Manažérstvo kvality vo vzdelávacích organizáciách s ISO 21001

Rozvoj manažérstva kvality vo vzdelávacích organizáciách

Poskytovatelia vzdelávania čelia tvrdej konkurencii. To sa už netýka len organizácií v súkromnom sektore. Konkurenčným tlakom musia čeliť aj organizácie vo verejnom sektore. Norma ISO 21001 je vďaka svojmu zameraniu na skutočné vzdelávacie potreby cieľovej skupiny, vývoj vhodných kurzov a hodnotenie výsledkov vzdelávania priekopníckou normou, ktorá poskytuje dôkaz o spôsobilosti a kvalite.

Na medzinárodnej úrovni získalo riadenie kvality vo vzdelávacom sektore v súčasnosti značnú dynamiku. Norma ISO 29990 uverejnená v roku 2010 bola stiahnutá. Nástupnícke normy predstavujú dva súbory pravidiel s rôznymi cieľmi:

Norma ISO 21001 ako norma systému manažérstva má rovnakú štruktúru ako norma kvality ISO 9001, ale s obsahom špecifickým pre dané odvetvie. Norma sa zameriava konkrétne na navrhovanie vzdelávacích procesov. Platí bez ohľadu na typ vzdelávacej organizácie, či už ide o univerzitu, poskytovateľa ďalšieho vzdelávania alebo interné vzdelávacie oddelenie.

Vzdelávacia organizácia, ktorá chce napríklad vyzdvihnúť konkrétny produkt, si ho môže nechať certifikovať podľa normy ISO 29993 bez toho, aby do nej zahrnula vlastný systém riadenia. Na druhej strane, spoločnosti s väčším portfóliom produktov sa budú viac zaoberať tým, aby boli odolné voči krízam a zosúladili svoj systém riadenia s normou ISO 21001.

Pre ktoré vzdelávacie organizácie je norma ISO 21001 zaujímavá?

Zo špeciálneho manažérstva kvality vo vzdelávacom sektore majú rovnaký úžitok všetci poskytovatelia. Implementáciou požiadaviek normy sa systematicky zvyšuje kvalita vzdelávacích služieb, udržateľne sa zvyšuje konkurencieschopnosť a učiaci sa dostávajú transparentné vzdelávacie služby. V Nemecku sú súkromní poskytovatelia vo všetkých sektoroch vzdelávania, ktorí môžu mať z novej vzdelávacej normy prospech. V zásade sa to týka všetkých oblastí:

• Konkurencieschopné, mimovládne vzdelávacie inštitúcie
• Inštitúcie ďalšieho vzdelávania
• interné oddelenia ďalšieho vzdelávania
• Vysoké školy a univerzity
• Odborné vysoké školy
• Vzdelávacie akadémie združení a inštitúcií
• Školy, najmä nezávislé školy
• Materské školy

V budúcnosti budú mať doklady o kvalite a certifikáty veľký význam v sektore vzdelávania, napríklad pri udeľovaní verejných dotácií alebo v rámci úsilia EÚ o harmonizáciu vzdelávacích systémov.

Aké sú výhody riadenia kvality vo vzdelávacích organizáciách?

Konzistentné procesy a nástroje hodnotenia založené na požiadavkách na systém riadenia kvality vzdelávania (EOMS) pomáhajú organizáciám preukázať a zvýšiť efektívnosť a účinnosť a dosiahnuť ciele organizácie.

EOMS ...

• vedie k personalizovanejšiemu vzdelávaniu a efektívnejšiemu zapojeniu všetkých učiacich sa, napríklad učiacich sa so špeciálnymi vzdelávacími potrebami alebo učiacich sa na diaľku,
• rozširuje účasť zainteresovaných strán a zvyšuje motiváciu a angažovanosť zamestnancov,
• môže klásť väčší dôraz na zapojenie zamestnancov a profesionalizáciu v oblasti rozvoja kvality,
• zlepšuje riadenie rizík prostredníctvom udržateľných postupov,
• šetrí náklady prostredníctvom zodpovednejšieho a efektívnejšieho využívania zdrojov.

Vzdelávacia organizácia môže harmonizovať regionálne, národné, otvorené a vlastné normy v medzinárodnom rámci, podporovať excelentnosť a inovácie.

EOMS je základom pre všetky potrebné strategické rozhodnutia a procesy, čím sa zabezpečuje plnenie potrieb, požiadaviek a cieľov učiacich sa a iných príjemcov. Zároveň sa interakcia medzi zainteresovanými stranami a vzdelávacou organizáciou pozdvihuje na úroveň, ktorá je prospešná pre všetkých zúčastnených.

