La seguridad laboral necesita comunicación - Preguntas y respuestas importantes

CONTENIDO

• ISO 45001: la norma exige comunicación
• ¿Qué entiende la ISO 45001 por comunicación?
• ¿Existe un requisito general de comunicación en la norma?
• ¿Quién tiene que comunicar?
• ¿Qué obligaciones legales deben cumplirse?
• ¿Mi empresa debe estar preparada para las emergencias?
• ¿Cuándo funciona la comunicación?
• Comprensión de la información: ¿cómo puede garantizarla una organización?
• ¿Qué es la comunicación interna y qué es la comunicación externa?
• La salud y la seguridad en el trabajo necesitan comunicación - Conclusión
• Nota: ISO 45001 ha sustituido a BS OHSAS 18001

ISO 45001 - la norma requiere comunicación

En marzo de 2018, la norma ISO 45001 se publicó por primera vez tras cinco años de desarrollo. La intención detrás de ella: Hacer el trabajo notablemente más seguro con la aplicación de la norma internacional de "Seguridad y Salud en el Trabajo" (OHS). Su objetivo es permitir a las empresas identificar y minimizar los riesgos para los empleados de daños a la salud, accidentes y lesiones en una fase temprana. Para ello, la comunicación interna y externa de la organización desempeña un papel fundamental.

Para que la comunicación dentro del sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo cumpla con la norma, su empresa debe definir, implementar y mantener un proceso adecuado. Con la ayuda de este proceso de comunicación, se debe determinar sobre todo qué se comunica , cuándo, con quién y cómo, tanto interna como externamente. Un aspecto importante de esto es el cumplimiento de las obligaciones legales y la consideración de sus partes interesadas relevantes. Los enlaces a otros capítulos de las normas -especialmente el capítulo 8.2 "Planificación y respuesta ante emergencias"- ilustran los aspectos en los que las comunicaciones internas y externas desempeñan un papel importante.

Los requisitos básicos para la comunicación se describen en el capítulo 7.4. Los requisitos adicionales sobre el deber de informar y los temas relevantes para la comunicación se encuentran en los siguientes capítulos de las normas:

• Comprender la organización y su contexto (4.1).
• Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y otras partes interesadas (4.2)
• Liderazgo y compromiso (5.1)
• Identificación de peligros y evaluación de riesgos y oportunidades (6.1.2)
• Determinar los requisitos legales y de otro tipo (6.1.3)
• Planificación de la acción (6.1.4)
• Preparación y respuesta ante emergencias (8.2)
• Evaluación del cumplimiento (9.1.2)
• Incidente, no conformidad y acción correctiva (10.2)

Salud y seguridad en el trabajo y comunicación - Preguntas y respuestas clave

El éxito de un sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo depende del liderazgo, el compromiso y el comportamiento de todos los niveles jerárquicos y funciones de una empresa. La comunicación también desempeña un papel esencial. Andreas Ritter, experto en normas de DQS y auditor de seguridad y salud laboral desde hace mucho tiempo, responde a preguntas importantes sobre la comunicación en la norma ISO 45001.

¿Qué entiende la ISO 45001 por comunicación?

En contra de lo que se esperaba, el capítulo 3 "Términos" no ofrece una definición de "comunicación". Lo que la norma entiende exactamente por ella sólo se aclara en el contexto de los requisitos, y además de forma muy específica:

Saber esto puede ser bastante útil para entender algunos requisitos estándar.

Así que la información debe llegar de forma fiable, ¿verdad?

Sí. Por ejemplo, la redacción del siguiente pasaje del capítulo 7.4 es típica: "La organización debe garantizar que la información sobre salud y seguridad en el trabajo que se va a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo y que es fiable". Está claro que sólo se trata de comunicar la información sobre salud y seguridad en el trabajo, no de compartirla.

¿Existe un requisito normativo primordial para la comunicación?

El requisito de definir, aplicar y mantener un proceso de comunicación adecuado es ciertamente fundamental. Esto incluye, en particular, la determinación central,

• Sobre qué
• Cuándo
• Con quién y
• Cómo

se comunica. Sin embargo, resulta interesante que se busque en vano en la norma de seguridad y salud en el trabajo el requisito "quién" comunica. La respuesta a esta pregunta sólo se puede encontrar mediante una conclusión inversa, que es completamente diferente a la de la norma de gestión de la calidad ISO 9001:2015.

La comunicación en materia de seguridad y salud en el trabajo: ¿Quién debe comunicar?

