida per uno strumento di gestione comune per le organizzazioni che offrono prodotti e servizi educativi e vogliono soddisfare le esigenze e i requisiti degli studenti e delle altre parti interessate. Vengono presi in considerazione anche i gruppi target (studenti e altri beneficiari) con esigenze speciali.

A differenza dello standard specifico di prodotto ISO 29993, la ISO 21001 segue la Struttura Armonizzata (HS), la struttura di base comune dei moderni standard di sistema di gestione ISO. Lo standard internazionale è sul mercato dal 2018 e si è guadagnato un'ottima reputazione come base sostenibile riconosciuta a livello globale per la gestione dell'istruzione. Offre una nuova prospettiva per posizionarsi nel mercato dell'istruzione e unirsi alla tendenza internazionale.

Competenza e fiducia

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