La sicurezza sul lavoro ha bisogno di comunicazione - Domande e risposte importanti

CONTENUTO

• ISO 45001: lo standard richiede la comunicazione
• Cosa intende la ISO 45001 per comunicazione?
• Esiste un requisito standard generale per la comunicazione?
• Chi deve comunicare?
• Quali obblighi legali devono essere rispettati?
• La mia azienda deve essere preparata alle emergenze?
• Quando funziona la comunicazione?
• Comprensione delle informazioni: come può un'organizzazione garantirla?
• Cosa si intende per comunicazione interna e cosa per comunicazione esterna?
• La salute e la sicurezza sul lavoro hanno bisogno di comunicazione - Conclusione
• Nota: la norma ISO 45001 ha sostituito la norma BS OHSAS 18001.

ISO 45001 - lo standard richiede comunicazione

Nel marzo 2018, la norma ISO 45001 è stata pubblicata per la prima volta dopo cinque anni di sviluppo. L'intento è quello di: Rendere il lavoro sensibilmente più sicuro con l'applicazione dello standard internazionale per la "Sicurezza e salute sul lavoro" (OHS). Lo scopo è quello di consentire alle aziende di identificare e ridurre al minimo i rischi per i dipendenti derivanti da danni alla salute, incidenti e infortuni in una fase iniziale. La comunicazione interna ed esterna dell'organizzazione svolge un ruolo fondamentale in questo senso.

Per rendere la comunicazione all'interno del sistema di gestione OHS conforme allo standard, la vostra azienda deve definire, implementare e mantenere un processo appropriato. Con l'aiuto di questo processo di comunicazione, si deve innanzitutto determinare cosa viene comunicato , quando, con chi e come, sia internamente che esternamente. Un aspetto importante è la conformità agli obblighi di legge e la considerazione delle parti interessate. I collegamenti ad altri capitoli della norma, in particolare al capitolo 8.2 "Pianificazione e risposta alle emergenze", illustrano i ruoli importanti della comunicazione interna ed esterna.

I requisiti fondamentali per la comunicazione sono descritti nel Capitolo 7.4. Ulteriori requisiti sul dovere di informare e su argomenti rilevanti per la comunicazione si trovano nei seguenti capitoli della norma:

• Comprendere l'organizzazione e il suo contesto (4.1).
• Comprendere le esigenze e le aspettative dei lavoratori e delle altre parti interessate (4.2).
• Leadership e impegno (5.1)
• Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi e delle opportunità (6.1.2)
• Determinazione dei requisiti legali e di altro tipo (6.1.3)
• Pianificazione delle azioni (6.1.4)
• Preparazione e risposta alle emergenze (8.2)
• Valutazione della conformità (9.1.2)
• Incidenti, non conformità e azioni correttive (10.2)

Salute e sicurezza sul lavoro e comunicazione - Domande e risposte chiave

Il successo di un sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro dipende dalla leadership, dall'impegno e dal comportamento di tutti i livelli gerarchici e delle funzioni all'interno di un'azienda. Anche la comunicazione svolge un ruolo essenziale. Andreas Ritter, esperto di standard DQS e auditor di lunga data per la salute e la sicurezza sul lavoro, risponde a domande importanti sulla comunicazione nella norma ISO 45001.

Cosa intende la ISO 45001 per comunicazione?

Contrariamente alle aspettative, il capitolo 3 "Termini" non fornisce una definizione di "comunicazione". Ciò che la norma intende esattamente con questo termine diventa chiaro solo nel contesto dei requisiti, e in modo molto specifico:

Saperlo può essere molto utile per comprendere alcuni requisiti standard.

Quindi le informazioni devono arrivare in modo affidabile, giusto?

Si. Ad esempio, la formulazione del seguente passaggio del capitolo 7.4 è tipica: "L'organizzazione deve garantire che le informazioni OHS da comunicare siano coerenti con le informazioni generate all'interno del sistema di gestione OHS e che siano affidabili". È chiaro che si tratta solo di comunicare le informazioni OHS, non di condividerle.

Esiste un requisito standard fondamentale per la comunicazione?

Il requisito di definire, implementare e mantenere un processo di comunicazione adeguato è certamente fondamentale. Questo include, in particolare, la determinazione centrale:

• su cosa
• quando
• con chi e
• come

viene comunicato. È interessante notare, tuttavia, che nella norma sulla salute e la sicurezza sul lavoro si cerca invano il requisito "chi" comunica. Le risposte a questa domanda possono essere trovate solo attraverso una conclusione inversa, che è completamente diversa dalla norma di gestione della qualità ISO 9001:2015.

La comunicazione nella salute e sicurezza sul lavoro: Chi deve comunicare?

La ISO 45001:2018 non contiene una definizione esplicita di chi comunica . È quindi necessaria una conclusione inversa: dal requisito standard di specificare "con chi" deve avvenire la comunicazione interna in quali circostanze, consegue quasi automaticamente "chi" si assume questo compito di "invio" in modo vincolante.

