Arbetssäkerhet behöver kommunikation - Viktiga frågor och svar

INNEHÅLL

• ISO 45001 - standarden kräver kommunikation
• Vad menar ISO 45001 med kommunikation?
• Finns det ett övergripande standardkrav på kommunikation?
• Vem måste kommunicera?
• Vilka rättsliga skyldigheter måste iakttas?
• Måste mitt företag vara förberett för nödsituationer?
• När fungerar kommunikationen?
• Att förstå information - hur kan en organisation säkerställa detta?
• Vad är intern kommunikation - och vad är extern kommunikation?
• Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen behöver kommunikation - Slutsats
• Anmärkning: ISO 45001 har ersatt BS OHSAS 18001.

ISO 45001 - standarden kräver kommunikation

I mars 2018 publicerades ISO 45001 för första gången efter fem års utveckling. Avsikten bakom den: Att göra arbetet märkbart säkrare genom tillämpning av den internationella standarden för "säkerhet och hälsa i arbetet" (OHS). Den ska göra det möjligt för företag att i ett tidigt skede identifiera och minimera riskerna för de anställda i form av hälsoskador, olyckor och skador. Organisationens interna och externa kommunikation spelar en nyckelroll i detta sammanhang.

För att kommunikationen inom arbetsmiljöhanteringssystemet ska vara förenlig med standarden måste ditt företag definiera, implementera och upprätthålla en lämplig process. Med hjälp av denna kommunikationsprocess måste framför allt fastställas vad som kommuniceras om, när, med vem och hur, både internt och externt. En viktig aspekt av detta är att uppfylla rättsliga skyldigheter och ta hänsyn till relevanta intressenter. Länkar till andra kapitel i standarderna - särskilt kapitel 8.2 "Emergency Planning and Response" - illustrerar var intern och extern kommunikation spelar viktiga roller.

De centrala kraven på kommunikation beskrivs i kapitel 7.4. Ytterligare krav på informationsplikt och ämnen som är relevanta för kommunikation finns i följande standardkapitel:

• Förståelse för organisationen och dess sammanhang (4.1).
• Förståelse för arbetstagarnas och andra berörda parters behov och förväntningar (4.2).
• Ledarskap och engagemang (5.1)
• Identifiering av faror och bedömning av risker och möjligheter (6.1.2).
• Fastställande av rättsliga och andra krav (6.1.3).
• Planering av åtgärder (6.1.4)
• Beredskap och insatser vid nödsituationer (8.2)
• Utvärdering av efterlevnad (9.1.2)
• Incidenter, avvikelser och korrigerande åtgärder (10.2)

Arbetsmiljö och kommunikation - viktiga frågor och svar

Framgången för ett ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen beror på ledarskapet, engagemanget och beteendet hos alla hierarkiska nivåer och funktioner inom ett företag. Kommunikationen spelar också en viktig roll. Andreas Ritter, DQS:s standardexpert och mångårig revisor för arbetsmiljö och säkerhet, svarar på viktiga frågor om kommunikation i ISO 45001.

Vad menar ISO 45001 med kommunikation?

Tvärtemot vad man kan förvänta sig finns det i kapitel 3 "Termer" ingen definition av "kommunikation". Vad standarden exakt förstår med det blir tydligt först i samband med kraven - och då också mycket specifikt:

Att känna till detta kan vara till stor hjälp för att förstå vissa standardkrav.

Informationen måste alltså komma fram på ett tillförlitligt sätt, eller hur?

Ja. Till exempel är formuleringen i följande stycke från kapitel 7.4 typisk: "Organisationen ska se till att den information om arbetsmiljö som ska kommuniceras är förenlig med den information som genereras inom ledningssystemet för arbetsmiljö och att den är tillförlitlig." Det är uppenbart att detta endast handlar om att kommunicera information om arbetsmiljö, inte om att dela den.

Finns det ett övergripande standardkrav för kommunikation?

Kravet på att definiera, genomföra och upprätthålla en lämplig kommunikationsprocess är säkert grundläggande. Detta innefattar i synnerhet den centrala bestämmelsen,

• Om vad
• När
• Med vem och
• Hur

kommuniceras. Intressant nog söker man dock förgäves i arbetsmiljöstandarden efter kravet "vem" som kommunicerar. Svar på denna fråga kan endast hittas genom en omvänd slutsats, vilket är helt annorlunda än i kvalitetsstyrningsstandarden ISO 9001:2015.

Kommunikation inom hälsa och säkerhet på arbetsplatsen: Vem måste kommunicera?

