Työturvallisuutta koskeva viestintä - Tärkeitä kysymyksiä ja vastauksia

SISÄLTÖ

• ISO 45001 - standardi edellyttää viestintää
• Mitä ISO 45001 tarkoittaa viestinnällä?
• Onko standardissa yleisiä vaatimuksia viestinnälle?
• Kenen on viestittävä?
• Mitä oikeudellisia velvoitteita on noudatettava?
• Pitääkö yritykseni varautua hätätilanteisiin?
• Milloin viestintä toimii?
• Tiedon ymmärtäminen - miten organisaatio voi varmistaa sen?
• Mitä on sisäinen viestintä - ja mitä on ulkoinen viestintä?
• Työterveys ja -turvallisuus tarvitsevat viestintää - Johtopäätökset
• Huomautus: ISO 45001 on korvannut BS OHSAS 18001 -standardin.

ISO 45001 - standardi edellyttää viestintää

Maaliskuussa 2018 ISO 45001 julkaistiin ensimmäisen kerran viiden vuoden kehitystyön jälkeen. Sen taustalla on tarkoitus: Tehdä työstä tuntuvasti turvallisempaa soveltamalla kansainvälistä "työturvallisuutta ja työterveyttä" (OHS) koskevaa standardia. Sen tarkoituksena on antaa yrityksille mahdollisuus tunnistaa ja minimoida työntekijöille aiheutuvia terveyshaittoihin, tapaturmiin ja vammoihin liittyviä riskejä jo varhaisessa vaiheessa. Organisaation sisäisellä ja ulkoisella viestinnällä on tässä keskeinen rooli.

Jotta työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmän viestintä olisi standardin mukaista, yrityksesi on määriteltävä, toteutettava ja ylläpidettävä asianmukainen prosessi. Tämän viestintäprosessin avulla on ennen kaikkea määriteltävä , mistä , milloin, kenelle ja miten viestitään sekä sisäisesti että ulkoisesti. Tärkeä osa tätä on oikeudellisten velvoitteiden noudattaminen ja asianomaisten sidosryhmien huomioon ottaminen. Linkit muihin standardien lukuihin - erityisesti lukuun 8.2 "Hätätilanteiden suunnittelu ja niihin reagoiminen" - havainnollistavat, missä sisäisellä ja ulkoisella viestinnällä on tärkeä rooli.

Viestinnän keskeiset vaatimukset on kuvattu luvussa 7.4. Tiedottamisvelvollisuutta koskevia lisävaatimuksia ja viestintään liittyviä aiheita on seuraavissa standardien luvuissa:

• Organisaation ja sen kontekstin ymmärtäminen (4.1).
• Työntekijöiden ja muiden sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen (4.2).
• Johtaminen ja sitoutuminen (5.1)
• Vaarojen tunnistaminen sekä riskien ja mahdollisuuksien arviointi (6.1.2).
• Oikeudellisten ja muiden vaatimusten määrittäminen (6.1.3).
• Toiminnan suunnittelu (6.1.4)
• Hätätilanteisiin varautuminen ja reagointi (8.2)
• Vaatimustenmukaisuuden arviointi (9.1.2)
• Vaaratilanteet, poikkeamat ja korjaavat toimet (10.2).

Työterveys, työturvallisuus ja viestintä - Keskeiset kysymykset ja vastaukset.

Työterveyden ja -turvallisuuden hallintajärjestelmän onnistuminen riippuu yrityksen kaikkien hierarkiatasojen ja toimintojen johtamisesta, sitoutumisesta ja käyttäytymisestä. Myös viestinnällä on olennainen merkitys. Andreas Ritter, DQS:n standardien asiantuntija ja pitkäaikainen työterveyden ja -turvallisuuden auditoija, vastaa tärkeisiin kysymyksiin ISO 45001 -standardin viestinnästä.

Mitä ISO 45001 tarkoittaa viestinnällä?

Vastoin odotuksia luvussa 3 "Termit" ei anneta määritelmää käsitteelle "viestintä". Se, mitä standardissa sillä tarkalleen ottaen ymmärretään, selviää vasta vaatimusten yhteydessä - ja silloinkin hyvin konkreettisesti:

Tämän tietäminen voi olla varsin hyödyllistä joidenkin standardivaatimusten ymmärtämisessä.

Tiedon on siis saavuttava luotettavasti, eikö niin?

