Keselamatan kerja membutuhkan komunikasi - Pertanyaan dan jawaban penting

Daftar Isi

• ISO 45001 - standar memerlukan komunikasi
• Apa yang dimaksud dengan komunikasi ISO 45001?
• Apakah ada persyaratan standar yang menyeluruh untuk komunikasi?
• Siapa yang harus berkomunikasi?
• Kewajiban hukum apa yang harus dipatuhi?
• Apakah perusahaan saya perlu bersiap untuk keadaan darurat?
• Kapan komunikasi bekerja?
• Memahami informasi - bagaimana sebuah organisasi dapat memastikan hal ini?
• Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal - dan apa yang dimaksud dengan komunikasi eksternal?
• Komunikasi kebutuhan kesehatan dan keselamatan kerja - Kesimpulan
• Catatan: ISO 45001 telah menggantikan BS OHSAS 18001

ISO 45001 - standar membutuhkan komunikasi

Pada bulan Maret 2018, ISO 45001 diterbitkan untuk pertama kalinya setelah lima tahun pengembangan. Maksud di baliknya: Untuk membuat pekerjaan terasa lebih aman dengan penerapan standar internasional "Keselamatan dan Kesehatan Kerja" (K3). Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mengidentifikasi dan meminimalkan risiko terhadap karyawan dari kerusakan kesehatan, kecelakaan dan cedera pada tahap awal. Komunikasi internal dan eksternal organisasi memainkan peran kunci dalam hal ini.

Untuk membuat komunikasi dalam sistem manajemen K3 sesuai dengan standar, perusahaan Anda harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara proses yang sesuai. Dengan bantuan proses komunikasi ini, terutama harus ditentukan tentang apa yang dikomunikasikan, kapan, dengan siapa dan bagaimana, baik secara internal maupun eksternal. Aspek penting dari hal ini adalah kepatuhan terhadap kewajiban hukum dan pertimbangan pihak berkepentingan terkait Anda. Tautan ke bab standar lainnya - terutama Bab 8.2 "Perencanaan dan Tanggapan Darurat" - menggambarkan di mana komunikasi internal dan eksternal memainkan peran penting.
 

Persyaratan inti untuk komunikasi dijelaskan dalam Bab 7.4. Persyaratan tambahan tentang tugas untuk menginformasikan dan topik yang relevan dengan komunikasi dapat ditemukan di bab standar berikut:

• Memahami organisasi dan konteksnya (4.1).
• Memahami kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak berkepentingan lainnya (4.2)
• Kepemimpinan dan komitmen (5.1)
• Mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko dan peluang (6.1.2)
• Menentukan persyaratan hukum dan lainnya (6.1.3)
• Tindakan perencanaan (6.1.4)
• Darurat kesiapsiagaan dan tanggapan (8.2)
• Evaluasi kepatuhan (9.1.2)
• Insiden, ketidaksesuaian, dan tindakan korektif (10.2)
   

Komunikasi dan Kesehatan dan Keselamatan Kerja - Pertanyaan dan jawaban kunci

Keberhasilan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja tergantung pada kepemimpinan, komitmen dan perilaku semua level dan fungsi hierarkis dalam sebuah perusahaan. Komunikasi juga memainkan peran penting. Andreas Ritter, pakar standar DQS dan auditor lama untuk kesehatan dan keselamatan kerja, menjawab pertanyaan penting tentang komunikasi dalam ISO 45001.

Apa yang dimaksud komunikasi dalam ISO 45001?

Bertentangan dengan ekspektasi, Bab 3 "Istilah" tidak memberikan definisi "komunikasi". Apa sebenarnya yang dipahami oleh standar hanya menjadi jelas dalam konteks persyaratan - dan kemudian juga sangat spesifik:

Mengetahui hal ini bisa sangat membantu untuk memahami beberapa persyaratan standar.

Jadi informasi harus disampaikan dengan andal, bukan?

