Upravljanje kvalitetom u obrazovnim ustanovama sa ISO 21001

Razvoj upravljanja kvalitetom u obrazovnim ustanovama

Provajderi edukacija suočeni su sa oštrom konkurencijom. Ovo se više ne odnosi samo na organizacije u privatnom sektoru. Organizacije u javnom sektoru takođe moraju da se suoče sa pritiscima konkurencije. Svojim fokusom na stvarne potrebe učenja ciljne grupe, razvoj odgovarajućih kurseva i evaluaciju ishoda učenja, ISO 21001 je pionirski standard koji pruža dokaz kompetentnosti i kvaliteta.

Na međunarodnom nivou, upravljanje kvalitetom u sektoru obrazovanja sada je dobilo značajan zamah. Standard ISO 29990 objavljen 2010. godine je povučen. Naknadni standardi su dva skupa pravila sa različitim ciljevima:

Kao standard sistema upravljanja, ISO 21001 je strukturiran na isti način kao i standard kvaliteta ISO 9001, ali sa sadržajem specifičnim za ovu  industriju. Standard se posebno fokusira na dizajn obrazovnih procesa. Ovo se primenjuje bez obzira na vrstu obrazovne ustanove, bilo da se radi o univerzitetu, pružaocu daljeg obrazovanja ili internom sektoru za obuku.

Obrazovna ustanova koja želi da istakne određeni proizvod, na primer, može ga sertifikovati u skladu sa ISO 29993 bez uključivanja vlastitog sistema upravljanja. S druge strane, kompanije sa većim portfoliom proizvoda više će brinuti o tome da budu otporne na krize i da usaglase svoj sistem upravljanja sa zahtevima ISO 21001.

Za koje obrazovne ustanove je od interesa ISO 21001?

Svi pružaoci usluga podjednako imaju koristi od posebnog upravljanja kvalitetom u sektoru obrazovanja. Implementacijom zahteva standarda sistemski se poboljšava kvalitet edukacionih usluga, održivo povećava konkurentnost i učenici dobijaju transparentne usluge učenja. U Nemačkoj postoje privatni pružaoci usluga u svim obrazovnim sektorima koji mogu imati koristi od novog standarda za edukaciju. U principu, ovo se odnosi na sve oblasti:

• Konkurentne, nevladine obrazovne ustanove
• Instituti za dalje obrazovanje
• Sektori za kontinuirane edukacije
• Fakulteti i univerziteti
• Stručne škole
• Obrazovne akademije udruženja i institucija
• Škole, posebno samostalne škole
• Vrtići

U budućnosti će dokaz kvaliteta i sertifikati biti od velike važnosti u obrazovnom sektoru, na primer prilikom dodele javnih subvencija ili kao deo napora EU za harmonizaciju obrazovnih sistema.

Koje su prednosti upravljanja kvalitetom u obrazovnim ustanovama?

Dosledni procesi i alati za evaluaciju zasnovani na zahtevima za sistem upravljanja edukacijama (EOMS) pomažu organizacijama da pokažu i povećaju efektivnosti i efikasnost i ostvaruju svoje organizacione ciljeve.

EOMS ...

• dovodi do personalizovanijeg učenja i učinkovitijeg angažmana sa svim učenicima, na primer učenicima s posebnim obrazovnim potrebama ili učenicima na daljinu,
• proširuje učešće zainteresovanih strana i poboljšava motivaciju i posvećenost zaposlenih,
• može staviti veći naglasak na uključivanje osoblja i profesionalizaciju u razvoj kvaliteta,
• poboljšava upravljanje rizikom kroz održive prakse,
• štedi troškove odgovornijim i efikasnijim korišćenjem resursa

Edukaciona organizacija može uskladiti regionalne, nacionalne, otvorene i vlasničke standarde u međunarodnom okviru, promovišući izvrsnost i inovativnost.

EOMS je osnova za sve neophodne strateške odluke i procese, čime se osigurava ispunjenje potreba, zahteva i ciljeva učenika i drugih korisnika. Istovremeno, interakcija između zainteresovanih strana i obrazovnih ustanova je podignuta na nivo koji je koristan za sve uključene.

Otpor na krize kroz integrisani sistem upravljanja edukacijama

Sistem upravljanja kvalitetom koji se praktikuje na svim nivoima edukacione kompanije pokazuje se kao solidna osnova, posebno u vremenima krize, kao što je pandemija korona virusa. Za to postoji razlog, kao što to implicira razmišljanje na bazi rizika i akcija, koje se ogleda u svim procesima. Ovo čini organizaciju daleko manje podložnom iznenadnim unutrašnjim ili eksternim izazovima.

