A munkavédelmi kommunikáció szükségessége - Fontos kérdések és válaszok

TARTALOM

• ISO 45001 - a szabvány megköveteli a kommunikációt
• Mit ért az ISO 45001 kommunikáció alatt?
• Van-e átfogó szabványkövetelmény a kommunikációra vonatkozóan?
• Kinek kell kommunikálnia?
• Milyen jogi kötelezettségeket kell betartani?
• Fel kell-e készülnie a vállalatomnak a vészhelyzetekre?
• Mikor működik a kommunikáció?
• Az információk megértése - hogyan biztosíthatja ezt egy szervezet?
• Mi számít belső kommunikációnak - és mi számít külső kommunikációnak?
• A munkahelyi egészségvédelem és biztonság kommunikációra szorul - Következtetés
• Megjegyzés: Az ISO 45001 szabvány a BS OHSAS 18001 szabvány helyébe lépett.

ISO 45001 - a szabvány megköveteli a kommunikációt

Az ISO 45001 szabványt öt évnyi fejlesztés után 2018 márciusában tették közzé először. A mögötte álló szándék: A "Munkahelyi biztonság és egészségvédelem" (OHS) nemzetközi szabvány alkalmazásával érezhetően biztonságosabbá tenni a munkát. Célja, hogy a vállalatok már korai szakaszban felismerjék és minimalizálják a munkavállalókat érintő egészségkárosodási, baleseti és sérülési kockázatokat. A szervezet belső és külső kommunikációja kulcsszerepet játszik ebben.

Ahhoz, hogy a munkavédelmi irányítási rendszeren belüli kommunikáció megfeleljen a szabványnak, a vállalatnak megfelelő folyamatot kell meghatároznia, bevezetnie és fenntartania. E kommunikációs folyamat segítségével mindenekelőtt meg kell határozni , hogy miről , mikor, kivel és hogyan kommunikálnak, mind belsőleg, mind külsőleg. Ennek fontos szempontja a jogi kötelezettségeknek való megfelelés és az Ön érintett érdekelt feleinek figyelembevétele. A szabványok más fejezeteire - különösen a 8.2. "Vészhelyzeti tervezés és reagálás" fejezetre - mutató linkek szemléltetik, hogy a belső és külső kommunikáció hol játszik fontos szerepet.

A kommunikációval kapcsolatos alapvető követelményeket a 7.4. fejezet ismerteti. A tájékoztatási kötelezettségre vonatkozó további követelmények és a kommunikáció szempontjából releváns témák a következő szabványfejezetekben találhatók:

• A szervezet és a környezet megértése (4.1.).
• A munkavállalók és más érdekelt felek igényeinek és elvárásainak megértése (4.2).
• Vezetés és elkötelezettség (5.1)
• A veszélyek azonosítása, valamint a kockázatok és lehetőségek értékelése (6.1.2.)
• Jogi és egyéb követelmények meghatározása (6.1.3.)
• Intézkedések tervezése (6.1.4.)
• Vészhelyzeti felkészültség és reagálás (8.2.)
• Megfelelőségértékelés (9.1.2.)
• Incidens, nem megfelelőség és korrekciós intézkedések (10.2.)

Munkahelyi egészségvédelem és biztonság, valamint kommunikáció - Kulcskérdések és válaszok

A munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszer sikere a vállalaton belüli valamennyi hierarchikus szint és funkció vezetésétől, elkötelezettségétől és magatartásától függ. A kommunikáció szintén alapvető szerepet játszik. Andreas Ritter, a DQS szabványszakértője és a munkahelyi egészségvédelem és biztonság régóta működő auditora válaszol az ISO 45001 szabványban szereplő kommunikációval kapcsolatos fontos kérdésekre.

Mit ért az ISO 45001 kommunikáció alatt?

A várakozásokkal ellentétben a 3. fejezet "Fogalmak" nem ad definíciót a "kommunikáció" fogalmára. Hogy pontosan mit is ért alatta a szabvány, az csak a követelmények kontextusában derül ki - és akkor is nagyon konkrétan:

Ennek ismerete igen hasznos lehet néhány szabványos követelmény megértéséhez.

