El potencial de las auditorías a distancia se ha debatido durante muchos años. Sin embargo, hasta ahora no han sido ampliamente aceptadas. Especialmente en el ámbito de las auditorías de certificación, las auditorías a distancia siguieron siendo insignificantes durante mucho tiempo, ya que no cumplían las normas y especificaciones de acreditación. Con el COVID-19, es probable que esto haya cambiado: las exenciones se aprobaron de la noche a la mañana, y lo imposible se convirtió de repente en lo único posible. Aunque la pandemia ya está controlada en muchos países, las auditorías a distancia han llegado para quedarse.
¿Es una auditoría a distancia lo mismo que una auditoría normal a través de una cámara web? Definitivamente no. Una auditoría a distancia es fundamentalmente diferente: diferentes requisitos, diferentes métodos de auditoría, diferentes retos, diferentes riesgos y diferentes oportunidades. En esta serie de artículos, nos gustaría darle algunas indicaciones sobre cómo realizar auditorías a distancia.
- Parte 1 - Cómo realizar auditorías a distancia
- Parte 2 - Evaluación de riesgos
- Parte 3 - Método de auditoría
- Parte 4 - Tecnología
- Parte 5 - Preparación
- Parte 6 - Consejos para realizar auditorías a distancia
- Parte 7 - Seguimiento
Cuando se hace correctamente, una auditoría a distancia puede ser un valioso complemento de las auditorías in situ. Las auditorías internas, las auditorías de proveedores y las auditorías de certificación pueden realizarse a distancia, parcial o totalmente. Sin embargo, si una auditoría remota no se realiza de forma competente, hace más daño que bien al proporcionar una falsa sensación de seguridad.
En las siete partes de esta serie, recorreremos todos los pasos, desde la preparación hasta el seguimiento. Nos centramos principalmente en las auditorías de los sistemas de gestión (por ejemplo, la ISO 9001 para los sistemas de gestión de la calidad, la ISO 14001 para los sistemas de gestión medioambiental, la ISO 45001 para los sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, etc.). Sin embargo, muchos de estos puntos también serán aplicables a otros tipos de auditorías, como las de procesos, las de seguridad de los productos y las sociales.
Paso 1: Conozca el objetivo de la auditoría.
Los distintos tipos de auditorías requieren diferentes enfoques de las posibles auditorías a distancia. Normalmente, distinguimos tres tipos de auditorías, cada una con sus propios objetivos:
- Auditorías internas: Se trata de una auditoría dentro de la propia organización. Suele realizarla alguien de la propia organización.
- Auditorías de proveedores: Auditorías realizadas por un cliente, socio comercial o contratista para verificar el cumplimiento de especificaciones concretas. A veces, las auditorías de proveedores se subcontratan a organismos de auditoría y certificación.
- Auditorías de certificación: Auditorías realizadas por una entidad independiente con el fin de certificar el cumplimiento de una norma.
La posibilidad de realizar una auditoría a distancia depende del tipo de auditoría.
Auditorías internas: Dado que las auditorías internas son de uso interno, usted es libre de decidir si una auditoría a distancia le ayudará a cumplir los objetivos de la auditoría. Sin embargo, se recomienda que las auditorías internas se realicen de acuerdo con las directrices de la norma ISO 19011. Esto significa que las auditorías a distancia son posibles, pero como se explica en el segundo artículo de esta serie, hay que tener en cuenta los riesgos.
Auditorías a proveedores: La posibilidad de realizar una auditoría a distancia depende de las instrucciones del cliente. DQS tiene varias soluciones para las auditorías remotas de proveedores.
Auditorías de certificación: En la certificación de sistemas de gestión, el uso de auditorías remotas se ha limitado a la revisión de documentos. Sin embargo, durante la pandemia de COVID 19, los organismos de acreditación y los organismos de certificación han colaborado para permitir la realización de auditorías a distancia tras una evaluación de riesgos positiva (véase el paso 2). Todos los organismos de certificación deben tener en cuenta las directrices del Foro Internacional de Acreditación (IAF) MD 4:2018.
En general, esperamos que muchas de las exenciones de COVID-19 continúen después de la crisis. En el ámbito de la seguridad alimentaria, esta tendencia ya es evidente: En las especificaciones de la GFSI, que proporcionan el marco para las normas de certificación como la IFS, la BRCGS y la FSSC 22000, ya se ha adaptado que las auditorías de certificación puedan realizarse a distancia en algunas partes.
...Pero, ¿es también deseable una auditoría a distancia?
En algunos casos, las auditorías a distancia son posibles, pero pueden no ser la forma más eficaz. Existen riesgos importantes. En la segunda parte de esta serie, analizaremos la evaluación de riesgos anterior.
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Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is a Global Director Sustainability Services. In the role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement. human rights due diligence and ESG audits.