ISO 45001 invoeren? De invoering en implementatie van een effectief managementsysteem voor veiligheid en gezondheid op het werk (OHS) is altijd een strategische en operationele beslissing voor een bedrijf. De internationaal geldende ISO 45001-norm biedt hiervoor het geschikte kader. Volgens de opstellers van de norm is het echter niet voldoende om de eisen alleen maar formeel in te voeren om het OHS-managementsysteem met succes in te voeren. Het is veeleer belangrijk om de succesfactoren die in de normeisen worden genoemd, eruit te filteren en ze te bevorderen met het oog op de bedrijfscontext.
Maar de norm somt ook andere factoren op die nodig zijn voor een succesvolle implementatie:
- OHS-beleid en OHS-doelstellingen: alle onderwerpen die te maken hebben met gezondheid en veiligheid op het werk zijn geïntegreerd in de relevante bedrijfsprocessen van het bedrijf
- Naleving: wettelijke verplichtingen en andere eisen moeten consequent worden nageleefd
- Interne en externe communicatie: indien nodig moeten hiertoe eerst de vereiste structuren worden gecreëerd
- Risicogebaseerde aanpak: naast risico's moeten ook mogelijke kansen worden overwogen en geëvalueerd
- Procesgerichte aanpak: ontwerp doeltreffende processen om gevaren op te sporen, risico's te beheersen en kansen te benutten
- Zorgen voor de nodige middelen: bekwaam personeel, werkuitrusting, gebouwen, faciliteiten, informatietechnologie en systemen om te reageren op noodsituaties, enz.
- Voortdurende evaluatie van de prestaties
In principe zijn al deze factoren nauw verbonden met de verantwoordelijkheden van het topmanagement. Daarom speelt het hele normhoofdstuk 5, "Leiderschap en betrokkenheid van werknemers", een sleutelrol bij de implementatie van een beheersysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk.
INHOUD
- ISO 45001 implementeren: Wat maakt een OHS-managementsysteem succesvol?
- Topmanagement: Leiderschap en betrokkenheid als eerste succesfactor
- Beste voorwaarde: Een cultuur van vertrouwen
- OHS beleiden OHS-doelstellingen in lijn met bedrijfsstrategie
- Naleving: Een must voor duurzaam succes
- ISO 45001 succesvol introduceren met de juiste communicatie
- Belangrijke opmerking: ISO 45001 is in de plaats gekomen van BS OHSAS 18001
- ISO 45001 implementeren: Conclusie
- Deskundigheid en vertrouwen
ISO 45001 introduceren: Wat maakt een OHS-managementsysteem succesvol?
ISO 45001 wijdt een aparte paragraaf (0.3) aan het onderwerp "succesfactoren", vergelijkbaar met de milieunorm ISO 14001. Daar wordt de effectiviteit en daarmee het vermogen om de beoogde resultaten van het OHS-managementsysteem te bereiken primair afhankelijk gemaakt van de volgende drie sleutelfactoren:
- Leiderschapsfunctie van het topmanagement
- Inzet, verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht van het topmanagement
- Participatie van werknemers op alle niveaus en in alle functies (overleg)
Topmanagement: Leiderschap en betrokkenheid als eerste succesfactor
Het topmanagement heeft de ondubbelzinnige plicht blijk te geven van leiderschap en engagement en als rolmodel te fungeren voor de werknemers die aan zijn zorg zijn toevertrouwd. In dit opzicht moet het het belang van OHS-aspecten hebben ingezien en het OHS-beheersysteem actief ondersteunen. Dit kan alleen gebeuren door controle en persoonlijke inzet.
Whitepaper
ISO 45001 - Interne audits
- OHS-relevante vereisten in één oogopslag
- Auditprogramma
- Interne audits en managementbeoordeling
We belichten waar precies op gelet moet worden.
De actieve rol van het management moet vooral duidelijk worden gemaakt door de volgende aanpak:
- Door middel van passende communicatie met de werknemers, sleutelwoord "bereidheid om te reageren en feedback te geven" (o.a. hoofdstuk 5.4)
- Bij het ter beschikking stellen van de nodige middelen, trefwoord "aanschaf van arbeidsmiddelen, personeel en infrastructuur" (o.a. hoofdstuk 7.1).
Interne audits op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk zijn een onmisbaar instrument voor een bedrijf. Hun doel is een kritisch zelfonderzoek. Zij vragen zich af of de vereiste tenuitvoerlegging doeltreffend is en wordt gehandhaafd. De resultaten die de interne auditors verkrijgen, worden verwerkt in de managementbeoordeling. Bovendien vereist ISO 45001 dat auditresultaten ook worden gerapporteerd aan werknemers en andere relevante belanghebbende partijen.
