Manajemen mutu dalam organisasi pendidikan dengan ISO 21001

Pengembangan manajemen mutu dalam organisasi pendidikan

Penyedia layanan pendidikan menghadapi persaingan yang ketat. Hal ini tidak hanya berlaku untuk organisasi di sektor swasta saja. Organisasi di sektor publik juga perlu menghadapi tekanan persaingan. Dengan fokusnya pada kebutuhan pembelajaran aktual dari kelompok sasaran, pengembangan kursus yang sesuai dan evaluasi hasil pembelajaran, ISO 21001 adalah standar perintis yang memberikan bukti kompetensi dan kualitas.

Di tingkat internasional, manajemen mutu di sektor pendidikan kini telah mendapatkan momentum yang cukup besar. Standar ISO 29990 yang diterbitkan pada tahun 2010 telah dicabut. Standar penggantinya adalah dua set aturan dengan tujuan yang berbeda:

Sebagai standar sistem manajemen, ISO 21001 disusun dengan cara yang sama seperti standar kualitas ISO 9001, namun dengan konten yang spesifik untuk industri. Standar ini secara khusus berfokus pada desain proses pendidikan. Hal ini berlaku terlepas dari jenis organisasi pendidikan, apakah itu universitas, penyedia pendidikan lanjutan, atau departemen pelatihan internal.

Organisasi pendidikan yang ingin menonjolkan produk tertentu, misalnya, dapat memperoleh sertifikasi sesuai dengan ISO 29993 tanpa menyertakan sistem manajemennya sendiri. Di sisi lain, perusahaan dengan portofolio produk yang lebih besar akan lebih peduli untuk menjadi tahan terhadap krisis dan menyelaraskan sistem manajemen mereka dengan ISO 21001.

Untuk organisasi pendidikan manakah ISO 21001?

Semua penyedia mendapatkan manfaat yang sama dari manajemen mutu khusus di sektor pendidikan. Dengan menerapkan persyaratan standar, kualitas layanan pendidikan ditingkatkan secara sistematis, daya saing ditingkatkan secara berkelanjutan dan peserta didik menerima layanan pembelajaran yang transparan. Di Indonesia, ada penyedia layanan pendidikan swasta di semua sektor pendidikan yang dapat memperoleh manfaat dari standar pendidikan yang baru. Pada prinsipnya, hal ini berlaku untuk semua bidang:

• Lembaga pendidikan non-pemerintah yang kompetitif
• Lembaga pendidikan lanjutan
• Departemen pendidikan berkelanjutan internal
• Perguruan tinggi dan universitas
• Perguruan tinggi kejuruan
• Akademi pendidikan dari asosiasi dan institusi
• Sekolah-sekolah, terutama sekolah independen
• Taman kanak-kanak

Di masa depan, bukti kualitas dan sertifikat akan menjadi sangat penting di sektor pendidikan, misalnya ketika memberikan subsidi publik atau sebagai bagian dari upaya pemerintah Indonesia untuk menyelaraskan sistem pendidikan.

Apa saja keuntungan manajemen mutu dalam organisasi pendidikan?

Proses yang konsisten dan alat evaluasi yang didasarkan pada persyaratan sistem manajemen pendidikan / Educational Organisations Management System (EOMS) membantu organisasi untuk menunjukkan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi serta mencapai tujuan organisasi mereka.

Suatu EOMS ...

• mengarah pada pembelajaran yang lebih personal dan keterlibatan yang lebih efektif dengan semua peserta didik, misalnya peserta didik dengan kebutuhan pendidikan khusus atau peserta didik jarak jauh,
• memperluas partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan dan meningkatkan motivasi dan komitmen para karyawan,
• dapat memberikan penekanan yang lebih besar pada keterlibatan staf dan profesionalisasi dalam pengembangan kualitas,
• meningkatkan manajemen risiko melalui praktik-praktik yang berkelanjutan,
• menghemat biaya melalui penggunaan sumber daya yang lebih bertanggung jawab dan efisien.

Organisasi pendidikan dapat menyelaraskan standar regional, nasional, terbuka dan hak milik dalam kerangka kerja internasional, mempromosikan keunggulan dan inovasi.

EOMS adalah dasar untuk semua keputusan dan proses strategis yang diperlukan, sehingga memastikan bahwa kebutuhan, persyaratan, dan tujuan peserta didik dan penerima manfaat lainnya terpenuhi. Pada saat yang sama, interaksi antara pihak-pihak yang berkepentingan dan organisasi pendidikan dinaikkan ke tingkat yang bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.

Ketahanan terhadap krisis melalui sistem manajemen pendidikan yang terintegrasi

Sistem manajemen mutu yang dipraktikkan di semua tingkat lembaga pendidikan terbukti menjadi fondasi yang kokoh, terutama di masa krisis, seperti saat pandemi virus corona. Ada alasannya, karena sistem ini menyiratkan pemikiran dan tindakan berbasis risiko, yang tercermin dalam semua proses. Hal ini membuat organisasi tidak terlalu rentan terhadap tantangan internal atau eksternal yang datang tiba-tiba.