Tehát az információnak megbízhatóan kell megérkeznie, igaz?

Igen. Például a 7.4. fejezetből a következő passzus megfogalmazása jellemző: "A szervezetnek biztosítania kell, hogy a közlendő munkavédelmi információk összhangban legyenek a munkavédelmi irányítási rendszerben keletkező információkkal, és hogy azok megbízhatóak legyenek". Nyilvánvaló, hogy ez csak a munkavédelmi információk közlésére vonatkozik, nem pedig azok megosztására.

Van-e a kommunikációra vonatkozó általános szabványos követelmény?

A megfelelő kommunikációs folyamat meghatározására, végrehajtására és fenntartására vonatkozó követelmény minden bizonnyal alapvető. Ez különösen a központi meghatározást foglalja magában,

• Arról, hogy mit
• Mikor
• kivel és
• Hogyan

kommunikáljuk. Érdekes módon azonban hiába keressük a munkavédelmi szabványban a "ki" kommunikál követelményét. Erre a kérdésre csak fordított következtetéssel lehet választ találni, ami teljesen eltér az ISO 9001:2015 minőségirányítási szabványtól.

Kommunikáció a munkahelyi egészségvédelemben és biztonságban: Kinek kell kommunikálnia?

Az ISO 45001:2018 szabványban nincs kifejezett meghatározás arra vonatkozóan, hogy ki kommunikál. Ezért fordított következtetésre van szükség: a szabvány azon követelményéből, hogy meg kell határozni, hogy "kivel" milyen körülmények között kell belső kommunikációt folytatni, kvázi automatikusan következik, hogy "ki" veszi át kötelezően ezt a "küldési" feladatot.

Alapvetően egy működő kommunikációs folyamathoz szükség van egy koordináló szervre, például egy "válságkommunikációs" törzskari egységre. Emellett azonnal hozzáférhető információkra van szükség arról, hogy a vállalaton belül ki melyik ponton kommunikál.

Kríziskommunikáció - ez nem lényegében az üzemi balesetekről szól?

Pontosan. A megfelelő kommunikáció elengedhetetlen előfeltétele annak a szándéknak, hogy tovább csökkentsük a balesetek számát. És nem szabad megfeledkezni róla: Különösen itt vannak olyan jogi követelmények és így jogi kötelezettségek is egy szervezet számára, amelyeket feltétlenül teljesíteni kell, még a munkavédelmi szabványon túl is.

Milyen jogi kötelezettségeket kell betartani?

Vészhelyzet esetén gyakran a mentőszolgálatokat kell riasztani. A riasztásra vonatkozó, világosan meghatározott eljárások életmentőek lehetnek az érintettek számára. Fontos, hogy ne csak a munkavédelmi szakember, hanem a munkavállalók is részletesen tudják, mit kell tenniük.

ISO 45001 - Munkahelyi biztonság és egészségvédelem

A munkavállalókat érintő egészségkárosodási és baleseti kockázatok azonosítása, minimalizálása és optimális elkerülése? Ennek megfelelő alapja az ISO 45001 szerinti tanúsított irányítási rendszer.

Egyes vészhelyzetek, mint például a robbanást követő káros anyagok felszabadulása vagy a veszélyes anyagok nem megfelelő kezelése, nemcsak a mentőszolgálatok gyors és összehangolt riasztását igénylik. Ezek általában az illetékes hatóságok azonnali értesítését is maguk után vonják. Ilyen esetekben a lakosság védelme és biztonsága is veszélybe kerülhet.

Munkavédelem és kommunikáció: Hol vannak a szervezeti kockázatok?

Ha bejelentési kötelezettség áll fenn, a vállalatnak pontosan tudnia kell, hogy mely hatóságokat és milyen előírások alapján kell értesíteni. De ez még nem minden. Ha ez a vészhelyzet tragikus módon halálos áldozatot követel, a munkáltatónak azonnal baleseti jelentést kell tennie a munkáltatói felelősségbiztosítási szövetségnek - mindez egyébként érinti az "érintett érdekelt felek" témakörét is.