Beste voorwaarde: Een cultuur van vertrouwen
Voor een succesvolle implementatie van ISO 45001 is bovenal een bedrijfscultuur nodig die is gebaseerd op vertrouwen. Deze wordt gekenmerkt door
- Actieve participatie van werknemers
- Effectieve samenwerking en
- Communicatie op basis van wederzijds vertrouwen.
Een dergelijke bedrijfscultuur is een bijzondere succesfactor. Het is wat werknemers in staat stelt om in de eerste plaats actief deel te nemen aan het OHS-managementsysteem. En bijna niemand kan het gevarenpotentieel in de directe werkomgeving beter inschatten of herkennen dan iemand die door zijn of haar dagelijkse werk vertrouwd is met de situatie ter plaatse. Op deze manier kan het OHS beheersysteem aanzienlijk worden ondersteund. Tegelijkertijd neemt de acceptatie ervan aanzienlijk toe.
"Alleen het formeel implementeren van de vereisten van ISO 45001 is niet voldoende voor een succesvolle invoering. Het resultaat hangt af van de echte succesfactoren."
Voor het topmanagement betekent dit het scheppen van de juiste voorwaarden en het verschaffen van geschikte instrumenten. Deze omvatten
- Personeelsvertegenwoordiging als instrument voor inspraak en overleg
- Bewustmaking van de werknemers, bijvoorbeeld door passende opleiding
- Identificeren van potentiële gevaren in de directe werkomgeving
- werknemers aanmoedigen om incidenten en gevaren te melden zonder angst voor represailles of andere nadelen. In hoofdstuk 5.4 c) wordt dit expliciet genoemd als een voorbeeld van belemmeringen voor participatie. Deze moeten worden geïdentificeerd en verwijderd. Waar verwijdering niet mogelijk is, moeten de belemmeringen tot een minimum worden beperkt.
VGW-beleid en VGW-doelstellingen in lijn met bedrijfsstrategie
Een andere belangrijke succesfactor voor de succesvolle invoering van ISO 45001 is dat het beleid en de doelstellingen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk in overeenstemming zijn met de overkoepelende bedrijfsstrategie. Het beleid voor veiligheid en gezondheid op het werk moet gericht zijn op het streven van het management om de prestaties op het gebied van veiligheid en gezondheid op de lange termijn te ondersteunen en te verbeteren. Dit schept een passend kader voor acties die ervoor zorgen dat de beoogde resultaten van het OHS-beheersysteem worden bereikt.
Alleen met de volledige integratie van alle onderwerpen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk in het bestaande managementsysteem of de bedrijfsprocessen kan deze voorwaarde worden gecreëerd. De gemeenschappelijke basisstructuur van alle moderne ISO-managementsysteemnormen, zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 of ISO 50001, de zogenaamde High Level Structure (HLS), biedt hierbij ondersteuning. Het maakt integratie in een bestaand managementsysteem veel eenvoudiger.
Compliance: Een must voor duurzaam succes
Compliance is een belangrijk thema voor elk bedrijf. Het speelt ook een belangrijke rol in de effectiviteit van een OHS managementsysteem (paragraaf 6.1.3). Wettelijke verplichtingen en andere eisen moeten in ieder geval worden nageleefd. Zij vormen een niet te verwaarlozen risicopotentieel voor de organisatie. Bijvoorbeeld door (onbedoelde) niet-naleving van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld in de vorm van contracten, of door niet-naleving van andere overeenkomsten die het bedrijf uit eigen vrije wil aangaat.
Hoewel de normvereisten van ISO 45001 internationaal geldig zijn, verschilt de juridische situatie met betrekking tot gezondheid en veiligheid op het werk van land tot land. Afhankelijk van de locatie kan dit betekenen dat de norm verder gaat dan de wettelijke verplichtingen van een land. Of omgekeerd. Niettemin wordt voor een OHS-beheersysteem naleving beschouwd als een absolute succesfactor.
