In­for­ma­tio­nen zum be­trieb­li­chen Ar­beits­schutz muss jeder be­lie­bi­ge Beschäftigte ver­ste­hen können – in Not­fall­si­tua­tio­nen kann dies Leben retten. ISO 45001 benennt die An­for­de­run­gen an Kom­mu­ni­ka­ti­on, die ein Ar­beits­schutz­ma­nage­ment­sys­tem erfüllen muss. Altan Da­y­an­kac, DQS-Norm­ex­per­te für Ar­beits­schutz, be­ant­wor­tet wichtige Fragen zur Kom­mu­ni­ka­ti­on im Ar­beits­schutz.

ISO 45001 – Normanforderungen Kommunikation

Im März 2018 wurde ISO 45001 nach fünfjähriger Entwicklungszeit erstmals veröffentlicht. Die Absicht dahinter: Das Arbeiten soll mit der Anwendung der internationalen Norm für „Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ (SGA) spürbar sicherer werden. Sie soll Unternehmen in die Lage versetzen, Risiken für Beschäftigte durch gesundheitliche Schäden, Unfälle und Verletzungen frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Die interne und externe Kommunikation der Organisation spielen dabei eine zentrale Rolle.

 

DIN EN ISO 45001:2023-12 – Ma­nage­ment­sys­te­me für Si­cher­heit und Ge­sund­heit bei der Arbeit – An­for­de­run­gen mit An­lei­tung zur An­wen­dung / Oc­cu­pa­tio­nal health and safety ma­nage­ment systems – Requirements with guidance for useDie Norm ist beim Beuth Verlag erhältlich.

Um die Kommunikation im Rahmen des SGA-Managementsystems normgerecht zu gestalten, muss Ihr Unternehmen einen geeigneten Prozess festlegen, umsetzen und aufrechterhalten. Mithilfe dieses Kommunikationsprozesses muss vor allem festgelegt werden, worüber, wann, mit wem und wie intern und extern kommuniziert wird. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und die Berücksichtigung Ihrer relevanten interessierten Parteien. Verknüpfungen mit anderen Normkapiteln – insbesondere Kapitel 8.2 „Notfallplanung und Reaktion“ – verdeutlichen, wo interne und externe Kommunikation wichtige Rollen spielen.

Die Kernforderungen zur Kommunikation sind in Kapitel 7.4 beschrieben. Weitere Anforderungen zur Informationspflicht und kommunikationsrelevante Themen finden sich in folgenden Normkapiteln:

  • Verstehen der Organisation und ihres Kontextes (4.1)
  • Verstehen der Erwartungen von Beschäftigten und anderen Interessierten Parteien (4.2)
  • Führung und Verpflichtung (5.1)
  • Ermittlung von Gefährdungen und Beurteilung von Risiken und Chancen (6.1.2)
  • Bestimmung rechtlicher und anderer Verpflichtungen (6.1.3)
  • Planung von Maßnahmen (6.1.4)
  • Notfallplanung und Reaktion (8.2)
  • Bewertung der Compliance (9.1.2)
  • Vorfall, Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (10.2)

Arbeitsschutz und Kommunikation – wichtige Fragen und Antworten

Der Erfolg eines Arbeitsschutzmanagementsystems ist abhängig von der Führung, Verpflichtung und dem Verhalten sämtlicher Hierarchieebenen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens. Dabei spielt auch die Kommunikation eine wesentliche Rolle. Altan Dayankac, DQS-Normexperte und langjähriger Auditor für Gesundheits- und Arbeitsschutz beantwortet wichtige Fragen rund um die Kommunikation in ISO 45001.

iso-45001-kommunikation-dqs-whitepaper-kostenfrei
Loading...

Ar­beits­schutz braucht Kom­mu­ni­ka­ti­on

Wir in­ter­pre­tie­ren die Norm.

Ar­beits­schutz hat viele Fa­cet­ten. Pro­fi­tie­ren Sie vom Know-how unserer Experten und lesen Sie in unserem kos­ten­frei­en White­pa­per mehr über die ...