Aki a vállalaton belül felelős egy ilyen jelentés elkészítéséért, annak általában nincs ideje hosszas kutakodásra, hogy kinek és milyen módon kell jelenteni, hogy mit kell jelenteni. Ha a balesetet túl későn vagy rossz helyre jelentik, annak elkerülhetetlenül jogi következményei lesznek.

Kit kell még értesíteni vészhelyzet esetén?

Az imént leírt vészhelyzetben ne csak a munkavállalókra és az illetékes hatóságokra gondoljon. Más érintett érdekelt feleket is igaz módon tájékoztatni kell, vagy igaz módon akarnak tájékoztatni, például a rendőrséget, az ügyészséget és a sajtót. A megfelelő kommunikációs stílus is fontos. Az illetékes személyeknek képesnek kell lenniük arra, hogy válaszoljanak ezen érdekelt felek kérdéseire, hogy ne kerüljenek nyilvánosságra olyan hamis jelentések, amelyek kárt okozhatnak az Ön vállalatának.

Fel kell-e készülnie a vállalatomnak a vészhelyzetekre?

Feltétlenül, csak nézze meg a szabvány 8.2. fejezetét "Vészhelyzetekre való felkészültség és reagálás". Itt a vállalatnak fel kell készülnie a lehetséges vészhelyzetekre egy meghatározott kommunikációs folyamat alapján, hogy a tervezett válaszlépések lehetségesek legyenek. A 6.1.2.1. fejezet "A veszélyek azonosítása" szintén fontos szerepet játszik itt. A szabványon belüli ilyen kapcsolódási pontok alapján könnyen belátható a megfelelő kommunikáció fontossága.

Munkahelyi biztonság és egészségvédelem: mikor működik a kommunikáció?

Általánosságban elmondható, hogy a kommunikáció a SGA irányítási rendszerben akkor tölti be a célját, ha a kommunikációs partnerek megértik egymást, illetve a SGA információk minden címzettje könnyen megérti azok tartalmát. Az ISO 45001 ezért nagy hangsúlyt fektet arra, hogy a szervezet figyelembe vegye azokat a szempontokat, amelyek a kölcsönös megértést akadályozhatják vagy akár meg is akadályozhatják - a szabvány ebben az összefüggésben a sokszínűségi szempontokra is utal.

Mik azok a sokféleséggel kapcsolatos kérdések?

Az "emberek sokfélesége" nagyon fontos szempont, például az emberek képességei és lehetőségei tekintetében, a nemhez, a nyelvhez, a kultúrához, az írástudáshoz, a fogyatékossághoz stb. kapcsolódóan. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a munkavédelmi információkat úgy kell megírni, hogy azokat bármelyik munkavállaló meg tudja érteni.

Ez magában foglalja a korlátozott olvasási képességű munkavállalókat, vagy azokat, akik nem ismerik azt a nyelvet, amelyen a közleményt írják. Végül előfordulhat, hogy a megfelelő munkavédelmi információkat szóban kell átadni vagy lefordítani.

Az információk megértése - hogyan biztosíthatja ezt egy szervezet?

Mindenekelőtt megfelelő kommunikációs folyamatokat kell kialakítania, azaz szabványoknak megfelelő folyamatokat, részletesen, konkrét munkautasításokkal és tájékoztatókkal. Az SGA szabvány számos követelményt támaszt a kommunikáció tartalmával és magukkal a kommunikációs folyamatokkal szemben is. Figyelembe kell venni a szervezet jogi és egyéb kötelezettségeit, valamint a külső érdekelt felek véleményét és igényeit.

Miről szólnak a külső érdekelt felek igényei?

Ez például azt jelenti, hogy a közölt SGA-információknak tényszerűen megfogalmazottnak, hihetőnek, következetesnek, teljesnek és természetesen megbízhatónak kell lenniük. Ezenkívül meg kell felelnie a címzettek igényeinek, és átláthatónak is kell lennie, például annak a kérdésnek a tekintetében, hogy hogyan jött létre egy üzenet. Ezzel szemben a munkavállalók releváns kijelentéseit vagy észrevételeit, legalábbis amennyiben azok az SGA irányítási rendszerre vonatkoznak, a vállalatnak megfelelő válasz formájában figyelembe kell vennie.