Da je uz aktivno upravljanje kvalitetom u obrazovnom sektoru moguće čak i krizne situacije pretvoriti u uspeh, pokazuje primer pružatelja daljeg obrazovanja vezanog za poslovanje, kao i univerziteta:

• Doslednim fokusiranjem na pojedinačne (osnovne) procese, promene se mogu napraviti fleksibilno. Opremljeni ste za plan B ili C. Na primer, proces pokušaja i greške može pomoći da se brzo pronađe pravi put napred.
• Formati se prilagođavaju i učenici se preuzimaju tamo gdje jesu - na primer, digitalno u kućnoj kancelariji. Istovremeno, jača se inovativna snaga organizacije i novi razvoji se mogu lakše implementirati - korak po korak.

Sa EOMS na osnovu ISO 21001, edukaciona organizacija se čini znatno otpornijom na krize. Važan preduslov je spremnost top menadžmenta da sebe vidi kao deo celokupnog procesa i da deluje kao uzor.

Koje su glavne razlike između ISO 21001 i ISO 9001??

Mnoge edukacione organizacije su imale svoje upravljanje kvalitetom sertifikovano u skladu sa ISO 9001. Međutim, standard – koliko god da je važan za sertifikaciju sistema upravljanja – često dovodi do zabune i poteškoća u fazi implementacije u obrazovnim ustanovama. Međunarodni standard koristi opštu terminologiju koja često dovodi do zabune u obrazovnoj praksi.

Sa ISO 21001, sada postoji standard za obrazovni sektor koji se fokusira na osnovne procese učenja i ophođenja sa učenicima i nastavnicima. Integrisani pristup upravljanju uzima u obzir činjenicu da se učenik kao (krajnji) kupac nalazi u sredini uslužnog procesa i da stalno utiče i menja ga. Za razliku od drugih standarda sistema upravljanja, "ljudski faktor" ovdje igra centralnu ulogu - bez obzira na to da li se radi o učeniku, predavaču, administratoru ili eksternoj strani.

Ključna prednost ISO 21001 je njegova usaglašenost sa drugim ISO standardima sistema upravljanja. Poput ovih, ima tzv HLS -  "Strukturu visokog nivoa". ISO je razvio HLC 2012. godine kako bi stvorio jedinstveni strukturni standard za sve buduće standarde sistema upravljanja koji podržavaju integrisane sisteme upravljanja. Izraz HLS zamijenjen je terminom "harmonizovana struktura" (HS) 2021.

Standard prati sveobuhvatnu strukturu HS, sa odeljcima od 4 do 10 (kontekst organizacije, rukovodstva, planiranja, podrške, procesa, evaluacije učinka i poboljšanja) koji predstavljaju zahteve za upravljanje kvalitetom u obrazovanju. Stoga se primenjuje na sve međusobno povezane elemente organizacije za uspostavljanje politika i ciljeva, kao i procesa za postizanje ovih ciljeva.

Upravljanje rizikom u edukacionom procesu

Za funkcionalan, procesno orijentisan sistem upravljanja, neophodno je dizajnirati rad na zadovoljstvo svih uključenih i garantovati ga na dugi rok. Ovo uključuje razmatranje mogućih rizika i prilika koje se mogu pojaviti u ostvarivanju postavljenih ciljeva (poglavlje 6.1). Osnovne komponente funkcionalnog sistema upravljanja rizikom uključuju, na primer

• Identifikacija i analiza rizika i kontrola
• Dokumentacija rizika u registru rizika (ili ekvivalentnom)
• Sprovođenje mera i tretmana za upravljanje identifikovanim rizicima
• Praćenje rizika, uključujući redovnu reviziju strateškog plana i registara rizika
• Izvještavanje o rizicima

U prvom koraku, analiza rizika se može izvršiti prema dvije kategorije

• Uticaj/obim rizika i
• Verovatnoća nastanka rizika

Preventivne mere, kao što su obuka za one koji su uključeni, promene u toku procesa i prilagođavanje odgovornosti osoblja, mogu se evidentirati u analizi rizika, barem za kritična područja i područja sklona greškama, i revidirati u redovnim intervalima. Matrica rizika je koristan alat za ocenu ovih procesa i njihovo praćenje.