  • Fund­stel­len in der SGA-Norm
  • ge­eig­ne­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zes­se
  • Kom­mu­ni­ka­ti­on in Notfallsituationen
  • Erfüllung recht­li­cher An­for­de­run­gen

Was versteht ISO 45001 unter Kommunikation?

Das Kapitel 3 „Begriffe“ liefert anders als erwartet keine Definition von „Kommunikation“. Was die Norm genau darunter versteht, wird erst im Kontext der Anforderungen deutlich – und dann auch sehr konkret:

Mit Kom­mu­ni­ka­ti­on ist nicht nur der Aus­tausch von In­for­matio­nen gemeint, sondern auch deren Mit­tei­lung, also das reine Senden von In­for­ma­tio­nen.

Dies zu wissen, kann für das Verständnis einiger Normanforderungen durchaus hilfreich sein.

Informationen müssen also zuverlässig ankommen, richtig?

Ja, typisch ist zum Beispiel die Formulierung der folgenden Passage aus Kapitel 7.4: „Die Organisation muss sicherstellen, dass die zu kommunizierenden SGA-Informationen mit den Informationen übereinstimmen, die innerhalb des SGA-Managementsystems erzeugt werden, und dass diese verlässlich sind.“ Es geht hier ganz klar nur um die Mitteilung von SGA-Informationen, nicht etwa um einen Austausch darüber.

Kom­mu­ni­zie­ren im Ar­beits­schutz bedeutet nicht dis­ku­tie­ren, sondern das Ver­mit­teln und Verste­hen ein­deu­ti­ger Bot­schaf­ten.

Gibt es eine übergeordnete Normanforderung zur Kommunikation?

Grundlegend ist sicher die Anforderung nach der Festlegung, Umsetzung und Aufrechterhaltung eines geeigneten Kommunikationsprozesses. Dieser schließt insbesondere auch die zentrale Festlegung ein,

  • worüber,
  • wann,
  • mit wem und
  • wie

kommuniziert wird. Interessanterweise sucht man in der Arbeitsschutz-Norm aber vergeblich nach der Anforderung, „wer“ kommuniziert. Antworten darauf ergeben sich nur über einen Umkehrschluss, ganz anders als in der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015.

Kommunikation im Arbeitsschutz: Wer muss kommunizieren?

Eine explizite Festlegung, wer kommuniziert, gibt es in ISO 45001 also nicht. Es braucht daher einen Umkehrschluss: Aus der Normforderung, festzulegen, „mit wem“ unter welchen Umständen intern zu kommunizieren ist, ergibt sich quasi automatisch, „wer“ diese Aufgabe des „Sendens“ verbindlich übernimmt.

iso45001-einfuehren-dqs-wandbild achtung gabelstapler
Loading...

Le­se­tipp: ISO 45001 er­folg­reich einführen.

Sie möchten ein Ma­nage­ment­sys­tem für Si­cher­heit und Ge­sund­heit bei der Arbeit (SGA) nach ISO 45001 er­folg­reich einführen, wissen aber nicht wie? Wir nennen Ihnen die wich­tigs­ten Er­folgs­fak­to­ren! Zum Blog­bei­trag ISO 45001 einführen

Grundsätzlich gilt: Für einen funktionierenden Kommunikationsprozess bedarf es einer koordinierenden Stelle, zum Beispiel einer Stabsstelle „Krisenkommunikation“. Ebenso braucht es unmittelbar zugängliche Informationen, wer an welcher Stelle im Haus kommuniziert.

Krisenkommunikation – da geht es doch im wesentlichen um Arbeitsunfälle?

Genau. Für die Absicht, die Unfallzahlen weiter zu vermindern, ist eine geeignete Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung. Und nicht zu vergessen: Hier stehen besonders auch gesetzliche Anforderungen und damit rechtliche Verpflichtungen einer Organisation im Raum, die auch jenseits der SGA-Norm unbedingt erfüllt werden müssen.

ISO 45001 – Internes Audit

Wir in­ter­pre­tie­ren die Norm.

