Elke werknemer moet informatie over gezondheid en veiligheid op het werk kunnen begrijpen - in noodsituaties kan dit levens redden. ISO 45001 specificeert de communicatie-eisen waaraan een managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk moet voldoen. Altan Dayankac, normexpert van DQS voor gezondheid en veiligheid op het werk, beantwoordt belangrijke vragen over communicatie op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Loading...

ISO 45001 - de norm vereist communicatie

In maart 2018 werd ISO 45001 voor het eerst gepubliceerd na vijf jaar ontwikkeling. De bedoeling erachter: Het werk merkbaar veiliger maken met de toepassing van de internationale norm voor "Veiligheid en gezondheid op het werk" (OHS). Het is bedoeld om bedrijven in staat te stellen risico's voor werknemers door schade aan de gezondheid, ongevallen en letsel in een vroeg stadium te identificeren en te minimaliseren. De interne en externe communicatie van de organisatie spelen hierbij een sleutelrol.

 

ISO 45001:2018 - Managementsystemen voor gezondheid en veiligheid op het werk - Eisen met richtlijnen voor gebruik
De norm is beschikbaar op de ISO-website.

Om de communicatie binnen het OHS-managementsysteem in overeenstemming te brengen met de norm, moet uw bedrijf een geschikt proces definiëren, implementeren en onderhouden. Met behulp van dit communicatieproces moet vooral worden bepaald waarover , wanneer, met wie en hoe wordt gecommuniceerd, zowel intern als extern. Een belangrijk aspect hierbij is het naleven van wettelijke verplichtingen en het rekening houden met uw relevante belanghebbende partijen. Links naar andere hoofdstukken van de normen - met name hoofdstuk 8.2 "Emergency Planning and Response" - illustreren waar interne en externe communicatie een belangrijke rol spelen.

De kernvereisten voor communicatie worden beschreven in hoofdstuk 7.4. Aanvullende eisen met betrekking tot de informatieplicht en onderwerpen die relevant zijn voor communicatie zijn te vinden in de volgende normhoofdstukken:

  • Inzicht in de organisatie en haar context (4.1).
  • Inzicht in de behoeften en verwachtingen van werknemers en andere betrokken partijen (4.2)
  • Leiderschap en betrokkenheid (5.1)
  • Identificatie van gevaren en beoordeling van risico's en mogelijkheden (6.1.2)
  • Vaststellen van wettelijke en andere vereisten (6.1.3)
  • Actie plannen (6.1.4)
  • Paraatheid en reactie op noodsituaties (8.2)
  • Evaluatie van de naleving (9.1.2)
  • Incident, non-conformiteit en corrigerende maatregelen (10.2)

Gezondheid en veiligheid op het werk en communicatie - essentiële vragen en antwoorden

Het succes van een managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk is afhankelijk van het  leiderschap, de inzet en het gedrag van alle hiërarchische niveaus en functies binnen een bedrijf. Ook communicatie speelt een essentiële rol. Andreas Ritter, normdeskundige van DQS en al jaren auditor voor gezondheid en veiligheid op het werk, beantwoordt belangrijke vragen over communicatie in ISO 45001.

Loading...

ISO 45001 - Gezondheid en veiligheid op het werk en communicatie

Kom meer te weten in onze gratis whitepaper. 

  • Referenties in de norm
  • Geschikte processen
  • Communicatie in noodsituaties
  • Naleving van wettelijke voorschriften

Wat verstaat ISO 45001 onder communicatie?

Tegen de verwachting in geeft hoofdstuk 3 "Begrippen" geen definitie van "communicatie". Wat de norm er precies onder verstaat, wordt pas duidelijk in de context van de eisen - en dan ook nog heel specifiek:

"Onder communicatie wordt niet alleen de uitwisseling van informatie verstaan, maar ook de mededeling ervan, d.w.z. het louter verzenden van informatie."

Dit te weten kan heel nuttig zijn om sommige standaardeisen te begrijpen.

Dus informatie moet betrouwbaar aankomen, toch?

Ja. De formulering van de volgende passage uit hoofdstuk 7.4 is bijvoorbeeld typerend: "De organisatie dient ervoor te zorgen dat de te communiceren arbo-informatie consistent is met de informatie die binnen het arbo-beheersysteem wordt gegenereerd en dat deze betrouwbaar is." Het is duidelijk dat het hier alleen gaat om het communiceren van OHS-informatie, niet om het delen ervan.