Ya. Misalnya, kata-kata dari bagian berikut dari bab 7.4 adalah tipikal: "Organisasi harus memastikan bahwa informasi K3 yang akan dikomunikasikan konsisten dengan informasi yang dihasilkan dalam sistem manajemen K3 dan dapat diandalkan." Jelas, ini hanya tentang mengkomunikasikan informasi K3, bukan tentang membagikannya.

Apakah ada persyaratan standar utama untuk komunikasi?

Persyaratan untuk mendefinisikan, menerapkan, dan memelihara proses komunikasi yang sesuai tentu saja sangat mendasar. Ini termasuk, khususnya, penentuan pusat,

• Tentang apa
• Kapan
• Dengan siapa dan
• Bagaimana
   

dikomunikasikan. Menariknya, bagaimanapun, seseorang mencari dengan sia-sia dalam standar kesehatan dan keselamatan kerja untuk persyaratan "siapa" yang berkomunikasi. Jawaban atas pertanyaan ini hanya dapat ditemukan melalui kesimpulan terbalik, yang sama sekali berbeda dengan standar manajemen mutu ISO 9001:2015.

Komunikasi dalam kesehatan dan keselamatan kerja: Siapa yang harus berkomunikasi?

Tidak ada definisi eksplisit tentang siapa yang berkomunikasi dalam ISO 45001:2018. Oleh karena itu, kesimpulan sebaliknya diperlukan: dari persyaratan standar untuk menentukan komunikasi internal "dengan siapa" akan berlangsung dalam keadaan apa, maka secara otomatis "siapa" mengambil alih tugas "mengirim" ini dengan cara yang mengikat.

Pada dasarnya, proses komunikasi yang berfungsi membutuhkan badan koordinasi, seperti unit staf "komunikasi krisis". Ini juga membutuhkan informasi yang dapat diakses segera tentang siapa yang berkomunikasi pada titik mana di perusahaan.

Komunikasi krisis - bukankah itu pada dasarnya tentang kecelakaan industri?

Tepat. Komunikasi yang tepat merupakan prasyarat penting bagi intensi untuk lebih mengurangi jumlah kecelakaan. Dan yang tidak boleh dilupakan: Di sini, khususnya, ada juga persyaratan hukum dan dengan demikian kewajiban hukum suatu organisasi yang mutlak harus dipenuhi, bahkan di luar standar K3.

Kewajiban hukum apa yang harus dipatuhi?

Dalam keadaan darurat, layanan penyelamatan sering kali harus disiagakan. Prosedur yang ditetapkan dengan jelas untuk memperingatkan dapat menyelamatkan nyawa bagi mereka yang terlibat. Penting bahwa tidak hanya spesialis keselamatan kerja yang tahu apa yang harus dilakukan secara rinci, tetapi juga karyawan.

ISO 45001 - Keselamatan dan kesehatan kerja

Mengidentifikasi, meminimalkan dan secara optimal menghindari risiko terhadap karyawan dari kerusakan kesehatan dan kecelakaan? Dasar yang tepat untuk ini adalah sistem manajemen bersertifikat sesuai dengan ISO 45001.

Beberapa situasi darurat, seperti pelepasan zat berbahaya setelah ledakan atau penanganan zat berbahaya yang tidak tepat, tidak hanya memerlukan peringatan cepat dan terkoordinasi dari layanan darurat. Mereka biasanya juga memerlukan pemberitahuan segera dari otoritas terkait. Dalam kasus seperti itu, perlindungan dan keselamatan publik juga dapat dipertaruhkan.

Keselamatan dan komunikasi kerja: Di mana risiko organisasi?

Jika ada kewajiban untuk melapor, perusahaan harus mengetahui secara pasti otoritas mana yang harus diberitahukan dan atas dasar spesifikasi yang mana. Tapi itu tidak semua. Jika situasi darurat ini secara tragis melibatkan kematian, majikan harus segera mengajukan laporan kecelakaan ke asosiasi asuransi kewajiban majikan - yang semuanya, kebetulan, juga menyentuh subjek "pihak berkepentingan yang relevan."