In­ter­ne Audits stellen ein un­ver­zicht­ba­res Element im Rahmen von Ma­nage­ment­sys­tem­nor­men dar und dienen als In­stru­ment zur ef­fek­ti­ven Selbst­be­wer­tung. Lesen Sie in unserem kos­ten­frei­en White­pa­per, was genau die SGA-Norm mit Blick auf die internen Audits, das Au­dit­pro­gramm und die Ma­nage­ment­be­wer­tung for­dert.

Welche rechtlichen Verpflichtungen müssen beachtet werden?

Bei einem Notfall müssen oft Rettungsdienste alarmiert werden. Klar festgelegte Abläufe für die Alarmierung können für die Betroffenen lebensrettend sein. Wichtig ist, dass nicht nur die Fachkraft für Arbeitssicherheit weiß, was im Detail zu tun ist, sondern auch die Beschäftigten.

Manche Notfallsituationen, wie die Freisetzung von Schadstoffen nach einer Explosion oder der unsachgemäße Umgang mit Gefahrstoffen, verlangen nicht nur nach einer schnellen und koordinierten Alarmierung von Rettungsdiensten. Sie ziehen in der Regel auch eine unverzügliche Meldung an die zuständigen Behörden nach sich. In solchen Fällen geht es eventuell auch um den Schutz und die Sicherheit der Bevölkerung.

Arbeitsschutz und Kommunikation: Wo liegen die organisatorischen Risiken?

Das Unternehmen muss bei bestehender Meldepflicht genau wissen, welche Behörden anhand welcher Vorgaben benachrichtigt werden müssen. Aber das ist noch nicht alles. Ist diese Notfallsituation tragischerweise mit einem Todesfall verbunden, muss der Arbeitgeber umgehend eine Unfallanzeige bei der Berufsgenossenschaft einreichen – dies alles berührt im Übrigen auch das Thema „relevante interessierte Parteien“.

Wer im Unternehmen für eine solche Anzeige zuständig ist, hat meist keine Zeit für lange Recherchen, an wen und auf welche Weise was gemeldet werden muss. Wird der Unfall zu spät oder an der falschen Stelle gemeldet, zieht das unweigerlich rechtliche Folgen nach sich.

Wer muss bei Notfällen noch informiert werden?

Denken Sie bitte in der eben beschriebenen Notfallsituation nicht nur an die Beschäftigten und zuständigen Behörden. Auch andere relevante interessierte Parteien müssen wahrheitsgemäß informiert werden, beziehungsweise wollen wahrheitsgemäß informiert werden, zum Beispiel die Polizei, Staatsanwaltschaft und Presse. Wichtig dabei ist auch ein passender Kommunikationsstil. Denn diesen interessierten Parteien müssen kompetente Personen Rede und Antwort stehen können, damit keine Falschmeldungen an die Öffentlichkeit gelangen, die Ihrem Unternehmen schaden.

iso-45001-maßnahmenplanung-dqs-whitepaper-kostenfrei
Loading...

ISO 45001 – Planung von Maß­nah­men

Wir in­ter­pre­tie­ren die Norm.

Die Be­stim­mung und Bewer­tung von Risiken (z.B. ge­sund­heit­li­che Schäden oder Unfälle) und Chancen (z.B. sichere Ar­beits­platz­ge­stal­tung) ist eine grund­le­gen­de An­for­de­rung in der SGA-Norm. Ent­schei­dend dabei ist, wie Ihr Unter­nehmen mit den Er­geb­nis­sen der Be­wer­tung umgeht, welche Maßnahmen geplant und zur Be­sei­ti­gung von Gefährdungen bzw. Ver­rin­ge­rung von Risiken um­ge­setzt werden.

Le­sen Sie mehr dazu in unserem kos­ten­frei­en White­pa­per.

Muss mein Unternehmen auf Notfälle vorbereitet sein?

