De mogelijkheden van audits op afstand worden al vele jaren besproken. Tot nu toe zijn ze echter niet algemeen geaccepteerd. Vooral op het gebied van certificeringsaudits zijn audits op afstand lange tijd onbelangrijk gebleven, omdat ze niet voldeden aan de accreditatieregels en -specificaties. Met COVID-19 is daar waarschijnlijk verandering in gekomen: van de ene dag op de andere werden vrijstellingen goedgekeurd, en het onmogelijke werd plotseling het enig mogelijke. Ook al is de pandemie nu in veel landen onder controle, audits op afstand zijn niet meer weg te denken.

Is een audit op afstand hetzelfde als een gewone audit via webcam? Absoluut niet! Een audit op afstand is fundamenteel anders - andere eisen, andere auditmethoden, andere uitdagingen, andere risico's en andere kansen. In deze serie artikelen geven wij u graag een aantal tips over hoe u audits op afstand kunt uitvoeren.

Als een audit op afstand goed wordt uitgevoerd, kan hij een waardevolle aanvulling zijn op audits op locatie. Interne audits, leveranciersaudits en certificeringsaudits kunnen allemaal op afstand worden uitgevoerd - gedeeltelijk of volledig. Als een audit op afstand echter niet competent wordt uitgevoerd, doet hij meer kwaad dan goed door een vals gevoel van veiligheid te geven.

In de zeven delen van deze serie doorlopen we alle stappen, van voorbereiding tot follow-up. We richten ons voornamelijk op audits van managementsystemen (bijv. ISO 9001 voor kwaliteitsmanagementsystemen, ISO 14001 voor milieumanagementsystemen, ISO 45001 voor managementsystemen voor gezondheid en veiligheid op het werk, enzovoort). Veel van deze punten zullen echter ook van toepassing zijn op andere soorten audits, zoals procesaudits, productveiligheidsaudits en sociale audits.

Stap 1: wees u bewust van het doel van de audit.

Verschillende soorten audits vereisen verschillende benaderingen van mogelijke auditeren op afstand. Doorgaans onderscheiden we drie soorten audits, elk met zijn eigen doelstellingen:

  • Interne audits: dit is een audit binnen uw eigen organisatie. Deze wordt meestal uitgevoerd door iemand binnen de organisatie zelf.
  • Leveranciers audits: audits die worden uitgevoerd door een klant, zakenpartner of aannemer om na te gaan of aan specifieke specificaties wordt voldaan. Soms worden leveranciersaudits uitbesteed aan audit- en certificeringsinstanties.
  • Certificeringsaudits: audits die worden uitgevoerd door een onafhankelijke entiteit met als doel de naleving van een norm te certificeren.

Of een audit op afstand zelfs maar een optie is, hangt af van het type audit.

Interne audits: aangezien interne audits voor intern gebruik zijn, bent u vrij om te beslissen of een audit op afstand u zal helpen de auditdoelstellingen te halen. Het wordt echter aanbevolen om interne audits uit te voeren volgens de ISO 19011 richtlijnen. Dit betekent dat audits op afstand mogelijk zijn, maar zoals in het tweede artikel in deze reeks wordt uitgelegd, moet rekening worden gehouden met eventuele risico's.

Audits bij leveranciers: of een remote audit mogelijk is, hangt af van de instructies van de opdrachtgever. DQS heeft verschillende oplossingen voor leveranciers audits op afstand.

Certificatie audits: bij managementsysteemcertificatie is het gebruik van audits op afstand beperkt gebleven tot documentbeoordelingen. Tijdens de COVID 19-pandemie hebben accreditatie-instellingen en certificatie-instellingen echter samengewerkt om audits op afstand mogelijk te maken na een positieve risicobeoordeling (zie stap 2). Alle certificatie-instellingen moeten rekening houden met de richtlijnen van het International Accreditation Forum (IAF) MD 4:2018.

In het algemeen verwachten we dat veel van de COVID-19-uitzonderingen ook na de crisis zullen blijven bestaan. Op het gebied van voedselveiligheid is deze trend al duidelijk: In de GFSI-specificaties, die het kader vormen voor certificeringsnormen zoals IFS, BRCGS en FSSC 22000, is al aangepast dat certificeringsaudits in delen op afstand kunnen worden gedaan.

...Maar is een audit op afstand
ook wenselijk?

In sommige gevallen zijn audits op afstand mogelijk, maar wellicht niet de meest effectieve manier. Er zijn aanzienlijke risico's aan verbonden. Indeel twee van deze serie gaan we in op de daaraan voorafgaande risicobeoordeling.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.

Loading...