Introducera ISO 45001? Införandet och genomförandet av ett effektivt ledningssystem för arbetsmiljö är alltid ett strategiskt och operativt beslut för ett företag. Den internationellt tillämpliga ISO 45001-standarden utgör en lämplig ram för detta. Enligt författarna till standarden räcker det dock inte med att bara genomföra kraven formellt för att framgångsrikt införa ledningssystemet för arbetsmiljöfrågor. Det är snarare viktigt att filtrera fram de framgångsfaktorer som nämns i standardens krav och att främja dem med hänsyn till företagets sammanhang.

Loading...

INNEHÅLL

Införande av ISO 45001: Vad gör ett ledningssystem för arbetsmiljö framgångsrikt?

ISO 45001 ägnar ett separat avsnitt (0.3) åt ämnet "framgångsfaktorer", i likhet med miljöstandarden ISO 14001. Där görs effektiviteten och därmed förmågan att uppnå de avsedda resultaten av ledningssystemet för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen främst beroende av följande tre nyckelfaktorer:

  • Den högsta ledningens ledarskapsfunktion
  • Den högsta ledningens engagemang, ansvar och redovisningsskyldighet.
  • Deltagande av anställda på alla nivåer och funktioner (samråd).

Högsta ledningen: Ledarskap och engagemang som den första framgångsfaktorn

Den högsta ledningen har en otvetydig skyldighet att visa ledarskap och engagemang och att fungera som en förebild för de anställda som anförtrotts den. I detta avseende måste ledningen ha insett vikten av arbetsmiljöaspekter och aktivt stödja ledningssystemet för arbetsmiljö. Detta kan endast ske genom kontroll och personligt engagemang.

Men i standarden anges också andra faktorer som är nödvändiga för ett framgångsrikt genomförande:

  • Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål: Alla frågor som rör hälsa och säkerhet på arbetsplatsen är integrerade i företagets relevanta affärsprocesser.
  • Överensstämmelse: Lagliga skyldigheter och andra krav måste följas konsekvent.
  • Intern och extern kommunikation: Vid behov måste de nödvändiga strukturerna först skapas för detta ändamål.
  • Riskbaserat tillvägagångssätt: Förutom risker måste även eventuella möjligheter beaktas och utvärderas.
  • Processorienterad strategi: Utforma effektiva processer för att identifiera faror, kontrollera risker och utnyttja möjligheter.
  • Tillhandahålla nödvändiga resurser: kompetent personal, arbetsutrustning, byggnader, anläggningar, informationsteknik och system för nödåtgärder osv.
  • Kontinuerlig utvärdering av prestationer

I princip är alla dessa faktorer nära kopplade till den högsta ledningens ansvar. Därför spelar hela kapitel 5 i standarderna, "Ledarskap och medarbetarnas delaktighet", en nyckelroll i genomförandet av ett ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.

Ledningens aktiva roll bör framför allt tydliggöras genom följande tillvägagångssätt:

  • Genom lämplig kommunikation med de anställda, nyckelord "beredskap att vara lyhörd och ge feedback" (bland annat kapitel 5.4).
  • Genom att tillhandahålla nödvändiga resurser, nyckelord "anskaffning av arbetsutrustning, personal och infrastruktur" (bland annat kapitel 7.1).

Interna revisioner av hälsa och säkerhet på arbetsplatsen är ett oumbärligt verktyg för ett företag. Målet är en kritisk självgranskning. De ifrågasätter om det nödvändiga genomförandet är effektivt och upprätthålls. De resultat som internrevisorerna erhåller tas med i ledningens bedömning. Dessutom kräver ISO 45001 att revisionsresultaten också rapporteras till de anställda och andra relevanta berörda parter.

Bästa förutsättningen: En kultur av förtroende

För att framgångsrikt genomföra ISO 45001 krävs framför allt en företagskultur som bygger på förtroende. Den kännetecknas av följande

  • Medarbetarnas aktiva deltagande.
  • Effektivt samarbete och
  • Kommunikation som bygger på ömsesidigt förtroende.

