Охорона праці потребує комунікацій - Важливі запитання та відповіді

ЗМІСТ

• ISO 45001 - стандарт вимагає коммунікацій
• Що розуміє ISO 45001 під комунікацією?
• Чи існує загальна стандартна вимога до коммунікацій?
• Хто має комунікувати?
• Які юридичні зобов'язання необхідно дотримуватися?
• Чи повинна моя компанія бути готовою до надзвичайних ситуацій?
• Коли комунікація працює?
• Розуміння інформації – як організація може це забезпечити?
• Що являє собою внутрішня комунікація, а що являє собою зовнішня комунікація?
• Охорона праці потребує комунікацій - Висновок
• Примітка: ISO 45001 замінив BS OHSAS 18001

ISO 45001 - стандарт вимагає комунікацій

У березні 2018 року ISO 45001 було опубліковано вперше після п’яти років розробки. Мета, що стоїть за цим: зробити роботу помітно безпечнішою завдяки застосуванню міжнародного стандарту «Безпека та здоров’я на роботі» ("Safety and Health at Work" - OHS). Він призначений для того, щоб компанії могли на ранній стадії ідентифікувати та мінімізувати ризики для співробітників від пошкодження здоров’я, нещасних випадків і травм. Ключову роль у цьому відіграють внутрішні та зовнішні комунікації організації.

Щоб комунікація в системі управління OHS відповідала стандарту, ваша компанія повинна визначити, запровадити та підтримувати відповідний процес. За допомогою цього комунікаційного процесу необхідно перш за все визначити, про що, коли, з ким і як спілкуватися, як внутрішньо, так і зовнішньо. Важливим аспектом цього є дотримання юридичних зобов’язань і врахування ваших відповідних зацікавлених сторін. Посилання на інші розділи стандартів - особливо розділ 8.2 «Планування та реагування на випадок надзвичайних ситуацій» ("Emergency Planning and Response") - ілюструють, де внутрішні та зовнішні комунікації відіграють важливу роль.

Основні вимоги до комунікації описані в розділі 7.4. Додаткові вимоги щодо обов’язкового інформування та теми, пов’язані з комунікацією, можна знайти в наступних розділах стандартів:

• Розуміння організації та її контексту (4.1)
• Розуміння потреб і очікувань працівників та інших зацікавлених сторін (4.2)
• Лідерство та зобов'язання (5.1)
• Виявлення небезпек та оцінка ризиків і можливостей (6.1.2)
• Визначення правових та інших вимог (6.1.3)
• Планування дій (6.1.4)
• Готовність до надзвичайних ситуацій і реагування (8.2)
• Оцінка відповідності (9.1.2)
• Інцидент, невідповідність і коригувальні дії (10.2)

Охорона праці, безпека та комунікування - Ключові запитання та відповіді

Успіх системи управління охороною праці залежить від лідерства, відданості та поведінки на всіх ієрархічних рівнях, а також функцій у компанії. Спілкування також відіграє важливу роль. Андреас Ріттер, експерт зі стандартів DQS і багаторічний аудитор з охорони праці та безпеки, відповідає на важливі запитання щодо комунікації в ISO 45001.

Що розуміє ISO 45001 під комунікацією?

Всупереч очікуванням, у розділі 3 «Терміни» ("Terms") не наводиться визначення «комунікації». Що саме розуміється під цим в стандарті, стає зрозуміло лише в контексті вимог - і то дуже специфічно:

Знання цього може бути дуже корисним для розуміння деяких стандартних вимог.

Отже, інформація повинна надходити надійно, чи не так?

Так. Наприклад, формулювання наступного уривка з розділу 7.4 є типовим: «Організація повинна гарантувати, що інформація про охорону праці, яка передається, узгоджується з інформацією, отриманою в системі управління охороною праці, і що вона є надійною». Очевидно, що йдеться лише про передачу інформації про охорону праці, а не про її поширення.

Чи є головна стандартна вимога до комунікування?

Вимога щодо визначення, впровадження та підтримки відповідного комунікаційного процесу, безумовно, є фундаментальною. Це включає, зокрема, центральне визначення,

• Про що
• Коли
• з Ким і
• Як

коммунікує. Цікаво, однак, що даремно шукають у стандарті охорони праці вимогу «хто» спілкується. Відповіді на це питання можна знайти лише за допомогою зворотного висновку, який повністю відрізняється від стандарту управління якістю ISO 9001:2015.

Комунікація в галузі охорони праці: хто повинен комунікувати?