Kyllä. Esimerkiksi seuraavan kohdan sanamuoto luvusta 7.4 on tyypillinen: "Organisaation on varmistettava, että välitettävät työsuojelutiedot ovat yhdenmukaisia työsuojelun hallintajärjestelmässä tuotettujen tietojen kanssa ja että ne ovat luotettavia." On selvää, että tässä on kyse vain työturvallisuustietojen välittämisestä, ei niiden jakamisesta.

Onko viestinnälle olemassa ylivoimainen standardivaatimus?

Vaatimus sopivan viestintäprosessin määrittelystä, toteuttamisesta ja ylläpitämisestä on varmasti perustavanlaatuinen. Tähän kuuluu erityisesti keskeinen määrittely,

• Mitä
• Milloin
• kenen kanssa ja
• Miten

viestitään. Mielenkiintoista on kuitenkin se, että työterveys- ja työturvallisuusstandardista etsitään turhaan vaatimusta "kuka" viestii. Vastauksia tähän kysymykseen löytyy vain käänteisen johtopäätöksen avulla, joka on täysin erilainen kuin laadunhallintastandardissa ISO 9001:2015.

Viestintä työsuojelussa: Kenen on viestittävä?

ISO 45001:2018 -standardissa ei ole nimenomaista määritelmää siitä, kuka viestii. Siksi tarvitaan käänteinen johtopäätös: standardin vaatimuksesta määritellä, "kenen kanssa" sisäisen viestinnän on tapahduttava missä olosuhteissa, seuraa lähes automaattisesti, "kuka" ottaa tämän "lähettämisen" tehtävän sitovasti hoitaakseen.

Periaatteessa toimiva viestintäprosessi edellyttää koordinoivaa elintä, kuten "kriisiviestinnän" henkilöstöyksikköä. Se edellyttää myös välittömästi saatavilla olevaa tietoa siitä, kuka viestii missäkin vaiheessa yrityksessä.

Kriisiviestintä - eikö siinä ole pohjimmiltaan kyse työtapaturmista?

Juuri niin. Asianmukainen viestintä on olennainen edellytys sille, että onnettomuuksien määrää pyritään edelleen vähentämään. Eikä sitä pidä unohtaa: Erityisesti tässä on myös lakisääteisiä vaatimuksia ja siten organisaation lakisääteisiä velvoitteita, jotka on ehdottomasti täytettävä, jopa työterveys- ja työturvallisuusstandardin lisäksi.

Mitä lakisääteisiä velvoitteita on noudatettava?

Hätätilanteessa on usein hälytettävä pelastusviranomaiset. Selkeästi määritellyt menettelyt hälyttämistä varten voivat pelastaa asianosaisten hengen. On tärkeää, että työsuojeluasiantuntijan lisäksi myös työntekijät tietävät yksityiskohtaisesti, mitä on tehtävä.

ISO 45001 - Työturvallisuus ja työterveys

Työntekijöille aiheutuvien terveyshaitta- ja tapaturmariskien tunnistaminen, minimointi ja optimaalinen välttäminen? Sopiva perusta tähän on ISO 45001 -standardin mukainen sertifioitu johtamisjärjestelmä.

Jotkin hätätilanteet, kuten haitallisten aineiden vapautuminen räjähdyksen seurauksena tai vaarallisten aineiden epäasianmukainen käsittely, eivät edellytä ainoastaan pelastuspalvelujen nopeaa ja koordinoitua hälyttämistä. Ne edellyttävät yleensä myös välitöntä ilmoittamista asianomaisille viranomaisille. Tällaisissa tapauksissa myös yleisön suojelu ja turvallisuus voivat olla vaakalaudalla.

Työturvallisuus ja viestintä: Missä ovat organisatoriset riskit?

Jos ilmoitusvelvollisuus on olemassa, yrityksen on tiedettävä tarkkaan, mille viranomaisille on ilmoitettava ja minkä eritelmien perusteella. Mutta siinä ei ole vielä kaikki. Jos tähän hätätilanteeseen liittyy traagisesti kuolemaan johtanut tapaturma, työnantajan on tehtävä välittömästi tapaturmailmoitus työnantajan vastuuvakuutuslaitokselle - kaikki tämä muuten koskee myös "asianomaisia asianosaisia".