Fondamentalmente, un processo di comunicazione funzionante richiede un organo di coordinamento, come un'unità di personale addetto alla "comunicazione di crisi". Richiede inoltre informazioni immediatamente accessibili su chi comunica in quale punto dell'azienda.

Comunicazione di crisi - non si tratta essenzialmente di incidenti industriali?

Esattamente. Una comunicazione adeguata è un prerequisito essenziale per l'intenzione di ridurre ulteriormente il numero di incidenti. E non va dimenticato: In questo caso, in particolare, ci sono anche requisiti legali e quindi obblighi giuridici di un'organizzazione che devono assolutamente essere rispettati, anche al di là dello standard OHS.

Quali obblighi legali devono essere rispettati?

In caso di emergenza, spesso è necessario allertare i servizi di soccorso. Procedure di allarme chiaramente definite possono salvare la vita alle persone coinvolte. È importante che non solo lo specialista della sicurezza sul lavoro sappia cosa fare nel dettaglio, ma anche i dipendenti.

ISO 45001 - Sicurezza e salute sul lavoro

Identificare, minimizzare ed evitare in modo ottimale i rischi per i dipendenti derivanti da danni alla salute e infortuni? La base appropriata per farlo è un sistema di gestione certificato in conformità alla norma ISO 45001.

Alcune situazioni di emergenza, come il rilascio di sostanze nocive a seguito di un'esplosione o la manipolazione impropria di sostanze pericolose, non richiedono solo l'allerta rapida e coordinata dei servizi di emergenza. Di solito comportano anche la notifica immediata alle autorità competenti. In questi casi, possono essere in gioco anche la protezione e la sicurezza del pubblico.

Sicurezza sul lavoro e comunicazione: Dove sono i rischi organizzativi?

Se esiste un obbligo di comunicazione, l'azienda deve sapere esattamente quali autorità devono essere informate e sulla base di quali specifiche. Ma non è tutto. Se questa situazione di emergenza comporta tragicamente una morte, il datore di lavoro deve presentare immediatamente una denuncia di infortunio all'associazione di assicurazione per la responsabilità civile dei datori di lavoro - il che, tra l'altro, tocca anche il tema delle "parti interessate".

Chiunque all'interno dell'azienda sia responsabile di tale denuncia, di solito non ha tempo per fare lunghe ricerche su chi e in che modo debba essere denunciato. Se l'incidente viene segnalato troppo tardi o nel posto sbagliato, ci saranno inevitabilmente delle conseguenze legali.

Chi altri deve essere informato in caso di emergenza?

Nella situazione di emergenza appena descritta, non bisogna pensare solo ai dipendenti e alle autorità responsabili. Anche altre parti interessate devono essere informate in modo veritiero o desiderano esserlo, ad esempio la polizia, la procura e la stampa. È importante anche uno stile di comunicazione adeguato. Le persone competenti devono essere in grado di rispondere alle domande di queste parti interessate, in modo da evitare che vengano rese pubbliche notizie false che potrebbero danneggiare l'azienda.

La mia azienda deve essere preparata alle emergenze?

Assolutamente sì, basta dare un'occhiata al capitolo 8.2 dello standard "Preparazione e risposta alle emergenze". Qui si richiede all'azienda di prepararsi a possibili situazioni di emergenza sulla base di un processo di comunicazione definito, in modo che sia possibile una risposta pianificata. Anche il capitolo 6.1.2.1 "Identificazione dei pericoli" svolge un ruolo importante. Questi collegamenti all'interno della norma rendono facilmente comprensibile l'importanza di una comunicazione adeguata.

Sicurezza e salute sul lavoro: quando la comunicazione funziona?

In generale, si può dire che la comunicazione nel sistema di gestione SGA raggiunge il suo scopo quando i partner della comunicazione si capiscono a vicenda o tutti i destinatari delle informazioni SGA riescono a comprenderne facilmente il contenuto. La ISO 45001 pone quindi grande enfasi nel garantire che l'organizzazione tenga conto degli aspetti che potrebbero compromettere o addirittura impedire la comprensione reciproca - in questo contesto la norma fa riferimento anche agli aspetti legati alla diversità.

Cosa sono gli aspetti della diversità?

La "diversità delle persone" è un aspetto molto importante, ad esempio per quanto riguarda le capacità e le possibilità delle persone, in relazione al genere, alla lingua, alla cultura, all'alfabetizzazione, alla disabilità, eccetera. In pratica, ciò significa che le informazioni sulla salute e sicurezza sul lavoro devono essere scritte in modo tale che qualsiasi dipendente possa comprenderle.

Questo include i dipendenti con capacità di lettura limitate o che non conoscono la lingua in cui è scritta la comunicazione. In definitiva, potrebbe essere necessario fornire informazioni OHS appropriate oralmente o tradotte.