Contoh penyedia pendidikan lanjutan yang terkait dengan bisnis, serta universitas, menunjukkan bahwa dengan manajemen mutu yang aktif di sektor pendidikan, bahkan memungkinkan untuk mengubah situasi krisis menjadi sukses:

• Dengan secara konsisten berfokus pada proses-proses individual (inti), perubahan dapat dilakukan secara fleksibel. Anda dipersiapkan untuk rencana B atau C. Sebagai contoh, proses coba-coba dapat membantu untuk menemukan cara yang tepat untuk maju.
• Format disesuaikan dan peserta didik diambil di tempat mereka berada - misalnya, secara digital di kantor pusat. Pada saat yang sama, kekuatan inovatif organisasi diperkuat dan perkembangan baru dapat diimplementasikan dengan lebih mudah - selangkah demi selangkah.

Dengan EOMS berdasarkan ISO 21001, organisasi pendidikan menjadikan dirinya jauh lebih tahan terhadap krisis. Prasyarat penting adalah kesediaan manajemen puncak untuk melihat dirinya sebagai bagian dari keseluruhan proses dan bertindak sebagai panutan.

Apa perbedaan utama antara ISO 21001 dan ISO 9001?

Banyak organisasi pendidikan yang telah memiliki sertifikasi manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001. Namun, standar tersebut - sama pentingnya dengan sertifikasi sistem manajemen - sering kali menimbulkan kebingungan dan kesulitan dalam tahap implementasi di organisasi pendidikan. Standar internasional menggunakan terminologi umum yang sering menimbulkan kebingungan dalam praktik pendidikan.

Dengan ISO 21001, sekarang ada standar untuk sektor pendidikan yang berfokus pada proses inti pembelajaran dan berhubungan dengan siswa dan guru. Pendekatan manajemen terintegrasi memperhitungkan fakta bahwa pelajar sebagai pelanggan (akhir) berada di tengah-tengah proses layanan dan secara konstan mempengaruhi dan mengubahnya. Berbeda dengan standar sistem manajemen lainnya, "faktor manusia" memainkan peran sentral di sini - terlepas dari apakah ini mengacu pada pelajar, dosen, administrator atau pihak eksternal.

Keuntungan utama dari ISO 21001 adalah kesesuaiannya dengan standar sistem manajemen ISO lainnya. Seperti ini, ia memiliki apa yang disebut "Struktur Tingkat Tinggi". HLS dikembangkan oleh ISO pada tahun 2012 untuk menciptakan standar struktural yang seragam untuk semua standar sistem manajemen di masa depan yang mendukung sistem manajemen terintegrasi. Istilah HLS digantikan dengan istilah "Struktur yang Diselaraskan" (HS) pada tahun 2021.

Standar ini mengikuti struktur HS yang menyeluruh, dengan bagian 4 hingga 10 (konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan, dukungan, operasi, evaluasi kinerja, dan peningkatan) yang mewakili persyaratan untuk manajemen mutu dalam pendidikan. Oleh karena itu, standar ini berlaku untuk semua elemen yang saling terkait atau berinteraksi dalam suatu organisasi untuk menetapkan kebijakan dan tujuan serta proses untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajemen risiko dalam proses pendidikan

Untuk sistem manajemen yang fungsional dan berorientasi pada proses, perlu untuk merancang operasi untuk kepuasan semua pihak yang terlibat dan untuk menjaminnya dalam jangka panjang. Hal ini mencakup pertimbangan kemungkinan risiko dan peluang yang mungkin timbul dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (bab 6.1). Komponen-komponen mendasar dari sistem manajemen risiko yang berfungsi dengan baik meliputi, misalnya

• Identifikasi dan penilaian risiko dan kontrol
• Dokumentasi risiko dalam daftar risiko (atau yang setara)
• Penerapan tindakan dan perlakuan untuk mengelola risiko yang teridentifikasi
• Pemantauan risiko, termasuk tinjauan rutin terhadap rencana strategis dan daftar risiko
• Pelaporan risiko

Sebagai langkah pertama, penilaian risiko dapat dilakukan berdasarkan dua kategori

• Dampak/ruang lingkup risiko dan
• Kemungkinan terjadinya risiko

Langkah-langkah pencegahan, seperti pelatihan bagi mereka yang terlibat, perubahan alur proses dan penyesuaian tanggung jawab personil, dapat dicatat dalam penilaian risiko, setidaknya untuk area yang kritis dan rawan kesalahan, dan ditinjau secara berkala. Matriks risiko adalah alat yang berguna untuk mengevaluasi proses-proses ini dan mengawasinya.