Det finns ingen uttrycklig definition av vem som kommunicerar i ISO 45001:2018. En omvänd slutsats är därför nödvändig: från standardkravet att specificera "med vem" intern kommunikation ska ske under vilka omständigheter, följer det kvasi automatiskt "vem" som tar över denna uppgift att "sända" på ett bindande sätt.

I grund och botten kräver en fungerande kommunikationsprocess ett samordningsorgan, t.ex. en stabsenhet för "kriskommunikation". Den kräver också omedelbart tillgänglig information om vem som kommunicerar vid vilken tidpunkt i företaget.

Kriskommunikation - handlar det inte i huvudsak om industriolyckor?

Precis. Lämplig kommunikation är en viktig förutsättning för att man ska kunna ha för avsikt att ytterligare minska antalet olyckor. Och det får inte heller glömmas bort: Just här finns det också rättsliga krav och därmed rättsliga skyldigheter för en organisation som absolut måste uppfyllas, även utöver OHS-standarden.

Vilka rättsliga skyldigheter måste iakttas?

I händelse av en nödsituation måste räddningstjänsten ofta larmas. Tydligt definierade förfaranden för larmning kan vara livräddande för de inblandade. Det är viktigt att inte bara arbetarskyddsspecialisten vet vad som ska göras i detalj, utan även de anställda.

ISO 45001 - Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen

Identifiera, minimera och på bästa sätt undvika risker för de anställda i form av hälsoskador och olyckor? Den lämpliga grunden för detta är ett certifierat ledningssystem i enlighet med ISO 45001.

Vissa nödsituationer, t.ex. utsläpp av skadliga ämnen efter en explosion eller felaktig hantering av farliga ämnen, kräver inte bara snabb och samordnad larmning av räddningstjänsten. De innebär vanligtvis också att de berörda myndigheterna måste underrättas omedelbart. I sådana fall kan allmänhetens skydd och säkerhet också stå på spel.

Arbetssäkerhet och kommunikation: Var finns de organisatoriska riskerna?

Om det finns en anmälningsplikt måste företaget veta exakt vilka myndigheter som måste underrättas och på grundval av vilka specifikationer. Men det är inte allt. Om denna nödsituation tragiskt nog innebär ett dödsfall måste arbetsgivaren omedelbart lämna in en olycksfallsrapport till arbetsgivarförsäkringsföreningen - allt detta berör för övrigt också ämnet "relevanta berörda parter".

Den som inom företaget är ansvarig för en sådan rapport har vanligtvis inte tid att göra långvariga efterforskningar om till vem och på vilket sätt vad som måste rapporteras. Om olyckan rapporteras för sent eller till fel ställe kommer det oundvikligen att få rättsliga konsekvenser.

Vem mer måste informeras i händelse av en nödsituation?

I den nödsituation som just beskrivits bör man inte bara tänka på de anställda och ansvariga myndigheter. Även andra relevanta berörda parter måste informeras sanningsenligt eller vill bli sanningsenligt informerade, till exempel polisen, åklagarmyndigheten och pressen. En lämplig kommunikationsstil är också viktig. Kompetenta personer måste kunna besvara dessa berörda parters frågor så att inga falska rapporter som kan skada ditt företag offentliggörs.

Behöver mitt företag vara förberett för nödsituationer?

Absolut, det räcker med att ta en titt på standardkapitlet 8.2 "Emergency preparedness and response" (beredskap och insatser vid nödsituationer). Här krävs att företaget förbereder sig för eventuella nödsituationer på grundval av en definierad kommunikationsprocess så att en planerad reaktion är möjlig. Kapitel 6.1.2.1 "Identifiering av risker" spelar också en viktig roll här. Dessa kopplingar inom standarden gör det lätt att se vikten av korrekt kommunikation.

Arbetssäkerhet och hälsa: När fungerar kommunikationen?

Generellt kan man säga att kommunikationen i SGA-ledningssystemet uppfyller sitt syfte när kommunikationsparterna förstår varandra, eller när alla mottagare av SGA-information lätt kan förstå dess innehåll. ISO 45001 lägger därför stor vikt vid att säkerställa att aspekter som kan försämra eller till och med förhindra ömsesidig förståelse beaktas av organisationen - standarden hänvisar också till mångfaldsaspekter i detta sammanhang.

Vad är mångfaldsaspekter?

"Människors mångfald" är en mycket viktig aspekt, till exempel när det gäller människors förmågor och möjligheter, relaterade till kön, språk, kultur, läs- och skrivkunnighet, funktionshinder etcetera. I praktiken innebär detta att information om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen måste skrivas på ett sådant sätt att alla anställda kan förstå den.

