Zarządzanie jakością w organizacjach edukacyjnych z ISO 21001

Rozwój zarządzania jakością w organizacjach edukacyjnych

Dostawcy usług edukacyjnych stoją w obliczu ostrej konkurencji. Nie dotyczy to już tylko organizacji z sektora prywatnego. Organizacje w sektorze publicznym również muszą stawić czoła presji konkurencji. Koncentrując się na rzeczywistych potrzebach edukacyjnych grupy docelowej, opracowywaniu odpowiednich kursów i ocenie efektów uczenia się, ISO 21001 jest pionierskim standardem, który zapewnia dowód kompetencji i jakości.

Na poziomie międzynarodowym zarządzanie jakością w sektorze edukacji nabrało znacznego rozpędu. Norma ISO 29990 opublikowana w 2010 roku została wycofana. Kolejne standardy to dwa zestawy zasad o różnych celach:

Jako norma systemu zarządzania, ISO 21001 ma taką samą strukturę jak norma jakości ISO 9001, ale zawiera treści specyficzne dla branży. Norma koncentruje się w szczególności na projektowaniu procesów edukacyjnych. Ma to zastosowanie niezależnie od rodzaju organizacji edukacyjnej, niezależnie od tego, czy jest to uniwersytet, dostawca usług dokształcania czy wewnętrzny dział szkoleniowy.

Organizacja edukacyjna, która chce na przykład wyróżnić konkretny produkt, może uzyskać certyfikat zgodności z normą ISO 29993 bez uwzględniania własnego systemu zarządzania. Z drugiej strony, firmy z większym portfolio produktów będą bardziej zainteresowane odpornością na kryzysy i dostosowaniem swojego systemu zarządzania do ISO 21001.

Dla jakich organizacji edukacyjnych norma ISO 21001 jest interesująca?

Wszyscy dostawcy w równym stopniu korzystają ze specjalnego zarządzania jakością w sektorze edukacji. Wdrażając wymagania normy, jakość usług edukacyjnych jest systematycznie poprawiana, konkurencyjność jest trwale zwiększana, a uczniowie otrzymują przejrzyste usługi edukacyjne. W Niemczech istnieją prywatni dostawcy we wszystkich sektorach edukacji, którzy mogą skorzystać z nowego standardu edukacyjnego. Zasadniczo dotyczy to wszystkich obszarów:

• Konkurencyjne, pozarządowe instytucje edukacyjne
• Instytuty kształcenia ustawicznego
• Wewnętrzne działy kształcenia ustawicznego
• Szkoły wyższe i uniwersytety
• Kolegia zawodowe
• Akademie edukacyjne stowarzyszeń i instytucji
• Szkoły, zwłaszcza szkoły niezależne
• przedszkola

W przyszłości dowody jakości i certyfikaty będą miały ogromne znaczenie w sektorze edukacji, na przykład przy przyznawaniu dotacji publicznych lub w ramach wysiłków UE na rzecz harmonizacji systemów edukacji.

Jakie są zalety zarządzania jakością w organizacjach edukacyjnych?

Spójne procesy i narzędzia oceny oparte na wymaganiach systemu zarządzania edukacją (EOMS) pomagają organizacjom wykazać i zwiększyć skuteczność i wydajność oraz osiągnąć cele organizacyjne.

EOMS ...

• prowadzi do bardziej spersonalizowanego uczenia się i skuteczniejszego zaangażowania wszystkich uczniów, na przykład uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi lub uczących się na odległość,
• poszerza udział zainteresowanych stron oraz zwiększa motywację i zaangażowanie pracowników,
• może kłaść większy nacisk na zaangażowanie pracowników i profesjonalizację w zakresie rozwoju jakości,
• poprawia zarządzanie ryzykiem poprzez zrównoważone praktyki,
• oszczędza koszty dzięki bardziej odpowiedzialnemu i wydajnemu wykorzystaniu zasobów.

Organizacja edukacyjna może zharmonizować regionalne, krajowe, otwarte i zastrzeżone standardy w ramach międzynarodowych, promując doskonałość i innowacje.

EOMS jest podstawą wszystkich niezbędnych decyzji strategicznych i procesów, zapewniając w ten sposób spełnienie potrzeb, wymagań i celów uczniów i innych beneficjentów. Jednocześnie interakcja między zainteresowanymi stronami a organizacją edukacyjną zostaje podniesiona do poziomu korzystnego dla wszystkich zaangażowanych stron.

Odporność na kryzys dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania edukacją

System zarządzania jakością, który jest praktykowany na wszystkich poziomach firmy edukacyjnej, okazuje się solidnym fundamentem, szczególnie w czasach kryzysu, takich jak pandemia koronawirusa. Dzieje się tak nie bez powodu, ponieważ zakłada on myślenie i działanie oparte na ryzyku, co znajduje odzwierciedlenie we wszystkich procesach. Dzięki temu organizacja jest znacznie mniej podatna na nagłe wyzwania wewnętrzne lub zewnętrzne.