Unbedingt, da genügt ein Blick in das Normkapitel 8.2 „Notfallplanung und Reaktion“. Hier wird vom Betrieb gefordert, sich anhand eines festgelegten Kommunikationsprozesses auf mögliche Notfallsituationen vorzubereiten, damit eine planvolle Reaktion möglich ist. Dabei spielt auch Kapitel 6.1.2.1 „Ermittlung von Gefährdungen“ eine wesentliche Rolle. Anhand dieser Verknüpfungen innerhalb der Norm lässt sich sehr gut erkennen, welchen Stellenwert die richtige Kommunikation einnimmt.

Der Aus­tausch und die Be­reit­stel­lung von In­for­ma­tio­nen sind Schlüsselfaktoren, um die Arbeits­si­cher­heit und Ge­sund­heit für Beschäftigte im Betrieb zu erhöhen!

Arbeitsschutz: Wann funktioniert Kommunikation?

Allgemein kann man sagen, dass die Kommunikation im SGA-Managementsystem dann ihren Zweck erfüllt, wenn die Kommunikationspartner einander verstehen, beziehungsweise alle Adressaten von SGA-Informationen deren Inhalt problemlos erfassen können. DIN EN ISO 45001 legt deshalb großen Wert darauf, dass Aspekte, die geeignet sind, das gegenseitige Verstehen zu beeinträchtigen oder gar zu verhindern, von der Organisation berücksichtigt werden – die Norm spricht in diesem Zusammenhang auch von Diversitätsaspekten.

Was sind Diversitätsaspekte?

Die „Vielfalt von Menschen“ ist ein ganz wichtiger Aspekt, zum Beispiel mit Blick auf Fähigkeiten und Möglichkeiten von Menschen, bezogen etwa auf Geschlecht, Sprache, Kultur, Lese- und Schreibfähigkeit, Behinderung et cetera. Für die Praxis bedeutet das: SGA-Informationen müssen so verfasst sein, dass ein beliebiger Beschäftigter sie verstehen kann.

Wenn Kom­mu­ni­ka­ti­on ihren Zweck erfüllen soll, müssen die Kom­mu­nikati­ons­part­ner einander ver­ste­hen können.

Dies schließt auch Beschäftigte mit eingeschränkter Lesefähigkeit ein oder solche, die die Sprache, in der die Mitteilung verfasst ist, nicht beherrschen. Am Ende muss eine entsprechende SGA-Information gegebenenfalls mündlich überbracht beziehungsweise übersetzt werden.

Informationen verstehen – wie kann eine Organisation das sicherstellen?

Es braucht vor allem die Festlegung geeigneter, also normkonformer Kommunikationsprozesse, im Einzelnen mit konkreten Arbeitsanweisungen und Unterweisungen. Auch an den Inhalt von Mitteilungen und an die Kommunikationsprozesse selbst stellt die SGA-Norm eine Reihe von Anforderungen. Rechtliche und andere Verpflichtungen der Organisation müssen ebenso berücksichtigt werden, wie die Ansichten und Bedürfnisse externer interessierter Parteien.

Worum geht es bei den Bedürfnissen externer interessierter Parteien?

Das heißt zum Beispiel, dass SGA-Informationen, die mitgeteilt werden, sachlich formuliert, plausibel, konsistent, vollständig und natürlich zuverlässig sein müssen. Außerdem müssen sie die Bedürfnisse der Adressaten treffen, und sie sollten auch transparent sein, zum Beispiel mit Blick auf die Frage, wie eine Nachricht zustande gekommen ist. Umgekehrt müssen relevante Äußerungen oder Eingaben seitens der Beschäftigten, jedenfalls soweit sie das SGA-Managementsystem betreffen, vom Unternehmen beachtet werden, und zwar in Form einer angemessenen Reaktion.

iso45005-dqs-sicherheitsabstand markierung aufzug
Loading...

Im DQS-Blog: ISO 45005 – neue Tech­ni­sche Regel für Ar­beits­schutz während CO­VID-19.

SARS-CoV-2 hat die Welt nach wie vor im Griff. In der Ar­beits­welt ist es be­son­ders wichtig, schnell und flexibel auf sich verändernde Si­tua­tio­nen zu re­agie­ren. Der Leit­fa­den ISO/PAS 45005 kann dabei eine große Hilfe sein. ISO 45005 – zum Bei­trag

Was macht interne Kommunikation aus – und was externe?