Siapa pun di perusahaan yang bertanggung jawab atas laporan semacam itu biasanya tidak punya waktu untuk melakukan penelitian panjang lebar tentang siapa dan dengan cara apa apa yang harus dilaporkan. Jika kecelakaan dilaporkan terlambat atau ke tempat yang salah, pasti akan ada konsekuensi hukum.

Siapa lagi yang harus diberitahu jika terjadi keadaan darurat?

Dalam situasi darurat yang baru saja dijelaskan, tolong pikirkan tidak hanya karyawan dan otoritas yang bertanggung jawab. Pihak terkait lainnya yang berkepentingan juga harus diberi informasi yang sebenar-benarnya, atau ingin diberi informasi yang sebenar-benarnya, misalnya polisi, kejaksaan, dan pers. Gaya komunikasi yang tepat juga penting. Orang yang kompeten harus dapat menjawab pertanyaan pihak yang berkepentingan ini sehingga tidak ada laporan palsu yang dipublikasikan yang dapat merusak perusahaan Anda.

Apakah perusahaan saya perlu bersiap untuk keadaan darurat?

Tentu saja, lihat saja bab standar 8.2 "Kesiapsiagaan dan respons darurat". Di sini, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan kemungkinan situasi darurat berdasarkan proses komunikasi yang ditentukan sehingga respons yang direncanakan dapat dilakukan. Bab 6.1.2.1 "Identifikasi bahaya" juga memainkan peran penting di sini. Tautan ini dalam standar memudahkan untuk melihat pentingnya komunikasi yang tepat.

Keselamatan dan kesehatan kerja: kapan komunikasi bekerja?

Secara umum, dapat dikatakan bahwa komunikasi dalam sistem manajemen SGA memenuhi fungsinya. tujuan ketika mitra komunikasi saling memahami, atau semua penerima informasi SGA dapat dengan mudah memahami ISO 45001 sangat menekankan untuk memastikan bahwa aspek yang dapat merusak atau bahkan mencegah saling pengertian diperhitungkan oleh organisasi - standar juga mengacu pada aspek keragaman dalam konteks ini

Apa isu keragaman?

"Keanekaragaman orang" adalah aspek yang sangat penting, misalnya berkaitan dengan kemampuan dan kemungkinan masyarakat, terkait dengan gender, bahasa, budaya, literasi, disabilitas, dan sebagainya. K3 harus ditulis sedemikian rupa sehingga setiap karyawan dapat memahaminya.

Ini termasuk karyawan dengan kemampuan membaca yang terbatas atau mereka yang tidak tahu bahasa yang digunakan dalam komunikasi tersebut. Pada akhirnya, informasi K3 yang sesuai mungkin perlu disampaikan secara lisan atau diterjemahkan.

Memahami informasi - bagaimana sebuah organisasi dapat memastikan hal ini?

Pertama dan terpenting, perlu membangun proses komunikasi yang sesuai, yaitu proses yang sesuai dengan standar, secara rinci dengan instruksi kerja dan pengarahan yang konkret. Standar SGA juga memberlakukan sejumlah persyaratan pada konten komunikasi dan proses komunikasi itu sendiri. Hukum dan kewajiban organisasi lainnya harus diperhitungkan, serta pandangan dan kebutuhan pihak eksternal yang berkepentingan.

Tentang apa kebutuhan pihak berkepentingan eksternal?

Artinya, misalnya, informasi SGA yang dikomunikasikan harus dengan kata-kata yang faktual, masuk akal, konsisten, lengkap, dan, tentu saja, dapat diandalkan. Selain itu, harus memenuhi kebutuhan penerima, dan juga harus transparan, misalnya mengenai pertanyaan bagaimana pesan itu muncul. Sebaliknya, pernyataan atau masukan yang relevan dari karyawan, setidaknya sejauh menyangkut sistem manajemen SGA, harus diperhatikan oleh perusahaan, dalam bentuk respon yang tepat.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal - dan apa yang dimaksud dengan komunikasi eksternal?