У ISO 45001:2018 немає чіткого визначення того, хто повинен комунікувати. Тому необхідний зворотний висновок: із стандартної вимоги вказувати «з ким» має відбуватися внутрішня комунікація, за яких обставин, випливає квазіавтоматично «хто» бере на себе завдання «комунікування» в обов’язковий спосіб.

Basically, a functioning communication process requires a coordinating body, such as a "crisis communication" staff unit. It also requires immediately accessible information about who communicates at which point in the company.

Кризова комунікація – хіба це не про аварії на виробництві?

Точно. Належна комунікація є важливою передумовою для намірів щодо подальшого зменшення кількості нещасних випадків. І, про що не варто забувати: тут, зокрема, також є законодавчі вимоги, а отже, і правові зобов’язання організації, які обов’язково повинні бути виконані, навіть окрім стандарту охорони праці.

Яких юридичних зобов'язань необхідно дотримуватися?

У разі надзвичайної ситуації часто доводиться повідомляти служби порятунку. Чітко визначені процедури оповіщення можуть врятувати життя тих, хто бере участь. Важливо, щоб детально знав, що робити, не тільки фахівець з охорони праці, а й працівники.

ISO 45001 - Безпека та здоров'я на роботі

Виявлення, мінімізація та оптимальне уникнення ризиків для працівників від пошкодження здоров’я та нещасних випадків? Відповідною основою для цього є сертифікована система менеджменту відповідно до ISO 45001.

Деякі надзвичайні ситуації, такі як викид шкідливих речовин після вибуху або неправильне поводження з небезпечними речовинами, вимагають не лише швидкого та скоординованого сповіщення екстрених служб. Зазвичай вони передбачають також негайне повідомлення відповідних органів. У таких випадках захист і безпека громадськості також можуть бути під загрозою.

Охорона праці та комунікація: Де тут організаційні ризики?

Якщо є зобов’язання звітувати, компанія повинна точно знати, які органи повинні бути повідомлені та на основі яких специфікацій. Але це ще не все. Якщо ця надзвичайна ситуація трагічно призведе до летального результату, роботодавець повинен негайно подати звіт про нещасний випадок до асоціації страхування відповідальності роботодавців - все це, до речі, також стосується теми "відповідних зацікавлених сторін".

Той, хто в компанії відповідає за такий звіт, як правило, не має часу на довгі дослідження того, кому, яким чином і що потрібно повідомляти. Якщо про нещасний випадок буде повідомлено занадто пізно або не в тому місці, це неминуче матиме правові наслідки.

Кого ще потрібно повідомити у разі надзвичайної ситуації?

У щойно описаній надзвичайній ситуації думайте, будь ласка, не лише про працівників та відповідальні органи. Інші відповідні зацікавлені сторони також повинні бути правдиво поінформовані або хочуть бути правдиво поінформованими, наприклад поліція, прокуратура та преса. Також важливий відповідний стиль спілкування. Компетентні особи повинні мати можливість відповісти на запитання цих зацікавлених сторін, щоб не було оприлюднено неправдивих звітів, які можуть завдати шкоди вашій компанії.

Чи повинна моя компанія бути готовою до надзвичайних ситуацій?

Безумовно, просто подивіться стандартний розділ 8.2 «Готовність до надзвичайних ситуацій та реагування». Тут від компанії вимагається підготуватися до можливих надзвичайних ситуацій на основі визначеного комунікативного процесу, щоб можна було сплановано реагувати. Розділ 6.1.2.1 «Ідентифікація небезпек» також відіграє тут важливу роль. Ці посилання в межах стандарту дозволяють легко зрозуміти важливість належних комунікацій.

Охорона праці та здоров'я: коли працює комунікація?

Загалом можна сказати, що комунікація в системі управління SGA виконує своє призначення, коли комунікаційні партнери розуміють один одного, або всі адресати інформації SGA можуть легко зрозуміти її зміст. Таким чином, ISO 45001 приділяє велику увагу забезпеченню того, щоб організація враховувала аспекти, які можуть зашкодити або навіть перешкодити взаєморозумінню - стандарт також посилається на аспекти різноманітності в цьому контексті.

Що таке проблеми різноманітності?

«Різноманітність людей» є дуже важливим аспектом, наприклад, щодо здібностей і можливостей людей, пов’язаних із статтю, мовою, культурою, грамотністю, інвалідністю тощо. На практиці це означає, що інформація про охорону праці має бути написана таким чином, щоб її міг зрозуміти будь-який працівник.

