Tout employé doit être en mesure de comprendre les informations sur la santé et la sécurité au travail - dans les situations d'urgence, cela peut sauver des vies. La norme ISO 45001 spécifie les exigences de communication auxquelles un système de management de la santé et de la sécurité au travail doit répondre. Altan Dayankac, expert en normes DQS pour la santé et la sécurité au travail, répond à des questions importantes sur la communication en matière de santé et de sécurité au travail.

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ISO 45001 - la norme nécessite une communication

En mars 2018, la norme ISO 45001 a été publiée pour la première fois après cinq ans de développement. L'intention qui la sous-tend : Rendre le travail notablement plus sûr avec l'application de la norme internationale pour la "sécurité et la santé au travail" (SST). Elle doit permettre aux entreprises d'identifier et de minimiser les risques pour les employés en matière de santé, d'accidents et de blessures à un stade précoce. Les communications internes et externes de l'entreprise jouent un rôle clé à cet égard.

ISO 45001:2018 - Systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail - Exigences et lignes directrices pour l'utilisationLa norme est disponible sur le site Web de l'ISO.

Pour que la communication au sein du système de management de la SST soit conforme à la norme, votre entreprise doit définir, mettre en œuvre et maintenir un processus approprié. À l'aide de ce processus de communication, il faut avant tout déterminer sur quoi on communique , quand, avec qui et comment, tant en interne qu'en externe. Un aspect important de ce processus est le respect des obligations légales et la prise en compte de vos parties intéressées. Les liens vers d'autres chapitres de la norme - en particulier le chapitre 8.2 "Planification et réponse d'urgence" - illustrent les rôles importants que jouent les communications internes et externes.

Les exigences fondamentales en matière de communication sont décrites au chapitre 7.4. Des exigences supplémentaires sur le devoir d'informer et des sujets relatifs à la communication sont disponibles dans les chapitres de normes suivants :

  • Comprendre l'organisation et son contexte (4.1).
  • Comprendre les besoins et les attentes des travailleurs et des autres parties intéressées (4.2).
  • Leadership et engagement (5.1)
  • Identification des dangers et évaluation des risques et des opportunités (6.1.2)
  • Déterminer les exigences légales et autres (6.1.3)
  • Planification des actions (6.1.4)
  • Préparation et réponse aux situations d'urgence (8.2)
  • Évaluation de la conformité (9.1.2)
  • Incident, non-conformité et action corrective (10.2)

Santé et sécurité au travail et communication - Questions et réponses clés

Le succès d'un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail dépend du leadership, de l'engagement et du comportement de tous les niveaux hiérarchiques et de toutes les fonctions au sein d'une entreprise. La communication joue également un rôle essentiel. Andreas Ritter, expert en normes DQS et auditeur de longue date pour la santé et la sécurité au travail, répond aux questions importantes sur la communication dans la norme ISO 45001.

Qu'est-ce que la norme ISO 45001 entend par communication ?

Contrairement aux attentes, le chapitre 3 "Termes" ne fournit pas de définition de la "communication". Ce que la norme entend exactement par là ne devient clair que dans le contexte des exigences - et alors aussi très spécifiquement :

"La communication désigne non seulement l'échange d'informations, mais aussi leur communication, c'est-à-dire le simple envoi d'informations."

Savoir cela peut être très utile pour comprendre certaines exigences standard.

L'information doit donc arriver de manière fiable, non ?

Oui. Par exemple, la formulation du passage suivant du chapitre 7.4 est typique : "L'organisme doit s'assurer que les informations SST à communiquer sont cohérentes avec les informations générées au sein du système de management de la SST et qu'elles sont fiables." Il est clair qu'il s'agit uniquement de communiquer les informations SST, et non de les partager.

" Communiquer en SST ne signifie pas discuter, mais transmettre et comprendre des messages clairs. "

Existe-t-il une exigence normative primordiale en matière de communication ?