En sådan företagskultur är en särskild framgångsfaktor. Det är den som gör det möjligt för de anställda att överhuvudtaget delta aktivt i ledningssystemet för arbetsmiljöfrågor. Och knappast någon kan bedöma eller känna igen riskpotentialen i den direkta arbetsmiljön bättre än någon som är bekant med situationen på plats genom sitt dagliga arbete. På detta sätt kan systemet för hantering av arbetsmiljöfrågor få ett betydande stöd. Samtidigt ökar dess acceptans avsevärt.

"Det räcker inte att bara formellt genomföra kraven i ISO 45001 för att införandet ska lyckas. Resultatet beror på de verkliga framgångsfaktorerna."

För den högsta ledningen innebär detta att skapa lämpliga förutsättningar och tillhandahålla lämpliga verktyg. Dessa inkluderar följande

  • Medarbetarrepresentation som ett instrument för deltagande och samråd.
  • Öka arbetstagarnas medvetenhet, t.ex. genom lämplig utbildning.
  • Identifiering av potentiella risker i den omedelbara arbetsmiljön.
  • Uppmuntra de anställda att rapportera incidenter och faror utan rädsla för repressalier eller andra nackdelar. I kapitel 5.4 c anges detta uttryckligen som ett exempel på hinder för deltagande. Dessa måste identifieras och avlägsnas. Om det inte är möjligt att avlägsna hindren måste de minimeras.

Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål i linje med företagsstrategin.

En annan viktig framgångsfaktor för ett framgångsrikt införande av ISO 45001 är att politiken och målen för arbetsmiljön är i linje med den övergripande företagsstrategin. OHS-policyn bör fokusera på ledningens åtagande att stödja och förbättra OHS-prestationerna på lång sikt. Detta skapar en lämplig ram för åtgärder som säkerställer att de avsedda resultaten av ledningssystemet för arbetsmiljö uppnås.

Denna förutsättning kan endast skapas genom en fullständig integrering av alla arbetsmiljöfrågor i det befintliga ledningssystemet eller de befintliga affärsprocesserna. Den gemensamma grundstrukturen för alla moderna ISO-standarder för ledningssystem, t.ex. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 eller ISO 50001, den s.k. High Level Structure (HLS), ger stöd här. Den gör integrationen i ett befintligt ledningssystem mycket enklare.

Överensstämmelse: Ett måste för hållbar framgång

Överensstämmelse är en nyckelfråga för alla företag. Den spelar också en viktig roll för effektiviteten hos ett ledningssystem för arbetsmiljöfrågor (avsnitt 6.1.3). Lagstadgade skyldigheter och andra krav måste alltid uppfyllas. De utgör en inte obetydlig riskpotential för organisationen. Till exempel genom (oavsiktlig) bristande efterlevnad av rättsliga förpliktelser, t.ex. i form av avtal, eller genom bristande efterlevnad av andra avtal som företaget frivilligt ingår.

Även om standardkraven i ISO 45001 har internationell giltighet, skiljer sig den rättsliga situationen när det gäller hälsa och säkerhet på arbetsplatsen från land till land. Beroende på plats kan detta innebära att standarden går längre än de rättsliga skyldigheterna i ett land. Eller tvärtom. För ett ledningssystem för arbetsmiljöfrågor anses dock överensstämmelse vara en absolut framgångsfaktor.

Att framgångsrikt införa ISO 45001 med rätt kommunikation

ISO 45001 lägger stor vikt vid omfattande kommunikation på alla nivåer (kap. 7.4). För att säkerställa detta måste företaget upprätta en process och definiera följande:

  • Om vad
  • När
  • Med vem
  • Hur kommunikationen ska ske

Även om det inte uttryckligen är ett standardkrav bör företagen definiera "vem" som kommunicerar - särskilt externt. Detta gäller särskilt när nödsituationer har inträffat och externa organ måste informeras. Kommunikationsprocessen bör vara lämplig för både insamling och spridning av information. Den måste också säkerställa att lämplig information tillhandahålls, tas emot och förstås av alla relevanta anställda och berörda parter. Detta är kravet på ledningssystemet för arbetarskydd. Man måste skilja mellan intern och extern kommunikation.