Man kann es vielleicht so zusammenfassen: Intern muss zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionen mit Blick auf SGA-relevante Informationen und Änderungen des SGA-Managementsystems kommuniziert werden. Die Beschäftigten müssen die Möglichkeit haben, an der fortlaufenden Verbesserung unter anderem des SGA-Managementsystems teilzuhaben. Bei der externen Kommunikation liegt der Schwerpunkt hingegen auf der Kommunikation beziehungsweise der Mitteilung relevanter SGA-Informationen nach außen, und zwar unter Berücksichtigung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen.

Arbeitsschutz braucht Kommunikation – Fazit

Worüber wird wann, mit wem und wie intern und extern kommuniziert? Welche Rolle spielen die Führungskräfte, um die Bedeutung von Gesundheit und Arbeitsschutz im alltäglichen Handeln zu verdeutlichen? Welche Möglichkeiten haben Beschäftigte, Informationen über Gefährdungen und Beinahe-Unfälle weiterzugeben? Auf welche Weise ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Sicherheitsbeauftragter eingebunden?

All dies muss Ihr Unternehmen nach DIN EN ISO 45001 festlegen, damit Kommunikation auch wirklich ankommt. Prozesse und Verfahren in der betrieblichen Kommunikation aber auch Unterweisungen und Arbeitsschutz-Checklisten müssen plausibel, vollständig, zuverlässig und für alle Beteiligten verständlich sein – Stichwort Diversität. In der externen Kommunikation geht es zudem um die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, zum Beispiel bei der Notfallplanung und Reaktion auf Notfälle.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch
Loading...

Ger­ne be­ant­wor­ten wir Ihre Fra­gen

Mit welchem Aufwand müssen Sie rechnen, um Ihr Ma­nage­ment­sys­tem nach ISO 45001 zertifizieren zu lassen? In­for­mie­ren Sie sich.

Direkt kommunizieren, persönliche Gespräche und gegebenenfalls nachfragen, ob Aussagen verstanden werden – unterm Strich kommt der Normexperte Andreas Ritter zu dem Ergebnis, dass der Austausch und die Bereitstellung von Informationen ein Schlüsselfaktor sind, um den Arbeitsschutz im Betrieb zu erhöhen.

Hinweis: ISO 45001 hat BS OHSAS 18001 abgelöst

Am 30. September 2021 wurde der seit über 20 Jahren für Arbeitsschutzmanagement relevante britischen Standard OHSAS 18001 durch ISO 45001 abgelöst. Seither haben alle Zertifikate gemäß BS OHSAS 18001 ihre Gültigkeit verloren. 

Die DQS – von Anfang an der richtige Partner

Die Einführung eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen SGA-Managementsystems ist eine zukunftsweisende Möglichkeit, Vertrauen zu stärken und Marktchancen zu erweitern. Erfolgreiche Unternehmen sehen in der Zertifizierung zudem die Chance, durch einen neutralen, unabhängigen Blick von außen Risiken und Potenziale klarer zu erkennen.

Die DQS wurde im Jahr 1985 als erste Zertifizierungsgesellschaft Deutschlands gegründet. Seit dieser Zeit zählen wir zu den führenden Auditspezialisten und Zertifizierern weltweit. Unsere Gründungsgesellschafter DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) und DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) sind noch heute wichtige Partner für die Aus- und Weiterbildung sowie die Normungsarbeit.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist. 

Autor
Altan Dayankac

Glo­bal Program Manager und Senior Sus­taina­bi­li­ty Manager der DQS Gruppe und in­ter­na­tio­na­ler Experte für zahl­rei­che Nach­hal­tig­keits-, Klima-, Umwelt- und Ar­beits­si­cher­heits­the­men. Seine Ex­per­ti­se bringt Altan Dayankac zudem als Autor und Mo­de­ra­tor in HSE- und Nach­hal­tig­keits-Ko­mi­tees sowie in ver­schie­de­ne Fach­ver­an­stal­tun­gen ein.

Loading...