Detta gäller även anställda med begränsad läsförmåga eller anställda som inte kan det språk som kommunikationen är skriven på. I slutändan kan lämplig information om arbetsmiljöfrågor behöva levereras muntligt eller översättas.

Att förstå information - hur kan en organisation säkerställa detta?

Först och främst måste den upprätta lämpliga kommunikationsprocesser, dvs. processer som överensstämmer med standarder, i detalj med konkreta arbetsinstruktioner och genomgångar. SGA-standarden ställer också ett antal krav på kommunikationens innehåll och på själva kommunikationsprocesserna. Man måste ta hänsyn till organisationens juridiska och andra skyldigheter samt till externa intressenters synpunkter och behov.

Vad handlar de externa berörda parternas behov om?

Det innebär till exempel att SGA-information som kommuniceras måste vara sakligt formulerad, trovärdig, konsekvent, fullständig och naturligtvis tillförlitlig. Dessutom måste den tillgodose mottagarnas behov, och den bör också vara transparent, till exempel när det gäller frågan om hur ett meddelande har kommit till. Omvänt måste relevanta uttalanden eller synpunkter från de anställda, åtminstone i den mån de rör SGA-ledningssystemet, uppmärksammas av företaget i form av ett lämpligt svar.

Vad är intern kommunikation - och vad är extern kommunikation?

Det kan kanske sammanfattas så här: Internt måste det finnas en kommunikation mellan de olika nivåerna och funktionerna när det gäller SGA-relevant information och ändringar i SGA-ledningssystemet. De anställda måste ha möjlighet att delta i den ständiga förbättringen av bland annat SGA-ledningssystemet. Extern kommunikation fokuserar å andra sidan på kommunikation eller förmedling av relevant SGA-information till omvärlden, med beaktande av rättsliga skyldigheter och andra krav.

Arbetshälsa och säkerhet behöver kommunikation - Slutsats

Vad kommuniceras internt och externt, när, med vem och hur? Vilken roll spelar cheferna när det gäller att tydliggöra vikten av hälsa och arbetssäkerhet i den dagliga verksamheten? Vilka möjligheter har de anställda att förmedla information om faror och närakuter? På vilket sätt är specialisten för arbetarskydd eller en säkerhetsansvarig involverad?

Allt detta måste ditt företag definiera i enlighet med DIN EN ISO 45001 så att kommunikationen verkligen når fram. Processer och förfaranden i den operativa kommunikationen, liksom instruktioner och checklistor för arbetssäkerhet, måste vara trovärdiga, fullständiga, tillförlitliga och begripliga för alla inblandade - nyckelord mångfald. I den externa kommunikationen handlar det också om att uppfylla de rättsliga skyldigheterna, till exempel vid beredskapsplanering och insatser i nödsituationer.

Direkt kommunikation, personliga diskussioner och vid behov fråga om uttalanden är förstådda - i slutändan konstaterar standardexperten Andreas Ritter att utbyte och tillhandahållande av information är en nyckelfaktor för att öka arbetshälsan och säkerheten i företaget.

Anmärkning: ISO 45001 har ersatt BS OHSAS 18001.

Den 30 september 2021 ersattes den brittiska standarden OHSAS 18001, som har varit relevant för arbetsmiljöhantering i mer än 20 år, av ISO 45001.

Organisationer som har ett certifierat ledningssystem är i allmänhet bekanta med ersättningsförfarandet och de övergångsperioder som fastställts av International Accreditation Forum (IAF). Liksom vid revideringen av både ISO 9001 och ISO 14001 fastställdes en treårig övergångsperiod för övergången. Den skulle ursprungligen ha löpt ut den 11 mars 2021, men förlängdes med sex månader av IAF på grund av pandemin Covid 19. Nu har alla certifikat enligt BS OHSAS 18001 förlorat sin giltighet. Den gamla standarden har ersatts.

I princip hade DQS fortfarande genomfört certifieringar enligt den gamla standarden förra året - men bara fram till den 30 september 2020. Efter det datumet var den ekonomiska kostnaden för certifieringen inte längre försvarbar.

DQS - rätt partner från början

Att införa ett SGA-ledningssystem som är skräddarsytt för ditt företag är ett framåtblickande sätt att bygga upp förtroende och utöka marknadsmöjligheterna. Framgångsrika företag ser i certifieringen också en möjlighet att genom en neutral, oberoende syn utifrån tydligare känna igen risker och potentialer.

DQS grundades 1985 som Tysklands första certifieringsföretag. Sedan dess har vi varit en av de ledande revisionsspecialisterna och certifierarna världen över. Våra grundande partners DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) och DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) är fortfarande viktiga samarbetspartners för utbildning och standardiseringsarbete.