Comprensione delle informazioni: come può un'organizzazione garantirla?

Innanzitutto, deve stabilire processi di comunicazione adeguati, cioè conformi agli standard, con istruzioni di lavoro e briefing concreti. Lo standard SGA impone anche una serie di requisiti sul contenuto delle comunicazioni e sui processi di comunicazione stessi. Si deve tener conto degli obblighi legali e di altro tipo dell'organizzazione, nonché delle opinioni e delle esigenze delle parti interessate esterne.

Quali sono le esigenze delle parti interessate esterne?

Significa, ad esempio, che le informazioni sull'SGA che vengono comunicate devono essere formulate in modo concreto, plausibile, coerente, completo e, naturalmente, affidabile. Inoltre, devono soddisfare le esigenze dei destinatari e devono essere trasparenti, ad esempio per quanto riguarda la domanda su come sia nato un messaggio. Al contrario, le dichiarazioni o i contributi rilevanti dei dipendenti, almeno nella misura in cui riguardano il sistema di gestione del SGA, devono essere ascoltati dall'azienda, sotto forma di una risposta adeguata.

Cosa si intende per comunicazione interna e cosa per comunicazione esterna?

Forse si può riassumere così: A livello interno, deve esserci una comunicazione tra i vari livelli e funzioni per quanto riguarda le informazioni rilevanti per il SGA e le modifiche al sistema di gestione del SGA. I dipendenti devono avere la possibilità di partecipare al miglioramento continuo del sistema di gestione della SGA, tra le altre cose. La comunicazione esterna, invece, si concentra sulla comunicazione o sulla diffusione di informazioni rilevanti per la SGA all'esterno, tenendo conto degli obblighi di legge e di altri requisiti.

La salute e la sicurezza sul lavoro hanno bisogno di comunicazione - Conclusione

Cosa viene comunicato all'interno e all'esterno, quando, con chi e come? Che ruolo hanno i dirigenti nel rendere evidente l'importanza della salute e della sicurezza sul lavoro nelle attività quotidiane? Quali opportunità hanno i dipendenti di trasmettere informazioni sui pericoli e sui quasi incidenti? In che modo viene coinvolto lo specialista della sicurezza sul lavoro o un responsabile della sicurezza?

La vostra azienda deve definire tutto questo in conformità alla norma DIN EN ISO 45001, in modo che la comunicazione sia davvero efficace. I processi e le procedure della comunicazione operativa, così come le istruzioni e le liste di controllo per la sicurezza sul lavoro, devono essere plausibili, completi, affidabili e comprensibili per tutti i soggetti coinvolti - parola chiave diversità. Nella comunicazione esterna, si tratta anche di rispettare gli obblighi di legge, ad esempio nella pianificazione delle emergenze e nella risposta alle emergenze.

Comunicazione diretta, colloqui personali e, se necessario, chiedere se le dichiarazioni sono state comprese: l'esperto di standard Andreas Ritter conclude che lo scambio e la fornitura di informazioni sono un fattore chiave per aumentare la salute e la sicurezza sul lavoro in azienda.

Nota: la ISO 45001 ha sostituito la BS OHSAS 18001

Il 30 settembre 2021, la norma britannica OHSAS 18001, che è stata rilevante per la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro per più di 20 anni, è stata sostituita dalla ISO 45001.

Le organizzazioni che dispongono di un sistema di gestione certificato hanno generalmente familiarità con la procedura di sostituzione e con i periodi di transizione stabiliti dall'International Accreditation Forum (IAF). Come per la revisione di ISO 9001 e ISO 14001, per il passaggio è stato fissato un periodo di transizione di tre anni. Inizialmente era previsto che terminasse l'11 marzo 2021, ma è stato prorogato di sei mesi dallo IAF a causa della pandemia Covid 19. Ora tutti i certificati secondo la BS OHSAS 18001 hanno perso la loro validità. Il vecchio standard è stato superato.

In linea di principio, l'anno scorso DQS aveva ancora effettuato certificazioni secondo il vecchio standard, ma solo fino al 30 settembre 2020. Dopo tale data, il costo finanziario della certificazione non era più giustificabile.

DQS - il partner giusto fin dall'inizio

Introdurre un sistema di gestione degli SGA su misura per la vostra azienda è un modo lungimirante per creare fiducia e ampliare le opportunità di mercato. Le aziende di successo vedono nella certificazione anche l'opportunità di riconoscere più chiaramente i rischi e le potenzialità attraverso una visione neutrale e indipendente dall'esterno.

DQS è stata fondata nel 1985 come prima società di certificazione in Germania. Da allora, siamo uno dei principali specialisti di audit e certificatori a livello mondiale. I nostri partner fondatori DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) e DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) sono tuttora partner importanti per l'istruzione e la formazione e per il lavoro di standardizzazione.