Perbaikan berkelanjutan adalah kunci keberhasilan

Semakin pentingnya tindakan berkelanjutan dan transformasi pembelajaran karena format pengajaran dan pembelajaran digital membutuhkan keterbukaan yang konstan terhadap inovasi dan kemampuan untuk bereaksi dengan cepat. Hal ini juga berarti terus meningkatkan kinerja dan efektivitas EOMS, karena perubahan merupakan bagian integral dari DNA pendidikan berkelanjutan. Oleh karena itu, tugas pelayanan terhadap peserta didik dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya harus menjalani proses adaptasi dan peningkatan yang konstan.

Peningkatan berkelanjutan adalah pendekatan jangka panjang yang konstan untuk meningkatkan proses, produk, dan layanan. Di antaranya, hal ini melibatkan penemuan titik-titik lemah dan pengembangan serta penerapan solusi dalam proses yang ada. Proses perbaikan dilakukan secara bertahap dan akan berhasil jika perbaikan berkelanjutan menjadi "bisnis seperti biasa" bagi semua karyawan.

Jika kebutuhan kelompok sasaran berubah, organisasi yang mampu mengadaptasi format, struktur, dan konten pengajaran mereka secara komprehensif dalam waktu sesingkat mungkin akan mampu bertahan di pasar. Perubahan mendadak, seperti peralihan ke format pembelajaran digital, dapat diserap jika organisasi telah menciptakan ruang untuk bereksperimen dan berinovasi dalam strukturnya.

Pilar-pilar peningkatan berbasis bukti

Berdasarkan analisis dan gagasan yang dihasilkan, strategi peningkatan berbasis bukti mendefinisikan langkah-langkah yang jelas dengan tujuan, tugas, dan pengukuran yang terukur. Rencana peningkatan harus memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Bagaimana tantangan yang diidentifikasi dalam analisis kebutuhan dapat diatasi?
• Tolok ukur apa yang ada yang menunjukkan optimalisasi KPI?
• Indikator dan bukti apa saja yang tersedia untuk memprioritaskan strategi tertentu untuk perbaikan?
• Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut, misalnya tim yang disusun secara strategis (berdasarkan fungsi dan keahlian), slot waktu untuk pertemuan tim, pelatihan yang dibutuhkan, database, dukungan TI dan anggaran?
• Spesifikasi apa yang perlu dibuat sehubungan dengan garis tindakan, tanggung jawab proses dan kompetensi yang dibutuhkan?
• Bagaimana kemajuan dilaporkan (komunikasi yang tepat dan dokumentasi pencapaian)?

Mengapa sertifikasi ISO 21001?

Sertifikasi menjamin kredibilitas sistem manajemen organisasi pendidikan (SMM), memastikan keselarasan yang lebih baik antara tujuan dan kegiatan dengan kebijakan mutu dan memungkinkan organisasi untuk memperkuat tanggung jawab sosialnya dengan menyediakan pendidikan yang berkualitas inklusif dan adil bagi semua.

Menerapkan dan secara aktif membentuk sistem manajemen adalah pencapaian nyata dan sangat diperlukan oleh sebuah organisasi. Sertifikasi independen dari sistem manajemen mutu merupakan bukti kompetensi dan kualitas yang diakui oleh pemangku kepentingan publik yang relevan.

DQS telah menjadi mitra penilaian dan sertifikasi yang diakui dan dihargai untuk organisasi pendidikan selama bertahun-tahun. Bicaralah dengan kami tentang bagaimana Anda dapat secara aktif membentuk tantangan dan perubahan dalam industri Anda dengan pengenalan ISO 21001 dan sertifikasi yang sesuai.

Manajemen mutu dalam organisasi pendidikan - kesimpulan

ISO 21001 yang baru memberikan pedoman untuk alat manajemen umum bagi organisasi yang menawarkan produk dan layanan pendidikan dan ingin memenuhi kebutuhan dan persyaratan peserta didik dan pihak lain yang berkepentingan. Kelompok sasaran (peserta didik dan penerima manfaat lainnya) dengan kebutuhan khusus juga diperhitungkan.

Berbeda dengan standar khusus produk ISO 29993, ISO 21001 mengikuti Harmonized Structure (HS), struktur dasar umum standar sistem manajemen ISO modern. Standar internasional ini telah ada di pasaran sejak tahun 2018 dan telah mendapatkan reputasi yang luar biasa sebagai dasar berkelanjutan yang diakui secara global untuk manajemen pendidikan. Standar ini menawarkan perspektif baru untuk memposisikan diri Anda di pasar pendidikan dan bergabung dengan tren internasional.

Keahlian dan kepercayaan

Harap diperhatikan: Artikel, panduan audit, dan konten lainnya ditulis secara eksklusif oleh para ahli sistem manajemen internal dan auditor kami yang telah lama bekerja. Jika Anda memiliki pertanyaan untuk penulis kami tentang konten, silakan hubungi kami. Kami berharap dapat terhubung dengan Anda.