Odolnosť voči krízam prostredníctvom integrovaného systému riadenia vzdelávania

Systém manažérstva kvality, ktorý sa uplatňuje na všetkých úrovniach vzdelávacej spoločnosti, sa ukazuje ako pevný základ najmä v krízových situáciách, ako napríklad počas pandémie koronavírusu. Má to svoj dôvod, pretože predpokladá myslenie a konanie založené na riziku, ktoré sa odráža vo všetkých procesoch. Vďaka tomu je organizácia oveľa menej náchylná na náhle vnútorné alebo vonkajšie výzvy.

Príklad poskytovateľov ďalšieho vzdelávania súvisiacich s podnikaním, ako aj univerzít ukazuje, že pri aktívnom riadení kvality vo vzdelávacom sektore je dokonca možné premeniť krízové situácie na úspechy:

• Dôsledným zameraním sa na jednotlivé (kľúčové) procesy je možné flexibilne uskutočňovať zmeny. Ste vybavení pre plán B alebo C. Napríklad proces pokus-omyl môže pomôcť rýchlo nájsť správnu cestu vpred.
• Formáty sa prispôsobujú a učiaci sa sa preberajú tam, kde sa nachádzajú - napríklad digitálne v domácej kancelárii. Zároveň sa posilňuje inovačná sila organizácie a nový vývoj sa môže implementovať ľahšie - krok za krokom.

S EOMS založeným na ISO 21001 sa vzdelávacia organizácia stáva výrazne odolnejšou voči krízam. Dôležitým predpokladom je ochota vrcholového manažmentu vnímať sa ako súčasť celkového procesu a vystupovať ako vzor.

Aké sú hlavné rozdiely medzi normami ISO 21001 a ISO 9001?

Mnohé vzdelávacie organizácie si nechali certifikovať manažérstvo kvality v súlade s normou ISO 9001. Táto norma - akokoľvek je dôležitá pre certifikáciu systému manažérstva - však často vedie k zmätku a ťažkostiam vo fáze implementácie vo vzdelávacích organizáciách. Medzinárodná norma používa všeobecnú terminológiu, ktorá vo vzdelávacej praxi často vedie k nejasnostiam.

S normou ISO 21001 teraz existuje norma pre sektor vzdelávania, ktorá sa zameriava na základné procesy vzdelávania a práce so žiakmi a učiteľmi. Integrovaný prístup k riadeniu zohľadňuje skutočnosť, že učiaci sa ako (koncový) zákazník je uprostred procesu poskytovania služieb a neustále ho ovplyvňuje a mení. Na rozdiel od iných štandardov systému riadenia tu hrá ústrednú úlohu "ľudský faktor" - bez ohľadu na to, či ide o študujúceho, lektora, administrátora alebo externú stranu.

Hlavnou výhodou normy ISO 21001 je jej súlad s ostatnými normami systému manažérstva ISO. Podobne ako tieto normy má tzv. štruktúru na vysokej úrovni. HLS bola vyvinutá organizáciou ISO v roku 2012 s cieľom vytvoriť jednotnú štrukturálnu normu pre všetky budúce normy systému manažérstva, ktoré podporujú integrovaný systém manažérstva. Termín HLS bol v roku 2021 nahradený termínom "harmonizovaná štruktúra" (HS).

Norma sa riadi zastrešujúcou štruktúrou HS, pričom časti 4 až 10 (kontext organizácie, vedenie, plánovanie, podpora, prevádzka, hodnotenie výkonnosti a zlepšovanie) predstavujú požiadavky na manažérstvo kvality vo vzdelávaní. Vzťahuje sa teda na všetky vzájomne prepojené alebo vzájomne pôsobiace prvky organizácie s cieľom stanoviť politiky a ciele a procesy na dosiahnutie týchto cieľov.

Riadenie rizík vo vzdelávacom procese

Pre funkčný, procesne orientovaný systém riadenia je potrebné navrhnúť prevádzku k spokojnosti všetkých zúčastnených a dlhodobo ju garantovať. To zahŕňa aj zváženie možných rizík a príležitostí, ktoré môžu vzniknúť pri plnení stanovených cieľov (kapitola 6.1). Medzi základné zložky fungujúceho systému riadenia rizík patria napr.

• Identifikácia a hodnotenie rizík a kontrolných mechanizmov
• zdokumentovanie rizík v registri rizík (alebo ekvivalentnom dokumente)
• implementácia opatrení a postupov na riadenie identifikovaných rizík
• monitorovanie rizík vrátane pravidelného preskúmania strategického plánu a registrov rizík
• podávanie správ o rizikách

V prvom kroku možno vykonať hodnotenie rizík podľa dvoch kategórií

• Dopad/rozsah rizika a
• pravdepodobnosť výskytu rizika

Preventívne opatrenia, ako sú školenia pre zúčastnené osoby, zmeny v priebehu procesov a úprava zodpovedností zamestnancov, možno zaznamenať v hodnotení rizík aspoň pre kritické oblasti a oblasti náchylné na chyby a pravidelne ich preskúmavať. Matica rizík je užitočným nástrojom na hodnotenie týchto procesov a ich sledovanie.

