Εφαρμογή του ISO 45001 με επιτυχία

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ

• Εφαρμογή του ISO 45001: Τι κάνει ένα σύστημα διαχείρισης της ΥΑΕ επιτυχημένο;
• Ανώτατη διοίκηση: Η ηγεσία και η δέσμευση ως πρώτος παράγοντας επιτυχίας
• Καλύτερη προϋπόθεση: Κουλτούρα εμπιστοσύνης
• OHS πολιτική και στόχοι ΥΑΕ σύμφωνα με την εταιρική στρατηγική
• Συμμόρφωση: για βιώσιμη επιτυχία
• Επιτυχής εισαγωγή του ISO 45001 με τη σωστή επικοινωνία
• Σημαντική σημείωση: το ISO 45001 αντικατέστησε το BS OHSAS 18001
• Εφαρμογή του ISO 45001: Συμπέρασμα
• Εμπειρογνωμοσύνη και εμπιστοσύνη

Εισαγωγή του ISO 45001: Τι κάνει ένα σύστημα διαχείρισης της ΥΑΕ επιτυχημένο;

Το ISO 45001 αφιερώνει ξεχωριστή ενότητα (0.3) στο θέμα των "παραγόντων επιτυχίας", παρόμοια με το περιβαλλοντικό πρότυπο ISO 14001. Εκεί, η αποτελεσματικότητα και συνεπώς η ικανότητα επίτευξης των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων του συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ εξαρτώνται κυρίως από τους ακόλουθους τρεις βασικούς παράγοντες:

• Η ηγετική λειτουργία της ανώτατης διοίκησης
• Δέσμευση, ευθύνη και υπευθυνότητα της ανώτατης διοίκησης
• Συμμετοχή των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα και τις λειτουργίες (διαβούλευση)

Ανώτατη διοίκηση: Ηγεσία και δέσμευση ως πρώτος παράγοντας επιτυχίας

Η ανώτατη διοίκηση έχει αδιαμφισβήτητο καθήκον να επιδεικνύει ηγεσία και δέσμευση και να αποτελεί πρότυπο για τους εργαζόμενους που της έχουν ανατεθεί. Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να έχει εσωτερικεύσει τη σημασία των πτυχών της ΥΑΕ και να υποστηρίζει ενεργά το σύστημα διαχείρισης της ΥΑΕ. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο μέσω του ελέγχου και της προσωπικής δέσμευσης.

Το πρότυπο απαριθμεί όμως και άλλους παράγοντες που είναι απαραίτητοι για την επιτυχή εφαρμογή:

• Πολιτική ΥΑΕ και στόχοι ΥΑΕ: όλα τα θέματα που σχετίζονται με την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία είναι ενσωματωμένα στις σχετικές επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας
• Συμμόρφωση: οι νομικές υποχρεώσεις και άλλες απαιτήσεις πρέπει να τηρούνται με συνέπεια
• Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία: εάν είναι απαραίτητο, πρέπει πρώτα να δημιουργηθούν οι απαιτούμενες δομές για το σκοπό αυτό
• Προσέγγιση με βάση τον κίνδυνο: εκτός από τους κινδύνους, πρέπει να εξετάζονται και να αξιολογούνται και οι πιθανές ευκαιρίες
• Προσέγγιση προσανατολισμένη στις διαδικασίες: σχεδιασμός αποτελεσματικών διαδικασιών για τον εντοπισμό κινδύνων, τον έλεγχο των κινδύνων και την αξιοποίηση των ευκαιριών
• Παροχή των απαραίτητων πόρων: ικανό προσωπικό, εξοπλισμός εργασίας, κτίρια, εγκαταστάσεις, τεχνολογία πληροφοριών και συστήματα για την αντιμετώπιση εκτάκτων αναγκών κ.λπ.
• Συνεχής αξιολόγηση των επιδόσεων

Κατ' αρχήν, όλοι αυτοί οι παράγοντες συνδέονται στενά με τις αρμοδιότητες της ανώτατης διοίκησης. Έτσι, ολόκληρο το κεφάλαιο 5 των προτύπων, "Ηγεσία και συμμετοχή των εργαζομένων", διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία.