Sillä, joka yrityksessä vastaa tällaisesta raportista, ei yleensä ole aikaa pitkällisiin tutkimuksiin siitä, kenelle ja millä tavalla mistäkin on ilmoitettava. Jos onnettomuudesta ilmoitetaan liian myöhään tai väärään paikkaan, siitä aiheutuu väistämättä oikeudellisia seurauksia.

Kenelle muulle on ilmoitettava hätätilanteessa?

Äsken kuvatussa hätätilanteessa ei pidä ajatella vain työntekijöitä ja vastuuviranomaisia. Myös muille asiaankuuluville sidosryhmille, esimerkiksi poliisille, syyttäjäviranomaisille ja lehdistölle, on ilmoitettava totuudenmukaisesti tai halutaan ilmoittaa totuudenmukaisesti. Myös asianmukainen viestintätyyli on tärkeää. Asiantuntevien henkilöiden on pystyttävä vastaamaan näiden asianomaisten osapuolten kysymyksiin, jotta julkisuuteen ei tule vääriä ilmoituksia, jotka voisivat vahingoittaa yritystäsi.

Pitääkö yritykseni varautua hätätilanteisiin?

Ehdottomasti, katso vain standardin luku 8.2 "Hätätilanteisiin varautuminen ja reagointi". Siinä edellytetään, että yritys valmistautuu mahdollisiin hätätilanteisiin määritellyn viestintäprosessin pohjalta, jotta suunniteltu reagointi on mahdollista. Luku 6.1.2.1 "Vaaratekijöiden tunnistaminen" on myös tässä yhteydessä tärkeässä asemassa. Näiden standardissa olevien yhteyksien avulla on helppo ymmärtää asianmukaisen viestinnän merkitys.

Työturvallisuus ja työterveys: milloin viestintä toimii?

Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että viestintä työsuojelun ja työterveyden hallintajärjestelmässä täyttää tarkoituksensa, kun viestinnän osapuolet ymmärtävät toisiaan tai kaikki työsuojelun ja työterveyden hallintaan liittyvän tiedon vastaanottajat voivat helposti ymmärtää sen sisällön. ISO 45001 -standardissa korostetaankin voimakkaasti, että organisaatio ottaa huomioon näkökohdat, jotka voivat heikentää tai jopa estää keskinäistä ymmärrystä - standardissa viitataan tässä yhteydessä myös monimuotoisuusnäkökohtiin.

Mitä monimuotoisuusnäkökohdat ovat?

"Ihmisten moninaisuus" on erittäin tärkeä näkökohta esimerkiksi ihmisten kykyjen ja mahdollisuuksien osalta, jotka liittyvät sukupuoleen, kieleen, kulttuuriin, luku- ja kirjoitustaitoon, vammaisuuteen ja niin edelleen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työturvallisuustiedot on kirjoitettava niin, että kuka tahansa työntekijä voi ymmärtää ne.

Tämä koskee myös työntekijöitä, joiden lukutaito on rajoittunut tai jotka eivät osaa kieltä, jolla viestintä on kirjoitettu. Lopulta asianmukainen työsuojelutieto on ehkä annettava suullisesti tai käännettävä.

Tiedon ymmärtäminen - miten organisaatio voi varmistaa sen?

Ennen kaikkea sen on luotava sopivat, eli standardien mukaiset viestintäprosessit, jotka sisältävät yksityiskohtaisesti konkreettisia työohjeita ja tiedotuksia. SGA-standardi asettaa myös useita vaatimuksia viestinnän sisällölle ja itse viestintäprosesseille. Organisaation oikeudelliset ja muut velvoitteet on otettava huomioon, samoin kuin ulkopuolisten sidosryhmien näkemykset ja tarpeet.

Mistä ulkoisten sidosryhmien tarpeista on kyse?

Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että viestittävän SGA-tiedon on oltava asiallisesti muotoiltua, uskottavaa, johdonmukaista, täydellistä ja tietenkin luotettavaa. Lisäksi sen on vastattava vastaanottajien tarpeita, ja sen on myös oltava avointa esimerkiksi sen suhteen, miten viesti on syntynyt. Vastaavasti yrityksen on otettava huomioon työntekijöiden asiaankuuluvat lausunnot tai kannanotot, ainakin siltä osin kuin ne koskevat yleisten yleisten yleisten toimintasuunnitelmien hallintajärjestelmää, ja vastattava niihin asianmukaisella tavalla.