Kontinuirano usavršavanje je ključ uspeha

Sve veći značaj održivog delovanja i transformacija učenja zbog digitalne nastave i formata učenja zahtevaju stalnu otvorenost za inovacije i sposobnost brzog reagovanja. To takođe znači kontinuirano poboljšanje učinka i efektivnosti EOMS-a, jer je promjena sastavni dio DNK kontinuiranog obrazovanja. Obaveza brige prema učenicima i drugim zainteresovanim stranama stoga mora biti podvrgnuta stalnom procesu prilagođavanja i poboljšanja.

Kontinuirano poboljšanje je stalan, dugoročan pristup poboljšanju procesa, proizvoda i usluga. Između ostalog, uključuje pronalaženje slabih tačaka i razvoj i implementaciju rešenja u okviru postojećih procesa. Proces poboljšanja je postepen i uspešan je kada kontinuirano unapređenje postane „uobičajeno poslovanje“ za sve zaposlene.

Ukoliko se potrebe ciljnih grupa promene, na tržištu će opstati one organizacije koje su u stanju da u najkraćem mogućem roku sveobuhvatno prilagode svoje nastavne formate, strukture i sadržaje. Nagle promene, kao što je prelazak na digitalne formate učenja, mogu se apsorbovati ako je organizacija već stvorila prostor za eksperimentisanje i inovacije u svojoj strukturi.

Kamen temeljac poboljšanja zasnovanog na dokazima

Na osnovu analiza i generisanja ideja, strategija poboljšanja zasnovana na dokazima definiše jasne korake sa merljivim ciljevima, zadacima i merenjima. Planovi poboljšanja treba da daju odgovore na sledeća pitanja:

• Kako se mogu rešiti izazovi identifikovani u analizi potreba?
• Koja merila postoje da sugerišu optimizaciju KPI-ja?
• Koji su pokazatelji i dokazi dostupni za određivanje prioriteta specifične strategije za poboljšanje?
• Koji su resursi potrebni za implementaciju strategije, na primer strateški sastavljeni timovi (po funkciji i stručnosti), termini za sastanke tima, potrebna obuka, baze podataka, IT podrška i budžet?
• Koje specifikacije treba napraviti u pogledu pravca djelovanja, odgovornosti procesa i potrebnih kompetencija?
• Kako se izvještava o napretku (odgovarajuća komunikacija i dokumentacija prekretnica)?

Zašto ISO 21001 sertifikat ima smisla?

Sertifikacija osigurava kredibilitet sistema upravljanja edukacionom organizacijom (EOMS), osigurava bolju usaglašenost ciljeva i aktivnosti sa politikom kvaliteta i omogućava organizaciji da ojača svoju društvenu odgovornost pružanjem inkluzivnog i pravednog kvalitetnog obrazovanja za sve.

Sprovođenje i aktivno oblikovanje sistema upravljanja je pravo i neophodno dostignuće jedne organizacije. Nezavisna sertifikacija sistema upravljanja kvalitetom je priznat dokaz kompetentnosti i kvaliteta relevantnim javnim učesnicima.

DQS je već dugi niz godina priznati i cenjeni partner za audit i sertifikaciju obrazovnih ustanova. Razgovarajte s nama o tome kako možete aktivno oblikovati izazove i promene u svojoj industriji uz uvođenje ISO 21001 i odgovarajuću sertifikaciju.

Upravljanje kvalitetom u edukacionim organizacijama - zaključak

Novi ISO 21001 pruža smernice za zajednički alat za upravljanje organizacijama koje nude obrazovne proizvode i usluge i žele zadovoljiti potrebe i zahteve učenika i drugih zainteresovanih strana. Uzimaju se u obzir i ciljne grupe (učenici i drugi korisnici) sa posebnim potrebama.

Za razliku od standarda za specifične proizvode ISO 29993, ISO 21001 sledi Harmonizovanu strukturu (HS), zajedničku osnovnu strukturu modernih ISO standarda sistema upravljanja. Međunarodni standard je na tržištu od 2018. godine i stekao je izuzetnu reputaciju kao globalno priznata održiva osnova za upravljanje edukacijom. Nudi novu perspektivu za pozicioniranje na tržištu obrazovanja i pridruživanje međunarodnom trendu.

Stručnost i poverenje

Napomena: Naše članke, vodiče za audite i druge sadržaje pišu isključivo naši interni eksperti za sisteme upravljanja i auditori sa dugogodišnjim iskustvom. Ako imate bilo kakvih pitanja za naše autore o sadržaju, slobodno kontaktirajte DQS tim. Radujemo se razgovoru s vama.