No hay una definición explícita de quién comunica en la norma ISO 45001:2018. Por lo tanto, es necesario llegar a una conclusión inversa: de la exigencia de la norma de especificar "con quién" debe tener lugar la comunicación interna y en qué circunstancias, se deduce de forma casi automática "quién" asume esta tarea de "envío" de forma vinculante.

Básicamente, un proceso de comunicación que funcione requiere un órgano de coordinación, como una unidad de personal de "comunicación de crisis". También requiere información inmediatamente accesible sobre quién comunica y en qué punto de la empresa.

La comunicación de crisis, ¿no se refiere esencialmente a los accidentes laborales?

Exactamente. Una comunicación adecuada es un requisito esencial para la intención de seguir reduciendo el número de accidentes. Y no hay que olvidarlo: Aquí, en particular, también hay requisitos legales y, por tanto, obligaciones legales de una organización que deben cumplirse absolutamente, incluso más allá de la norma OHS.

¿Qué obligaciones legales deben cumplirse?

En caso de emergencia, a menudo hay que alertar a los servicios de rescate. Unos procedimientos de alerta claramente definidos pueden salvar la vida de los implicados. Es importante que no sólo el especialista en seguridad laboral sepa qué hacer en detalle, sino también los empleados.

ISO 45001 - Seguridad y salud en el trabajo

¿Identificar, minimizar y evitar de forma óptima los riesgos para los empleados por daños a la salud y accidentes? La base adecuada para ello es un sistema de gestión certificado según la norma ISO 45001.

Algunas situaciones de emergencia, como la liberación de sustancias nocivas tras una explosión o la manipulación inadecuada de sustancias peligrosas, no sólo requieren la alerta rápida y coordinada de los servicios de emergencia. Suelen implicar también la notificación inmediata a las autoridades competentes. En estos casos, la protección y la seguridad del público también pueden estar en juego.

Seguridad laboral y comunicación: ¿Dónde están los riesgos organizativos?

Si existe la obligación de informar, la empresa debe saber exactamente a qué autoridades hay que notificar y en base a qué especificaciones. Pero eso no es todo. Si esta situación de emergencia implica trágicamente una víctima mortal, el empresario debe presentar inmediatamente un informe sobre el accidente a la asociación de seguros de responsabilidad civil de los empresarios - todo lo cual, por cierto, también toca el tema de las "partes interesadas pertinentes".

Quienquiera que sea el responsable de dicho informe en la empresa no suele tener tiempo para investigar largamente a quién y de qué manera se debe informar. Si el accidente se notifica demasiado tarde o al lugar equivocado, inevitablemente habrá consecuencias legales.

¿A quién más hay que informar en caso de emergencia?

En la situación de emergencia que acabamos de describir, no sólo hay que pensar en los empleados y las autoridades responsables. Otras partes interesadas relevantes también deben ser informadas verazmente, o quieren serlo, por ejemplo la policía, la fiscalía y la prensa. También es importante un estilo de comunicación adecuado. Las personas competentes deben ser capaces de responder a las preguntas de estas partes interesadas para que no se hagan públicos informes falsos que puedan perjudicar a su empresa.

¿Mi empresa debe estar preparada para las emergencias?

Absolutamente, basta con echar un vistazo al capítulo 8.2 de la norma "Preparación y respuesta ante emergencias". Aquí se exige a la empresa que se prepare para posibles situaciones de emergencia sobre la base de un proceso de comunicación definido para que sea posible una respuesta planificada. El capítulo 6.1.2.1 "Identificación de riesgos" también desempeña un papel importante en este sentido. Estos enlaces dentro de la norma hacen que sea fácil ver la importancia de una comunicación adecuada.

Seguridad y salud en el trabajo: ¿cuándo funciona la comunicación?

En general, puede decirse que la comunicación en el sistema de gestión de la SGA cumple su propósito cuando los interlocutores de la comunicación se entienden entre sí, o todos los destinatarios de la información de la SGA pueden comprender fácilmente su contenido. Por lo tanto, la norma ISO 45001 hace gran hincapié en garantizar que la organización tenga en cuenta los aspectos que puedan perjudicar o incluso impedir la comprensión mutua; la norma también hace referencia a los aspectos de la diversidad en este contexto.

¿Qué son los aspectos de la diversidad?

La "diversidad de personas" es un aspecto muy importante, por ejemplo, en lo que respecta a las capacidades y posibilidades de las personas, relacionadas con el género, la lengua, la cultura, la alfabetización, la discapacidad, etcétera. En la práctica, esto significa que la información sobre salud y seguridad en el trabajo debe redactarse de forma que cualquier empleado pueda entenderla.