Mitä on sisäinen viestintä - ja mitä on ulkoinen viestintä?

Se voidaan ehkä tiivistää näin: Sisäisesti eri tasojen ja toimintojen välillä on oltava viestintää SGA:n kannalta merkityksellisistä tiedoista ja SGA-johtamisjärjestelmän muutoksista. Työntekijöillä on oltava mahdollisuus osallistua muun muassa SGA-hallintajärjestelmän jatkuvaan parantamiseen. Ulkoisessa viestinnässä puolestaan keskitytään SGA:n kannalta merkityksellisen tiedon välittämiseen tai välittämiseen ulospäin ottaen huomioon lakisääteiset velvoitteet ja muut vaatimukset.

Työterveys ja -turvallisuus tarvitsee viestintää - Johtopäätös

Mitä viestitään sisäisesti ja ulkoisesti, milloin, kenelle ja miten? Mikä rooli esimiehillä on tehdä selväksi työterveyden ja työturvallisuuden merkitys jokapäiväisessä toiminnassa? Mitä mahdollisuuksia työntekijöillä on välittää tietoa vaaroista ja läheltä piti -tilanteista? Millä tavoin työsuojeluasiantuntija tai työsuojeluvaltuutettu on mukana?

Yrityksesi on määriteltävä kaikki tämä DIN EN ISO 45001 -standardin mukaisesti, jotta viestintä todella menee perille. Operatiivisen viestinnän prosessien ja menettelyjen sekä ohjeiden ja työturvallisuuden tarkistuslistojen on oltava uskottavia, täydellisiä, luotettavia ja ymmärrettäviä kaikille asianosaisille - avainsana monimuotoisuus. Ulkoisessa viestinnässä on kyse myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta, esimerkiksi hätäsuunnittelussa ja hätätilanteissa toimimisessa.

Suora viestintä, henkilökohtaiset keskustelut ja tarvittaessa kysyminen, ymmärretäänkö lausunnot - lopputulos on se, että standardien asiantuntija Andreas Ritter toteaa, että tiedonvaihto ja -välitys on keskeinen tekijä työterveyden ja -turvallisuuden lisäämisessä yrityksessä.

Huomautus: ISO 45001 on korvannut BS OHSAS 18001 -standardin.

Syyskuun 30. päivänä 2021 brittiläinen standardi OHSAS 18001, joka on ollut merkityksellinen työterveyden ja -turvallisuuden hallinnan kannalta yli 20 vuotta, korvattiin ISO 45001:llä.

Organisaatiot, joilla on sertifioitu johtamisjärjestelmä, tuntevat yleensä korvausmenettelyn ja kansainvälisen akkreditointifoorumin (IAF) asettamat siirtymäajat. Kuten sekä ISO 9001:n että ISO 14001:n tarkistuksen yhteydessä, myös vaihtamiselle asetettiin kolmen vuoden siirtymäaika. Sen oli alun perin määrä päättyä 11. maaliskuuta 2021, mutta IAF pidensi sitä kuudella kuukaudella Covid 19 -pandemian vuoksi. Nyt kaikki BS OHSAS 18001:n mukaiset sertifikaatit ovat menettäneet voimassaolonsa. Vanha standardi on korvattu.

DQS oli periaatteessa vielä viime vuonna suorittanut vanhan standardin mukaisia sertifiointeja - mutta vain 30. syyskuuta 2020 asti. Sen jälkeen sertifioinnin taloudelliset kustannukset eivät enää olleet perusteltuja.

DQS - oikea kumppani alusta alkaen

Yrityksellesi räätälöidyn SGA-hallintajärjestelmän käyttöönotto on ennakoiva tapa rakentaa luottamusta ja laajentaa markkinamahdollisuuksia. Menestyvät yritykset näkevät sertifioinnissa myös mahdollisuuden tunnistaa riskit ja mahdollisuudet selkeämmin puolueettoman ja riippumattoman ulkopuolisen näkemyksen avulla.

DQS perustettiin vuonna 1985 Saksan ensimmäisenä sertifiointiyrityksenä. Siitä lähtien olemme olleet yksi johtavista auditointiasiantuntijoista ja sertifioijista maailmanlaajuisesti. Perustajakumppanimme DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) ja DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) ovat edelleen tärkeitä yhteistyökumppaneita koulutuksessa ja standardointityössä.