"Communiceren op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk betekent niet discussiëren, maar duidelijke boodschappen overbrengen en begrijpen."

Is er een dwingende normvereiste voor communicatie?

De eis om een geschikt communicatieproces te definiëren, te implementeren en te onderhouden is zeker fundamenteel. Dit omvat in het bijzonder de centrale bepaling,

  • Waarover
  • Wanneer
  • Met wie en
  • Hoe

wordt gecommuniceerd. Interessant is echter dat men in de arbonorm tevergeefs zoekt naar de eis "wie" communiceert. Antwoorden op deze vraag zijn alleen te vinden door middel van een omgekeerde conclusie, die geheel afwijkt van de kwaliteitsmanagementnorm ISO 9001:2015.

Communicatie op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk: Wie moet communiceren?

Er is geen expliciete definitie van wie communiceert in ISO 45001:2018. Een omgekeerde conclusie is dus nodig: uit de normeis om aan te geven "met wie" de interne communicatie onder welke omstandigheden moet plaatsvinden, volgt quasi automatisch "wie" deze taak van "zenden" bindend op zich neemt.

iso45001-einfuehren-dqs-wandbild achtung gabelstapler
Loading...

Leestip: ISO 45001 met succes invoeren.

U wilt graag met succes een managementsysteem voor veiligheid en gezondheid op het werk (OHS) implementeren volgens ISO 45001, maar u weet niet hoe? Wij vertellen u de belangrijkste succesfactoren! Naar de blog post

In principe vereist een goed functionerend communicatieproces een coördinerend orgaan, zoals een stafeenheid "crisiscommunicatie". Het vereist ook onmiddellijk toegankelijke informatie over wie op welk moment in het bedrijf communiceert.

Crisiscommunicatie - gaat dat niet in wezen over arbeidsongevallen?

Precies. Adequate communicatie is een essentiële voorwaarde voor het voornemen om het aantal ongevallen verder terug te dringen. En niet te vergeten: Juist hier zijn er ook wettelijke eisen en dus wettelijke verplichtingen van een organisatie waaraan absoluut moet worden voldaan, ook buiten de OHS-norm.

Welke wettelijke verplichtingen moeten worden nageleefd?

In geval van nood moeten reddingsdiensten vaak worden gealarmeerd. Duidelijk omschreven procedures voor alarmering kunnen voor de betrokkenen levensreddend zijn. Het is belangrijk dat niet alleen de arbeidsveiligheidsspecialist in detail weet wat hij moet doen, maar ook de werknemers.

ISO 45001 - Veiligheid en gezondheid op het werk

Het identificeren, minimaliseren en optimaal vermijden van risico's voor werknemers door schade aan de gezondheid en ongevallen? De juiste basis hiervoor is een gecertificeerd managementsysteem conform ISO 45001.

Sommige noodsituaties, zoals het vrijkomen van schadelijke stoffen na een explosie of de onjuiste omgang met gevaarlijke stoffen, vereisen niet alleen een snelle en gecoördineerde alarmering van de hulpdiensten. Meestal moeten ook de bevoegde instanties onmiddellijk worden gewaarschuwd. In dergelijke gevallen kunnen ook de bescherming en de veiligheid van de bevolking in het geding zijn.

Veiligheid en communicatie op het werk: waar liggen de organisatorische risico's?

Als er een meldingsplicht bestaat, moet het bedrijf precies weten welke autoriteiten op de hoogte moeten worden gebracht en op basis van welke specificaties. Maar dat is nog niet alles. Als deze noodsituatie tragisch genoeg tot een dodelijk ongeval leidt, moet de werkgever onmiddellijk een ongevalsaangifte doen bij de beroepsaansprakelijkheidsverzekering - dit alles raakt overigens ook aan het onderwerp "relevante belanghebbenden".

Wie in het bedrijf verantwoordelijk is voor zo'n melding, heeft meestal geen tijd voor langdurig onderzoek naar aan wie en op welke manier wat gemeld moet worden. Als het ongeval te laat of op de verkeerde plaats wordt gemeld, zal dat onvermijdelijk juridische gevolgen hebben.

Wie moet er in geval van nood nog meer worden ingelicht?