L'exigence de définir, mettre en œuvre et maintenir un processus de communication adapté est certainement fondamentale. Cela inclut, en particulier, la détermination centrale,

  • A propos de quoi
  • Quand
  • Avec qui et
  • Comment

est communiqué. Il est toutefois intéressant de constater que l'on cherche en vain dans la norme de santé et de sécurité au travail l'exigence " qui " communique. Les réponses à cette question ne peuvent être trouvées qu'au moyen d'une conclusion inverse, ce qui est complètement différent de la norme de gestion de la qualité ISO 9001:2015.

La communication en matière de santé et de sécurité au travail : Qui doit communiquer ?

Il n'y a pas de définition explicite de qui communique dans la norme ISO 45001:2018. Une conclusion inverse s'impose donc : de l'exigence de la norme de préciser "avec qui" la communication interne doit avoir lieu dans quelles circonstances, il découle quasi automatiquement "qui" prend en charge cette tâche d'"envoi" de manière contraignante.

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Conseil de lecture : Réussir l'introduction de la norme ISO 45001.

Vous souhaitez mettre en œuvre avec succès un système de management de la santé et de la sécurité au travail (SST) selon la norme ISO 45001, mais vous ne savez pas comment ? Nous vous indiquons les facteurs de réussite les plus importants ! Vers l'article de blog

Fondamentalement, un processus de communication fonctionnel nécessite un organe de coordination, tel qu'une unité de personnel "communication de crise". Il nécessite également des informations immédiatement accessibles sur qui communique et à quel moment dans l'entreprise.

La communication de crise - ne s'agit-il pas essentiellement d'accidents du travail ?

Exactement. Une communication appropriée est une condition préalable essentielle à l'intention de réduire encore le nombre d'accidents. Et il ne faut pas l'oublier : Ici, en particulier, il y a aussi des exigences légales et donc des obligations légales d'une organisation qui doivent absolument être respectées, même au-delà de la norme SST.

Quelles obligations légales doivent être respectées ?

En cas d'urgence, les services de secours doivent souvent être alertés. Des procédures d'alerte clairement définies peuvent sauver la vie des personnes concernées. Il est important que non seulement le spécialiste de la sécurité au travail sache ce qu'il faut faire en détail, mais aussi les employés.

ISO 45001 - Sécurité et santé au travail

Identifier, minimiser et éviter de manière optimale les risques d'atteinte à la santé et d'accident pour les employés ? La base appropriée pour cela est un système de gestion certifié selon la norme ISO 45001.

Certaines situations d'urgence, comme le rejet de substances nocives à la suite d'une explosion ou la manipulation inappropriée de substances dangereuses, ne nécessitent pas seulement l'alerte rapide et coordonnée des services d'urgence. Elles impliquent généralement aussi une notification immédiate aux autorités compétentes. Dans de tels cas, la protection et la sécurité du public peuvent également être en jeu.

Sécurité et communication au travail : Où sont les risques organisationnels ?

S'il existe une obligation de déclaration, l'entreprise doit savoir exactement quelles autorités doivent être notifiées et sur la base de quelles spécifications. Mais ce n'est pas tout. Si cette situation d'urgence entraîne tragiquement un décès, l'employeur doit immédiatement déposer une déclaration d'accident auprès de l'association d'assurance responsabilité civile des employeurs - tout cela touche d'ailleurs aussi au sujet des "parties intéressées concernées."

La personne chargée de cette déclaration au sein de l'entreprise n'a généralement pas le temps de faire de longues recherches pour savoir à qui et de quelle manière ce qui doit être déclaré doit l'être. Si l'accident est déclaré trop tard ou au mauvais endroit, il y aura inévitablement des conséquences juridiques.

Qui d'autre doit être informé en cas d'urgence ?