Intern kommunikation

Här är det avgörande att information som är relevant för ledningssystemet för arbetsmiljöfrågor utbyts mellan alla relevanta nivåer och funktioner, t.ex. när ändringar görs. Detta beror på att de anställda bara kan bidra till ständiga förbättringar om de deltar i processen.

Extern kommunikation

Extern kommunikation är i huvudsak kopplad till efterlevnaden av bindande skyldigheter och handlar inte sällan om farliga situationer. Här är det förutom innehållet särskilt viktigt att kommunikationskanalerna kan användas utan dröjsmål. Detta kan uppnås t.ex. genom att regelbundet uppdatera uppgifterna om kontaktpersonerna.

Viktig anmärkning: ISO 45001 ersatte BS OHSAS 18001.

Den 30 september 2021 ersatte ISO 45001 den brittiska standarden som har varit relevant för arbetsmiljöhantering i mer än 20 år.

Företag som har ett certifierat kvalitets- och/eller miljöledningssystem känner vanligtvis till förfarandet och de övergångsperioder som fastställts av International Accreditation Forum (IAF). Liksom vid revideringen av de två ISO-standarderna har en övergångsperiod på tre år fastställts för övergången. Den skulle ursprungligen ha löpt ut den 11 mars 2021, men förlängdes med sex månader av IAF på grund av krisen i Covid 19. Nu har alla BS OHSAS 18001-certifikat förlorat sin giltighet. Den gamla standarden har ersatts.

I princip hade DQS fortfarande genomfört certifieringar enligt den gamla standarden förra året - men bara fram till den 30 september 2020. Efter det datumet var den ekonomiska kostnaden för certifieringen inte längre försvarbar.

Genomförande av ISO 45001: Slutsats

För att framgångsrikt införa ISO 45001 måste man ta hänsyn till ett antal olika faktorer. Att ägna särskild uppmärksamhet åt dem är avgörande för att ledningssystemet för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen ska bli framgångsrikt och för att förbättra prestationerna. I standarden kallas de därför för framgångsfaktorer.

"Att införa ett effektivt ledningssystem för arbetsmiljö (OHS) är alltid ett strategiskt beslut för ett företag."

Kvaliteten på dessa närbesläktade faktorer beror direkt på i vilken utsträckning den högsta ledningen visar ledarskap och engagemang. Standarden "ISO 45001:2018-06 Ledningssystem för säkerhet och hälsa i arbetet - Krav med vägledning för tillämpning" finns tillgänglig från ISO.

Sakkunskap och förtroende

Våra revisioner ger dig klarhet. Våra erfarna revisorers holistiska och neutrala syn på människor, processer, system och resultat visar hur effektivt ditt ledningssystem är, hur det implementeras och behärskas. Det är viktigt för oss att du uppfattar certifieringen inte som ett test utan som ett berikande av ditt ledningssystem. Vårt krav börjar alltid där revisionschecklistorna slutar.

I revisionen frågar vi särskilt "varför", eftersom vi vill förstå de motiv som lett er till att välja ett visst sätt att genomföra systemet. Vi fokuserar på förbättringspotential och uppmuntrar till ett perspektivbyte. På så sätt kan ni identifiera handlingsalternativ med vilka ni kontinuerligt kan förbättra ert ledningssystem. Ta oss på orden.

Do you have questions?

Kontakta oss.
Kostnadsfritt och utan förpliktelser.

Observera: Våra artiklar skrivs uteslutande av våra standardexperter för ledningssystem och mångåriga revisorer. Om du har frågor om ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen till författaren kan du kontakta oss. Vi ser fram emot att prata med dig.

Författare
Altan Dayankac

DQS product manager and expert on numerous sustainability, climate, environmental and occupational safety topics. Altan Dayankac also contributes his expertise as an author and presenter on environmental and occupational health and safety committees, and at numerous professional events.

Loading...