Denk in de zojuist beschreven noodsituatie niet alleen aan de werknemers en de verantwoordelijke instanties. Ook andere relevante belanghebbenden moeten naar waarheid worden ingelicht of willen naar waarheid worden ingelicht, bijvoorbeeld de politie, het Openbaar Ministerie en de pers. Een passende communicatiestijl is eveneens van belang. Bevoegde personen moeten in staat zijn de vragen van deze belanghebbenden te beantwoorden, zodat geen onjuiste meldingen openbaar worden gemaakt die uw onderneming schade kunnen berokkenen.

whitepaper-dqs-iso-45001-planning-action
Loading...

ISO 45001 - Actie plannen

Wij interpreteren de norm.

Het bepalen en beoordelen van risico's (bijv. gezondheidsrisico's of ongevallen) en kansen (bijv. veilig ontwerp van de werkplek) is een fundamentele vereiste in de norm voor veiligheid en gezondheid op het werk. Het gaat erom hoe uw organisatie omgaat met de resultaten van de beoordeling en welke acties worden gepland en uitgevoerd om gevaren te elimineren of risico's te verminderen.

Lees meer in onze gratis whitepaper.

Moet mijn bedrijf voorbereid zijn op noodsituaties?

Absoluut, kijk maar eens naar hoofdstuk 8.2 van de norm "Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties". Hier is het bedrijf verplicht zich voor te bereiden op mogelijke noodsituaties op basis van een gedefinieerd communicatieproces, zodat een geplande reactie mogelijk is. Hoofdstuk 6.1.2.1 "Identificatie van gevaren" speelt hier ook een belangrijke rol. Deze verbanden binnen de norm maken het gemakkelijk om het belang van goede communicatie in te zien.

,,Het uitwisselen en verstrekken van informatie zijn sleutelfactoren bij het verhogen van de veiligheid en gezondheid op het werk voor de werknemers in het bedrijf!"

Veiligheid en gezondheid op het werk: wanneer werkt communicatie?

In het algemeen kan worden gesteld dat communicatie in het SGA-managementsysteem aan zijn doel beantwoordt wanneer de communicatiepartners elkaar begrijpen, of alle geadresseerden van SGA-informatie de inhoud ervan gemakkelijk kunnen vatten. ISO 45001 legt er daarom grote nadruk op dat de organisatie rekening moet houden met aspecten die het wederzijds begrip kunnen belemmeren of zelfs verhinderen - de norm verwijst in dit verband ook naar diversiteitsaspecten.

Wat zijn diversiteitsaspecten?

De "diversiteit van mensen" is een zeer belangrijk aspect, bijvoorbeeld met betrekking tot de capaciteiten en mogelijkheden van mensen, gerelateerd aan geslacht, taal, cultuur, geletterdheid, handicap, enzovoort. In de praktijk betekent dit dat de arbo-informatie zo geschreven moet zijn dat iedere werknemer het kan begrijpen.

,,Als communicatie haar doel wil dienen, moeten de communicatiepartners elkaar kunnen begrijpen."

Dit omvat ook werknemers met een beperkte leesvaardigheid of werknemers die de taal waarin de communicatie is geschreven niet kennen. Uiteindelijk kan het nodig zijn om de juiste informatie over veiligheid en gezondheid op het werk mondeling te geven of te vertalen.

Begrijpelijke informatie - hoe kan een organisatie daarvoor zorgen?

Eerst en vooral moet zij geschikte communicatieprocessen vaststellen, d.w.z. processen die in overeenstemming zijn met de normen, in detail met concrete werkinstructies en briefings. De SGA-norm stelt ook een aantal eisen aan de inhoud van de communicatie en aan de communicatieprocessen zelf. Er moet rekening worden gehouden met wettelijke en andere verplichtingen van de organisatie, alsook met de standpunten en behoeften van externe belanghebbende partijen.

Waar gaat het om bij de behoeften van externe belanghebbende partijen?

Het betekent bijvoorbeeld dat SGA-informatie die wordt gecommuniceerd feitelijk geformuleerd, plausibel, consistent, volledig en uiteraard betrouwbaar moet zijn. Daarnaast moet het aansluiten bij de behoeften van de geadresseerden en moet het ook transparant zijn, bijvoorbeeld met betrekking tot de vraag hoe een bericht tot stand is gekomen. Omgekeerd moeten relevante uitspraken of inbreng van werknemers, althans voor zover ze betrekking hebben op het SGA-beheersysteem, door het bedrijf worden opgevolgd, in de vorm van een passende reactie.

iso45005-dqs-sicherheitsabstand markierung aufzug
Loading...