Neustále zlepšovanie je kľúčom k úspechu

Rastúci význam udržateľných opatrení a transformácia vzdelávania v dôsledku digitálnych formátov vyučovania a učenia sa si vyžadujú neustálu otvorenosť voči inováciám a schopnosť rýchlo reagovať. To znamená aj neustále zlepšovanie výkonnosti a efektívnosti EOMS, pretože zmena je neoddeliteľnou súčasťou DNA ďalšieho vzdelávania. Povinnosť starostlivosti voči učiacim sa a iným zainteresovaným stranám musí preto prechádzať neustálym procesom prispôsobovania a zlepšovania.

Neustále zlepšovanie je neustály, dlhodobý prístup k zlepšovaniu procesov, produktov a služieb. Okrem iného zahŕňa hľadanie slabých miest a vývoj a implementáciu riešení v rámci existujúcich procesov. Proces zlepšovania prebieha postupne a je úspešný vtedy, keď sa neustále zlepšovanie stane pre všetkých zamestnancov "bežnou činnosťou".

Ak sa menia potreby cieľových skupín, na trhu dokážu prežiť tie organizácie, ktoré dokážu komplexne prispôsobiť formy, štruktúry a obsah výučby v čo najkratšom čase. Náhle zmeny, ako napríklad prechod na digitálne formáty vzdelávania, sa dajú absorbovať, ak si organizácia už predtým vytvorila priestor na experimentovanie a inovácie vo svojej štruktúre.

Základné kamene zlepšovania založeného na dôkazoch

Na základe analýz a generovania nápadov stratégia zlepšovania založená na dôkazoch definuje jasné kroky s merateľnými cieľmi, úlohami a meraniami. Plány zlepšovania by mali poskytnúť odpovede na nasledujúce otázky:

• Ako možno riešiť problémy identifikované v analýze potrieb?
• Aké referenčné hodnoty existujú, ktoré naznačujú optimalizáciu kľúčových ukazovateľov výkonnosti?
• Aké ukazovatele a dôkazy sú k dispozícii na určenie priorít konkrétnej stratégie zlepšovania?
• Aké zdroje sú potrebné na realizáciu stratégie, napríklad strategicky zložené tímy (podľa funkcií a odbornosti), časové intervaly na stretnutia tímov, potrebné školenia, databázy, IT podpora a rozpočet?
• Aké špecifikácie je potrebné vykonať v súvislosti s akčnými líniami, zodpovednosťou za procesy a požadovanými kompetenciami?
• Ako sa informuje o pokroku (vhodná komunikácia a dokumentácia míľnikov)?
  

Prečo má certifikácia podľa normy ISO 21001 zmysel?

Certifikácia zabezpečuje dôveryhodnosť systému riadenia vzdelávacej organizácie (EOMS), zabezpečuje lepšie zosúladenie cieľov a činností s politikou kvality a umožňuje organizácii posilniť svoju spoločenskú zodpovednosť poskytovaním inkluzívneho a spravodlivého kvalitného vzdelávania pre všetkých.

Zavedenie a aktívne formovanie systému manažérstva je skutočným a nenahraditeľným úspechom organizácie. Nezávislá certifikácia systému manažérstva kvality je pre príslušné zainteresované strany z radov verejnosti uznávaným dôkazom kompetentnosti a kvality.

DQS je už mnoho rokov uznávaným a oceňovaným partnerom pre hodnotenie a certifikáciu vzdelávacích organizácií. Porozprávajte sa s nami o tom, ako môžete aktívne formovať výzvy a zmeny vo vašom odvetví zavedením normy ISO 21001 a príslušnej certifikácie.

Riadenie kvality vo vzdelávacích organizáciách - záver

Nová norma ISO 21001 poskytuje návod na spoločný nástroj riadenia pre organizácie, ktoré ponúkajú vzdelávacie produkty a služby a chcú uspokojiť potreby a požiadavky učiacich sa a ďalších zainteresovaných strán. Do úvahy sa berú aj cieľové skupiny (učiaci sa a iní príjemcovia) so špeciálnymi potrebami.

Na rozdiel od normy ISO 29993, ktorá sa vzťahuje na konkrétny produkt, sa norma ISO 21001 riadi harmonizovanou štruktúrou (HS), ktorá je spoločnou základnou štruktúrou moderných noriem systému manažérstva ISO. Táto medzinárodná norma je na trhu od roku 2018 a získala si vynikajúcu povesť celosvetovo uznávaného udržateľného základu pre riadenie vzdelávania. Ponúka novú perspektívu na umiestnenie sa na trhu vzdelávania a pripojenie sa k medzinárodnému trendu.

Odbornosť a dôvera

Upozornenie: Naše články, príručky pre audit a ďalší obsah píšu výlučne naši interní odborníci na systémy riadenia a dlhoroční audítori. Ak máte na našich autorov otázky týkajúce sa obsahu, kontaktujte nás. Tešíme sa na rozhovor s vami.