Mi a belső kommunikáció - és mi a külső kommunikáció?

Talán így lehet összefoglalni: Belsőleg a különböző szintek és funkciók között kommunikálni kell az SGA-val kapcsolatos információkkal és az SGA irányítási rendszerrel kapcsolatos változásokkal kapcsolatban. A munkavállalóknak többek között lehetőséget kell biztosítani arra, hogy részt vehessenek az SGA irányítási rendszer folyamatos fejlesztésében. A külső kommunikáció viszont az SGA szempontjából releváns információk közlésére vagy a külvilággal való közlésére összpontosít, figyelembe véve a jogi kötelezettségeket és egyéb követelményeket.

A munkahelyi egészségvédelem és biztonság kommunikációra szorul - Következtetés

Mit kommunikálnak belső és külsőleg, mikor, kivel és hogyan? Milyen szerepet játszanak a vezetők abban, hogy világossá tegyék az egészségvédelem és a munkahelyi biztonság fontosságát a mindennapi tevékenységekben? Milyen lehetőségeik vannak a munkavállalóknak arra, hogy továbbítsák a veszélyekről és a közeli balesetekről szóló információkat? Milyen módon vonják be a munkavédelmi szakembert vagy a munkavédelmi megbízottat?

Vállalatának mindezt a DIN EN ISO 45001 szabványnak megfelelően kell meghatározni, hogy a kommunikáció valóban átjárható legyen. Az üzemi kommunikáció folyamatainak és eljárásainak, valamint az utasításoknak és a munkavédelmi ellenőrző listáknak hihetőnek, teljesnek, megbízhatónak és érthetőnek kell lenniük minden érintett számára - kulcsszó: sokféleség. A külső kommunikációban a jogi kötelezettségeknek való megfelelés is fontos, például a vészhelyzeti tervezés és a vészhelyzetekre való reagálás során.

Közvetlen kommunikáció, személyes megbeszélések és szükség esetén a kijelentések megértésének megkérdezése - a lényeg, hogy Andreas Ritter szabványügyi szakértő arra a következtetésre jut, hogy az információcsere és -nyújtás kulcsfontosságú tényező a munkahelyi egészségvédelem és biztonság növelésében a vállalaton belül.

Megjegyzés: Az ISO 45001 szabvány a BS OHSAS 18001 szabvány helyébe lépett.

2021. szeptember 30-án az OHSAS 18001 brit szabványt, amely több mint 20 éve releváns a munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányításában, felváltotta az ISO 45001.

A tanúsított irányítási rendszerrel rendelkező szervezetek általában ismerik a leváltási eljárást és a Nemzetközi Akkreditációs Fórum (IAF) által meghatározott átmeneti időszakokat. Az ISO 9001 és az ISO 14001 felülvizsgálatához hasonlóan az átállásra is hároméves átmeneti időszakot határoztak meg. Eredetileg 2021. március 11-én kellett volna véget érnie, de az IAF a Covid 19 világjárvány miatt hat hónappal meghosszabbította. Mostantól a BS OHSAS 18001 szerinti összes tanúsítvány érvényét vesztette. A régi szabványt felváltotta.

A DQS tavaly elvileg még a régi szabvány szerinti tanúsításokat végezte - de csak 2020. szeptember 30-ig. Ezt követően a tanúsítás pénzügyi költségei már nem voltak indokoltak.

DQS - a megfelelő partner a kezdetektől fogva

A vállalatra szabott munkavédelmi irányítási rendszer bevezetése előremutató módja a bizalom kiépítésének és a piaci lehetőségek bővítésének. A sikeres vállalatok a tanúsításban lehetőséget látnak arra is, hogy egy semleges, független, külső szemlélettel tisztábban felismerjék a kockázatokat és a lehetőségeket.

DQS 1985-ben alakult Németország első tanúsító vállalataként. Azóta világszerte az egyik vezető auditálási szakember és tanúsító vagyunk. Alapító partnereink, a DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) és a DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) ma is fontos partnerek az oktatás és képzés, valamint a szabványosítási munka terén.