Ο ενεργός ρόλος της διοίκησης θα πρέπει να καταστεί σαφής κυρίως με την ακόλουθη προσέγγιση:

• Μέσω της κατάλληλης επικοινωνίας με τους εργαζόμενους, με τη λέξη-κλειδί "ετοιμότητα για ανταπόκριση και ανατροφοδότηση" (μεταξύ άλλων, κεφάλαιο 5.4)
• Με την παροχή των απαραίτητων πόρων, λέξη-κλειδί "Προμήθεια εξοπλισμού εργασίας, προσωπικού και υποδομών" (μεταξύ άλλων ,κεφάλαιο 7.1).

Οι εσωτερικοί έλεγχοι στον τομέα της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία αποτελούν απαραίτητο εργαλείο για μια επιχείρηση. Ο στόχος τους είναι ένας κρίσιμος αυτοέλεγχος. Διερωτώνται αν η απαιτούμενη εφαρμογή είναι αποτελεσματική και διατηρείται. Τα αποτελέσματα που προκύπτουν από τους εσωτερικούς ελεγκτές ενσωματώνονται στην αξιολόγηση της διοίκησης. Επιπλέον, το πρότυπο ISO 45001 απαιτεί τα αποτελέσματα των ελέγχων να αναφέρονται επίσης στους εργαζόμενους και σε άλλα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Καλύτερη προϋπόθεση: Κουλτούρα εμπιστοσύνης

Για την επιτυχή εφαρμογή του ISO 45001 απαιτείται πάνω απ' όλα μια εταιρική κουλτούρα που βασίζεται στην εμπιστοσύνη. Χαρακτηρίζεται από

• Ενεργή συμμετοχή των εργαζομένων
• Αποτελεσματική συνεργασία και
• Επικοινωνία που βασίζεται στην αμοιβαία εμπιστοσύνη.

Μια τέτοια εταιρική κουλτούρα αποτελεί ιδιαίτερο παράγοντα επιτυχίας. Είναι αυτό που επιτρέπει στους εργαζόμενους να συμμετέχουν ενεργά στο σύστημα διαχείρισης της ΥΑΕ πρωτίστως. Και δύσκολα κάποιος μπορεί να αξιολογήσει ή να αναγνωρίσει το δυναμικό κινδύνου στο άμεσο εργασιακό περιβάλλον καλύτερα από κάποιον που γνωρίζει την κατάσταση στο εργοτάξιο μέσω της καθημερινής του εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, το σύστημα διαχείρισης της OHS μπορεί να υποστηριχθεί σημαντικά. Ταυτόχρονα, αυξάνεται σημαντικά η αποδοχή του.

Για την ανώτατη διοίκηση, αυτό σημαίνει τη δημιουργία των κατάλληλων συνθηκών και την παροχή των κατάλληλων εργαλείων. Αυτά περιλαμβάνουν

• εκπροσώπηση των εργαζομένων ως μέσο συμμετοχής και διαβούλευσης
• αύξηση της ευαισθητοποίησης των εργαζομένων, π.χ. μέσω κατάλληλης κατάρτισης
• Εντοπισμός πιθανών κινδύνων στο άμεσο εργασιακό περιβάλλον
• Ενθάρρυνση των εργαζομένων να αναφέρουν περιστατικά και κινδύνους χωρίς το φόβο αντιποίνων ή άλλων μειονεκτημάτων. Το κεφάλαιο 5.4 γ) προσδιορίζει ρητά αυτό ως παράδειγμα εμποδίων στη συμμετοχή. Αυτά πρέπει να εντοπιστούν και να αρθούν. Όπου η άρση δεν είναι δυνατή, τα εμπόδια πρέπει να ελαχιστοποιούνται.

Η πολιτική και οι στόχοι για την ασφάλεια και την προστασία της υγείας και της υγείας συνάδουν με την εταιρική στρατηγική

Ένας άλλος βασικός παράγοντας επιτυχίας για την επιτυχή εισαγωγή του ISO 45001 είναι ότι η πολιτική OHS και οι στόχοι OHS συνάδουν με τη συνολική εταιρική στρατηγική. Η πολιτική OHS θα πρέπει να εστιάζει στη δέσμευση της διοίκησης να υποστηρίξει και να βελτιώσει τις επιδόσεις OHS μακροπρόθεσμα. Αυτό δημιουργεί το κατάλληλο πλαίσιο για δράσεις που διασφαλίζουν την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων του συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ.