Przykład dostawców usług edukacyjnych związanych z biznesem, a także uniwersytetów pokazuje, że dzięki aktywnemu zarządzaniu jakością w sektorze edukacji możliwe jest nawet przekształcenie sytuacji kryzysowych w sukces:

• Konsekwentne koncentrowanie się na poszczególnych (podstawowych) procesach pozwala na elastyczne wprowadzanie zmian. Na przykład proces prób i błędów może pomóc w szybkim znalezieniu właściwej drogi naprzód.
• Formaty są dostosowywane, a uczniowie są odbierani tam, gdzie się znajdują - na przykład cyfrowo w biurze domowym. Jednocześnie wzmocniona zostaje innowacyjność organizacji, a nowe rozwiązania mogą być wdrażane łatwiej - krok po kroku.

Dzięki EOMS opartemu na ISO 21001 organizacja edukacyjna staje się znacznie bardziej odporna na kryzysy. Ważnym warunkiem wstępnym jest gotowość najwyższego kierownictwa do postrzegania siebie jako części całego procesu i działania jako wzór do naśladowania.

Jakie są główne różnice między ISO 21001 a ISO 9001?

Wiele organizacji edukacyjnych posiada certyfikat zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001. Jednak norma ta - tak ważna dla certyfikacji systemu zarządzania - często prowadzi do nieporozumień i trudności w fazie wdrażania w organizacjach edukacyjnych. Międzynarodowy standard wykorzystuje ogólną terminologię, która często prowadzi do nieporozumień w praktyce edukacyjnej.

Dzięki ISO 21001 istnieje obecnie standard dla sektora edukacyjnego, który koncentruje się na podstawowych procesach uczenia się oraz kontaktach z uczniami i nauczycielami. Zintegrowane podejście do zarządzania uwzględnia fakt, że uczący się jako klient (końcowy) znajduje się w środku procesu usługowego i stale na niego wpływa i go zmienia. W przeciwieństwie do innych standardów systemów zarządzania, "czynnik ludzki" odgrywa tutaj centralną rolę - niezależnie od tego, czy odnosi się to do osoby uczącej się, wykładowcy, administratora czy strony zewnętrznej.

Kluczową zaletą normy ISO 21001 jest jej zgodność z innymi standardami systemów zarządzania ISO. Podobnie jak one, posiada ona tak zwaną "strukturę wysokiego poziomu". HLS została opracowana przez ISO w 2012 roku w celu stworzenia jednolitego standardu strukturalnego dla wszystkich przyszłych standardów systemów zarządzania, które wspierają zintegrowany system zarządzania. Termin HLS został zastąpiony terminem "Struktura Zharmonizowana" (HS) w 2021 roku.

Norma jest zgodna z nadrzędną strukturą HS, z sekcjami od 4 do 10 (kontekst organizacji, przywództwo, planowanie, wsparcie, działanie, ocena wyników i doskonalenie) reprezentującymi wymagania dotyczące zarządzania jakością w edukacji. W związku z tym ma zastosowanie do wszystkich wzajemnie powiązanych lub współdziałających elementów organizacji w celu ustanowienia polityk i celów oraz procesów służących osiągnięciu tych celów.

Zarządzanie ryzykiem w procesie edukacyjnym

W przypadku funkcjonalnego, zorientowanego na proces systemu zarządzania konieczne jest zaprojektowanie operacji w sposób satysfakcjonujący wszystkie zaangażowane osoby i zagwarantowanie jej w perspektywie długoterminowej. Obejmuje to rozważenie możliwych zagrożeń i szans, które mogą pojawić się podczas realizacji wyznaczonych celów (rozdział 6.1). Podstawowe elementy funkcjonującego systemu zarządzania ryzykiem obejmują na przykład

• Identyfikacja i ocena ryzyka oraz środków kontroli
• dokumentowanie ryzyka w rejestrze ryzyka (lub jego odpowiedniku)
• Wdrażanie środków i rozwiązań w celu zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem
• monitorowanie ryzyka, w tym regularny przegląd planu strategicznego i rejestrów ryzyka
• Raportowanie na temat ryzyka.

Na pierwszym etapie ocenę ryzyka można przeprowadzić według dwóch kategorii

• Wpływ/zakres ryzyka oraz
• Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

Środki zapobiegawcze, takie jak szkolenia dla zaangażowanych osób, zmiany w przepływie procesu i dostosowanie obowiązków personelu, mogą być rejestrowane w ocenie ryzyka, przynajmniej w obszarach krytycznych i podatnych na błędy, i poddawane przeglądowi w regularnych odstępach czasu. Matryca ryzyka jest pomocnym narzędziem do oceny tych procesów i ich monitorowania.