Mungkin dapat diringkas seperti ini: Secara internal, harus ada komunikasi antara berbagai tingkatan dan fungsi terkait dengan informasi yang relevan dengan SGA dan perubahan pada sistem manajemen SGA. Karyawan harus memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen SGA, antara lain. Komunikasi eksternal, di sisi lain, berfokus pada komunikasi atau komunikasi informasi SGA yang relevan ke dunia luar, dengan mempertimbangkan kewajiban hukum dan persyaratan lainnya.

Kesehatan dan keselamatan kerja membutuhkan komunikasi - Kesimpulan

Apa yang dikomunikasikan secara internal dan eksternal, kapan, dengan siapa dan bagaimana? Peran apa yang dimainkan manajer dalam menjelaskan pentingnya kesehatan dan keselamatan kerja dalam aktivitas sehari-hari? Peluang apa yang dimiliki karyawan untuk menyampaikan informasi tentang bahaya dan nyaris celaka? Dengan cara apa spesialis keselamatan kerja atau petugas keselamatan terlibat?

Perusahaan Anda harus mendefinisikan semua ini sesuai dengan DIN EN ISO 45001 agar komunikasi benar-benar terjalin. Proses dan prosedur dalam komunikasi operasional, serta instruksi dan daftar periksa keselamatan kerja, harus masuk akal, lengkap, andal, dan dapat dimengerti oleh semua pihak yang terlibat - keragaman kata kunci. Dalam komunikasi eksternal, ini juga merupakan masalah kepatuhan terhadap kewajiban hukum, misalnya dalam perencanaan darurat dan tanggap darurat.

Komunikasi langsung, diskusi pribadi dan, jika perlu, menanyakan apakah pernyataan dipahami - intinya adalah bahwa pakar standar Andreas Ritter menyimpulkan bahwa pertukaran dan penyediaan informasi merupakan faktor kunci dalam meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja di perusahaan.

Catatan: ISO 45001 telah menggantikan BS OHSAS 18001

Pada tanggal 30 September 2021, British Standard OHSAS 18001, yang telah relevan dengan manajemen kesehatan dan keselamatan kerja selama lebih dari 20 tahun, digantikan oleh ISO 45001.

Organisasi yang memiliki sistem manajemen bersertifikat umumnya sudah mengetahui prosedur penggantian dan masa transisi yang ditetapkan oleh International Accreditation Forum (IAF). Seperti halnya revisi ISO 9001 dan ISO 14001, periode transisi tiga tahun ditetapkan untuk pergantian. Awalnya dijadwalkan berakhir pada 11 Maret 2021, tetapi diperpanjang enam bulan oleh IAF karena pandemi Covid-19. Sekarang semua sertifikat menurut BS OHSAS 18001 telah kehilangan validitasnya. Standar lama telah digantikan.
 

DQS - mitra yang tepat sejak awal

Memperkenalkan sistem manajemen SGA yang disesuaikan dengan perusahaan Anda adalah cara berwawasan ke depan untuk membangun kepercayaan dan memperluas peluang pasar. Perusahaan yang sukses juga melihat dalam sertifikasi sebagai peluang untuk mengenali risiko dan potensi secara lebih jelas melalui pandangan yang netral dan independen dari luar.

DQS didirikan pada tahun 1985 sebagai perusahaan sertifikasi pertama di Jerman. Sejak saat itu, kami telah menjadi salah satu spesialis audit dan pemberi sertifikasi terkemuka di seluruh dunia. Mitra pendiri kami DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) dan DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) masih merupakan mitra penting untuk pendidikan dan pelatihan serta pekerjaan standardisasi.