Це стосується працівників із обмеженими можливостями читання або тих, хто не знає мови, якою написано повідомлення. Зрештою, відповідну інформацію про охорону праці може знадобитися надати усно або перекласти.

Розуміння інформації – як організація може це забезпечити?

Перш за все, необхідно встановити відповідні комунікаційні процеси, тобто процеси, які відповідають стандартам, докладно з конкретними робочими інструкціями та інструктажами. Стандарт SGA також висуває ряд вимог до змісту комунікацій і до самих комунікаційних процесів. Необхідно враховувати юридичні та інші зобов'язання організації, а також погляди та потреби зовнішніх зацікавлених сторін.

Які потреби зовнішніх зацікавлених сторін?

Це означає, наприклад, що інформація SGA, яка передається, має бути фактично сформульованою, правдоподібною, послідовною, повною та, звичайно, надійною. Крім того, воно повинно відповідати потребам адресатів, а також бути прозорим, наприклад, щодо питання про те, як з’явилося повідомлення. І навпаки, до відповідних заяв або інформації від працівників, принаймні в тій частині, що стосується системи управління SGA, компанія повинна прислухатися у формі адекватної відповіді.

Що являє собою внутрішню комунікацію, а що являє собою зовнішню комунікацію?

Можливо, це можна резюмувати так: внутрішньо має існувати зв’язок між різними рівнями та функціями стосовно інформації, що стосується SGA, і змін у системі управління SGA. Серед іншого працівники повинні мати можливість брати участь у постійному вдосконаленні системи управління SGA. З іншого боку, зовнішня комунікація зосереджена на передачі або передачі відповідної інформації SGA зовнішньому світу, беручи до уваги юридичні зобов’язання та інші вимоги.

Охорона праці потребує комунікації – Висновок

Що передається всередині і ззовні, коли, з ким і як? Яку роль відіграють менеджери у поясненні важливості здоров’я та безпеки праці в повсякденній діяльності? Які можливості мають співробітники передавати інформацію про небезпеки та можливі аварії? Яким чином задіяний фахівець з охорони праці чи уповноважений з охорони праці?

Ваша компанія повинна визначити все це відповідно до DIN EN ISO 45001, щоб зв’язок дійсно проходив. Процеси та процедури в оперативній комунікації, а також інструкції та контрольні списки з безпеки праці мають бути правдоподібними, повними, надійними та зрозумілими для всіх учасників – різноманітність ключових слів. У зовнішніх комунікаціях це також питання дотримання юридичних зобов’язань, наприклад, щодо планування надзвичайних ситуацій та реагування на надзвичайні ситуації.

Пряме спілкування, особисті обговорення та, якщо необхідно, запитання, чи зрозуміли твердження – суть полягає в тому, що експерт зі стандартів Андреас Ріттер робить висновок, що обмін інформацією та надання інформації є ключовим фактором у підвищенні рівня охорони праці та безпеки в компанії.

Примітка: ISO 45001 замінив BS OHSAS 18001

30 вересня 2021 року британський стандарт OHSAS 18001, який був актуальним для управління охороною праці понад 20 років, був замінений на ISO 45001.

Організації, які мають сертифіковану систему управління, як правило, знайомі з процедурою заміни та перехідними періодами, встановленими Міжнародним форумом з акредитації (IAF - International Accreditation Forum). Як і у випадку перегляду ISO 9001 та ISO 14001, для переходу було встановлено трирічний перехідний період. Спочатку він мав завершитися 11 березня 2021 року, але IAF продовжив його на шість місяців через пандемію Covid 19. Тепер усі сертифікати відповідно до BS OHSAS 18001 втратили чинність. Старий стандарт було замінено.

В принципі, минулого року DQS все ще проводив сертифікацію за старим стандартом, але лише до 30 вересня 2020 року. Після цієї дати фінансові витрати на сертифікацію вже не були виправдані.

DQS - правильний партнер із самого початку

Запровадження системи управління SGA, спеціально розробленої для вашої компанії, є перспективним способом зміцнення довіри та розширення ринкових можливостей. Успішні компанії також бачать у сертифікації можливість більш чітко розпізнати ризики та потенціал через нейтральний, незалежний погляд ззовні.

DQS була заснована в 1985 році як перша німецька сертифікаційна компанія. З того часу ми є одними з провідних спеціалістів з аудиту та сертифікаторів у всьому світі. Наші партнери-засновники DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) і DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) залишаються важливими партнерами в освіті та навчанні, а також у роботі зі стандартизації.