Ciągłe doskonalenie jest kluczem do sukcesu

Rosnące znaczenie zrównoważonych działań i transformacja uczenia się dzięki cyfrowym formatom nauczania i uczenia się wymagają stałej otwartości na innowacje i zdolności do szybkiego reagowania. Oznacza to również ciągłą poprawę wydajności i skuteczności EOMS, ponieważ zmiana jest integralną częścią DNA kształcenia ustawicznego. Obowiązek opieki nad uczniami i innymi zainteresowanymi stronami musi zatem podlegać ciągłemu procesowi adaptacji i doskonalenia.

Ciągłe doskonalenie to stałe, długoterminowe podejście do ulepszania procesów, produktów i usług. Obejmuje ono między innymi znajdowanie słabych punktów oraz opracowywanie i wdrażanie rozwiązań w ramach istniejących procesów. Proces doskonalenia jest stopniowy i kończy się sukcesem, gdy ciągłe doskonalenie staje się "codziennością" dla wszystkich pracowników.

Jeśli potrzeby grup docelowych ulegną zmianie, organizacje, które są w stanie kompleksowo dostosować swoje formaty, struktury i treści nauczania w możliwie najkrótszym czasie, będą w stanie przetrwać na rynku. Nagłe zmiany, takie jak przejście na cyfrowe formaty nauczania, mogą zostać wchłonięte, jeśli organizacja stworzyła już przestrzeń do eksperymentowania i innowacji w swojej strukturze.

Kamienie węgielne doskonalenia opartego na dowodach

W oparciu o analizy i generowanie pomysłów, strategia doskonalenia oparta na dowodach definiuje jasne kroki z mierzalnymi celami, zadaniami i pomiarami. Plany doskonalenia powinny dostarczać odpowiedzi na następujące pytania:

• W jaki sposób można sprostać wyzwaniom zidentyfikowanym w analizie potrzeb?
• Jakie istnieją punkty odniesienia, które sugerują optymalizację wskaźników KPI?
• Jakie wskaźniki i dowody są dostępne, aby nadać priorytet konkretnej strategii poprawy?
• Jakie zasoby są potrzebne do wdrożenia strategii, na przykład strategicznie skomponowane zespoły (według funkcji i wiedzy specjalistycznej), przedziały czasowe na spotkania zespołów, wymagane szkolenia, bazy danych, wsparcie IT i budżet?
• Jakich specyfikacji należy dokonać w odniesieniu do linii działania, odpowiedzialności za proces i wymaganych kompetencji?
• W jaki sposób raportowane są postępy (odpowiednia komunikacja i dokumentacja kamieni milowych)?
  

Dlaczego certyfikacja ISO 21001 ma sens?

Certyfikacja zapewnia wiarygodność systemu zarządzania organizacji edukacyjnej (EOMS), zapewnia lepsze dostosowanie celów i działań do polityki jakości oraz umożliwia organizacji wzmocnienie odpowiedzialności społecznej poprzez zapewnienie włączającej i sprawiedliwej edukacji wysokiej jakości dla wszystkich.

Wdrożenie i aktywne kształtowanie systemu zarządzania jest prawdziwym i niezbędnym osiągnięciem organizacji. Niezależna certyfikacja systemu zarządzania jakością jest uznanym dowodem kompetencji i jakości dla odpowiednich interesariuszy publicznych.

DQS od wielu lat jest uznanym i cenionym partnerem w zakresie oceny i certyfikacji organizacji edukacyjnych. Porozmawiaj z nami o tym, jak możesz aktywnie kształtować wyzwania i zmiany w swojej branży dzięki wprowadzeniu ISO 21001 i odpowiedniej certyfikacji.

Zarządzanie jakością w organizacjach edukacyjnych - podsumowanie

Nowa norma ISO 21001 stanowi wytyczne dla wspólnego narzędzia zarządzania dla organizacji, które oferują produkty i usługi edukacyjne oraz chcą zaspokoić potrzeby i wymagania osób uczących się i innych zainteresowanych stron. Pod uwagę brane są również grupy docelowe (uczniowie i inni beneficjenci) o specjalnych potrzebach.

W przeciwieństwie do normy ISO 29993 dotyczącej konkretnych produktów, ISO 21001 jest zgodna ze zharmonizowaną strukturą (HS), wspólną podstawową strukturą nowoczesnych standardów systemów zarządzania ISO. Ta międzynarodowa norma jest dostępna na rynku od 2018 roku i zyskała doskonałą reputację jako uznana na całym świecie zrównoważona podstawa zarządzania edukacją. Oferuje nową perspektywę pozycjonowania się na rynku edukacyjnym i dołączenia do międzynarodowego trendu.

Ekspertyza i zaufanie

Uwaga: Nasze artykuły, przewodniki po audytach i inne treści są pisane wyłącznie przez naszych wewnętrznych ekspertów ds. systemów zarządzania i wieloletnich audytorów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania do naszych autorów dotyczące treści, skontaktuj się z nami. Z niecierpliwością czekamy na kontakt.