In de DQS blog: ISO 45005 - nieuwe technische regel voor gezondheid en veiligheid op het werk, terwijl COVID-19.

SARS-CoV-2 blijft de wereld in zijn greep houden. In de wereld van het werk is het vooral belangrijk om snel en flexibel te reageren op veranderende situaties. De nieuwe ISO/PAS 45005-gids kan daarbij van grote hulp zijn. Ga naar het artikel "ISO 45005".

Wat is interne communicatie - en wat is externe communicatie?

Het kan als volgt worden samengevat: intern moet er communicatie zijn tussen de verschillende niveaus en functies met betrekking tot SGA-relevante informatie en wijzigingen in het SGA-managementsysteem. Medewerkers moeten onder meer de mogelijkheid hebben om deel te nemen aan de voortdurende verbetering van het SGA-managementsysteem. Externe communicatie daarentegen richt zich op het naar buiten brengen of communiceren van relevante SGA-informatie, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en andere vereisten.

Communicatie over veiligheid en gezondheid op het werk - conclusie

Wat wordt intern en extern gecommuniceerd, wanneer, met wie en hoe? Welke rol spelen managers bij het duidelijk maken van het belang van gezondheid en veiligheid op het werk in de dagelijkse activiteiten? Welke mogelijkheden hebben werknemers om informatie over gevaren en bijna-ongevallen door te geven? Op welke wijze wordt de arbeidsveiligheidsspecialist of een veiligheidsfunctionaris hierbij betrokken?

Uw bedrijf moet dit alles definiëren in overeenstemming met DIN EN ISO 45001, zodat de communicatie echt doorkomt. Processen en procedures in operationele communicatie, evenals instructies en checklists voor arbeidsveiligheid, moeten aannemelijk, volledig, betrouwbaar en begrijpelijk zijn voor alle betrokkenen - sleutelwoord diversiteit. In de externe communicatie gaat het er ook om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld bij het opstellen van noodplannen en het reageren op noodsituaties.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch
Loading...

Wij beantwoorden graag uw vragen

Hoeveel inspanning moet u verwachten om uw managementsysteem te laten certificeren volgens ISO 45001? Kom meer te weten.

Directe communicatie, persoonlijke gesprekken en indien nodig vragen of uitspraken begrepen worden - het komt erop neer dat normexpert Andreas Ritter tot de conclusie komt dat de uitwisseling en het verstrekken van informatie een sleutelfactor is om de veiligheid en gezondheid op het werk in de onderneming te verbeteren.

Opmerking: ISO 45001 heeft BS OHSAS 18001 vervangen

Op 30 september 2021 werd de Britse norm OHSAS 18001, die al meer dan 20 jaar relevant was voor het beheer van gezondheid en veiligheid op het werk, vervangen door ISO 45001.

Organisaties die een gecertificeerd managementsysteem hebben, zijn over het algemeen bekend met de vervangingsprocedure en de overgangsperioden die door het International Accreditation Forum (IAF) zijn vastgesteld. Net als bij de herziening van zowel ISO 9001 als ISO 14001 werd voor de overgang een overgangsperiode van drie jaar vastgesteld. Deze zou oorspronkelijk op 11 maart 2021 aflopen, maar werd door de IAF met zes maanden verlengd vanwege de Covid 19-pandemie. Nu hebben alle certificaten volgens BS OHSAS 18001 hun geldigheid verloren. De oude norm is achterhaald.

DQS - de juiste partner vanaf het begin

De invoering van een op uw bedrijf afgestemd SGA-managementsysteem is een toekomstgerichte manier om vertrouwen op te bouwen en marktkansen uit te breiden. Succesvolle bedrijven zien in de certificering ook een kans om risico's en potentiëlen duidelijker te herkennen door een neutrale, onafhankelijke blik van buitenaf.

DQS werd in 1985 opgericht als eerste certificeringsbedrijf van Duitsland. Sindsdien zijn wij wereldwijd een van de toonaangevende auditspecialisten en certificeerders. Onze stichtende partners DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) en DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) zijn nog steeds belangrijke partners voor opleiding en training, alsook voor normalisatiewerk.

Auteur
Altan Dayankac

DQS-productmanager en -expert op het gebied van duurzaamheid, klimaat, milieu en veiligheid op het werk. Altan Dayankac draagt ook zijn expertise bij als auteur en presentator in milieu- en arbo-commissies en op tal van professionele evenementen.

Loading...