Dans la situation d'urgence que nous venons de décrire, ne pensez pas seulement aux employés et aux autorités responsables. D'autres parties intéressées doivent également être informées de manière véridique, ou veulent être informées de manière véridique, par exemple la police, le ministère public et la presse. Un style de communication approprié est également important. Des personnes compétentes doivent être en mesure de répondre aux questions de ces parties intéressées afin qu'aucun faux rapport ne soit rendu public, ce qui pourrait nuire à votre entreprise.

Mon entreprise doit-elle être préparée aux situations d'urgence ?

Absolument, il suffit de jeter un coup d'œil au chapitre 8.2 de la norme "Préparation et réponse aux urgences". Ici, l'entreprise est tenue de se préparer à d'éventuelles situations d'urgence sur la base d'un processus de communication défini, afin de pouvoir planifier une réponse. Le chapitre 6.1.2.1 "Identification des dangers" joue également un rôle important à cet égard. Ces liens au sein de la norme permettent de comprendre l'importance d'une communication adéquate.

L'échange et la fourniture d'informations sont des facteurs clés pour accroître la sécurité et la santé au travail des employés de l'entreprise !"

Sécurité et santé au travail : quand la communication est-elle efficace ?

En général, on peut dire que la communication dans le système de gestion de la SGA remplit son objectif lorsque les partenaires de la communication se comprennent, ou que tous les destinataires des informations de la SGA peuvent facilement en saisir le contenu. La norme ISO 45001 accorde donc une grande importance à la prise en compte par l'organisation des aspects susceptibles de nuire à la compréhension mutuelle, voire de l'empêcher - la norme fait également référence aux aspects liés à la diversité dans ce contexte.

Que sont les aspects de la diversité ?

La "diversité des personnes" est un aspect très important, par exemple en ce qui concerne les capacités et les possibilités des personnes, liées au sexe, à la langue, à la culture, à l'alphabétisation, au handicap, etc. En pratique, cela signifie que les informations relatives à la SST doivent être rédigées de manière à ce que tout employé puisse les comprendre.

Pour que la communication atteigne son but, les partenaires de la communication doivent être capables de se comprendre mutuellement."

Cela inclut les employés dont la capacité de lecture est limitée ou ceux qui ne connaissent pas la langue dans laquelle la communication est écrite. En fin de compte, il se peut que les informations SST appropriées doivent être transmises oralement ou traduites.

Comprendre l'information - comment une organisation peut-elle s'en assurer ?

Avant tout, elle doit établir des processus de communication appropriés, c'est-à-dire conformes aux normes, en détail avec des instructions de travail et des briefings concrets. La norme SGA impose également un certain nombre d'exigences sur le contenu des communications et sur les processus de communication eux-mêmes. Les obligations légales et autres de l'organisation doivent être prises en compte, ainsi que les points de vue et les besoins des parties intéressées externes.

En quoi consistent les besoins des parties intéressées externes ?

Cela signifie, par exemple, que les informations sur la SGA qui sont communiquées doivent être formulées de manière factuelle, plausible, cohérente, complète et, bien sûr, fiable. En outre, elle doit répondre aux besoins des destinataires et être transparente, par exemple en ce qui concerne la question de savoir comment un message est né. A l'inverse, les déclarations ou contributions pertinentes des employés, du moins dans la mesure où elles concernent le système de gestion de la SGA, doivent être prises en compte par l'entreprise, sous la forme d'une réponse appropriée.

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Dans le blog de la DQS : ISO 45005 - nouvelle règle technique pour la santé et la sécurité au travail tandis que COVID-19.

Le SRAS-CoV-2 continue d'avoir la mainmise sur le monde. Dans le monde du travail, il est particulièrement important de réagir rapidement et avec souplesse aux situations changeantes. Le nouveau guide ISO/PAS 45005 peut être d'une grande aide à cet égard. Allez à l'article "ISO 45005".

Qu'est-ce qui constitue la communication interne - et qu'est-ce qui constitue la communication externe ?