Μόνο με την πλήρη ενσωμάτωση όλων των θεμάτων επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας στο υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης ή στις επιχειρηματικές διαδικασίες μπορεί να δημιουργηθεί αυτή η προϋπόθεση. Η κοινή βασική δομή όλων των σύγχρονων προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO, όπως το ISO 9001, το ISO 14001, το ISO 27001 ή το ISO 50001, η λεγόμενη δομή υψηλού επιπέδου (HLS), παρέχει εδώ υποστήριξη. Κάνει την ενσωμάτωση σε ένα υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης πολύ πιο εύκολη.

Συμμόρφωση: Απαραίτητη προϋπόθεση για βιώσιμη επιτυχία

Η συμμόρφωση αποτελεί βασικό ζήτημα για κάθε εταιρεία. Διαδραματίζει επίσης βασικό ρόλο στην αποτελεσματικότητα ενός συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ (ενότητα 6.1.3). Οι νομικές υποχρεώσεις και άλλες απαιτήσεις πρέπει να τηρούνται σε κάθε περίπτωση. Αντιπροσωπεύουν ένα διόλου ευκαταφρόνητο δυναμικό κινδύνου για τον οργανισμό. Για παράδειγμα, μέσω της (ακούσιας) μη συμμόρφωσης με τις νομικές υποχρεώσεις, π.χ. με τη μορφή συμβάσεων, ή μέσω της μη συμμόρφωσης με άλλες συμφωνίες που συνάπτει η επιχείρηση με τη θέλησή της.

Ενώ οι απαιτήσεις του προτύπου ISO 45001 έχουν διεθνή ισχύ, η νομική κατάσταση όσον αφορά την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία διαφέρει από χώρα σε χώρα. Ανάλογα με την τοποθεσία, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι το πρότυπο υπερβαίνει τις νομικές υποχρεώσεις μιας χώρας. Ή το αντίστροφο. Παρ' όλα αυτά, για ένα σύστημα διαχείρισης της ΥΑΕ, η συμμόρφωση θεωρείται απόλυτος παράγοντας επιτυχίας.

Εισαγωγή του ISO 45001 με επιτυχία με τη σωστή επικοινωνία

Το ISO 45001 δίνει μεγάλη έμφαση στην ολοκληρωμένη επικοινωνία σε όλα τα επίπεδα (κεφ. 7.4). Για να εξασφαλιστεί αυτό, η εταιρεία πρέπει να καθιερώσει μια διαδικασία και να καθορίσει τα εξής:

• Σχετικά με το τι
• Πότε
• Με ποιον
• Πώς πρέπει να γίνεται η επικοινωνία

Ακόμη και αν δεν αποτελεί ρητή τυπική απαίτηση, οι εταιρείες πρέπει να ορίζουν "ποιος" επικοινωνεί - ιδίως εξωτερικά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν έχουν προκύψει καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και πρέπει να ενημερωθούν οι εξωτερικές υπηρεσίες. Η διαδικασία επικοινωνίας θα πρέπει να είναι κατάλληλη τόσο για τη συλλογή όσο και για τη διάδοση πληροφοριών. Πρέπει επίσης να διασφαλίζει ότι οι κατάλληλες πληροφορίες παρέχονται, λαμβάνονται και γίνονται κατανοητές από όλους τους αρμόδιους εργαζόμενους και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτή είναι η απαίτηση για το σύστημα διαχείρισης της επαγγελματικής ασφάλειας. Πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας.

Εσωτερική επικοινωνία

Εδώ είναι ζωτικής σημασίας η ανταλλαγή πληροφοριών σχετικών με το σύστημα διαχείρισης της ασφάλειας και της υγείας στην εργασία μεταξύ όλων των σχετικών επιπέδων και λειτουργιών, π.χ. όταν γίνονται αλλαγές. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να συμβάλουν στη συνεχή βελτίωση μόνο εάν συμμετέχουν στη διαδικασία.

Εξωτερική επικοινωνία

Η εξωτερική επικοινωνία συνδέεται ουσιαστικά με τη συμμόρφωση με τις δεσμευτικές υποχρεώσεις και όχι σπάνια αφορά επικίνδυνες καταστάσεις. Εδώ, εκτός από το περιεχόμενο, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι δίαυλοι επικοινωνίας χωρίς καθυστέρηση. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί, για παράδειγμα, με την τακτική επικαιροποίηση των στοιχείων των προσώπων επικοινωνίας.