Esto incluye a los empleados con capacidad de lectura limitada o a los que no conocen el idioma en el que está escrita la comunicación. Al final, la información adecuada sobre salud y seguridad en el trabajo puede tener que ser transmitida oralmente o traducida.

Comprensión de la información: ¿cómo puede garantizarla una organización?

En primer lugar, tiene que establecer procesos de comunicación adecuados, es decir, que se ajusten a las normas, con instrucciones de trabajo e informes concretos. La norma SGA también impone una serie de requisitos sobre el contenido de las comunicaciones y sobre los propios procesos de comunicación. Hay que tener en cuenta las obligaciones legales y de otro tipo de la organización, así como las opiniones y necesidades de las partes interesadas externas.

¿De qué tratan las necesidades de las partes interesadas externas?

Significa, por ejemplo, que la información de la SGA que se comunique debe estar redactada con hechos, ser plausible, coherente, completa y, por supuesto, fiable. Además, debe responder a las necesidades de los destinatarios, y también debe ser transparente, por ejemplo en lo que se refiere a la cuestión de cómo se produjo un mensaje. A la inversa, las declaraciones o aportaciones pertinentes de los empleados, al menos en la medida en que se refieran al sistema de gestión de la SGA, deben ser atendidas por la empresa, en forma de una respuesta adecuada.

¿Qué es la comunicación interna y qué es la comunicación externa?

Quizá pueda resumirse así: A nivel interno, debe haber comunicación entre los distintos niveles y funciones en lo que respecta a la información relevante para el SGA y a los cambios en el sistema de gestión del SGA. Los empleados deben tener la oportunidad de participar en la mejora continua del sistema de gestión AGE, entre otras cosas. La comunicación externa, por su parte, se centra en la comunicación o difusión de la información relevante para la AGS al exterior, teniendo en cuenta las obligaciones legales y otros requisitos.

La comunicación de las necesidades de seguridad y salud en el trabajo - Conclusión

¿Qué se comunica interna y externamente, cuándo, con quién y cómo? ¿Qué papel desempeñan los directivos para dejar clara la importancia de la salud y la seguridad en el trabajo en las actividades cotidianas? ¿Qué oportunidades tienen los empleados de transmitir información sobre peligros y cuasi accidentes? ¿De qué manera participa el especialista en seguridad laboral o un responsable de seguridad?

Su empresa debe definir todo esto de acuerdo con la norma DIN EN ISO 45001 para que la comunicación llegue realmente. Los procesos y procedimientos en la comunicación operativa, así como las instrucciones y las listas de comprobación de la seguridad laboral, deben ser plausibles, completos, fiables y comprensibles para todos los implicados: la diversidad de palabras clave. En la comunicación externa, también se trata de cumplir con las obligaciones legales, por ejemplo en la planificación de emergencias y la respuesta a las mismas.

Comunicación directa, discusiones personales y, si es necesario, preguntar si se entienden las afirmaciones: en definitiva, el experto en normas Andreas Ritter concluye que el intercambio y el suministro de información es un factor clave para aumentar la seguridad y la salud laboral en la empresa.

Nota: La ISO 45001 ha sustituido a la BS OHSAS 18001

El 30 de septiembre de 2021, la norma británica OHSAS 18001, que había sido relevante para la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo durante más de 20 años, fue sustituida por la norma ISO 45001.

Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión certificado suelen estar familiarizadas con el procedimiento de sustitución y los períodos de transición establecidos por el Foro Internacional de Acreditación (IAF). Al igual que con la revisión de las normas ISO 9001 e ISO 14001, se estableció un periodo de transición de tres años para el cambio. Inicialmente estaba previsto que finalizara el 11 de marzo de 2021, pero el IAF lo amplió seis meses debido a la pandemia de Covid 19. Ahora todos los certificados según la norma BS OHSAS 18001 han perdido su validez. La antigua norma ha sido sustituida.

DQS: el socio adecuado desde el principio

La introducción de un sistema de gestión de SGA adaptado a su empresa es una forma de futuro de generar confianza y ampliar las oportunidades de mercado. Las empresas de éxito también ven en la certificación una oportunidad para reconocer los riesgos y los potenciales con mayor claridad a través de una visión neutral e independiente desde el exterior.

DQS fue fundada en 1985 como la primera empresa de certificación de Alemania. Desde entonces, somos uno de los principales especialistas en auditorías y certificadores de todo el mundo. Nuestros socios fundadores DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) y DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) siguen siendo socios importantes para la formación y el trabajo de normalización.