ISO 45001 succesvol introduceren met de juiste communicatie
ISO 45001 legt veel nadruk op uitgebreide communicatie op alle niveaus (hfdst. 7.4). Om dit te waarborgen, moet het bedrijf een proces opzetten en het volgende definiëren:
- Waarover
- Wanneer
- Met wie
- Hoe de communicatie moet plaatsvinden
Zelfs als het niet uitdrukkelijk een standaardvereiste is, moeten bedrijven bepalen "wie" communiceert - vooral extern. Dit geldt vooral wanneer zich noodsituaties hebben voorgedaan en externe instanties moeten worden geïnformeerd. Het communicatieproces moet geschikt zijn voor zowel het verzamelen als het verspreiden van informatie. Het moet er ook voor zorgen dat de juiste informatie wordt verstrekt, ontvangen en begrepen door alle betrokken werknemers en belanghebbende partijen. Dit is het vereiste voor het beheersysteem voor de arbeidsveiligheid. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe communicatie.
Interne communicatie
Hier is het van cruciaal belang dat informatie die relevant is voor het beheersysteem voor veiligheid en gezondheid op het werk wordt uitgewisseld tussen alle relevante niveaus en functies, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen worden aangebracht. Werknemers kunnen immers alleen bijdragen tot voortdurende verbetering als ze deelnemen aan het proces.
Externe communicatie
Externe communicatie houdt in wezen verband met de naleving van bindende verplichtingen en betreft niet zelden gevaarlijke situaties. Hier is het, naast de inhoud, bijzonder belangrijk dat de communicatiekanalen zonder vertraging kunnen worden gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door de gegevens van de contactpersonen regelmatig te actualiseren.
Belangrijke opmerking: ISO 45001 is in de plaats gekomen van BS OHSAS 18001.
Sinds 30 september 2021 vervangt ISO 45001 de Britse norm die al meer dan 20 jaar relevant was voor het beheer van gezondheid en veiligheid op het werk.
Bedrijven die een gecertificeerd kwaliteits- en/of milieubeheersysteem hebben, zijn meestal vertrouwd met de procedure en de overgangsperioden die door het International Accreditation Forum (IAF) zijn vastgesteld. Net als voor de herziening van de twee ISO-normen is voor de overschakeling een overgangsperiode van drie jaar vastgesteld. Deze zou oorspronkelijk op 11 maart 2021 aflopen, maar werd door de IAF met zes maanden verlengd vanwege de Covid 19-crisis. Nu hebben alle BS OHSAS 18001-certificaten hun geldigheid verloren. De oude norm is achterhaald.
ISO 45001 implementeren: Conclusie
Om ISO 45001 met succes in te voeren, moet rekening worden gehouden met een aantal verschillende factoren. Het besteden van bijzondere aandacht aan deze factoren is van cruciaal belang voor het succes van het OHS-managementsysteem en de verbetering van de prestaties. Daarom worden ze in de norm succesfactoren genoemd.
"Het implementeren van een effectief beheersysteem voor veiligheid en gezondheid op het werk (OHS) is altijd een strategische beslissing voor een bedrijf."
De kwaliteit van deze nauw samenhangende factoren is direct afhankelijk van de mate waarin het topmanagement leiderschap en betrokkenheid toont. De norm "ISO 45001:2018-06 Managementsystemen voor veiligheid en gezondheid op het werk - Eisen met richtlijnen voor toepassing" is verkrijgbaar bij ISO.
Expertise en vertrouwen
Onze audits bieden u duidelijkheid. De holistische, neutrale kijk van onze ervaren auditors op mensen, processen, systemen en resultaten laat zien hoe effectief uw managementsysteem is, hoe het wordt geïmplementeerd en beheerst. Wij vinden het belangrijk dat u de certificering niet als een test ziet, maar als een verrijking van uw managementsysteem. Onze claim begint altijd waar auditchecklists eindigen.
Tijdens de audit vragen wij specifiek naar het "waarom", omdat wij de motieven willen begrijpen die u ertoe hebben gebracht een bepaalde manier van implementeren te kiezen. Wij richten ons op het potentieel voor verbetering en moedigen een verandering van perspectief aan. Op die manier kunt u actiemogelijkheden identificeren waarmee u uw managementsysteem voortdurend kunt verbeteren. Houdt u ons aan ons woord.
Let op: onze artikelen worden uitsluitend geschreven door onze normexperts voor managementsystemen en jarenlange auditors. Als u vragen heeft over managementsystemen voor veiligheid en gezondheid op het werk voor de auteur, neem dan contact met ons op. Wij verheugen ons op een gesprek met u.
DQS-nieuwsbrief
Altan Dayankac
DQS-productmanager en -expert op het gebied van duurzaamheid, klimaat, milieu en veiligheid op het werk. Altan Dayankac draagt ook zijn expertise bij als auteur en presentator in milieu- en arbo-commissies en op tal van professionele evenementen.