Σημαντική σημείωση: Το ISO 45001 αντικατέστησε το BS OHSAS 18001.

Στις 30 Σεπτεμβρίου 2021, το ISO 45001 αντικατέστησε το βρετανικό πρότυπο που ήταν σχετικό με τη διαχείριση της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας για περισσότερα από 20 χρόνια .

Οι εταιρείες που διαθέτουν πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης ποιότητας ή/και περιβαλλοντικής διαχείρισης είναι συνήθως εξοικειωμένες με τη διαδικασία και τις μεταβατικές περιόδους που ορίζει το Διεθνές Φόρουμ Διαπίστευσης (IAF). Όπως και με την αναθεώρηση των δύο προτύπων ISO, για τη μετάβαση έχει οριστεί μια τριετής μεταβατική περίοδος. Αρχικά είχε προγραμματιστεί να λήξει στις 11 Μαρτίου 2021, αλλά παρατάθηκε κατά έξι μήνες από το IAF λόγω της κρίσης του Covid 19. Τώρα όλα τα πιστοποιητικά BS OHSAS 18001 έχουν χάσει την ισχύ τους. Το παλιό πρότυπο έχει αντικατασταθεί.

Κατ' αρχήν, η DQS εξακολουθούσε να πραγματοποιεί πιστοποιήσεις με το παλιό πρότυπο πέρυσι - αλλά μόνο μέχρι τις 30 Σεπτεμβρίου 2020. Μετά την ημερομηνία αυτή, το οικονομικό κόστος της πιστοποίησης δεν ήταν πλέον δικαιολογημένο.

Εφαρμογή του ISO 45001: Συμπέρασμα

Για την επιτυχή εισαγωγή του ISO 45001, πρέπει να ληφθούν υπόψη διάφοροι παράγοντες. Η ιδιαίτερη προσοχή σε αυτούς είναι κρίσιμη για την επιτυχία του συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ και τη βελτίωση των επιδόσεων. Συνεπώς, το πρότυπο αναφέρεται σε αυτούς ως παράγοντες επιτυχίας.

Η ποιότητα αυτών των στενά συνδεδεμένων παραγόντων εξαρτάται άμεσα από τον βαθμό στον οποίο η ανώτατη διοίκηση επιδεικνύει ηγεσία και δέσμευση. Το πρότυπο "ISO 45001:2018-06 Συστήματα διαχείρισης της επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας - Απαιτήσεις με οδηγίες εφαρμογής" είναι διαθέσιμο από τον ISO.

Εμπειρογνωμοσύνη και εμπιστοσύνη

Οι έλεγχοι μας σας παρέχουν σαφήνεια. Η ολιστική, ουδέτερη άποψη των έμπειρων ελεγκτών μας σχετικά με τους ανθρώπους, τις διαδικασίες, τα συστήματα και τα αποτελέσματα δείχνει πόσο αποτελεσματικό είναι το σύστημα διαχείρισης, πώς εφαρμόζεται και κατακτάται. Είναι σημαντικό για εμάς να αντιλαμβάνεστε την πιστοποίηση όχι ως δοκιμασία, αλλά ως εμπλουτισμό του συστήματος διαχείρισής σας. Η διεκδίκησή μας αρχίζει πάντα εκεί που τελειώνουν οι λίστες ελέγχου.

Κατά τον έλεγχο, ρωτάμε συγκεκριμένα το "γιατί", γιατί θέλουμε να κατανοήσουμε τα κίνητρα που σας οδήγησαν να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο τρόπο εφαρμογής. Εστιάζουμε στις δυνατότητες βελτίωσης και ενθαρρύνουμε την αλλαγή προοπτικής. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίσετε επιλογές δράσης με τις οποίες μπορείτε να βελτιώνετε συνεχώς το σύστημα διαχείρισής σας. Πιστέψτε μας στο λόγο μας.

Σημείωση: Τα άρθρα μας γράφονται αποκλειστικά από τους ειδικούς μας σε θέματα προτύπων για συστήματα διαχείρισης και από μακροχρόνιους ελεγκτές. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία για τον συγγραφέα, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας. Ανυπομονούμε να συζητήσουμε μαζί σας.