O potenciáli auditov na diaľku sa diskutuje už mnoho rokov. Doteraz však neboli všeobecne akceptované. Najmä v oblasti certifikačných auditov zostávali audity na diaľku dlho bezvýznamné, pretože neboli v súlade s akreditačnými pravidlami a špecifikáciami. S COVID-19 sa to pravdepodobne zmenilo: Výnimky boli prijaté zo dňa na deň a nemožné sa zrazu stalo jedinou možnou vecou. Aj keď je teraz pandémia v mnohých krajinách pod kontrolou, audity na diaľku tu zostanú.
Je audit na diaľku to isté ako bežný audit cez webovú kameru? Určite nie! Audit na diaľku je zásadne odlišný - iné požiadavky, iné metódy auditu, iné výzvy, iné riziká a iné príležitosti. V tejto sérii článkov by sme vám radi poskytli niekoľko tipov, ako vykonávať audity na diaľku.
Ak sa audit na diaľku vykonáva správne, môže byť cenným doplnkom auditov na mieste. Interné audity, audity dodávateľov a certifikačné audity sa môžu vykonávať na diaľku - čiastočne alebo úplne. Ak sa však vzdialený audit nevykonáva kvalifikovane, spôsobuje viac škody ako úžitku, pretože poskytuje falošný pocit bezpečia.
V siedmich častiach tohto seriálu si prejdeme všetky kroky od prípravy až po následné opatrenia. Zameriame sa predovšetkým na audity systémov manažérstva (napríklad ISO 9001 pre systémy manažérstva kvality, ISO 14001 pre systémy environmentálneho manažérstva, ISO 45001 pre systémy manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci atď.) Mnohé z týchto bodov sa však dajú uplatniť aj na iné typy auditov, ako sú audity procesov, audity bezpečnosti výrobkov a sociálne audity.
Rôzne typy auditov si vyžadujú rôzne prístupy k prípadným auditom na diaľku. Zvyčajne rozlišujeme tri typy auditov, z ktorých každý má svoje vlastné ciele:
To, či je vzdialený audit vôbec možný, závisí od typu auditu.
Interné audity: Keďže interné audity sú určené na interné použitie, môžete sa slobodne rozhodnúť, či vám vzdialený audit pomôže splniť ciele auditu. Odporúča sa však, aby sa interné audity vykonávali v súlade so smernicami ISO 19011. To znamená, že vzdialené audity sú možné, ale ako je vysvetlené v druhom článku tejto série, je potrebné zvážiť všetky riziká.
Audity dodávateľov: To, či je možné vykonať audit na diaľku, závisí od pokynov klienta. Spoločnosť DQS má niekoľko riešení pre audity dodávateľov na diaľku.
Certifikačné audity: Pri certifikácii systémov riadenia sa využívanie auditov na diaľku obmedzilo na preskúmanie dokumentov. Počas pandémie COVID 19 však akreditačné orgány a certifikačné orgány spolupracovali, aby umožnili audity na diaľku po pozitívnom posúdení rizika (pozri krok 2). Všetky certifikačné orgány musia zohľadňovať usmernenia MD 4:2018 Medzinárodného akreditačného fóra (IAF ).
Vo všeobecnosti očakávame, že mnohé z výnimiek podľa COVID-19 budú pokračovať aj po skončení krízy. V oblasti bezpečnosti potravín je tento trend už zrejmý: V špecifikáciách GFSI, ktoré poskytujú rámec pre certifikačné normy, ako sú IFS, BRCGS a FSSC 22000, už bolo upravené, že certifikačné audity sa môžu čiastočne vykonávať na diaľku.
V niektorých prípadoch sú audity na diaľku možné, ale nemusia byť najefektívnejším spôsobom. Sú s tým spojené značné riziká. V druhej časti tohto seriálu sa pozrieme na predchádzajúce hodnotenie rizík.
Dr. Thijs Willaert je vedúcim oddelenia marketingu a komunikácie pre segmenty udržateľnosti a bezpečnosti potravín. Je tiež audítorom pre externý audit správ o udržateľnosti. Medzi oblasti jeho záujmu patrí riadenie udržateľnosti, udržateľné obstarávanie a digitalizácia prostredia auditu.