On peut peut-être résumer la situation comme suit : En interne, il doit y avoir une communication entre les différents niveaux et fonctions en ce qui concerne les informations relatives à la SGA et les modifications du système de gestion de la SGA. Les employés doivent avoir la possibilité de participer à l'amélioration continue du système de gestion de la SGA, entre autres choses. La communication externe, quant à elle, se concentre sur la communication ou la diffusion d'informations pertinentes pour la SGA vers l'extérieur, en tenant compte des obligations légales et autres exigences.

La santé et la sécurité au travail nécessitent une communication - Conclusion

Qu'est-ce qui est communiqué en interne et en externe, quand, avec qui et comment ? Quel rôle jouent les managers pour faire comprendre l'importance de la santé et de la sécurité au travail dans les activités quotidiennes ? Quelles sont les possibilités pour les employés de transmettre des informations sur les dangers et les accidents évités de justesse ? De quelle manière le spécialiste de la sécurité au travail ou un agent de sécurité est-il impliqué ?

Votre entreprise doit définir tout cela conformément à la norme DIN EN ISO 45001 afin que la communication soit réellement efficace. Les processus et les procédures dans la communication opérationnelle, ainsi que les instructions et les listes de contrôle de la sécurité au travail, doivent être plausibles, complets, fiables et compréhensibles pour toutes les personnes concernées - mot-clé : diversité. Dans la communication externe, il s'agit également de se conformer aux obligations légales, par exemple en matière de planification et de réaction aux situations d'urgence.

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Nous sommes heureux de répondre à vos questions

Quel effort devez-vous prévoir pour faire certifier votre système de management selon la norme ISO 45001? Pour en savoir plus.

Une communication directe, des discussions personnelles et, si nécessaire, demander si les déclarations sont comprises - en fin de compte, l'expert en normes Andreas Ritter conclut que l'échange et la mise à disposition d'informations sont un facteur clé pour augmenter la santé et la sécurité au travail dans l'entreprise.

Note : ISO 45001 a remplacé BS OHSAS 18001

Le 30 septembre 2021, la norme britannique OHSAS 18001, qui concerne la gestion de la santé et de la sécurité au travail depuis plus de 20 ans, a été remplacée par la norme ISO 45001.

Les organisations qui disposent d'un système de management certifié connaissent généralement la procédure de remplacement et les périodes de transition fixées par le Forum international de l'accréditation (IAF). Comme pour la révision des normes ISO 9001 et ISO 14001, une période de transition de trois ans a été fixée pour le changement. Elle devait initialement se terminer le 11 mars 2021, mais a été prolongée de six mois par l'IAF en raison de la pandémie de Covid 19. Désormais, tous les certificats conformes à la norme BS OHSAS 18001 ont perdu leur validité. L'ancienne norme a été remplacée.

En principe, DQS avait encore effectué des certifications selon l'ancienne norme l'année dernière - mais seulement jusqu'au 30 septembre 2020. Après cette date, le coût financier de la certification n'était plus justifiable.

DQS - le bon partenaire dès le départ

L'introduction d'un système de gestion SGA adapté à votre entreprise est un moyen avant-gardiste d'instaurer la confiance et d'élargir les opportunités de marché. Les entreprises performantes voient également dans la certification une occasion de reconnaître plus clairement les risques et les potentiels grâce à un regard extérieur neutre et indépendant.

DQS La première société de certification d'Allemagne a été fondée en 1985. Depuis lors, nous sommes l'un des principaux spécialistes de l'audit et certificateurs dans le monde. Nos partenaires fondateurs DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) et DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) sont toujours des partenaires importants pour l'éducation et la formation ainsi que pour les travaux de normalisation.

Auteur
Altan Dayankac

Chef de produit DQS et expert sur de nombreux sujets liés à la durabilité, au climat, à l'environnement et à la sécurité au travail. Altan Dayankac apporte également son expertise en tant qu'auteur et présentateur au sein de comités sur l'environnement et la santé et la sécurité au travail, et lors de nombreux événements professionnels.

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